“Il cambiamento è inevitabile”, come dice il vecchio detto. Nei progetti di costruzione, un’affermazione più appropriata potrebbe essere che “gli ordini di modifica sono inevitabili”. Se il solo pensiero di un ordine di modifica vi fa rabbrividire, potrebbe essere il momento di dare un’occhiata al vostro processo di ordine di modifica.
Gli ordini di modifica non sono qualcosa che deve essere temuto se sono gestiti con successo. Avere un processo di ordine di modifica sul posto vi permetterà di identificare in modo efficiente la necessità di ordini di modifica e di gestirli quando si presentano su un progetto.
Assicuratevi di condividere il vostro processo di ordine di modifica con i vostri clienti e subappaltatori in modo che tutti siano sulla stessa pagina su come gli ordini di modifica devono essere avviati ed elaborati.
Qui ci sono alcuni consigli per creare un efficace processo di ordine di modifica:
Inizia dal contratto
Un ordine di modifica è semplicemente un addendum o un emendamento al contratto di costruzione originale e all’ambito di lavoro e può essere avviato dal proprietario o dall’appaltatore. Gli ordini di modifica comportano tipicamente l’esecuzione di lavoro aggiuntivo a causa di una serie di ragioni come omissioni o errori nell’ambito originale del lavoro o disegni di costruzione ambigui. Cambiamenti nelle condizioni del cantiere, sostituzioni di materiali, questioni normative e problemi di sicurezza sono alcune altre ragioni per cui possono essere necessari ordini di modifica.
Leggere attentamente e comprendere il contratto di costruzione, prestando particolare attenzione alle clausole riguardanti gli ordini di modifica. Possono includere requisiti riguardanti i tempi per avviare un ordine di modifica, le informazioni specifiche e la documentazione richiesta, nonché l’agente autorizzato ad approvare l’ordine di modifica per le modifiche avviate dall’appaltatore.
Alcuni contratti possono includere un linguaggio contrastante o clausole riguardanti gli ordini di modifica. Una clausola potrebbe affermare che il lavoro di modifica non può iniziare senza avere un ordine di modifica scritto e approvato, mentre include anche un linguaggio nel contratto che permette al proprietario di richiedere lavoro aggiuntivo senza un accordo in atto. Assicuratevi di affrontare questi problemi prima di eseguire un contratto con il proprietario.
Rivedere i piani e le specifiche
Questa parte del processo di modifica dell’ordine dovrebbe coincidere con la revisione del contratto di costruzione. Qualsiasi ambiguità nei disegni o errori o omissioni nell’ambito dovrebbe essere affrontato con il proprietario e l’architetto per correggerli e per mitigare la necessità di ordini di modifica più avanti nel progetto.
Non rivedere e identificare qualsiasi problema con l’ambito di lavoro, i piani e le specifiche porterà a ordini di modifica non necessari lungo la linea. Non fare la tua dovuta diligenza è un grande no-no. Questo include la comprensione delle condizioni attuali del sito e l’anticipazione e la risoluzione di qualsiasi problema che potrebbe sorgere lungo la strada, come la carenza di materiale o di manodopera, è un passo importante nella fase di pre-costruzione e nel processo di ordine di modifica.
Non ignorare o ritardare gli ordini di modifica
Non importa se la modifica è iniziata dal proprietario o dall’appaltatore, deve essere gestita il più rapidamente possibile. Ignorare o ritardare un ordine di modifica può essere disastroso per un progetto di costruzione. Rimandare un ordine di modifica fino alla fine del progetto può risultare in un programma gonfiato e in enormi superamenti dei costi.
Una volta che viene avviato un ordine di modifica, è necessario negoziare rapidamente il costo, ottenere l’autorizzazione a iniziare il lavoro per iscritto, fare aggiustamenti del programma e iniziare il lavoro modificato. Ritardare le richieste può portare ad un arretrato di lavoro per l’ordine di modifica o richiedere una costosa rilavorazione per accomodare le modifiche.
Quando viene richiesto un ordine di modifica, potresti anche aver bisogno di alterare il tuo attuale programma e lavoro mentre l’ordine di modifica viene negoziato per evitare di rimanere indietro rispetto alle scadenze del contratto a cui sei attualmente sottoposto.
Comunicare con tutte le parti coinvolte
Parte del tuo processo di ordine di modifica dovrebbe includere la comunicazione con tutte le parti coinvolte nel progetto. La discussione dovrebbe iniziare con l’identificazione del motivo della modifica richiesta e come sarà gestita. Le controversie sugli ordini di modifica possono essere amplificate se non sono gestite correttamente.
Lavorare con l’agente autorizzato del proprietario per definire attentamente il nuovo ambito di lavoro e discutere come avrà un impatto sull’attuale programma di costruzione e sulle prestazioni. Assicuratevi di essere sulla stessa pagina con il proprietario per quanto riguarda le aspettative su come il lavoro procederà quando sono necessari ordini di modifica.
Avrete anche bisogno di sedervi con i vostri subappaltatori per fare aggiustamenti ai loro programmi e scadenze. Discutete su come il cambiamento dell’ambito possa avere un impatto diretto o indiretto sul lavoro che stanno facendo e se sia necessario o meno un ordine di cambiamento nell’ambito del lavoro che sono obbligati ad eseguire. Assicurati che i flussi di lavoro siano chiaramente definiti in modo che tutte le persone coinvolte comprendano il loro ruolo nel lavoro modificato e che lo integrino nella loro schedulazione.
Mantenendo tutti aggiornati sul processo di ordine di modifica e sul lavoro che viene modificato, puoi integrare il lavoro dell’ordine di modifica nella schedulazione del progetto e minimizzare l’impatto che potrebbe avere sul completamento del progetto.
Negoziare l’ordine di modifica
L’ultimo passo nel processo di ordine di modifica prima di iniziare il nuovo lavoro è negoziare l’ordine di modifica. Questo può essere un processo complicato perché possono sorgere delle controversie sul fatto che esista un effettivo cambiamento dell’ambito del contratto. Ci possono anche essere problemi su un accordo sui costi e se le estensioni alla tempistica originale devono essere regolate.
La prima cosa che devi fare è lavorare con il proprietario per stabilire come il lavoro aggiuntivo sarà stimato e concordare un costo. Questo può essere fatto attraverso il prezzo unitario, il prezzo del tempo e dei materiali o come un costo forfettario. Questo potrebbe essere già previsto nei documenti del contratto o potreste aver bisogno di lavorare con il proprietario per trovare una soluzione accettabile per entrambe le parti.
La prossima cosa che dovete risolvere è se è necessaria o meno un’estensione della linea temporale come risultato dell’ordine di cambiamento. Non abbiate paura di insistere, specialmente per gli ordini di modifica avviati dal proprietario, se il lavoro aggiuntivo richiesto richiederà ulteriore tempo per essere completato oltre la scadenza stabilita nel contratto originale.
Documentare tutto
Evitare controversie e reclami documentando ogni passo del processo di modifica dell’ordine. Un buon modo per farlo è quello di creare modelli per avviare e richiedere ordini di modifica. Tenere registrazioni scritte di tutte le comunicazioni tra voi e il proprietario riguardo all’ordine di modifica. Non iniziare nessun lavoro di modifica senza un documento autorizzato, firmato ed eseguito dal proprietario che copra i costi e qualsiasi altro termine negoziato.
Una volta iniziato il lavoro su un ordine di modifica, documenta il lavoro svolto, compresi i costi di tempo e materiale. Assicurati di condividere questi documenti con il proprietario e discuti qualsiasi problema che potrebbe sorgere lungo la strada.
Un buon processo di ordine di modifica ha stabilito un metodo per gestire gli ordini di modifica nei tuoi progetti. Indipendentemente dalla complessità o dal numero di ordini di modifica, ognuno viene gestito in modo coerente e uniforme.
Una volta stabilito il processo, è possibile valutarlo e modificarlo per renderlo il più snello possibile.
Per ulteriori informazioni sulla gestione degli ordini di modifica, controlla A Quick Guide to Managing Change Orders.
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