Uno standby di lunga data nel regno della produttività, un tickler file è un sistema di promemoria destinato ad agire come un’aggiunta al vostro regolare sistema di calendario e programmazione. Anche se ci sono diversi tipi di file di spunta, il più noto (grazie soprattutto a Getting Things Done di David Allen e 43 Folders di Merlin Mann) è il sistema a 43 cartelle, con 31 cartelle numerate “giorno” e 12 etichettate con i mesi dell’anno.
L’idea è abbastanza semplice: tutto quello che dovete ricordare in una data futura va nel vostro file di spunta. Ogni mattina, la cartella di quel giorno viene tirata fuori e il contenuto viene messo nella tua casella di posta, e qualsiasi cosa tu abbia messo lì giorni, settimane o mesi prima è a portata di mano quando ne hai bisogno.
La configurazione a 43 cartelle rende possibile – facile, anche – impostare promemoria per un anno in anticipo. Ogni cartella numerata rappresenta un giorno del mese. Dietro di loro, tutte le cartelle etichettate con i mesi sono disposte, con la cartella del mese successivo davanti. Così, dato che oggi è il 5 settembre, vedreste la cartella 5 davanti, seguita dalla 6-31, poi da ottobre fino al prossimo settembre. Quando svuoto la cartella di oggi, la metto in fondo alle cartelle numerate, lasciando la “6” pronta per essere estratta domani.
Alla fine del mese, la cartella di ottobre viene aperta e il suo contenuto messo nei giorni numerati appropriati, e la cartella svuotata viene messa in fondo ai mesi. Questo crea un ciclo continuo di cartelle, presentando ogni mattina la cartella con il contenuto di quel giorno.
Cosa va nelle cartelle dipende da voi, ma chiaramente qualsiasi cosa datata è un buon candidato: bollette, fatture, materiale datato da spedire, biglietti di concerti e spettacoli, documenti di viaggio, e così via. Possono essere aggiunti anche altri oggetti che sai che ti serviranno in un giorno specifico, come il passaporto il giorno in cui dovrai volare fuori dal paese, o il libretto degli assegni per il giorno del pagamento delle bollette.
Gli eventi ricorrenti che vuoi ricordarti – come innaffiare le piante ogni tre giorni – possono essere scritti su schede. Si svuota la cartella nella posta in arrivo, si elabora la posta in arrivo, si vede il promemoria, si innaffiano le piante, e si mette il cartoncino in qualsiasi data sarà tre giorni dopo.
Alcune persone usano il file tickler come una “uscita” dalla loro posta in arrivo. Cioè, se entro la fine della giornata, non hanno elaborato la loro casella di posta elettronica per svuotarla, tutto va nel tickler di domani. Non sono un grande sostenitore di questo, ma suppongo che dia loro una certa soddisfazione psicologica di andarsene alla fine della giornata con una casella di posta vuota.
La parte più difficile di usare un file di spunta è effettivamente iniziare ad usarlo. Prendere l’abitudine di mettere le cose nel file di spunta, e poi controllarlo ogni giorno per tirarle fuori, può richiedere un po’ di tempo. In effetti, potreste aver bisogno di fare quello che ho fatto io quando ho iniziato a usare un file di spunta: impostare un promemoria per i vostri promemoria! Cioè, ho messo un’attività “controlla il file di spunta” in Outlook e l’ho impostata per ripetersi ogni mattina. Di sicuro, ogni mattina me ne dimenticavo fino a quando non arrivava la notifica per ricordarmelo.
Avviamente, però, usare il file di spunta diventa un’abitudine. Man mano che ci aggiungete sempre più cose, sarete sempre più propensi a controllarlo, e man mano che lo controllate sempre di più sarete più propensi a metterci delle cose. Le due abitudini si rafforzano a vicenda, così dopo un po’ si raggiunge una “massa critica” e la dimenticanza cessa di essere un problema.
Per arrivarci, aiuta molto tenere il tuo file di spunta da qualche parte in bella vista (senza essere in mezzo ai piedi). Le scatole da tavolo sono perfette per questo – generalmente sotto i 30 cm di profondità, non occupano molto spazio, sono disponibili in una varietà di design attraenti (e, lo ammetto, non così attraenti), e la loro parte superiore aperta significa che non c’è la minima barriera per prendere il file di oggi.
Utilizzato in modo coerente, un file tickler può diventare una parte importante del tuo “cervello fuori bordo”, facendo saltar fuori le cose per te quando ne hai bisogno, e tenendolo fuori dai piedi quando non ne hai bisogno. Nel mondo odierno, tutto ad alta tecnologia, è anche un po’ rassicurante: semplice, decisamente low-tech, ed efficace.
Suggerimento bonus: questo è un suggerimento che ho trovato qui, ed è così buono che ho dovuto includerlo. L’impostazione standard di 43 cartelle ti dà le date ma non i nomi dei giorni, il che può confondere. Usa delle clip per raccoglitori, etichettate con i giorni della settimana e attaccate in cima alle 7 cartelle anteriori, per identificare i giorni. Mentre rimuovi ogni cartella e la sposti sul retro, metti la sua clip sulla cartella dopo l’ultima con una clip da raccoglitore. Geniale!