Una lettera di ringraziamento, altrimenti nota come lettera di ricevuta, è abbastanza comune nei rapporti d’affari e un segno di professionalità.
Può essere una ricevuta non solo di merci o prodotti. Può essere la conferma della ricezione di documenti. Abbiamo la Resume Acknowledgement Letter che conferma la ricezione del CV di un candidato. Allo stesso modo, una Acknowledgement of Resignation conferma che l’azienda ha ricevuto la lettera di un dipendente, che ha presentato prima di dimettersi. Infine, la lettera che riguarda la ricezione di beni e altri documenti rilevanti, è la Business Acknowledgement Letter. Oltre alla conferma di materiali e documenti, una lettera di conferma può anche riferirsi a una telefonata o un incontro precedente.
Ora vi starete chiedendo quale sia l’uso di questa lettera. Il più ovvio, se avete capito fin qui, è che “conferma” qualcosa di precedentemente concordato e, quindi, pone le basi per le azioni future da intraprendere. Inoltre, serve come documento legale che una parte ha rispettato gli obblighi di un contratto e quindi aiuta a costruire la fiducia e la buona volontà tra le parti. In pratica, dà la data e i tempi di ricezione dei documenti/prodotti che sono anche importanti.
Elementi di una lettera di riconoscimento:
Cosa crea una lettera di riconoscimento? Ha i seguenti elementi:
- Una carta intestata: Se stai scrivendo a livello personale, questo non è necessario. Ma se è a nome di una società, è importante menzionare il nome e l’indirizzo della vostra società e del destinatario e la data di scrittura/invio della lettera.
- Intestazione: Sotto questi, menzionerete la data. Può far parte o meno dell’intestazione. Si può iniziare dal paragrafo successivo, lasciando un po’ di spazio o dalla riga successiva.
- Oggetto: L’oggetto parlerà di ciò che è stato riconosciuto, e può essere sostituito da un “riferimento” a un caso precedente o a un numero di fattura.
- Corpo: Il corpo della lettera può iniziare con un “Caro ……….”. La prima riga dichiarerà l’ovvio. Le seguenti frasi sono comuni nell’introduzione:
- Lo studio riconosce il ricevimento del documento(i)…
- Io, persona, con la presente riconosco il ricevimento del seguente documento(i)…
- Io, persona, a nome dell’azienda, scrivo per confermare la ricezione di…
- Noi, azienda, desideriamo ringraziare il destinatario per averci inviato…
- Io, persona, scrivo in riferimento alla conversazione telefonica tra il destinatario e la persona/ azienda per confermare il…. o qualcosa con una formulazione simile.
- Dopo questa linea introduttiva seguiranno i dettagli di ciò che è stato ricevuto o sarà fatto dopo, e se qualche merce è danneggiata, questo è il punto in cui dichiararlo.
- Chiusura: La linea di chiusura sarà su come l’azienda desidera fare ulteriori affari con il destinatario o qualsiasi dichiarazione che promuove la buona volontà. Può anche dichiarare come contattare ulteriormente o se l’azienda/persona si metterà in contatto con il destinatario ulteriormente, nel caso ci sia qualche necessità. Può anche terminare con un ringraziamento, seguito da una firma personale a nome dell’azienda. Tieni presente che la lettera di conferma automatica non include alcun tipo di firma personale.
Suggerimenti per te:
Alcune altre cose che dovrai ricordare includono: innanzitutto, la tempistica. La conferma dovrebbe essere data quando i materiali sono in mano, il ritardo creerà solo confusione e ansia. Da un altro punto di vista il ritardo è di nuovo meglio che non riconoscere mai. Perché il ritardo può essere scusato. Non riconoscere non ha un rimedio. In secondo luogo, delineare. Controllate le date, le specifiche, fate una lista dei punti e pianificate il posizionamento delle vostre informazioni. Prenditi il tuo tempo qui. Considerate la lettura dal punto di vista del destinatario e suonate sinceri. In terzo luogo, tienila breve ed educata.
Ecco la ricetta perfetta per una perfetta lettera di riconoscimento. Basta mescolare bene le cose, no?
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