Cos’è un file per i dipendenti?
I datori di lavoro dovrebbero utilizzare un file per i dipendenti per catturare e mantenere tutti i documenti delle risorse umane, del libro paga, dei benefici e della conformità in una posizione. Con l’evoluzione della tecnologia HR, i datori di lavoro dovrebbero memorizzare tutti i documenti personali essenziali per ogni dipendente all’interno del loro sistema HR. L’incapacità di mantenere e produrre correttamente la documentazione può portare a violazioni di conformità o a potenziali multe.
I documenti protetti dalle leggi sulla privacy, come le cartelle cliniche/assicurative e le referenze/controlli del background, non dovrebbero essere inclusi nel file di base di un dipendente.
Ecco un’istantanea degli elementi che possono essere inclusi in un file di base del dipendente:
-
Descrizione del lavoro
-
Richiesta di lavoro e/o curriculum
-
Offerta di lavoro
-
Modulo IRS W-4
-
Ricevimento o riconoscimento firmato del manuale del dipendente
-
Valutazione del rendimento
-
Moduli relativi ai benefici dei dipendenti
-
Moduli che forniscono contatti di emergenza
-
Relazioni di clienti e/o colleghi
-
Premi o citazioni per prestazioni eccellenti
-
Registri di presenza o completamento di programmi di formazione
-
Avvisi e/o altre azioni disciplinari
-
Note di presenza o ritardo
-
Qualsiasi contratto, accordo scritto, ricevuta o riconoscimento tra il dipendente e il datore di lavoro
-
Documenti relativi alla partenza del lavoratore dall’azienda
La soluzione HR di Paycor offre una registrazione unificata dei dipendenti e molto altro. Esplora la nostra pagina dei prodotti HR per sapere come eliminiamo i file cartacei e manteniamo le tue informazioni al sicuro. Scopri di più sull’inserimento dei nuovi dipendenti e su come presentare le tasse senza W2.
.