Come professionista, imprenditore, libero professionista o manager, probabilmente ricevi regolarmente e-mail che ti chiedono di confermare il tuo interesse o la tua disponibilità per un incontro, un evento o un’attività. Questo viene fatto per evitare la frustrazione di fissare un appuntamento con te e poi incontrarsi con una scioccante esperienza deludente.
Qual è il grande PERCHE’ di questo?
E’ possibile che il tuo ospite pensi che tu non ricordi di avere un appuntamento; pensa che tu possa non prendere sul serio l’appuntamento; o non è sicuro della tua disponibilità? Ci potrebbero essere molte ragioni per questo. Qualunque sia il caso, se vuoi evitare delusioni, devi confermare gli appuntamenti via e-mail sia come destinatario che come mittente.
- Come confermare gli appuntamenti via e-mail
- 1 – Esci chiaro
- Esempio I: Conferma di Appuntamenti via Email
- 2 – Sia breve e specifico
- Esempio II: Conferma di appuntamenti via e-mail
- 3 – Fallo diventare una missione di promemoria
- 4 – Essere dettagliato
- 5 – Non farla troppo lunga
- Esempio III: Conferma di Appuntamenti via Email
- 6 – Arrivare al punto
- 7 – Segui un formato professionale
- Esempio IV: Conferma di un appuntamento via e-mail
- 8 – Usare un linguaggio formale
Come confermare gli appuntamenti via e-mail
L’e-mail è uno dei modi migliori per confermare gli appuntamenti. Non intromette nel vostro tempo o in quello del destinatario come le telefonate. Se il destinatario è un utente Internet esperto, lui o lei può anche impostare la tua e-mail come parte della sua lista di cose da fare per ricordarsene.
Ecco dieci consigli per confermare gli appuntamenti via e-mail:
1 – Esci chiaro
Esci chiaro per confermare il tuo appuntamento nel miglior modo possibile. La chiarezza è un ottimo modo per assicurare al tuo destinatario di email che lo incontrerai in un determinato momento. La chiarezza rende anche efficace la tua conferma di appuntamento.
Esempio I: Conferma di Appuntamenti via Email
RE: conferma di appuntamento con FRANK WALES
Caro Signora Allen,
Vorrei confermare il suo appuntamento con Frank Wales domani, 25 agosto alle 13:00. La prego di contattarmi per qualsiasi domanda e di tenermi informata se ci dovessero essere cambiamenti.
Cordialmente,
Linda Brown,
Segretaria, Lester Wester Limited
2 – Sia breve e specifico
Sia breve quando conferma un appuntamento via e-mail. Sii breve e semplice. Specificamente, indica l’ora e la data dell’appuntamento.
Esempio II: Conferma di appuntamenti via e-mail
RE: Shawn Williams – Conferma Appuntamento
Caro Clinton,
Questo è un promemoria speciale per confermare il tuo incontro con Shawn Williams domani 18 giugno entro le 10 del mattino.
Il tuo incontro è previsto presso Lintel Scraps, Ufficio 12 al piano terra in Lanceman Street, Mainland China. Il posto è accessibile in taxi.
Questo è il numero di cellulare di Shawn, per ogni evenienza, +98157479837.
Sentitevi liberi di contattarmi se avete qualche domanda. Sarei pronto a dare l’assistenza necessaria.
Grazie e buon incontro.
Saluti,
Alice Maxwell
Assistente amministrativa di Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3 – Fallo diventare una missione di promemoria
Proprio come nell’esempio sopra, è ovvio che la conferma di appuntamento è fondamentalmente una missione per ricordare a Clinton del suo incontro con Shawn Williams. È scritto chiaramente con ora, data e luogo specifici. Un buon modo per confermare un appuntamento via email è quello di renderlo un promemoria.
4 – Essere dettagliato
Un buon modo per confermare un appuntamento è dare informazioni dettagliate. Clinton ha tutte le informazioni necessarie per arrivare a Shawn Williams in tempo. Può contattare Shawn Williams o l’assistente amministrativo al telefono se c’è un problema nel localizzare il luogo dell’incontro.
Vedi esempi di email per accettare e rifiutare inviti qui.
Assicurati di non dare al tuo incaricato un motivo per mancare all’appuntamento. Sarà fastidioso essere informato dopo aver perso l’appuntamento che è stato a causa dell’incapacità di localizzare il luogo.
5 – Non farla troppo lunga
Fare la tua email troppo lunga farà perdere interesse al tuo destinatario e di conseguenza il messaggio. Mantenete l’interesse del vostro destinatario mantenendolo breve e interessante.
Esempio III: Conferma di Appuntamenti via Email
Caro Signora Roberts,
Sono contento che lei sarà disponibile per l’incontro con il nostro team alle 9 di domani 21 gennaio presso il nostro Ufficio Zonale.
Può contattarmi su questo numero di telefono cellulare se ha qualche domanda o cambiamento di programma.
Grazie e non vedo l’ora di incontrarti domani.
Cordialmente,
Evelyn Coker
Productions Director, Micara Productions
6 – Arrivare al punto
Non c’è bisogno di sprecare alcuna opportunità per rendere chiaro al tuo destinatario che vuoi confermare un appuntamento. Colpisci subito il punto per non far scorrere inutilmente il tuo lettore verso il basso.
Vedi esempi di email per inviti qui.
7 – Segui un formato professionale
Un’email professionale deve avere la data, il saluto, il riferimento, il corpo e la conclusione. Non date una schifezza ai vostri clienti in nome della conferma di un appuntamento. Ecco un buon esempio di e-mail professionale.
Esempio IV: Conferma di un appuntamento via e-mail
Data: 23 settembre, 2012.
RE: Conferma di un appuntamento
Caro Sig. Robinson,
Scrivo per confermare un appuntamento con lei il 24 settembre 2015 a Learned Hall, winter road. Apprezzo sinceramente una risposta rapida da parte sua.
Saluti,
Andrew Paul
Direttore Generale, Adrepal Photos
8 – Usare un linguaggio formale
Evitare l’uso di slangs. Usa un linguaggio formale, privo di errori grammaticali che possono far calare l’interesse del tuo destinatario.