Districare cosa significa essere un decano

Una settimana dopo essere diventato capo del dipartimento di agricoltura vegetale all’Università di Guelph, una posizione che lo avrebbe portato nel 2016 al suo attuale ruolo di decano dell’Ontario Agricultural College dell’università, Rene Van Acker ha inviato una breve e-mail al suo ex capo dipartimento, Murray Ballance, all’Università di Manitoba. Il testo recitava: “Ciao Murray. Mi dispiace. Rene.”

“Mi stavo solo scusando per essere un tipico membro di facoltà, forse non sempre così utile come avrei potuto essere per l’amministrazione e non capendo cosa comportava il lavoro”, dice. E questo è stato dopo solo il suo primo passo nella leadership accademica. Il livello successivo, quello di decano, avrebbe scoperto più tardi, offre una propria serie di sfide e ricompense. Per saperne di più su ciò che il lavoro comporta, e per aiutarti a decidere se potrebbe essere giusto per te, abbiamo chiesto a diversi rettori attuali le loro esperienze e consigli.

Cosa fanno i rettori

Sebbene differisca da un’università all’altra, la posizione del rettore generalmente comporta la gestione di studenti e docenti da un lato, e il collegamento con il senior management dall’altro. Rebecca Taylor Duclos, decano della facoltà di belle arti alla Concordia University dal 2015 ed ex decano degli studi universitari alla School of the Art Institute di Chicago, chiama questa responsabilità “il sandwich del decano”. I decani, dice, “sono proprio nel mezzo – siamo i comunicatori della visione dell’università dal lato della leadership senior, e le esigenze della facoltà dall’altra parte, in costante equilibrio tra questi due mondi.”

Mediando tra così tanti interessi diversi significa anche un sacco di tempo di faccia. “Di solito ho nove o 10 ore solide di riunioni al giorno, ogni giorno”, dice il dottor Duclos. “Con ognuna di queste riunioni … qualcuno che è seduto di fronte a me potrebbe aver aspettato un mese per vedermi. Bisogna essere molto presenti con ogni singola persona”, dice, aggiungendo che il ruolo può essere emotivamente estenuante a volte. “

“Siamo i comunicatori della visione dell’università dal lato della leadership senior, e le esigenze della facoltà dall’altra parte, bilanciando costantemente tra questi due mondi.”

Chris Andersen, nominato decano della facoltà di studi nativi dell’Università di Alberta l’anno scorso dopo essere stato decano ad interim, divide le sue responsabilità chiave in quattro settori: gestione, coordinamento, mentorship e comunicazione. Sul lato della gestione, ci sono i bilanci, il personale e la raccolta di fondi. Il coordinamento è sia interno, in termini di politiche e procedure, che esterno, in termini di gestione delle richieste. Mentorship significa assicurarsi che i borsisti giovani stiano facendo progressi e che il personale di supporto si senta apprezzato. La comunicazione è “il territorio della missione e della visione”, dice, creando e implementando gli obiettivi strategici e trasmettendoli alla facoltà, al più ampio campus e al pubblico in generale.

Il dott. Andersen dice che il passaggio da professore a decano è stato “stridente” e lo ha trasformato in una persona mattutina. “Ora mi alzo alle 5:30 perché è l’unico momento in cui ho un paio d’ore libere per lavorare prima che la gente cominci ad arrivare in facoltà”, dice.

Le sfide

Quando Isabelle Dionne è arrivata come preside della facoltà di sport ed educazione fisica all’Université de Sherbrooke, nel 2014, “non avevo idea di quanti piccoli fuochi avrei dovuto spegnere continuamente. … Pensiamo sempre che tutto andrà bene, che tutti insegneranno le loro lezioni e faranno le loro ricerche e che non ci saranno emergenze da affrontare, ma ho a che fare con questo tipo di cose ogni giorno, che non è qualcosa che mi aspettavo.”

Ali Dastmalchian, preside della Beedie School of Business alla Simon Fraser University dal gennaio 2016, e precedentemente preside della Gustavson School of Business dell’Università di Victoria e della facoltà di management dell’Università di Lethbridge, concorda sul fatto che il lavoro può essere totalizzante. “È una giornata di 15 ore su base regolare. E a parte lo spegnere gli incendi giorno per giorno, devi avere un occhio sulla strategia a lungo termine.”

Oltre a queste lunghe ore e a trattare con problemi interni, altre sfide ti aspettano. Il Dr. Dastmalchian dice che rappresentare l’università nella comunità, in particolare come preside di una business school dove le tasse universitarie sono alte e la raccolta di fondi è fondamentale, è un vero sforzo. “Bisogna avere la pelle più spessa, la capacità di accettare le critiche, la capacità di ascoltare le persone”. Avere fiducia nelle proprie capacità, coinvolgere la facoltà e gli studenti, e formare buoni comitati consultivi, tutto aiuta, dice. Ma alla fine sei il volto della scuola per il mondo esterno in un momento in cui le relazioni esterne sono diventate una grande parte del lavoro.

“Devi passare il tempo a presentare, parlare, condividere ciò che fai con la comunità – la forza della ricerca della scuola, la qualità dei laureati che produci. D’altra parte, devi sviluppare e guadagnare la fiducia dei tuoi interlocutori all’interno dell’università”, dice il dottor Dastmalchian. “La gente presta attenzione a tutto quello che fai e dici, quindi ogni promemoria deve essere pensato con attenzione. Quello che mandi segnala ciò che viene valutato qui e in che direzione stiamo andando. Genera reazioni da tutti gli angoli”

“È una giornata di 15 ore su base regolare. E a parte lo spegnere gli incendi giorno per giorno, devi avere un occhio sulla strategia a lungo termine.”

La dottoressa Dionne, nel frattempo, si vede come un rassambleur. “Bisogna essere qualcuno che raduna le persone”, dice. “Ci sono momenti in cui devi dare alle tue truppe una spinta morale e agire come un modello di resilienza, affrontando queste cose con un sorriso.”

Essere un decano comporta anche prendere decisioni complesse, spesso con budget ristretti. “Penso che le finanze siano probabilmente la sfida più grande”, dice Margaret Steele, che è diventata la prima donna rettore della facoltà di medicina della Memorial University nel 2016 ed è ex vice rettore dell’ospedale e delle relazioni inter-facoltà alla Western University’s Schulich School of Medicine and Dentistry. Raccomanda a chiunque entri in una posizione di leadership di imparare a capire un foglio di calcolo.

Il lato positivo

Lunghe giornate, isolamento, lettura di fogli di calcolo – perché questi presidi lo fanno? “Il lato positivo è che è un lavoro meraviglioso: si sente parlare di cose incredibili che la facoltà, gli studenti e il personale stanno facendo”, dice il dottor Steele. “Sviluppare la scuola, andare avanti, incontrare le persone nella comunità sulle grandi cose che la gente sta facendo e cercare di collegare le cose, penso che sia tutto molto eccitante”. Aggiunge: “Mi piace molto facilitare e fare da mentore. Mi piace aiutare le persone a creare connessioni per promuovere il loro lavoro, che si tratti di istruzione, ricerca o opportunità di leadership. È bello vedere le opportunità e portarle avanti.”

“Devi essere qualcuno che raduna le persone. Ci sono momenti in cui devi dare alle tue truppe una spinta morale e agire come un modello di resilienza, affrontando queste cose con un sorriso.”

Il dottor Andersen della U of A è d’accordo che il mentoring può essere gratificante. “Mi piace ottenere il massimo dai professori anziani in modi che li aiutino a fare da mentori ai nostri docenti giovani. Mi piace anche pensare strategicamente in termini di come i nostri obiettivi e le opportunità a livello di facoltà si adattano a quelli dell’università più in generale”, dice. Come decano di una facoltà di studi nativi, aggiunge che è anche gratificante aiutare a costruire una disciplina relativamente nuova. “Ho visto questa come un’opportunità di giocare un ruolo nell’aiutare a costruire la disciplina in modo più ampio, sia in termini di reti regionali di dipartimenti di studi indigeni che a livello internazionale.”

La dott.ssa Duclos di Concordia ama quella che chiama la “vista da 30.000 piedi”, dove è in grado di assistere e guidare come la sua facoltà di belle arti si inserisce sia nell’università che nella scena culturale di Montreal nel suo complesso. “È un privilegio fenomenale essere in grado di avere un senso di un’intera scuola e vedere come i diversi dipartimenti interagiscono”, dice. “Spesso mi ritrovo a presentare persone che in realtà hanno lavorato fianco a fianco per molti anni, e non si sono mai incontrate. È fantastico per qualcuno che ama davvero quel tipo di posizione dominante e ama far accadere le collaborazioni.”

Fa per te?

Quindi, a questi presidi sembra piacere il loro lavoro. Ma a voi piacerà? Per prendere la decisione, ti consigliano di valutare i tuoi punti di forza e di riflettere se ti piace questa visione d’insieme.

Un’altra domanda è se sei pronto a ridimensionare significativamente la tua ricerca e il tuo insegnamento, poiché questi passano necessariamente in secondo piano di fronte a così tanti compiti amministrativi. Alla domanda su cosa direbbe a coloro che stanno considerando una presidenza, il Dr. Andersen risponde: “Assicuratevi che non mentano a se stessi su quanto sono disposti a mettere la loro ricerca in secondo piano, soprattutto se il loro senso professionale di sé deriva dalla passione e dagli anni che hanno messo nell’essere un ricercatore.”

La dottoressa Dionne dell’Università di Sherbrooke non ha proprio questo lusso, in quanto continua a tenere una cattedra di ricerca Tier 1 Canada, “quindi non posso ignorare questo lato delle cose”. Aggiunge, “ci sono sicuramente momenti in cui vorrei essere in grado di sedermi con tre ore libere per scrivere una proposta di sovvenzione o un articolo o solo per pensare”.

Il dottor Van Acker la mette in un altro modo: bisogna pensare se si apprezza il servizio almeno quanto la ricerca. “Penso che tu abbia bisogno di una mentalità di servizio. Ho capito sempre di più che quello che mi piaceva fare e come potevo contribuire era aiutare i miei colleghi a fare le cose che non volevano fare per facilitare quello che volevano fare”. Aggiunge che fare un passo intermedio in un altro ruolo di leadership può aiutare i potenziali rettori a decidere se l’amministrazione è la mossa giusta. Ripensando al suo periodo come presidente di dipartimento all’U of Guelph, dice: “Penso che ci siano molte lezioni importanti in quel ruolo in termini di comprensione dei bilanci, delle responsabilità delle risorse umane, dello sviluppo del curriculum e di come funziona l’università.”

Chi è interessato al lavoro deve anche valutare onestamente le proprie competenze e capacità di leadership. Quando ha iniziato a pensare alla presidenza, la dott.ssa Steele del Memorial dice di aver fatto un’autovalutazione di quali competenze aveva bisogno di sviluppare, e ha cercato mentori, programmi di formazione e posizioni di leadership. “Ho preso intenzionalmente dei corsi per aiutarmi con le aree in cui avevo bisogno di crescere se volevo essere un decano. Se ci stai pensando, dovresti iniziare a riflettere sui punti di forza che hai, le esperienze che hai avuto, chiacchierando con i decani e prendendo corsi di leadership esecutiva.”

Consigli per i nuovi decani

Dopo il salto in questo ruolo frenetico, i nuovi decani dovrebbero lavorare rapidamente per valutare l’ambiente e cercare sostegno. Il Dr. Duclos raccomanda di costruire immediatamente una comunità. “Soprattutto nel primo anno, esci dal tuo ufficio. Andate dappertutto, incontrate quante più persone potete e ascoltate. Presenta le persone – la cosa più semplice che ho fatto è stata quella di creare più occasioni sociali per la facoltà e gli studenti per incontrarsi”, dice.

Cerca anche altri decani, dice il dottor Andersen, che è stato sorpreso dal caldo benvenuto che ha ricevuto dai suoi colleghi decani alla U of A. “Penso che la collegialità si estenda a te che fai domande che potresti pensare siano stupide o super ingenue. Non avere paura di fare domande è un elemento importante”, dice. Aggiunge che si dovrebbe anche valutare il proprio set di abilità. “Dal mio punto di vista, sono un pensatore molto disordinato. Tendo a non vedere le cose in bianco e nero, quindi la sfida più grande è cercare di rimanere organizzato e mantenere numerose palle in aria allo stesso tempo, il tutto senza bruciarsi”, dice.

“Soprattutto nel primo anno, uscite dal vostro ufficio. Andate dappertutto, incontrate più gente possibile e ascoltate.”

È anche necessario adattarsi al cambiamento di dinamiche che viene con la leadership. “Siate preparati all’isolamento che deriva dall’essere un leader. Il modo in cui vi approcciate ai problemi gioca un ruolo potente in termini di impostazione del tono per la facoltà che guidate”, dice il dottor Andersen. Contro la sua stessa natura, dice di aver assunto un allenatore esecutivo per aiutare con la transizione, e ora lo raccomanda. “Avrei sgranato gli occhi di fronte a questo tipo di cose prima di diventare un decano, ma ora lo vedo. È una parte importante della mia capacità di non sentirmi isolato, perché stai passando da qualcuno che è amico di tutta la tua facoltà ad essere ancora amichevole ma separato, che tu lo voglia ammettere o no”, consiglia.

Quella “separazione” è anche nella mente della dottoressa Dionne, che dice che il suo primo consiglio è di “pensare davvero se sei pronto a dover prendere decisioni che non piaceranno a tutti”. Il secondo, che è in qualche modo collegato al primo, sarebbe: prendetevi il tempo di andare a trovare le persone che potrebbero essere ferite dalle vostre azioni. Ovviamente, non è mai intenzionale, ma bisogna comunque prendersi il tempo per parlare con loro. … A volte, significa solo inviare un’e-mail che dice: ‘Guarda, devo andare in questa e quella direzione e mi dispiace molto, ma per questa particolare ragione, è quello che devo fare'”

“Sii preparato per l’isolamento che deriva dall’essere un leader. Il modo in cui affronti i problemi gioca un ruolo potente in termini di impostazione del tono per la facoltà che guidi.”

Il suo ultimo consiglio: “prendetevi cura di voi stessi, perché è facile perdersi nel lavoro e non avere tempo per nient’altro. Ho tre figli, quindi ho una vita familiare. Ho promesso a me stesso che non avrei lasciato che l’essere decano avesse un impatto sulla mia salute e sul tempo con la mia famiglia. … Naturalmente, aiuta avere un partner che è presente e in grado di assumersi una buona parte del lavoro.”

Alla fine, la maggior parte dei decani vogliono sottolineare quanto le ricompense superino lo stress del loro lavoro, soprattutto sapendo che molti docenti sono intimiditi dall’amministrazione. “Di solito, dobbiamo incoraggiare le persone a pensare di entrare in ruoli amministrativi. Di solito non siamo sommersi dalle domande”, dice il dottor Van Acker. “Penso che in parte sia perché selezioniamo per la facoltà persone che sono insegnanti e ricercatori molto appassionati, e non stiamo cercando persone che sono amministratori appassionati. Ma allo stesso tempo, penso che non stiamo anche necessariamente incoraggiando le persone a pensare a questo.”

Con un file di Pascale Castonguay.