Progettazione organizzativa: A Complete Guide

Il design organizzativo è tanto un’arte quanto una scienza. Il processo di creazione di un sistema in cui le persone possono lavorare insieme per raggiungere obiettivi comuni è molto complesso e non c’è un solo modo per farlo bene. In questo articolo, spiegheremo cos’è il design organizzativo, cosa guida il design organizzativo, come progettare un’organizzazione, e come un design efficace può essere misurato in termini di efficacia organizzativa. Immergiamoci!

Contenuti
Che cos’è il design organizzativo? Una definizione
Cinque principi di disegno organizzativo
Cinque fattori che influenzano il disegno organizzativo
Efficacia organizzativa
Conclusione
FAQ

Cosa è il disegno organizzativo? Una definizione

Per cominciare una definizione tecnica: Il design organizzativo è l’amministrazione e l’esecuzione del piano strategico di un’organizzazione. Questo significa che la strategia dell’organizzazione determina il disegno organizzativo ottimale. Inoltre, significa anche che non ci sono veramente delle best practices di design organizzativo. Il design organizzativo riguarda piuttosto la creazione del migliore adattamento tra le scelte strategiche dell’organizzazione e l’impostazione organizzativa.

Questo è rappresentato nella figura qui sotto. Il design organizzativo è determinato dalla direzione strategica dell’azienda, cioè la visione, la missione e gli obiettivi dell’azienda. Questi portano alle strategie su cui l’azienda compete che sono abilitate attraverso il design organizzativo.

Per esempio, l’azienda A opera in un mercato consolidato e sta cercando di mantenere la sua posizione. Questa azienda avrà una strategia di leadership a basso costo focalizzata sull’efficienza. In termini di design organizzativo, questa azienda avrà una forte autorità centralizzata, uno stretto controllo e molte procedure operative standard.

L’azienda B è un’organizzazione innovativa e in rapida crescita che sottolinea l’apprendimento. Questa azienda avrà un design più fluido e flessibile, una struttura molto più decentralizzata, un controllo lasco, i dipendenti lavorano direttamente con i clienti e vengono premiati per la creatività e l’assunzione di rischi.

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Nell’azienda A, l’assunzione del rischio e il fallimento sono puniti, mentre nell’azienda B, è molto più probabile che siano premiati, valutati, e gli insegnamenti del progetto fallito saranno usati come trampolino per un nuovo progetto.

I 5 principi di design organizzativo

Una delle cose più difficili nel design organizzativo è cosa stiamo progettando. La risposta ovvia sarebbe “l’organizzazione”. Tuttavia, cos’è esattamente che stiamo progettando dell’organizzazione? È qui che entrano in gioco i cinque principi di progettazione organizzativa.

Il nostro punto di partenza è il libro di Goold & Campbell Designing Effective Organizations. Goold e Campbell propongono cinque principi di design organizzativo. Il design organizzativo è un tiro alla fune tra questi cinque principi. Ogni principio ha il suo test per vedere se la situazione attuale è valida.

Questo sarà leggermente complicato, quindi tenetevi forte! Lo renderemo più concreto con diversi esempi più avanti.

1. Principio di specializzazione. Questo principio afferma che i confini dovrebbero esistere per incoraggiare lo sviluppo di competenze specialistiche. Il test qui è se le culture specialistiche, che sono entità che devono essere diverse dal resto dell’organizzazione, hanno sufficiente protezione dall’influenza della cultura dominante.
2. Principio di coordinamento. Questo principio afferma che le attività che vengono fatte dovrebbero essere coordinate in una singola unità. Questa unità può essere un’unità di business, una funzione di business, un’unità di sovrapposizione (che coordina orizzontalmente), una sub-business, un’unità di risorse principali, un’unità di servizi condivisi, un’unità di progetto o un’unità madre. Il test qui è se ci deve essere un coordinamento tra i dipartimenti che è difficile da fare. Questi “collegamenti difficili” sono collegamenti dove il normale networking non fornirà benefici di coordinamento. In questo caso, il coordinamento dovrebbe essere reso più facile, o la responsabilità dovrebbe essere messa all’interno di una singola unità. Ci sono molte unità diverse che possono essere usate nella progettazione organizzativa, come mostreremo di seguito.
3. Principio di conoscenza e competenza. Questo principio afferma che le responsabilità dovrebbero essere assegnate alla persona o alla squadra più adatta a farle. Ciò significa che i compiti sono mantenuti dai livelli superiori in base alle loro conoscenze e al loro vantaggio competitivo. Se questo non è il caso, dovrebbero essere posizionati più in basso nell’organizzazione.
   Questo significa che il CEO non dovrebbe essere coinvolto in ogni decisione – specialmente non decisioni che coinvolgono specialisti con una conoscenza molto più approfondita della materia. Il CEO è lì per il quadro generale e per bilanciare decisioni complesse che hanno un impatto sull’organizzazione e sulla strategia.
4. Principio di controllo e impegno. Questo principio riguarda l’avere un controllo efficace da una parte e mantenere l’impegno e la dedizione dall’altra. Questo è sempre un equilibrio. Il test qui è di avere un processo di controllo che è allineato con la responsabilità dell’unità, efficiente dal punto di vista dei costi da implementare, e motivante per le persone nell’unità.
   Questo significa che il CEO non sta dando il “via” alla decisione di acquisto di una tastiera da 30$ – questo sarebbe altamente demotivante e il controllo su tali piccole spese dovrebbe essere messo più in basso nell’organizzazione per essere comunque adattivo.
5. Principio di innovazione e adattamento. Questo principio afferma che le strutture organizzative dovrebbero essere sufficientemente flessibili per adattarsi ad un mondo in continuo cambiamento. Il test qui è che il disegno organizzativo aiuterà lo sviluppo di nuove strategie e ad adattarsi ai cambiamenti futuri. Più avanti in questo articolo, daremo un caso di studio di un’organizzazione che non è stata in grado di adattarsi ad un ambiente in rapido cambiamento, danneggiando i suoi processi interni e la linea di fondo.

Questi cinque principi sono influenzati da diversi fattori nell’ambiente interno ed esterno dell’organizzazione. Prima abbiamo parlato di strategia. La già citata azienda A mirava a mantenere la sua quota di mercato e ad ottimizzare il suo margine di profitto. Questa azienda beneficerà di (1) maggiore specializzazione per ridurre le inefficienze, (2) minore coordinazione, (3 & 4) la responsabilità e il controllo sono più alti nell’organizzazione, e (5) la struttura organizzativa sarà più rigida.

Questi cinque principi permettono ad un progettista organizzativo di (ri)progettare e allineare l’organizzazione con i fattori chiave che influenzano il design organizzativo.

Cinque fattori che influenzano il design organizzativo

Ci sono cinque fattori che influenzano notevolmente il design organizzativo. Questi fattori sono:

1. Strategia. La strategia detta le priorità strategiche di un’organizzazione. Questo è il fattore più importante che influenza la struttura e la progettazione organizzativa.
2. Ambiente. L’ambiente in cui un’azienda opera influenza la sua strategia ma detta anche come si posiziona. In un ambiente che cambia rapidamente, l’organizzazione deve progettare per più flessibilità, o adattabilità, mentre in un ambiente stabile l’organizzazione può ottimizzare per l’efficienza.
3. Tecnologia. La tecnologia dell’informazione è un fattore chiave per il processo decisionale. Anche lo stato dell’IT ha un impatto sul design organizzativo. Quando i sistemi sono in atto e il processo decisionale è basato sui dati, la struttura organizzativa e il design – incluso il potenziale per il controllo gerarchico – sarà diverso da un’organizzazione dove la maggior parte dei dati è memorizzata in fogli Excel non organizzati.
4. Dimensione & ciclo di vita. La dimensione organizzativa e il ciclo di vita hanno anche un impatto sulla struttura organizzativa e sul design. Un’azienda di 20 persone ha sfide molto diverse quando si tratta di design rispetto a un’azienda di 200.000 persone.
5. Cultura. La cultura organizzativa è un altro elemento chiave che influisce sulla struttura organizzativa e sul design – e, viceversa, il design influisce anche sulla cultura.

Quando un’organizzazione è strutturata e progettata in un modo che si adatta al suo scopo, risulterà in efficacia organizzativa. L’efficacia organizzativa include l’ottenimento di risorse su cui l’azienda compete (cioè l’azienda ha le capacità per essere competitiva), l’efficienza (cioè l’ottimizzazione delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi, cioè c’è un processo operativo regolare con pochi sprechi), e l’efficacia (cioè il raggiungimento degli obiettivi strategici).La strategia organizzativa è il punto di partenza più importante per la struttura e la progettazione organizzativa. Va oltre lo scopo di questo articolo spiegare come si crea una strategia – abbiamo un grande articolo sulla strategia delle risorse umane nel caso vogliate controllare questo.

Michael E. Porter ha proposto che le organizzazioni possono competere attraverso costi più bassi o attraverso la capacità di offrire prodotti e servizi distintivi che comandano un prezzo premium. Il secondo passo è determinare se l’organizzazione ha un ambito ristretto o ampio. Ciò significa che l’organizzazione compete in molti o in selezionati segmenti di clienti.

Questo ha portato alla struttura delle strategie competitive di Porter, in cui sono identificate quattro strategie competitive: leadership di costo, concentrazione sui costi, differenziazione e differenziazione focalizzata.

Le diverse strategie giustificano un disegno organizzativo diverso. Per esempio, prendiamo un’azienda di bevande che vende liquori premium whisky. Il focus qui è un segmento di mercato specifico (clienti benestanti che bevono whiskey) con strategie di differenziazione che coinvolgono un forte branding.

In questa organizzazione, la produzione può essere una business unit specializzata focalizzata su una cosa: produrre un prodotto tecnologico specializzato per i DJ. C’è una certa specializzazione nel dipartimento di produzione, ma la vera innovazione avviene all’interno di team di prodotto specializzati in cui R&D e marketing sono in costante contatto con i clienti per sviluppare nuove caratteristiche e prodotti di cui il mercato ha bisogno.

Similmente, le vendite e il marketing sono unità di business. Hanno sotto di loro diverse unità di coordinamento orizzontale – per esempio branding e sponsorizzazioni, marketing digitale, relazioni pubbliche, video/multimedia. Queste unità sono altamente collaborative l’una con l’altra e sono costantemente in contatto con il mercato, portando ad un’alta coordinazione. Gli specialisti hanno un’alta responsabilità e anche se c’è una procedura formale di sign-off per le campagne di marketing, molte delle campagne avvengono in team di progetto decentralizzati che consistono di persone provenienti da più unità di sovrapposizione che comunicano frequentemente tra loro poiché il mercato è un mercato di nicchia in cui il marketing ha bisogno di essere ben coordinato.

Confrontiamo questo con una strategia di leadership a basso costo e ampio target. Prendiamo un’azienda di produzione di saponi come esempio. Producono centinaia di saponi – e anche se fanno del marketing e delle vendite ai negozi al dettaglio per alcune delle loro linee, la maggior parte dei saponi sono prodotti per marche esterne. L’assetto organizzativo è altamente siloed e non ci si aspetta che cambi.

Quando applichiamo questo ai cinque principi di progettazione organizzativa, c’è: (1) alta specializzazione tra produzione e vendite, (2) è richiesta una bassa coordinazione, (3 & 4) la conoscenza e il controllo sono relativamente alti nell’organizzazione e c’è (5) poca collaborazione richiesta tra i reparti. Infatti, quando viene introdotta una nuova linea di sapone, le specifiche vengono comunicate al dipartimento di produzione e dopo qualche prova, l’azienda è pronta a produrre quel sapone per gli anni a venire.

Ambiente

L’ambiente influisce anche sulla struttura organizzativa e sul design. L’industria, le materie prime, il mercato (del lavoro), le influenze governative (internazionali) e socioculturali modellano il design richiesto in diversi gradi.

Il fattore più importante è la stabilità ambientale. Ci sono due dimensioni che influenzano la stabilità ambientale:

• Dimensione semplice-complessa. Questo si riferisce al grado in cui i fattori esterni influenzano l’organizzazione e la concorrenza. Questi sono molteplici per le grandi aziende come AT&T e British Telecom, dove tutti i fattori precedentemente menzionati agiscono su. In confronto, un negozio di ferramenta a conduzione familiare in un sobborgo affronta una bassa complessità ambientale.
• Dimensione stabile-instabile. Questo si riferisce agli elementi dell’ambiente che sono dinamici. I grandi marchi di consumo come McDonald’s sono influenzati dai media online. Sono altamente visibili su piattaforme come Twitter, Instagram e TikTok, e un singolo tweet o post sul blog può danneggiare notevolmente un marchio. D’altra parte, le aziende di pubblica utilità sono state stabili per molto tempo. Prendete le biblioteche pubbliche negli Stati Uniti tra gli anni ’70 e 2000. Queste erano finanziate dalla città locale, dalla contea, dallo stato e dal governo federale.

Un ambiente altamente stabile e simile giustifica processi organizzativi standardizzati e non dinamici. Gli esempi includono i produttori di sapone o i produttori di contenitori. D’altra parte, un ambiente altamente instabile e complesso richiede all’organizzazione di adattarsi costantemente. Gli esempi includono i produttori di chip e le aziende aerospaziali.

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Tecnologia

La tecnologia influenza notevolmente il design organizzativo. Lo abbiamo visto attraverso la crisi COVID, dove molte aziende sono passate senza sforzo al digitale e alcune hanno persino chiuso i loro uffici.

WordPress, una popolare piattaforma di blogging, ha una forza lavoro remota al 100%. Questo è possibile attraverso l’uso estensivo della tecnologia e la collaborazione guidata dalla tecnologia.

La tecnologia dell’informazione permette anche alle organizzazioni di diventare più decentralizzate, migliorare il coordinamento orizzontale attraverso le intranet, e la collaborazione esterna diventa possibile attraverso le extranet. Infatti, Slack, uno degli strumenti di collaborazione più usati, permette ai collaboratori interni ed esterni di unirsi allo stesso team attraverso diversi canali interni ed esterni, permettendo una comunicazione veloce.

Dimensione &ciclo di vita

La dimensione è un altro fattore che influisce sul design organizzativo. Le piccole organizzazioni sono di solito reattive, flessibili, piatte, organiche e imprenditoriali. Le grandi organizzazioni creano valore attraverso l’efficienza, hanno una portata globale e un marchio, un mercato più stabile, e mettono più enfasi sui manager. Questo porta a diverse scelte di design organizzativo.

Quando le organizzazioni crescono, passano attraverso diverse fasi di sviluppo. Sapere in quale fase si trova un’organizzazione aiuta a individuare il disallineamento tra gli obiettivi e la strategia organizzativa e la struttura organizzativa. Inoltre, aiuta ad identificare quale crisi l’organizzazione rischia di affrontare.

Cultura

Ogni organizzazione ha la sua cultura unica basata sui suoi valori, presupposti, credenze, attitudini, sentimenti, storie, eroi, simboli, linguaggio e abitudini. Queste culture sono meglio riassunte nel quadro dei valori concorrenti.

Questo quadro propone che ci sono una serie di valori concorrenti in un’organizzazione: flessibilità vs. stabilità, e un focus interno vs. esterno. I valori competono, il che significa che non è possibile essere sia stabili che flessibili, o focalizzati sia all’interno che all’esterno.

Culture diverse portano a strutture organizzative diverse. Un’organizzazione focalizzata internamente avrà più collaborazione, mentre un’organizzazione focalizzata esternamente avrà più gruppi di progetto e unità di business rivolti al cliente.

Similmente, un’organizzazione altamente stabile ha unità di business chiaramente definite mentre un’organizzazione flessibile ha unità orizzontali molto più focalizzate sul mercato che usano diversi specialisti per creare valore per il cliente.

Efficacia organizzativa

Una volta creato un disegno organizzativo appropriato per i cinque fattori che abbiamo menzionato prima, il risultato è un’organizzazione efficace. Questo significa un’organizzazione che è capace di raggiungere la sua missione e i suoi obiettivi.

L’efficacia organizzativa è difficile da misurare. Tuttavia, quando la capiamo bene, i segnali nell’organizzazione possono fornirci input sui miglioramenti per l’organizzazione. Concludiamo questo articolo con tre approcci per misurare l’efficacia organizzativa.

Gli approcci corrispondono a diverse fasi del processo di produzione. Questo è un modello input – process – output (IPO). In ogni fase, l’efficacia organizzativa può essere misurata.

1. Il primo indicatore di efficacia organizzativa è l’approccio basato sulle risorse. Questo approccio guarda l’input e valuta l’efficacia valutando se l’organizzazione ottiene efficacemente le risorse necessarie per un’alta performance.
2. L’approccio del processo interno guarda il processo di produzione e valuta l’efficacia usando la salute interna e l’efficienza economica. Gli esempi includono una cultura forte, una comunicazione fiduciosa, un processo decisionale rapido, una comunicazione non distorta e l’interazione tra l’organizzazione e le sue parti.
3. Il terzo indicatore è l’approccio per obiettivi. Questo approccio valuta l’efficacia guardando quanto bene l’organizzazione raggiunge i suoi obiettivi. La chiave qui è concentrarsi sugli obiettivi operativi, poiché questi sono più facili da specificare e misurare.

Per saperne di più sulla messa a punto dell’efficacia organizzativa, controlla la nostra guida sullo sviluppo organizzativo.

Caso di studio

Per illustrare ciò, permettetemi di condividere questo caso di studio su un’azienda di produzione di chicchi di caffè. Questa azienda occasionalmente lotta per fornire i chicchi di caffè necessari per la produzione. Questo porta a problemi di approvvigionamento e dopo che l’azienda ha mancato i suoi ultimi obiettivi di vendita trimestrali, viene avviata un’indagine.

Si scopre che c’è un disallineamento tra il panorama politico sempre più instabile dei paesi di produzione del caffè, che porta a interruzioni nella fornitura, e la struttura organizzativa fissa. Un’ulteriore indagine sui processi decisionali mostra che le decisioni di cambiare le linee di fornitura devono essere approvate a livello C, il che porta a un ritardo nelle capacità decisionali. Questi intoppi sono la ragione principale per cui gli obiettivi di vendita trimestrali sono stati mancati.

Per risolvere questo problema, l’organizzazione decide di mettere la responsabilità di parti della gestione della catena di approvvigionamento e dei dipartimenti di approvvigionamento più in basso nell’organizzazione. Questo porta ad un processo decisionale più veloce, rendendo l’organizzazione più flessibile per rispondere ai cambiamenti nell’ambiente esterno.

In questo caso studio, abbiamo visto sintomi a tutti e tre i livelli: l’input, il processo e l’output. In un sistema ideale, vorrete riconoscere questi sintomi a livello di input o di processo prima che influenzino il risultato. Questo può essere fatto implementando protezioni e creando un sistema di allarme rapido.

Conclusione

E questo conclude questo articolo sul design organizzativo, in cui abbiamo esaminato i cinque principi chiave del design organizzativo, che sono coordinamento, specializzazione, conoscenza e competenza, controllo e impegno, e innovazione e adozione.

Ci sono una serie di fattori che influenzano questi principi. Questo include la strategia organizzativa, l’ambiente esterno, la tecnologia, la dimensione organizzativa &il ciclo di vita, e la cultura. Questi fattori esercitano pressione sui diversi principi di progettazione organizzativa.

La configurazione di questi cinque principi determina l’aspetto dell’organizzazione. Un’organizzazione con un alto livello di coordinazione sarà altamente connessa, ma al costo della specializzazione. Un’organizzazione alta nel controllo e nell’impegno sarà perdente nell’innovazione e nell’adozione.

Alla fine, il design e la struttura organizzativa riguardano decisioni equilibrate che daranno all’organizzazione un vantaggio competitivo e che la aiuteranno a raggiungere i suoi obiettivi.

È impossibile coprire tutto in questa guida. Se avete domande o aggiunte, sentitevi liberi di commentare qui sotto!

FAQ

Cos’è il design organizzativo?

Il design organizzativo è l’amministrazione e l’esecuzione del piano strategico di un’organizzazione. Questo significa che la strategia dell’organizzazione determina il disegno organizzativo ottimale.

Quali sono i principi del disegno organizzativo?

Ci sono cinque principi di progettazione organizzativa: specializzazione, coordinazione, conoscenza e competenza, controllo e impegno, e innovazione e adattamento.

Quali fattori influenzano la progettazione organizzativa?

Ci sono cinque fattori che hanno un grande impatto sul design organizzativo: strategia, ambiente, tecnologia, dimensione e ciclo di vita, e cultura.

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