Una delle domande più comuni provenienti dalle aziende in fase di avvio ruota intorno a quali documenti di governance aziendale sono necessari al momento della formazione. Sia che ci si costituisca come una società a responsabilità limitata (una “LLC”) o una corporazione, è necessario prendersi il tempo per mettere insieme e capire la governance aziendale iniziale per la vostra azienda, per garantire che siate adeguatamente protetti e in conformità con le leggi statali pertinenti.
Ci sono 2 documenti principali che sono importanti per LLC e Corporations al momento della formazione. Il primo è il documento costitutivo, lo statuto (per una società) o il certificato di costituzione (per una LLC). Il secondo documento importante è il documento di governance interna per la società, lo statuto (per le società di capitali) o l’accordo operativo (per le LLC), che stabilisce le procedure operative di base per la società.
Documenti dello statuto
Non importa quale tipo di entità state formando, dovrete creare e presentare un qualche tipo di documento dello statuto. Chiamato l’articolo di incorporazione per una società o il certificato di formazione (o certificato di incorporazione in alcuni stati) per una LLC, questo documento è il deposito iniziale, generalmente con l’ufficio del segretario di stato nello stato in cui vi siete formati, che forma una società dopo l’accettazione da parte del governo. A seconda del vostro stato di formazione, il documento costitutivo può essere compilato e depositato online. In caso contrario, è necessario ricercare attentamente i requisiti del documento costitutivo nello stato scelto per la costituzione prima del deposito, perché se i requisiti non sono soddisfatti, il documento costitutivo sarà respinto.
Dopo aver depositato il documento costitutivo, il passo successivo è quello di creare ed eseguire il documento interno che regola il funzionamento della vostra azienda. Questi documenti sono “interni” perché non sono depositati presso lo stato; quindi, a differenza dei documenti di statuto, questi documenti non sono accessibili al pubblico (a meno che la società li renda pubblici). Per le LLC questo documento è il vostro accordo operativo. Per le Corporazioni, Corporazioni a scopo sociale, Corporazioni a scopo di lucro, e Corporazioni senza scopo di lucro, quel documento è il vostro statuto.
L’accordo operativo LLC
L’accordo operativo di una LLC è il contratto stipulato tra tutti i membri (aka proprietari) della LLC. I membri della LLC sono generalmente dati ampia latitudine per determinare come vogliono che la loro azienda sia gestita. Un accordo operativo LLC può essere semplice o complesso come si vuole che sia. Può essere un quadro per come la società dovrebbe essere governata – stabilendo i contributi iniziali dei membri (in contanti o in natura), le responsabilità di gestione, i principi contabili, e altre intese di base su come la società dovrebbe funzionare. In alternativa può anche essere un documento molto complesso, che dettaglia come i conti di capitale dei membri saranno trattati, come le dichiarazioni dei redditi LLC saranno preparate (e chi è responsabile per questo), e quali restrizioni sono in atto per quanto riguarda l’acquisto o la vendita degli interessi dei membri (cioè i diritti di prelazione).
Uno dei principali inquilini di un accordo operativo LLC è la sua flessibilità. Mentre ci sono ovvie restrizioni contrattuali (cioè un accordo operativo non può contrarre per qualcosa di illegale), per la maggior parte i membri della LLC hanno la libertà di determinare come vogliono che la loro società sia gestita, e possono memorizzare questo nell’accordo operativo della società.
Qualcosa di importante da ricordare su un accordo operativo è che è un contratto tra i membri, e i membri sono legati ai termini di quel contratto. Le disposizioni di un accordo operativo sono applicabili in un tribunale.
Statuto della società
Simile a un accordo operativo per una LLC, lo statuto di una società determina come il consiglio di amministrazione governerà una società. In genere ci sono requisiti di legge per le informazioni che devono essere contenute nello statuto, come il numero minimo e massimo di amministratori in qualsiasi momento, o come le riunioni degli azionisti e le riunioni speciali possono essere convocate (nello Stato di Washington, per esempio, RCW 23B.02.060 stabilisce i requisiti dello statuto), ma in aggiunta a quelle disposizioni richieste dallo statuto, una società può includere numerose altre linee guida per la governance della società. Ancora una volta – in base alla complessità del business, o se la società prevede o meno di avere numerosi azionisti, lo statuto può essere abbastanza semplice, o estremamente complesso.
Lo statuto viene eseguito dal consiglio di amministrazione originale, e può essere emendato o modificato se una percentuale sufficiente di amministratori o, in alcuni casi, gli azionisti, votano a favore del cambiamento.
Un’importante distinzione tra lo statuto di una società e un accordo operativo LLC è che il consiglio di amministrazione di una società non sono parti dello statuto. Lo statuto governa la società, ma i singoli membri del consiglio di amministrazione non sono nominati parti di interesse nello statuto.
L’importanza di capire i vostri documenti di governance
Uno degli errori più comuni che vediamo è il fai-da-te degli accordi operativi e dello statuto. Ciò che sta rendendo gli errori fai-da-te più comuni è l’avvento dei modelli online che possono essere scaricati gratuitamente o acquistati da aziende come LegalZoom. Queste aziende pubblicizzano i documenti legali in un modello “one size fits all”, ma la realtà è che la maggior parte delle aziende non sono uguali perché i proprietari e la gestione hanno aspettative diverse dei loro ruoli e responsabilità.
Il problema con questi documenti è che raramente sono completi e, spesso, le persone che procurano questi documenti non li leggono attentamente o li comprendono prima di firmarli e andare avanti. È sconcertante vedere un’azienda nascente con grande energia e un solido business plan, ma anche con proprietari che non hanno una piena comprensione di come la loro azienda dovrebbe operare. È una di quelle cose che in gran parte passano inosservate finché non c’è una disputa aziendale o un membro/azionista vuole dissociarsi. Solo allora, quando qualcosa va storto, questi documenti vengono tirati fuori ed esaminati per determinare come funzionerà il processo di risoluzione delle controversie. Spesso non c’è una procedura (e se c’è una guida è solo una clausola standard di giurisdizione e sede che ti indirizza ai tribunali) e il metodo per districare le parti avverse diventa oneroso e costoso per tutte le parti coinvolte. Molte aziende che non assumono un consulente legale per aiutare a mettere insieme questi documenti iniziali, finiscono per assumere avvocati in seguito per aiutare a risolvere le controversie che sorgono da inadeguatezze e incongruenze in questi documenti. Assumere un consulente per redigere questi documenti è molto meno costoso di una lunga causa civile.
Molte sofferenze e inutili seccature legali possono essere evitate prendendo il tempo per adattare e capire il vostro accordo operativo o statuto fin dall’inizio. Per esempio, cosa succede nel caso di un voto in stallo? Cosa succede se un proprietario di maggioranza diventa incapace o, Dio non voglia, viene ucciso? Se sono sposati, il loro coniuge erediterà l’interesse nella LLC o Corporation? Vuoi essere in società con il coniuge di qualcuno? Tutte queste domande, e altre ancora, possono trovare risposta negli accordi operativi e negli statuti.
Quando iniziate e rivedete il vostro accordo operativo iniziale o lo statuto, assicuratevi che abbia senso per la vostra azienda e che i processi e le procedure stabiliti in questi documenti siano chiari e concisi. Assicuratevi che questioni importanti come l’indennizzo e la portata dell’autorità di gestione siano stabilite. Infine – assicuratevi che ogni fondatore, membro o individuo nel consiglio di amministrazione abbia preso il tempo per leggere e capire questi documenti. Così facendo, tutti i membri dell’azienda comprenderanno meglio la struttura del vostro business, e creeranno un ambiente più favorevole per lanciare il vostro business sulla strada della redditività.
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L’articolo fornito sopra è solo per scopi informativi generali e non dovrebbe essere considerato come uno specifico consiglio legale. Questo articolo non forma un rapporto avvocato-cliente. Se avete domande su questo articolo, non esitate a contattare Eric Camm a [email protected]
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