How to Start a Club – 12 Easy Steps to Organize a Social Club

I club sono un ottimo modo per connettersi con persone di diversi percorsi di vita e imbattersi in opportunità di business redditizie. Ci sono diversi tipi di club – club sociale, club sportivo, club per studenti, club di servizio, club ricreativo e così via. Tutti hanno funzionalità distinte ma sono stabiliti su un terreno molto comune – riunire individui che hanno interessi comuni. Se hai sognato di fondare il tuo club, qualsiasi club, puoi farlo seguendo i passi del processo che abbiamo menzionato. Tutto quello che devi fare è identificare il tipo di club che vuoi fondare e concentrarti sul raggiungimento di obiettivi immediati e a lungo termine.

Passo 1: Trova lo scopo dietro il tuo club

Devi identificare gli obiettivi per formare un club. Devi definirli per capire lo scopo che sta dietro alla sua creazione. Inizia a pensare al tipo di club che vuoi fondare e cosa vuoi ottenere da esso. Per esempio, se vuoi fondare un club di musica carnatica, vorrai parlare con persone interessate alla musica. Hai bisogno di persone con interessi simili per intraprendere azioni, costruire cose, aumentare la consapevolezza, ospitare spettacoli ed eventi, ideare progetti e aiutarsi a vicenda per crescere e trovare una carriera.

La maggior parte dei club sono club di hobby, come il club di musica, di scacchi, di giardinaggio, di scienze o di ceramica. Si potrebbe, tuttavia, formare un club basato sulla fede, un club sociale che sensibilizza su una causa, club professionali, come il club del cuoco, il club del medico ecc, o un club che si dedica al volontariato.Le idee per aprire un club sono molte. Devi trovare la tua e attenerti ad essa per seguire i passi successivi.

Passo 2: Scegliere il luogo

I club sono gestiti esclusivamente da riunioni ma ovviamente. Quindi, avrete bisogno di un buon posto per avere le riunioni. Il posto dovrebbe essere abbastanza accessibile e abbastanza grande da ospitare tutti. Un club di solito ha riunioni mensili o quindicinali, e se un evento è in vista, allora quasi ogni data alternativa. Potresti designare un luogo per i tuoi incontri per sollevarti dal trovarne uno nuovo ogni volta.

Potresti iniziare l’incontro a casa tua, in un caffè o in un ristorante, a scuola o in qualsiasi altro luogo di tua convenienza. Evita però di incontrare estranei a casa tua per la prima volta. Una volta che il tuo club è stabilito, dovresti fissare un posto dove puoi tenere questi incontri frequentemente o ogni membro del club dovrebbe fare a turno per ospitare l’incontro come da programma.

Passo 3: Scegliere la data e l’ora del primo incontro

Poi devi decidere quando vorresti ospitare l’incontro. Dovresti scegliere una data in cui tutti i membri del club siano disponibili. Il sabato e il venerdì sera sono sempre una scelta popolare. Una volta reclutati più membri, si potrebbe preparare un roaster considerando la disponibilità di tutti. Per le persone che lavorano, la sera è il momento migliore per le riunioni, mentre per le casalinghe l’ora del tè è l’ideale. Assicurati di fissare la durata della tua riunione, come un’ora o due ore. Non dovrebbe superare questo limite.

Step 4: Portare membri al club

Ora è il momento di reclutare membri per il tuo club. La tua cerchia sociale immediata dovrebbe essere il posto migliore per iniziare il reclutamento. Familiari, amici, amici di amici, compagni di classe, colleghi, vicini di casa fanno parte di questa cerchia. Scopri da ognuno di loro se sarebbero interessati. Puoi chiedere loro di riferire altre persone.

Oltre a questa cerchia sociale, potresti pubblicare annunci su Facebook, LinkedIn, Twitter, e altri siti classificati, come Craigslist. Le cose che dovresti includere nel tuo annuncio sono:

• Nome del club
• Scopo del club
• Data, ora e luogo
• I tuoi dati di contatto

Potresti stampare volantini e affiggerli nelle bacheche, nei campus scolastici, nei caffè, in palestra, in altri club ecc. I vostri sforzi su misura dovrebbero essere correlati al target dei membri. Per esempio, se si tratta di un club basato sulla fede, dovresti affiggere i volantini sul bollettino della chiesa o se si tratta di un club basato sul cibo, potresti affiggere nella bacheca di diversi ristoranti, nelle scuole per chef ecc.

Passo 5: Organizza la tua prima riunione

Nella tua prima riunione, dovresti conoscere i membri e le loro opinioni e speranze per il club. Assicurati di invitare tutti i soci e ricorda loro la riunione un giorno prima con l’ora, il luogo e la durata. Potreste anche condividere l’ordine del giorno con i soci. È meglio nominare un confidente che ti aiuti a mettere tutto insieme e a sistemare.

Prepara qualche gioco o qualche attività per rompere il ghiaccio in modo che i soci si perdano e si sentano a loro agio in presenza degli altri. Risparmiatevi del tempo per discutere il futuro del club, le speranze di ogni socio riguardo al club, le loro idee per la promozione, le attività, la raccolta di fondi e gli eventi. Tutti voi dovreste formare la visione e la missione del club nella vostra prima riunione.

Assicuratevi di incoraggiare ogni socio a scrivere le proprie idee per il club e a leggerle ad alta voce a tutti. Oppure, potresti raccogliere le loro idee e i loro pensieri in pezzi di carta separati e leggerli ad alta voce tu stesso in modo che i soci rimangano anonimi.

Fase 6: Programmare le riunioni

Determina con gli altri soci quanto spesso vi incontrerete per discutere il futuro corso. Controllate la disponibilità di ogni membro: potreste pianificare gli incontri una volta al mese o quindicinalmente e incontrarvi dopo l’orario di lavoro o quando la maggioranza di voi è d’accordo. Non tutti i membri potranno partecipare a questi incontri. Non dovete fissare una data e un’ora in cui tutti sono disponibili. Sarebbe un processo lungo e noioso. Quindi, se l’80% o più dei membri sono disponibili nella data programmata, allora vai con quello.

Più importante, nella tua prima riunione, procurati i numeri di contatto di tutti i membri, incluso il loro modo preferito di comunicazione e i dettagli di contatto alternativi. Potresti preferibilmente iniziare un gruppo di social media per tenerli tutti insieme con le ultime notizie, aggiornamenti ecc. Assicurati di coinvolgere tutti i membri del club. Se le persone non sono disponibili sui social media, crea un gruppo WhatsApp o qualcosa di simile.

Passo 7: Scoprire le regole e i regolamenti del club

Se il tuo club è formato tramite una scuola o un college, una chiesa o un tempio o da un’organizzazione, allora scopri le loro regole e regolamenti per gestire un club. Per informazioni chiare e concise, potresti parlare con il responsabile amministrativo dell’organizzazione. Ogni club istituito dall’organizzazione avrà un diverso insieme di regole e linee guida. Per esempio, un club gestito da una scuola potrebbe aver bisogno di avere un consigliere studentesco nel club o un club basato sulla fede potrebbe richiedere di avere un pastore come uno dei principali responsabili delle decisioni.

Fase 8: Determinare i ruoli dei dirigenti e dei funzionari

Se il tuo club è stato istituito per soddisfare uno scopo specifico, è focalizzato sul compiere azioni, o è formato per una causa sociale, sarà bene che tu sia sostenuto da un solido team di dirigenti che saranno responsabili della pianificazione, del marketing e della comunicazione. Un club orientato agli obiettivi ha tipicamente i seguenti membri del consiglio: Presidente, Vicepresidente, Tesoriere, Segretario e PR. Se hai fondato il club, puoi assumere la posizione del presidente, il leader che gestisce il club e fa rispettare le regole e i regolamenti.

Le persone designate con i suddetti ruoli importanti devono avere una buona comunicazione e coordinazione tra loro. Inoltre, potresti voler nominare una persona di fiducia per il ruolo di tesoriere, perché si occuperà delle finanze, tenendo traccia delle quote e dei pagamenti, e registrando le entrate e le spese.

Fase 9: Definire i compiti secondari

Una volta che hai reclutato le autorità principali del club e stabilito i loro compiti, vota i funzionari secondari e scrivi i loro compiti. Se il vostro club è di piccole dimensioni, con non più di 50 soci, saltate questo passo. Un club di grandi dimensioni potrebbe aver bisogno di ulteriori capi per il corretto funzionamento del club. Potete scegliere un approccio diverso per eleggere questi dirigenti. Per esempio, invece di reclutare, descrivete i ruoli di ogni officer ai soci del club e chiedete loro di votare per ogni ruolo.

A seconda delle dimensioni del club, potreste dover votare per uno storico, un manager di eventi e un team pubblicitario. Mentre sapete cosa fanno un manager di eventi e un team pubblicitario, uno storico di solito è incaricato di tenere i registri degli eventi, delle attività o delle pietre miliari raggiunte dal club.

Step 10: Lavorare sulle regole e le procedure del club

La comunicazione, il processo decisionale, la gestione dei disastri, la risoluzione dei problemi e altre procedure devono essere definite e trasmesse a tutti i soci del club. Le regole possono anche includere quanto tempo un membro deve parlare, chi ha la prima possibilità, quanto deve contribuire ciascuno e come devono essere espressi i voti. Anche se un club informale non ha l’obbligo di formare le procedure, è sempre una buona idea formularne alcune per mantenere il decoro del club.

Passo 11: Pianificare il budget e decidere la quota associativa

Il tipo di club e gli obiettivi che si spera di raggiungere determineranno il budget. Il finanziamento richiede per lo più l’informazione dei club sociali, dove i soci si uniscono per aumentare la consapevolezza attraverso eventi e programmi. La maggior parte dei club opera grazie alla quota associativa pagata mensilmente o annualmente. Per ulteriori fondi, è possibile ospitare eventi di raccolta fondi, chiedere donazioni dalla vostra comunità, o trovare sponsor per sostenere la causa.

Assicuratevi di aver pianificato bene il vostro budget prima di iniziare a realizzare i vostri obiettivi.

Passo 12: gestire il club in modo efficace

Per gestire un club in modo efficiente e assicurarsi che rimanga intatto per diversi anni, è necessario concentrarsi su alcune cose, vale a dire riunioni, comunicazione ed espansione.

Condurre riunioni frequenti

Se si tengono solo riunioni frequenti, i soci si ricorderanno dell’esistenza del club? Il club dovrebbe essere attivo e vivace. Ogni riunione dovrebbe essere iniziata con uno scopo e avere molti elementi di divertimento e intrattenimento. Assicuratevi di tenere le riunioni regolarmente come da programma. Potrebbe essere una volta al mese, una volta alla settimana o una volta ogni due settimane. Create un ordine del giorno chiaro e assicuratevi di coinvolgere gli ufficiali del club per partecipare alla sua formazione.

Date ad ogni socio la stessa opportunità di dire la sua e di agire. Per far sì che tutti si sentano coinvolti e contribuiscano allo stesso modo, potete delegare compiti specifici a ciascun membro. Per il quoziente di divertimento, dovresti organizzare giochi e recite. Potresti anche distribuire dei premi per i giochi.

Comunicare e restare in contatto

Devi far sentire ogni membro del club incluso e informato. Assicurati di inviare informazioni sui prossimi eventi o una panoramica sulla prossima riunione a ciascuno. Dovreste fare in modo di inviare una sintesi della riunione fatta ai soci del club che non hanno potuto partecipare. Se un membro del club viene premiato o raggiunge un obiettivo nella sua carriera, aggiornatelo sul forum del vostro club o sulla pagina dei social media. Potete anche pubblicare un bollettino settimanale o mensile sulle attività e gli sviluppi del vostro club. Incoraggiate i colloqui telefonici e le gite trimestrali, le escursioni, i pranzi con la famiglia o qualsiasi altra attività amichevole per mantenere il club unito.

Invitate nuove reclute

Solo perché il vostro club ha 50 soci ora, non significa che smetterete di invitare o reclutare altre persone. Le persone se ne vanno per motivi inaspettati e incerti. Quindi, dovete assicurarvi di portare almeno uno o due soci al mese.

Chiedete ai soci del vostro club di parlare ai loro amici, familiari, compagni di classe, colleghi e parenti. Continuate a fare pubblicità sulle piattaforme dei social media e attraverso i volantini nella vostra comunità. Maggiore è il numero di persone, migliori saranno i risultati dell’obiettivo. Questo è particolarmente vero nel caso di cause ed eventi sociali.