Tra le numerose aziende con cui ho lavorato negli ultimi anni, la maggior parte usa Google Docs per presentare e collaborare a bozze di articoli e documenti. La suite di produttività di Google è diventata la piattaforma di lavoro defacto per milioni di persone e organizzazioni in tutto il mondo. E con una buona ragione: è gratuito, è facile da usare, ed è già disponibile per ogni utente che ha un account Google (che comprende più di un miliardo di utenti attivi di Gmail).
Tuttavia, un problema che ho osservato è quanto facilmente le persone ignorano le preoccupazioni sulla privacy che circondano Google Docs quando condividono e collaborano sui documenti. Gli utenti e le organizzazioni spesso scelgono la convenienza rispetto alla protezione delle loro informazioni e utilizzano la condivisione anonima, che rende le loro informazioni aziendali sensibili accessibili a parti non volute.
Ecco cosa devi sapere per preservare la privacy dei tuoi dati quando condividi Google Docs con colleghi e amici.
Le impostazioni di condivisione di Google
Google offre tre modalità di condivisione dei documenti, ognuna con diverse impostazioni di privacy e accesso:
A entrambe le estremità dello spettro della privacy ci sono le impostazioni “Pubblico sul web” e “Persone specifiche”. L’impostazione “Pubblico sul web” rende il documento completamente pubblico e disponibile per l’indicizzazione, il che significa che apparirà nella ricerca di Google e chiunque abbia l’URL del documento può accedervi. D’altra parte, l’impostazione “Persone specifiche” renderà il documento disponibile solo alle persone con cui si decide di condividerlo. Se una parte non invitata scopre l’URL del documento, non sarà in grado di accedervi.
L’opzione intermedia, “Chiunque con link”, non renderà il documento indicizzabile dai motori di ricerca ma le persone che hanno il link saranno in grado di accedervi. Questa condivisione anonima è problematica perché molte organizzazioni la usano quando vogliono condividere un documento con un gran numero di persone ma non vogliono aggiungere esplicitamente le loro email alle impostazioni di condivisione. E spesso usano questa impostazione per collaborare su documenti con contenuti sensibili. Il loro ragionamento è che finché non dai l’URL del documento a nessuno, nessuno lo troverà. Giusto?
Sbagliato.
Come la condivisione anonima su Google Docs rivela i tuoi segreti
Come editore di un blog tecnologico in rapida crescita, controllo regolarmente la pagina di analisi per vedere i “referrer”. Questo è dove posso vedere le fonti da cui gli utenti arrivano al mio sito, e mi aiuta a tracciare i siti che si collegano o ripubblicano il contenuto di TechTalks.
Poco tempo fa, mentre esaminavo i referrers, ho notato che qualcuno aveva raggiunto TechTalks attraverso Google Sheets. Come per tutti i referrer, c’era un link al file di origine.
Curioso, ho cliccato sul link, e sono stato trasferito a un foglio di calcolo che era sorprendentemente condiviso in modo anonimo, accessibile a chiunque abbia il link. Ciò che era sorprendente, tuttavia, era il fatto che il documento era aperto alle modifiche, il che significava che potevo fare tutte le modifiche che volevo.
Il foglio di calcolo conteneva le informazioni di contatto e gli URL dei siti web di centinaia di blogger, me compreso. Sono stato rapidamente in grado di vedere il nome di un altro utente che stava usando il documento in quel momento, probabilmente lo stesso utente che aveva appena cliccato sul link a TechTalks. (Non poteva vedere la mia identità, per gentile concessione della condivisione anonima, che visualizza i nomi degli utenti senza esplicite autorizzazioni come animali anonimi.)
Poi ho scoperto, con una rapida ricerca su Google, che lavorava per una società di sponsorizzazione e condivisione di accordi. Pochi minuti dopo, quando una lettera è arrivata nella mia casella di posta attraverso la mia pagina dei contatti, sapevo già chi l’aveva inviata e cosa avrebbe contenuto senza nemmeno aprirla.
Questo è un esempio lampante di “sicurezza per oscurità”, dove le persone lasciano i loro beni non protetti su internet, pensando che nessuno li troverà.
A dire il vero, in questo caso specifico, non ho inciampato su alcuna informazione privata e sensibile. Tutto ciò che il foglio di calcolo conteneva era già disponibile online. Ma questa non era la prima volta che qualcuno navigava nel mio blog attraverso un URL di Google Doc. E negli ultimi mesi, ho visto un bel po’ di documenti con informazioni non destinate ad essere viste dal pubblico, e certamente non da me. Un Google Doc esponeva le discussioni interne di una società di PR sui loro piani per discutere il loro servizio e le loro offerte con me. Un altro era la bozza di un whitepaper non pubblicato sull’intelligenza artificiale da parte di un gruppo di accademici.
Google fa un lavoro abbastanza decente nel randomizzare gli URL che genera per i suoi documenti, il che significa che c’è una possibilità molto piccola che qualcuno indovini l’URL di un documento con la forza bruta. Ma come mostrano gli esempi di cui sopra, ogni volta che cliccate su un link incorporato in un file di Google Docs o Sheets, darete l’indirizzo del vostro documento a chiunque guardi l’analisi della destinazione del link.
Come proteggere la vostra privacy su Google Docs
Non fatevi ingannare dal falso senso di privacy della funzione “Chiunque abbia il link”. Usa la condivisione anonima solo se ti va bene che qualcuno veda il contenuto del tuo documento. Questo vale anche per la funzione “Ottieni link condivisibile”, facile da usare, che si trova nel menu contestuale e nella finestra di dialogo di condivisione semplificata.
Altrimenti, usa l’impostazione “Persone specifiche” e invia inviti di collaborazione individuali a ogni persona che dovrebbe avere accesso al file.
Nel caso tu stia lavorando con molte persone e non vuoi affrontare il processo di condivisione di ogni documento con ogni singolo utente, puoi usare Google Groups. I gruppi ti permettono di raggruppare gli utenti in un unico indirizzo e-mail e di assegnare collettivamente i permessi dei documenti a tutti loro.
Qualunque cosa tu faccia, non usare la condivisione anonima per il bene della convenienza.
Un promemoria sulla privacy di Google
Tutto ciò detto, non dimentichiamo che qualsiasi impostazione della privacy tu regoli sui tuoi documenti, non ti proteggerà dagli occhi affamati di dati di Google stesso. Usando Google Docs, darete a Google l’accesso al contenuto del vostro documento, anche se non lo state condividendo con nessuno. Se questo è un problema, considerate l’utilizzo di alternative crittografate ai servizi di Google.
In fondo: Usate Google Docs. È uno strumento abbastanza figo. Ma conoscete anche i suoi limiti.