Migliora drasticamente il modo in cui pianifichi la tua giornata

Le tue giornate ti sfuggono mai?

Ti capita mai di arrivare alla fine della giornata e pensare “che diavolo ho fatto tutto il giorno?”

Ti sembra a volte di andare alla deriva da una crisi all’altra e di non avere tempo per concentrarti sulle tue priorità?

Se la risposta a una di queste domande è sì, allora continua a leggere. Questo post ti darà 7 consigli per pianificare la tua giornata. Usa questi consigli per stabilire delle priorità e poi crea un piano per evitare che la tua giornata (e la tua vita) ti sfugga di mano.

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Scrivi il tuo piano ogni giorno

Il mio consiglio più importante su come pianificare la tua giornata è di scrivere effettivamente il tuo piano. Scrivere il piano della giornata è una buona pratica di gestione del tempo. E sì, questo significa ogni singolo giorno.

La chiave è prendere il tempo per mettere giù quello che vuoi fare oggi.

Quali sono le tue priorità? C’è una scadenza in arrivo?

Fate una lista delle cose importanti che dovete fare. L’atto di scrivere il tuo piano libera il tuo cervello, in modo che non sia legato al tentativo di ricordare ciò che vuoi fare. Non importa se lo fai in formato digitale usando qualcosa come il software di gestione dei progetti Asana o su carta.

La chiave del successo è usare ciò che funziona per te. Io uso sia Asana che la carta.

Il brainstorming (vedi consiglio #3) sul mio iPad, poi scrivo la lista finale su carta. Trovo che una lista quotidiana di cose da fare su carta mi mantiene responsabile con me stesso. È troppo facile dimenticare una lista che è nascosta in un dispositivo. Ho un foglio con un piano giornaliero, diviso in categorie, con caselle di controllo pratiche. Adoro spuntare quelle caselle.

Pianificare ogni giorno alla stessa ora

Quando si pianifica alla stessa ora del giorno, si crea un’abitudine. E le buone abitudini hanno il potere di tenerti in pista.

Puoi pianificare la tua giornata la sera prima o al mattino. Io preferisco fare la mia pianificazione al mattino dopo aver bevuto almeno una tazza di caffè e il mio cervello è in qualche modo funzionale. Una ragione per cui preferisco la pianificazione mattutina è che spesso mi vengono in mente cose da fare durante la notte. Se ho già scritto il mio piano, allora devo capire cosa togliere, in modo che ci sia spazio per il nuovo elemento.

Sera o mattina non ha molta importanza.

Brainstorming una rapida lista di cose da fare

Includere tutto quello che devi fare, vuoi fare, potresti fare. Hai delle scadenze in arrivo? Pensa a chi devi chiamare o mandare e-mail. Quali commissioni devi fare oggi? C’è qualcosa del piano di ieri che non è stato portato a termine? Rivedete il vostro piano settimanale, se ne avete uno (e spero che lo facciate).

Tutto quello che vi viene in mente durante il brainstorming potrebbe non entrare nel vostro piano finale per la giornata. Ma in questo modo, riducete al minimo la possibilità che qualcosa vi arrivi di soppiatto. Assicurati di rivedere il tuo calendario per gli appuntamenti – non solo per oggi ma per i prossimi giorni. Odio fare un piano giornaliero, per poi rendermi conto che il giorno dopo ho una riunione che richiede diverse ore di preparazione.

Dividete la vostra lista di compiti tra lavoro e vita

È troppo facile lasciare che i compiti di lavoro prendano il sopravvento e che quelli della vita vengano messi da parte. Recentemente ho rivisto il mio foglio del Piano Giornaliero con titoli per il Lavoro e la Vita. L’ho fatto per due motivi:

1. Così posso vedere facilmente cosa voglio fare in ogni area. Questo mi aiuta a raggruppare gli elementi in fasce orarie, se necessario. Per esempio, quando lavoravo in un ufficio, avevo bisogno di fare la maggior parte degli oggetti Life la sera.
2. Per rimanere in equilibrio. Ho lo stesso numero di righe sotto Vita e sotto Lavoro. E le riempio entrambe ogni giorno.

Identifica due cose che DEVONO essere fatte oggi

Scegli un elemento dalla tua lista di Lavoro e un elemento dalla tua lista di Vita che sono i tuoi must. Questi non devono essere i tuoi compiti più difficili o quelli che richiedono più tempo per essere completati. Sono i due elementi che sono più importanti per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi a lungo termine. Quelli che muoveranno davvero l’ago.

Affrontateli per primi (o nel vostro primo blocco di tempo per quell’area – Lavoro o Vita). In questo modo, anche se la tua giornata viene deragliata, sai che i compiti più importanti sono stati portati a termine. Per esempio, il mio compito di lavoro più importante per oggi è scrivere questo post sul blog, quindi lo farò per primo (dopo aver pianificato la mia giornata, ovviamente).

Includere alcuni compiti veloci

Non tutto nel tuo piano quotidiano deve essere un grande progetto. Solo perché qualcosa richiederà solo 10 o 15 minuti per essere completato, non significa che non dovrebbe andare sulla tua lista. Ho 10 righe di cose da fare sul mio foglio del piano giornaliero. Se mettessi solo compiti “grandi” nel mio piano, allora sarebbe davvero difficile fare tutto in un giorno.

Ho detto prima che amo spuntare le caselle. È molto soddisfacente guardare indietro alla fine della giornata e vedere tutte (o quasi tutte) le caselle spuntate. Includere compiti veloci rende più probabile che siate in grado di realizzare tutto ciò che è sulla vostra lista. E davvero, la quantità di tempo che ci vuole per fare qualcosa è la misura della sua importanza? Non credo.

I compiti veloci sono anche ottimi per i momenti di bassa energia del giorno. Quando sei a corto di energia, è bello essere in grado di scegliere qualcosa che non richiederà molto tempo o energia per essere completato.

Un altro vantaggio di aggiungere alcuni elementi rapidi alla tua lista è che se ti trovi a procrastinare, puoi far fuori alcune di queste piccole cose e tornare al tuo compito.

Riferisci spesso la tua lista

Un’altra pratica efficace di gestione del tempo è di fare riferimento spesso alla tua lista. Questo significa organizzarsi. Tieni la tua lista in un posto dove puoi facilmente fare riferimento ad essa durante il giorno. Questo potrebbe essere in un’applicazione per fare la lista sul tuo smartphone, in un quaderno che tieni sulla tua scrivania, in un pianificatore, o in qualche altro posto dove sarà in cima alla mente.

Io uso una Filofax, che si trova in un angolo della mia scrivania, aperta al mio piano giornaliero. Quando completo un compito, lo spunto e posso vedere facilmente gli altri elementi che ho pianificato per il giorno. Rende molto facile scegliere il prossimo elemento su cui lavorare e non devo scervellarmi per ricordare cosa volevo realizzare.

I miei suggerimenti preferiti per la pianificazione quotidiana

Questi sono i miei suggerimenti preferiti per la pianificazione quotidiana. Usarli è il modo in cui mi assicuro che i miei giorni rimangano sul piano.

Se la pianificazione del giorno è qualcosa con cui lotti, allora scegli uno o due di questi consigli di produttività da provare. Ti prometto che sarai in grado di prendere il controllo della tua giornata.

E, per renderlo semplice, ti sto dando una copia del mio foglio di piano giornaliero. È dimensionato per essere inserito in un planner A5 o in uno stile classico. Basta cliccare qui sotto per scaricare la tua copia gratuita!

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