Organizza la tua serata nei club con questa guida in 9 passi per diventare un promotore musicale

I promotori di club sono per molti versi la carne e le ossa della vita notturna. Sono le menti dietro le tue serate preferite, molti spingono la cultura del club in avanti fornendo una piattaforma ad alcuni dei più grandi DJ della scena e ai nuovi talenti. Ma iniziare non è un’impresa da poco: in un clima caratterizzato dalla concorrenza e dalla perdita di locali, organizzare feste comporta una serie di sfide e di rischi.

Per saperne di più, abbiamo sentito tre promoter che organizzano feste in tutto il Regno Unito: Tom Hoyle, che dirige il conglomerato di bassi di Bristol The Blast; Breakwave, la cui notte Meine Nacht occupa luoghi segreti e insoliti a Liverpool; e Lukas Wigflex, capo dell’omonima e longeva club night di Nottingham – e presto festival – Wigflex. Con decenni di esperienza tra di loro, in vari tipi di notti che abbracciano l’intero spettro della musica dance, essi ci spiegano tutto quello che c’è da sapere su come organizzare una serata in un club partendo da zero.

Trova la tua nicchia

Prima di iniziare, cerca di capire dove sono le lacune del mercato e cosa puoi offrire per distinguere la tua festa:

Tom Hoyle: Avevamo un gruppo di amici che erano tutti appassionati di musica diversa, ma all’epoca non c’erano molte serate che si rivolgessero a un pubblico che voleva ascoltare più generi in un unico evento. In ogni fine settimana di solito dovevamo scegliere tra una selezione di serate, ognuna delle quali soddisfaceva solo i gusti di una parte del gruppo. Così abbiamo pensato perché non mettere tutto insieme.

Breakwave: Volevo iniziare qualcosa che si distinguesse e distinguesse la mia serata da ciò che già esisteva a Liverpool. All’epoca, non c’era nessun party esistente che saltasse da una location all’altra, certamente niente che si svolgesse al di fuori dell’ambiente del ‘club’ per quanto ne sapevo a Liverpool. Non avrei mai immaginato che avrebbe avuto successo, ma tre anni dopo e Meine Nacht sta andando di bene in meglio all’avanguardia della vita notturna di Liverpool.

Assicurati un locale che funzioni per te e per la tua serata

Per trovare il locale giusto ci sono delle sfide: trovare la location giusta, trovare l’impianto audio giusto, tutto ad un prezzo che ti puoi permettere. Un consiglio è quello di iniziare in una posizione piccola e sicura e di ottenere le basi giuste, poi costruire da lì:

Tom Hoyle: Inizia in piccolo e scegli un locale che ti piace e in cui i tuoi amici vorrebbero andare. È molto meglio avere un locale piccolo e pieno di gente che provare a riempire uno spazio enorme e ritrovarsi con la metà del locale pieno. È anche molto meno rischioso iniziare in piccolo e lavorare per fare eventi più grandi e lineup più grandi man mano che si acquisisce esperienza.

Lukas Wigflex: Una grande cosa che cercherei sempre è cercare di usare club e spazi che condividano la tua stessa etica e che diano valore a ciò che la tua festa rappresenta – al di là dei numeri che porti. Ci sono molti proprietari o gestori di locali che cercano solo di fare un aumento veloce e approfittano dei promoter emergenti; cerca di scoprire da altri promoter con cosa è piacevole lavorare.

Ma non aver paura di rompere gli schemi. Oltre ai club, organizzare una serata in luoghi insoliti – supermercati, magazzini, eccetera – può essere una sfida, ma la ricompensa è un approccio che ti distingue dal resto:

Breakwave: I proprietari di questi spazi sono spesso difficili da convincere – i relativi proprietari non sempre hanno una visione artistica. Ci vuole tenacia per costruire il rapporto e molta fiducia tra di noi. Ci sono un sacco di ostacoli nascosti da superare, mesi di pianificazione per ogni evento che è molto più difficile che presentarsi in un luogo esistente creato per lo scopo. Ma penso che ne valga la pena perché offre al mio pubblico l’opportunità di avvicinarsi agli artisti che ammirano in uno spazio che probabilmente non visiteranno mai più.

Lukas Wigflex: Vado in ogni nuovo spazio con una mente aperta e cerco di immaginarlo buio pesto con la macchina del fumo a 11, e se la gente si sentirebbe a suo agio a scatenarsi in quell’ambiente. Il feedback dei giradischi è di solito la principale sfida che incontriamo a livello di suono, dato che la maggior parte dei locali fai da te non sono attrezzati per affrontarlo. Abbiamo usato di tutto, da vere pannocchie di pane a pacchi di carta straccia per risolvere questo problema, e oggi siamo passati alle unità di isolamento per giradischi MasterSounds TRBxM e ai piedini Isonoe, che funzionano benissimo.

Una volta che hai trovato il locale giusto e hai tutta la tecnologia, quanto è importante avere una conoscenza pratica degli altoparlanti, dei sistemi audio e dei set-up dei giradischi?

Lukas Wigflex: Direi che certamente aiuta. Ho imparato molto nel corso degli anni semplicemente essendo immerso in esso, quindi credo che se sei desideroso di imparare e capisci il valore di sapere come funziona tutto, sei già a buon punto. Da un punto di vista puramente pratico, vuoi essere in grado di fare tu stesso i controlli del suono solo per assicurarti che tutto suoni come vuoi tu.

Prenota i DJ, o stabilisci i tuoi residenti

Ci vuole tempo, sforzo e una mente creativa per stare al passo con la tua politica di prenotazione. Assicurati di mantenere le cose fresche e interessanti, sostenendo allo stesso tempo gli emergenti della scena:

Breakwave: Sono costantemente alla ricerca di talenti nuovi ed emergenti. È un misto di artisti affermati e artisti che stanno sfondando – questo è qualcosa che è davvero importante per me e sarà prevalente sull’etichetta discografica Meine Nacht, il cui lancio è previsto per aprile 2019.

Avere una rotazione di DJ residenti può anche aiutare a far decollare la tua serata e costruire ulteriormente l’identità musicale della notte:

Tom Hoyle: Avere un forte team di residenti è vitale in molti modi. Aiutano a costruire l’atmosfera degli eventi, a volte dovendo suonare per stanze tranquille o folle difficili molto presto o molto tardi nella notte. A volte, quando un artista principale è in ritardo, devono intervenire e tenere a bada il pubblico dell’ora di punta. Sono fondamentalmente la nostra squadra di supporto, la nostra cassa di risonanza e la spina dorsale della serata.

Lukas Wigflex: Spendere soldi per un headliner e mettere un evento su Facebook non sempre garantisce un party di successo. Quando abbiamo iniziato c’erano solo residenti e facevamo pagare 99p alla porta. Costruisci qualcosa di solido con buoni residenti e una grande politica musicale e il resto seguirà.

Ma anche, DJ se sei un DJ. Non solo potrebbe farti risparmiare denaro e permetterti di dirigere la direzione musicale della serata da dietro i ponti, ma potrebbe anche aiutarti a lanciare la tua carriera:

Breakwave: È stata sicuramente l’opportunità perfetta per sviluppare la mia carriera di DJ. Mi ha aiutato a far conoscere il mio nome, facilitando una carriera da DJ in giro per il Regno Unito e l’Europa, ottenendo una residenza al 24 Kitchen Street di Liverpool, lavorando con artisti del calibro di Resident Advisor, Red Bull e molti altri, di cui sono davvero grato.

Costruisci qualcosa di solido con buoni residenti e una grande politica musicale e il resto seguirà.

Costruisci il tuo marchio

Stabilisci l’identità della tua serata prima di avvicinarti al pubblico, e mantienila chiara e semplice in modo che la gente sappia cosa stai offrendo:

Tom Hoyle: Non penso che tu debba complicare troppo le cose o cercare di essere troppo intelligente. Attieniti alle basi, come mettere insieme una buona scaletta e assicurarti di offrire qualcosa a cui la gente voglia effettivamente venire, tanto per cominciare.

Da Meine Nacht che fa live-streaming delle sue serate a Wigflex che pubblica mixtape, ci sono molte cose che puoi fare oltre agli eventi che possono aiutare a costruire la tua serata in un marchio – e far uscire il tuo nome:

Breakwave: Ho insegnato a me stesso come fare live-stream in una settimana. Era un livello aggiuntivo alla festa – quelli che non potevano partecipare potevano guardarla su YouTube. Una volta ho fatto passare un cavo Ethernet su per il pozzo di un ascensore per il cibo in un pub fino alla cima di un edificio dove stavo ospitando una festa per trasmettere in diretta l’evento e, in modo abbastanza divertente, ha funzionato.

Lukas Wigflex: Ho iniziato pubblicando mixtape e facendo una sessione settimanale il mercoledì sera in un bar locale. Quando abbiamo messo su la nostra prima club night avevamo già una buona reputazione per aver suonato musica che nessun altro faceva in quel momento e questo ci ha dato un po’ di seguito.

Conosci il tuo pubblico

Il tuo pubblico è la tua comunità. È importante rimanere fedeli alla tua visione, ma puoi costruire il supporto per la tua serata conoscendo quelli sulla pista da ballo e come puoi soddisfarli.

Lukas Wigflex: Penso che alcune delle migliori feste siano quelle che impartiscono la loro visione al pubblico invece di fornire esattamente quello che vogliono vedere o aspettarsi. Ci sono abbastanza grandi club e istituzioni là fuori che spingono artisti popolari di tendenza per attirare grandi folle, ma penso che ciò che è veramente importante è attenersi alle proprie armi musicalmente e fare ciò che si ama. Ispirare il tuo pubblico è tutto.

Breakwave: Alcune serate nei club attraggono un certo pubblico in base alle scelte della line-up, ma con la mia serata penso che sia una combinazione di artista, aspetto segreto della festa e l’atmosfera che è stata creata dai seguaci di Meine Nacht. Per costruire una comunità, devi assicurarti che sia un ambiente piacevole e confortevole. I fattori chiave tendono ad essere l’atmosfera – è per questo che limito la capacità delle mie feste.

Quello che è veramente importante è rimanere fedeli alle tue pistole musicalmente e fare ciò che ami. Ispirare il tuo pubblico è tutto.

Promuovi la tua serata per costruire la consapevolezza

Sono finiti i giorni in cui il volantinaggio e il passaparola erano gli unici modi per far conoscere la tua festa – i social media hanno trasformato il gioco, ed è dove puoi diffondere sia il marchio che un evento su diversi canali per raggiungere un pubblico diverso. Ma è ancora un gioco di equilibrio tra il mondo fisico e quello digitale:

Tom Hoyle: Instagram è un canale fantastico per noi al giorno d’oggi, basta assicurarsi di pubblicare contenuti interessanti e coinvolgenti per far eccitare la gente sul tuo evento. Non dimenticare di considerare anche la promozione fisica, come mettere manifesti e volantini nei posti giusti. E aiuta sempre se riesci a convincere le persone che fanno parte della line-up a sostenere l’evento postandolo sui loro social media e aiutando a pubblicizzarlo. Di solito gli artisti hanno un buon seguito di fan dedicati, quindi sfruttalo a tuo vantaggio.

Lukas Wigflex: Ai tempi distribuivamo volantini fuori dai club di Nottingham alle 5 del mattino sotto la pioggia, quindi questo mi fa apprezzare il valore dei social media oggi, anche se è alimentato da un sacco di stronzate. Ma non c’è molto che possa fare. Il passaparola è molto importante, ma c’è anche un valore nel mantenere le cose un po’ spogliate e lasciare che le cose crescano organicamente piuttosto che mettere insieme promozioni sociali super strategiche.

Una volta che l’evento è là fuori e pronto a partire, ci sono molte piattaforme che puoi usare per spingere le vendite dei biglietti:

Tom Hoyle: Assicurati che il tuo evento sia elencato online in quanti più posti possibili – non è sempre sufficiente impostare un evento su Facebook!

Breakwave: Attualmente uso Resident Advisor e Skiddle. Sono quelli che funzionano meglio per me, ma ci sono molti altri punti vendita che i promoter possono utilizzare.

Conosci le tue responsabilità nella notte

Una volta che le porte si aprono, il tuo lavoro è tutt’altro che finito. Dal coordinamento con il personale del locale all’assistenza ai DJ, c’è molto da tenere d’occhio:

Tom Hoyle: In uno scenario da sogno ti rilasseresti a lato del palco con una birra e ti godresti i set. Nella realtà, però, ci sono un milione e uno di cose a cui devi prestare attenzione, o che potenzialmente sono da combattere con il fuoco. Occuparsi dei DJ è di vitale importanza, ma devi anche prestare attenzione a cose come: quanto velocemente la gente sta entrando? Com’è il suono? Le luci e gli effetti visivi funzionano come previsto? Qualcuno degli artisti in scaletta è in ritardo a causa del traffico? Se sì, possiamo cambiare gli orari dei set all’ultimo minuto? Il manager del locale è soddisfatto di tutto? Come sono i livelli sonori fuori sede?

Lukas Wigflex: C’è sempre e solo molto che puoi controllare, quindi finché tutti quelli che lavorano alla festa vogliono che la gente si diverta, è più probabile che tu abbia una buona serata. Se hai una squadra fantastica alla porta, la gente entra con un sorriso sulla faccia, e se il personale del bar è tutto sano, la gente è felice per tutta la notte. Cacciare via subito le persone aggressive o squallide è così importante – noi non abbiamo tempo per questo e nemmeno quelli con cui lavoriamo.

E quando si accendono le luci, il tuo lavoro non è ancora finito. Smantellare una serata in un club, specialmente quelli in luoghi non tradizionali, è un lavoro duro:

Breakwave: riportare i DJ ai loro hotel, poi pulire, pulire molto. Ho pulito cessi, pavimenti, pareti, soffitti e tutti i tipi di spazi industriali, strani e meravigliosi – a volte non vado a letto fino alle 12 del giorno dopo la festa. Ho un fido tecnico del suono, John, che mi fornisce l’impianto audio, a volte deve portare via tutto la sera stessa perché la mattina dopo devo riconsegnare le chiavi al padrone di casa.

Costruisci sui tuoi primi successi

Allora hai appena organizzato una festa di successo, ma come fai a costruirla in qualcosa di più grande e solido? Come spiegano tutti e tre, devi essere preparato a lavorare attraverso le battute d’arresto, le perdite e altre sfide che potresti incontrare:

Breakwave: Consiglierei di provare a costruire il marchio, pensare fuori dagli schemi, fare attenzione al budget, spingere se stessi e soprattutto divertirsi, è di questo che si tratta. Devi essere sempre un passo avanti; ci sarà sempre qualcosa o qualcuno di nuovo, ma è bene ispirare le persone, perché ti aiuta a crescere e ti spinge a rimanere in cima al gioco. Sfida te stesso e fai rimbalzare le idee con altre persone. Le collaborazioni arriveranno una volta superato il periodo iniziale di start-up.

Lukas Wigflex: La cosa più grande che ho imparato è andare avanti e non lasciare che i contrattempi rovinino il quadro generale di ciò che stai cercando di ottenere. Ci si aspetta che certe feste abbiano davvero successo perché le notti sono state molto divertenti e le line-up sono state grandi, ma questo non significa sempre che abbiano funzionato finanziariamente. Sono al punto in cui il mio obiettivo principale è quello di concentrarmi sul rendere ogni festa migliore della precedente. Nel tempo penso che questo sia l’unico modo per crescere davvero.

Pensa fuori dagli schemi, fai attenzione al budget, spingi te stesso e soprattutto divertiti – è di questo che si tratta.

Non perdere di vista le ragioni per cui hai iniziato

Mettere su dei party è un lavoro duro, quindi è importante che la tua spinta ad essere un club promoter venga da un luogo di passione:

Breakwave: Ho la possibilità di incontrare un mucchio di persone fantastiche e parlare di musica e molte persone mi mandano la loro musica. Accende la collaborazione, può aiutare con un po’ di consigli che hai cercato e ho fatto amicizia con molte persone che non avrei mai incontrato se non fosse stato per la serata del club. È un compito difficile gestire una festa da solo, ma non lo farei se non mi piacesse. L’energia nella stanza è ciò che lo rende utile alla fine della serata.

Lukas Wigflex: Personalmente, la ragione principale per cui ho iniziato a promuovere è stato per darmi un concerto. Avere questa folla che è cresciuta con me nel corso degli anni fino al punto in cui posso suonare quello che cazzo voglio in casa mi rende felice. Vedere una festa in piena attività, tutti con gli occhi spalancati e sorridenti, è una cosa bellissima.

Tom Hoyle: Non voglio mentire, a volte può sembrare il peggior lavoro di sempre. Quando non hai venduto abbastanza biglietti la sera prima e ora sono le 7 del mattino e sei stanco, sobrio, al verde e stai imballando l’attrezzatura molto tempo dopo che tutti gli altri sono andati a casa.

Ma poi dall’altra parte ci sono dei momenti incredibili quando il tuo evento è esaurito, tutto funziona come un orologio, sembra e suona perfettamente, e l’headliner fa qualcosa di ridicolo e l’intera sala esplode. O quando le persone ci contattano dicendo che hanno avuto la migliore notte della loro vita ad uno dei nostri spettacoli. Un ragazzo ci ha contattato di recente chiedendoci se avevamo qualche poster per un sacco di vecchi spettacoli a cui era venuto mentre studiava all’università di Bristol. Voleva incorniciarli per appenderli in casa sua perché gli ricordavano alcuni dei migliori anni della sua vita. È stato un bel messaggio da ricevere e mi ha ricordato perché ho continuato a promuovere per così tanto tempo.

Guarda i futuri eventi di The Blast sul loro Facebook qui, e tieniti aggiornato sulle feste di Meine Nacht sul loro Facebook qui. Wigflex organizzerà il primo Wigflex City Festival domenica 5 maggio. Per i biglietti e maggiori informazioni, clicca qui.

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