Stima dei costi del progetto e budgeting nel Project Management

Il costo del progetto può essere stimato da varie fonti di processo (Esempi sotto)

• Creazione della Work Breakdown Structure (WBS)
• Sviluppo della schedulazione
• Pianificazione delle risorse umane
• Identificazione dei rischi

Gli input della gestione dei costi includono,

• Piano di gestione del progetto
• Carta del progetto
• Fattori ambientali aziendali
• Attività di processo organizzative

Mentre, l’output di questo è

• Piano di gestione dei costi.

Creare una stima e un calcolo dei costi per un progetto è una parte estremamente cruciale di qualsiasi gestione di progetto. Varie cose sono prese in considerazione mentre si calcola il budget per il progetto come il costo del lavoro, l’acquisizione delle attrezzature necessarie, i costi dei materiali, ecc.

Che cos’è la stima dei costi del progetto?

La stima dei costi del progetto è definita come il processo di approssimazione della spesa totale del progetto. L’accuratezza della stima dei costi e del budgeting nel project management dipende dall’accuratezza e dai dettagli dell’ambito del progetto, che è la baseline dell’ambito. L’ambito definirà anche qualsiasi vincolo come data, risorse o budget. Il registro dei rischi aiuterà a calcolare i tipi di costi stimati, le spese fatte dietro l’azione contingente e le spese fatte per far fronte ai rischi.

Per stimare il costo del progetto devi classificare vari tipi di costo in categorie come

• Costo del lavoro
• Costo delle attrezzature
• Costo delle forniture
• Costo del viaggio
• Costo della formazione
• Costo generale, ecc.

Tecniche usate per stimare il costo del progetto

Ci sono alcune tecniche usate per stimare il costo di un progetto come: Giudizio degli esperti, Stima a tre punti, Analisi delle riserve e Costo della qualità.

Tuttavia, per stimare il costo del progetto, formalmente ci sono pochi metodi principali (tecniche) usati come segue:

Stima Analogica

Questa tecnica di stima si basa su giudizi di esperti e informazioni basate su progetti precedenti simili. Dove precedentemente fatto il costo del progetto simile è considerato con più o meno il 20% per il progetto esistente.

Stima parametrica

I dati o i record del passato sono usati per stimare il costo del progetto corrente.

Stima bottom-up

Una volta definito lo scopo del progetto, è la forma più affidabile di tecnica. In questa tecnica, basata sulla WBS, si stima il costo per ogni risorsa o deliverable.

Parimenti, ci sono altri metodi (tecniche) che potrebbero essere utili per stimare i costi come la stima PERT, l’analisi delle offerte dei fornitori, ecc.

Pianificazione del budget di progetto

Lo scopo principale di questa attività è di allocare e autorizzare le risorse monetarie necessarie per completare il progetto. L’output principale per determinare il budget include la linea di base delle prestazioni dei costi. Non solo specifica quali costi saranno sostenuti, ma anche quando i costi saranno sostenuti. Gli input per determinare il budget includono i seguenti metodi di budgeting di gestione del progetto:

• Stime dei costi delle attività
• Basi per le stime
• Basamento dell’ambito
• Schema del progetto
• Calendari delle risorse
• Contratti
• Attività del processo organizzativo

L’output di questo processo è L’output di questo processo è

• Base della performance dei costi
• Requisiti di finanziamento del progetto
• Aggiornamento dei documenti del progetto

Il budgeting del progetto viene eseguito in parallelo con il processo di pianificazione del progetto. E’ altamente dipendente da tre componenti –

• Stima dei costi
• Durata delle attività
• Risorse assegnate

Durante il budgeting e il calcolo dei costi del progetto, il project manager comunica con diverse persone responsabili della gestione degli sforzi lavorativi e della stima dei costi del progetto.

Utilizzerà varie prospettive di progetto come la struttura di suddivisione del lavoro del progetto, le stime dei costi, i dati storici e le registrazioni, le informazioni sulle risorse e le politiche.

Senza la valutazione del rischio, il processo di budgeting non è completato. Il processo di valutazione del rischio considera fattori come la mancanza di tempo, la disponibilità di risorse, l’esperienza del team di sviluppo, la tecnologia usata, ecc. La valutazione del rischio può essere un importo tra il 25 e il 30% del costo complessivo del progetto.

Piano di gestione della qualità del progetto

Il gruppo del processo di gestione della qualità consiste di tre processi,

Pianificazione della qualità

Il processo di pianificazione della qualità comporta l’identificazione di quali standard di qualità sono rilevanti per il progetto e come soddisfarli. Include anche l’identificazione di metriche di qualità e misure standard per i processi del progetto, requisiti di conformità normativa, funzionalità del prodotto, documentazione, ecc.

Gli input della gestione della qualità del piano includono

• Piano di gestione del progetto
• Registro delle parti interessate
• Registro dei rischi
• Documentazione dei requisiti
• Fattori ambientali aziendali
• Attività del processo organizzativo

L’output per la gestione della qualità è output per la gestione della qualità è

• Piano di gestione della qualità
• Piano di miglioramento dei processi
• Metriche di qualità
• Liste di controllo della qualità
• Aggiornamento dei documenti di progetto

Assicurazione della qualità

Questa fase comprende principalmente due attività, prima analizzare la qualità del progetto e migliorare la qualità del progetto. È un processo di verifica dei requisiti di qualità e dei risultati della misurazione del controllo di qualità per assicurare che lo standard di qualità sia mantenuto durante tutto il processo. L’input per questo sarà lo stesso dell’output della gestione della qualità del piano mentre l’

L’output di questo processo sarà

• Richiesta di modifica
• Piano di gestione del progetto
• Aggiornamento dei documenti di progetto
• Aggiornamento degli asset dei processi organizzativi

Controllo di qualità

Questo sarà condotto per controllare la qualità durante il ciclo di vita del progetto. Definisce come lo standard di qualità può essere conforme agli standard di qualità definiti. L’output dell’Assicurazione Qualità sarà l’input per il Controllo Qualità. Mentre l’output sarà

• Misurazioni di controllo della qualità
• Validazione delle modifiche
• Verifica dei deliverable
• Informazioni sulle prestazioni del lavoro
• Richiesta di modifica
• Piano di gestione del progetto piano di gestione del progetto
• Aggiornamento dei documenti del progetto
• Aggiornamento delle risorse del processo organizzativo

Gestione delle risorse umane del progetto

La gestione delle risorse umane include il processo di organizzazione, gestire e guidare il team del progetto. È composto dalle persone con ruoli e responsabilità assegnate per il completamento del progetto. La gestione delle risorse umane si occupa di quattro processi.

Sviluppare il piano delle risorse umane

Questa fase definisce i ruoli e le responsabilità del progetto, gli organigrammi del progetto e il piano di gestione del personale

L’input per questo sarà

• Piano di gestione del progetto
• Requisiti delle risorse dell’attività
• Fattori ambientali aziendali
• Attività di processo organizzativo

L’output per questo sarà

• Piano di gestione delle risorse umane

Acquisire la squadra del progetto

Questa fase conferma la disponibilità della risorsa umana e l’ottenimento della squadra necessaria per completare le attività del progetto. L’input per questa fase sarebbe l’output della fase precedente. Mentre l’output di questa fase sarebbe

• Assegnazione del personale del progetto
• Calendari delle risorse
• Aggiornamento del piano di gestione del progetto

Sviluppo del team del progetto

In questa fase, l’obiettivo è migliorare l’efficienza del team, l’interazione dei membri del team e migliorare la performance generale del team e del progetto. L’input per questa fase sarebbe l’output della fase precedente. Mentre l’output per questa fase sarebbe

• Valutazione delle prestazioni del team
• Aggiornamento dei fattori ambientali aziendali

Gestire il team del progetto

Questo processo include il monitoraggio delle prestazioni dei membri del team, la risoluzione dei problemi, il feedback e la gestione di un team per ottimizzare le prestazioni del progetto. L’input per questa fase sarebbe l’output della fase precedente. Mentre l’output per questa fase sarebbe

• Richiesta di cambiamento
• Aggiornamento del piano di gestione del progetto
• Aggiornamento dei documenti del progetto
• Aggiornamento dei fattori ambientali aziendali
• Aggiornamento delle risorse dei processi organizzativi

Gestione della comunicazione del progetto

Qui, La comunicazione del progetto non significa interagire verbalmente tra di loro, ma trasmettere le informazioni relative al progetto in modo efficace con il team del progetto, gli stakeholder, i project manager, ecc. Dovrebbe riguardare le azioni e le valutazioni del rischio, i piani del progetto, la gestione delle riunioni e le azioni, le revisioni e i walk-through, ecc.

Questo segmento copre principalmente cinque aree

Comunicare con gli stakeholder

È il processo di sviluppo di un approccio per comunicare con gli stakeholder in modo efficiente e capire le loro esigenze. L’input per questo sarebbe

• Piano di gestione del progetto
• Registro degli stakeholder
• Fattori ambientali aziendali
• Attività di processo organizzative

Mentre l’output per questo sarà

• Piano di gestione delle comunicazioni
• Aggiornamento dei documenti di progetto

Gestire le comunicazioni

E’ il processo di memorizzazione, distribuzione, raccolta e recupero delle informazioni del progetto secondo un piano di comunicazione. L’input di questa fase sarebbe

• Fattori ambientali aziendali
• Attività del processo organizzativo
• Rapporti sulle prestazioni del lavoro
• Piano di gestione della comunicazione

Mentre l’output sarebbe

• Comunicazioni del progetto
• Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti del progetto
• Aggiornamenti delle risorse del processo organizzativo

Controllo delle comunicazioni

E’ il processo di controllo e monitoraggio della comunicazione durante l’intero ciclo di vita del progetto. L’input per questa fase sarebbe

• Piano di gestione del progetto
• Comunicazioni del progetto
• Registro dei problemi
• Dati sulle prestazioni del lavoro
• Attività del processo organizzativo

Mentre l’output di questa fase sarebbe

• Informazioni sulle informazioni sulle prestazioni
• Richieste di modifica
• Aggiornamenti del piano di gestione del progetto
• Aggiornamenti dei documenti di progetto
• Aggiornamenti del processo organizzativo

Sommario

La gestione dei costi è il processo di pianificazione e controllo dei costi del progetto in modo efficace. Il budgeting dei costi nella gestione del progetto aiuta a registrare e tracciare le spese fatte dopo il progetto.

Per fare in modo che il tuo progetto sia completato in una data linea temporale e in un dato budget, vedremo quale fattore di rischio deve essere mitigato nel prossimo tutorial.

La stima dei costi del progetto e il budgeting è definito come il processo di approssimazione della spesa totale del progetto.