Comunicazione organizzativa: 9 passi per creare una strategia di successo

La comunicazione organizzativa è uno dei prerequisiti essenziali per costruire un business di successo. Il suo impatto sull’impegno dei dipendenti, la collaborazione, la fiducia sul posto di lavoro e l’esperienza dei dipendenti la rende una parte importante di ogni strategia di lavoro.

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In questo blog, andremo oltre alcuni dei benefici più importanti della costruzione di una comunicazione organizzativa efficace così come i passi necessari per implementare una strategia di comunicazione organizzativa di successo.

Che cos’è la comunicazione organizzativa?

La comunicazione organizzativa include la comunicazione formale e informale in tutta un’organizzazione, compresa la comunicazione tra i dipendenti e la comunicazione dipendente-manager.

Possiamo dividere la comunicazione organizzativa in 4 tipi principali:

Comunicazione formale

Essere formali, chiari e specifici è un ottimo modo per assicurare un corretto flusso di informazioni sul posto di lavoro. Con la comunicazione formale, tutti sono informati e allineati con gli obiettivi aziendali.

Questo tipo di comunicazione è anche necessario per soddisfare i requisiti legali. Per esempio, gli accordi di lavoro così come le regole e le linee guida di sicurezza devono essere comunicate ai dipendenti in modo formale (email, documenti stampati).

Comunicazione informale

Come avrai capito, questo tipo di comunicazione è l’opposto della comunicazione formale. E’ anche conosciuta come “comunicazione di corridoio”. In sostanza, comprende i dialoghi, le chiacchierate, le conversazioni telefoniche così come le “chiacchierate al fresco” che di solito hanno luogo vicino alla caffettiera e che non si basano su alcuna formalità.

Uno dei principali vantaggi della comunicazione informale è il fatto che è un modo più veloce di condividere informazioni sul posto di lavoro. Aiuta anche a condividere e sviluppare nuove idee per migliorare i prodotti e i processi interni o esterni. Sareste sorpresi di sapere quante idee di innovazione sono iniziate con una chiacchierata vicino alla macchina del caffè!

Comunicazione orizzontale

Questo tipo di comunicazione organizzativa avviene tra squadre, gruppi o individui che sono allo stesso livello gerarchico. La comunicazione orizzontale gioca un ruolo importante nell’abbattere i silos e nel migliorare la collaborazione interdipartimentale sul posto di lavoro. Svolge un ruolo critico nell’allineare i team tecnici, di marketing e di vendita e assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

Comunicazione verticale

La forma più comune di comunicazione all’interno delle organizzazioni strutturate segue un modello verticale dall’alto verso il basso. Include la comunicazione tra i leader aziendali, i team leader e gli impiegati. Questo tipo di comunicazione è essenziale sul posto di lavoro. Senza la comunicazione verticale, non sarebbe possibile condividere linee guida, feedback o idee.

Non importa di quale tipo di comunicazione stiamo parlando, la comunicazione sul posto di lavoro è una componente di gestione vitale per qualsiasi organizzazione.

Alcuni degli scopi principali della comunicazione organizzativa sono l’aggiornamento dei dipendenti sulle nuove politiche, la comunicazione di crisi, garantire la sicurezza in tutta l’organizzazione, la gestione del cambiamento, la trasformazione digitale, fusioni e acquisizioni, nonché dare e ricevere feedback dai dipendenti.

📚Leggi: Gestione del cambiamento: Definizione, Best Practices & Esempi

Per avere successo, le organizzazioni dovrebbero avere strategie di comunicazione organizzativa complete in cui i dipendenti si sentono informati sugli aggiornamenti importanti dell’azienda e sono impegnati nelle conversazioni organizzative quotidiane.

15 Obiettivi della comunicazione organizzativa efficace

La comunicazione organizzativa efficace ha un impatto sul successo organizzativo in molti modi. Alcuni di questi includono:

1. Creare un’esperienza positiva per i dipendenti, aumentandone il morale, la soddisfazione e l’impegno.
2. Aiutare i dipendenti a capire i termini e le condizioni del loro impiego e guidare il loro impegno e lealtà.
3. Incoraggiando la condivisione della voce dei dipendenti che migliora significativamente la soddisfazione dei dipendenti con il loro datore di lavoro.
4. Aiutando a diminuire le possibilità di malintesi e la diffusione di disinformazione sul posto di lavoro.
5. Migliorando la comunicazione interdipartimentale e la collaborazione tra i dipendenti.
6. Aiutare i dipendenti ad allinearsi con la missione, la visione e i valori fondamentali dell’azienda.
7. Guidare un maggiore impegno dei dipendenti mantenendo i dipendenti informati in ogni momento.
8. Rendere facile per i dipendenti trovare informazioni importanti e rilevanti quando ne hanno bisogno.
9. Semplificare il flusso di informazioni all’interno dell’organizzazione.
10. Migliorare la produttività dei dipendenti eliminando lo spreco di tempo speso nella ricerca di informazioni e nella comunicazione su argomenti irrilevanti.
11. Migliorare i processi e le procedure e in definitiva creare maggiore efficienza e riduzione dei costi.
12. Costruire migliori relazioni tra i dipendenti e i loro manager.
13. Migliorare la fiducia sul posto di lavoro.
14. Rendere la comunicazione più divertente.
15. Migliorare la comunicazione con i dipendenti non cablati, remoti e senza scrivania.

Guarda l’infografica qui sotto dove condividiamo alcuni dei più importanti benefici della comunicazione sul posto di lavoro 👇

Comunicazione organizzativa in tempi di COVID-19

La comunicazione organizzativa ha giocato un ruolo critico durante la pandemia di coronavirus. Più che mai, i dipendenti avevano bisogno di essere sostenuti e ascoltati durante l’epidemia. Infatti, hanno dovuto improvvisamente cambiare le loro abitudini di lavoro e adattarsi al volo.

Mentre alcuni di loro erano abituati a lavorare da casa prima della pandemia, questa disposizione lavorativa era completamente nuova per altri.

📚Leggi: Remote Work: 20 Ways to Engage and Connect with Your Remote Employees

Non solo la comunicazione organizzativa ha giocato un ruolo chiave nel supportare i dipendenti durante la pandemia, ma ha anche giocato un ruolo critico nel mantenere le aziende il più possibile fluide.

Quando la maggior parte delle operazioni sono state interrotte, gli esperti di IC hanno fatto un lavoro incredibile nel ripensare le loro strategie di comunicazione in modo che i dipendenti potessero mantenere alto il loro morale e i livelli di produttività.

Statistiche chiave sulla comunicazione organizzativa durante l’epidemia

Le seguenti statistiche evidenziano l’importanza di avere un’efficace strategia di comunicazione organizzativa in atto in tempi di crisi come la pandemia di coronavirus:

• In generale, il 93% dei dipendenti intervistati da The Institute for Public Relations e Peppercomm ha detto che la loro azienda stava gestendo la crisi COVID-19 (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• L’85% dei dipendenti afferma di essere più motivato quando il management offre aggiornamenti regolari sulle novità aziendali (Trade Press Services)
• L’81% degli intervistati ha dichiarato che la funzione di comunicazione era MOLTO coinvolta nella comunicazione interna (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• I punti di contatto personali sono stati preferiti come migliori canali per comunicare ai dipendenti durante l’epidemia. La comunicazione diretta attraverso i supervisori/dirigenti (61%) e i controlli(76%) sono stati notati come canali “molto efficaci” (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Solo il 42% dei dipendenti è fortemente d’accordo che la leadership sta guidando efficacemente la loro organizzazione attraverso la crisi (Perceptyx)
• Il 54% degli HR leader ha indicato che la scarsa tecnologia e/o infrastruttura per il lavoro a distanza è la maggiore barriera al lavoro a distanza efficace nella loro organizzazione (Gartner)
• Il 15% delle aziende intervistate da Willis Towers Watson ha detto che la pandemia ha avuto un effetto negativo sulla produttività (Corporate Adviser)
• Un sondaggio britannico condotto durante la pandemia ha mostrato che il 73% degli intervistati credeva di essere più efficiente quando lavorava da casa (Statistica)
• I preparativi per il rientroI preparativi per il rientro al lavoro erano nelle fasi iniziali, dato che solo il 10% dei dirigenti della comunicazione ha fatto una pianificazione “estesa”. I cambiamenti specifici dell’ambiente di lavoro fisico sono inclusi in questo rapporto (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Leggi: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 Steps to Create a Success Organizational Communication Strategy

Passiamo ora ai 9 passi cruciali per creare una strategia di comunicazione organizzativa di successo nella tua organizzazione.

Se hai fretta, guarda il video qui sotto 👇

Collega il tuo piano di comunicazione organizzativa alla tua strategia di business

La maggior parte delle HR, degli strateghi di comunicazione interna e dei leader organizzativi concordano sul fatto che collegare la comunicazione organizzativa alla loro strategia di business è essenziale per operazioni di business efficaci e coerenti.

Tuttavia, molte organizzazioni non hanno ancora un piano e una strategia di comunicazione interna.

Per sviluppare un’efficace strategia di comunicazione organizzativa, i datori di lavoro dovrebbero iniziare collegando la comunicazione al loro piano strategico generale, compresa la missione dell’organizzazione, la visione e i valori aziendali fondamentali.

📚Leggi: Valori aziendali: Definizione, importanza ed esempi

Per esempio, la vostra strategia aziendale potrebbe essere quella di migliorare le prestazioni aumentando la ritenzione dei dipendenti o l’impegno dei dipendenti.

Come la comunicazione con i dipendenti gioca un ruolo cruciale qui, la tua strategia di comunicazione organizzativa dovrebbe essere direttamente collegata alla tua strategia di business.

Capire il tuo pubblico/i

Identificare il tuo pubblico è un passo importante per assicurare l’efficacia della tua strategia di comunicazione organizzativa.

Una delle cause principali della comunicazione organizzativa inefficace è il fatto che i datori di lavoro non segmentano il loro pubblico in base ai loro ruoli lavorativi, dipartimenti, luoghi, interessi e preferenze.

Di conseguenza, la maggior parte degli impiegati riceve un tipo di informazione simile anche se questa informazione potrebbe non essere affatto rilevante per loro.

Cosa succede allora?

Tassi di coinvolgimento e consumo molto bassi con i contenuti della tua comunicazione interna.

Poiché questo è qualcosa che tutti i comunicatori cercano di eliminare ed evitare, definire e capire il vostro pubblico interno è un passo cruciale per sviluppare una buona strategia di comunicazione organizzativa.

Coinvolgere tutti i dipendenti

La comunicazione organizzativa è il processo in cui tutti i dipendenti dovrebbero essere coinvolti e partecipare.

La mentalità in cui la comunicazione include principalmente la consegna di messaggi ai dipendenti su questioni di business, politiche e procedure, e aggiornamenti aziendali è la mentalità sbagliata.

La comunicazione sul posto di lavoro non dovrebbe mai essere a senso unico. Le conversazioni a due vie, invece, hanno un grande potere di creare e sostenere una cultura sana sul posto di lavoro. Ascoltare i problemi dei dipendenti, le domande, i commenti, le idee e le preoccupazioni costruisce la lealtà e guida la produttività dei dipendenti.

Alla fine della giornata, tutti nell’organizzazione hanno un ruolo nella costruzione di una strategia di comunicazione organizzativa che funziona bene:

1. I CEO e i senior manager sono in definitiva responsabili di dare il tono e stabilire una grande cultura organizzativa. Una delle principali responsabilità di questi leader è assicurare una comunicazione efficace a livello aziendale.
2. I professionisti delle risorse umane e altri strateghi delle persone giocano anche ruoli critici nella comunicazione organizzativa, specialmente nel posto di lavoro di oggi, dove le aspettative, le preferenze e i bisogni dei dipendenti sono cambiati significativamente.
3. I manager e i team leader sono responsabili della comunicazione quotidiana con i loro dipendenti.
4. Tutti i dipendenti hanno la responsabilità di condividere la loro voce, le loro preoccupazioni e problemi, fornire feedback e collaborare con i loro compagni di squadra.

📚Leggi: 8 statistiche sull’engagement dei dipendenti che devi conoscere nel 2020

Crea contenuti coinvolgenti e rilevanti

Purtroppo, molti dipendenti non si impegnano con i contenuti interni della loro azienda. Inoltre, molti dipendenti ignorano i messaggi che vengono consegnati loro attraverso l’intranet o la posta elettronica dell’azienda.

Questo accade soprattutto perché il contenuto consegnato loro non è rilevante per quello che fanno. Inviare una newsletter di massa a tutti i dipendenti sperando che la leggano non è affatto realistico oggi.

Un’efficace strategia di comunicazione organizzativa richiede molto di più. Dato che i professionisti dell’IC sono ora visti come importanti partner strategici del business, il loro nuovo ruolo è quello di migliorare il loro gioco assicurandosi che il contenuto interno venga effettivamente consumato dai dipendenti.

Tuttavia, la segmentazione dei contenuti e del pubblico, soprattutto nelle grandi organizzazioni, è impossibile senza i giusti strumenti di comunicazione per i dipendenti che permettono ai comunicatori di creare e distribuire contenuti più coinvolgenti ai dipendenti.

Distribuisci i tuoi contenuti attraverso i canali giusti

Ora, anche se hai il contenuto giusto pronto e sai chi dovrebbe riceverlo, c’è un altro fattore importante da considerare: i canali di comunicazione che userai per distribuire i tuoi contenuti.

Come il numero di canali di comunicazione diversi che usiamo sul posto di lavoro è in continuo aumento, scegliere i canali giusti diventa una grande sfida per i comunicatori.

📚Leggi: Top Communication Channels to Consider for Your Business

Intranet, email, social media interni, app di messaggistica privata come Slack, condivisione di documenti e strumenti di project management sono tutti mezzi di comunicazione interna nelle organizzazioni.

Quindi, questo ecosistema di comunicazione è diventato molto complesso e difficile da gestire in modo efficiente.

Per questo motivo, molte organizzazioni si stanno rivolgendo a moderne soluzioni di comunicazione per i dipendenti che consentono loro di collegare tutti i loro canali di comunicazione organizzativa in un unico luogo dove tutte le informazioni importanti sono disponibili per tutti i dipendenti in ogni momento.

Implementare la giusta tecnologia di comunicazione

Scegliere la giusta tecnologia di comunicazione per i dipendenti può davvero portare la vostra strategia di comunicazione organizzativa al livello successivo.

Se sapete che i livelli di coinvolgimento attraverso le vostre soluzioni attuali, come le intranet, sono bassi, questo è probabilmente il segno che qualcosa deve essere cambiato.

Molte intranet sono ancora obsolete e non corrispondono alle preferenze dei dipendenti sul modo di comunicare anche nella loro vita privata.

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Pertanto, l’implementazione di soluzioni di comunicazione mobile-first per i dipendenti non è più un’opzione, è un must-have!

Se sappiamo che la maggioranza dei nostri posti di lavoro è fatta da lavoratori della Gen Z e millennial, sappiamo anche quanto tempo passano e comunicano tramite i loro smartphone.

Pertanto, passare a soluzioni di comunicazione interna mobile-first come Smarp è garantito per trasformare il modo in cui il vostro posto di lavoro comunica.

Misurare i risultati

Mentre la maggior parte delle organizzazioni concorda sulla necessità di misurare e quantificare i risultati dei piani di comunicazione, questo obiettivo è difficile da raggiungere.

Inoltre, il 60% dei professionisti dell’IC ancora non misura i loro sforzi di comunicazione interna.

Tracciare e misurare gli sforzi di comunicazione interna è estremamente importante per capire cosa sta funzionando bene e cosa deve essere migliorato.

Raccogliere questi dati può aiutarvi a rispondere a domande come:

• Quanto sono impegnati i vostri dipendenti con i vostri contenuti interni?
• Come rispondono ai vostri messaggi?
• Quali canali di comunicazione sono i migliori per fornire informazioni?
• Quale tipo di contenuto coinvolge maggiormente i dipendenti?
• Quali dipendenti si impegnano di più (mi piace, condivisioni, commenti)?

Utilizza i tuoi dati per migliorare la tua strategia di comunicazione organizzativa

Una volta raccolti e analizzati i dati, è più facile prendere miglioramenti e decisioni migliori in futuro.

Per esempio, se vi rendete conto che i vostri dipendenti si impegnano maggiormente con i contenuti video, questo è il segnale per produrre più contenuti di questo tipo.

Inoltre, il video è veramente il tipo di contenuto che le giovani generazioni amano consumare per la sua semplicità e divertimento.

Un altro ottimo modo per sfruttare i dati è capire chi sono i vostri influencer interni per premiarli e renderli ambasciatori del vostro marchio.

📚Leggi: Top 5 Communication Skills e come migliorarle

Con Smarp, le aziende di tutto il mondo sono riuscite a trasformare i loro sforzi di comunicazione organizzativa con l’aiuto dei dati disponibili attraverso la nostra soluzione di comunicazione dei dipendenti.

Guarda il tuo posto di lavoro trasformarsi

Questo è il miglior passo della tua nuova strategia di comunicazione organizzativa!

Se riesci a implementare con successo tutti i passi di cui sopra, l’intera cultura del tuo posto di lavoro si trasformerà. I vostri dipendenti saranno molto più soddisfatti del loro lavoro e dell’azienda in generale, il che si tradurrà in un maggiore impegno dei dipendenti e livelli di produttività.

Anche se questo processo può non sembrare facile da implementare, il duro lavoro sarà ripagato e il ritorno sull’investimento sarà ovvio.

Il costo della scarsa comunicazione organizzativa

Come visto in precedenza in questo post del blog, la comunicazione organizzativa è un argomento su cui le aziende dovrebbero concentrarsi maggiormente. Tuttavia, secondo la ricerca della Society for Human Resource Management (SHRM), molte aziende stanno perdendo soldi a causa della scarsa comunicazione.

Un sondaggio di 400 aziende con 100.000 dipendenti ha citato una perdita media per azienda di 62,4 milioni di dollari all’anno da una comunicazione inadeguata a e tra i dipendenti.

Inoltre, la cattiva comunicazione è costata alle aziende più piccole di 100 dipendenti una media di 420.000 dollari all’anno.

Inoltre, una comunicazione inefficace può aumentare le incomprensioni, danneggiare le relazioni, rompere la fiducia, ridurre la produttività dei dipendenti e aumentare la frustrazione sul posto di lavoro.

Potenzia la tua strategia di comunicazione organizzativa con Smarp

Smarp è una piattaforma di comunicazione per dipendenti mobile-first progettata per aiutare le organizzazioni a migliorare la comunicazione sul posto di lavoro e a connettersi meglio con i loro dipendenti, non importa dove si trovino.

Come i dipendenti passano troppo tempo alla ricerca di informazioni rilevanti, i datori di lavoro hanno bisogno di rendere questo processo più snello ed efficace.

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Con una tecnologia di comunicazione interna come Smarp, i datori di lavoro possono ora fornire contenuti personalizzati ai loro dipendenti, comunicare in modo più autentico e migliorare le relazioni tra i dipendenti.

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