Quando a un testimone viene notificata una citazione federale in una causa civile che obbliga la sua presenza, la citazione deve accompagnare una tassa per un giorno di presenza e una tassa chilometrica. Se è il governo federale a citare il testimone, “non è necessario offrire le tasse o il chilometraggio”. (FRCP 45(b)
Il gettone di presenza per le citazioni federali è regolato e descritto nel 28 USC 1821. I compensi per i testimoni sono $40.00 al giorno e $.56 per miglio, andata e ritorno dalla residenza del testimone al luogo in cui deve comparire. Il mandato di comparizione deve accompagnare la tassa di presenza. Altrimenti, la notifica non è valida.
I 40,00 dollari sono una “diaria” o tassa giornaliera. I testimoni che partecipano a più giorni hanno diritto all’onorario per ogni giorno in cui è richiesta la loro presenza.
Oltre al compenso giornaliero, il testimone ha anche diritto a ricevere un compenso per il viaggio. Anche se il calcolo più comune è su una base chilometrica, la legge permette altre compensazioni. Se il testimone utilizza un “vettore comune” per il viaggio, sarà rimborsata la spesa effettiva per il mezzo di viaggio più economico. La compensazione può essere concessa sulla base della presentazione delle ricevute, e per deduzione, la compensazione del viaggio può essere offerta dopo che le spese sono state sostenute.
Un altro calcolo di compensazione è il pagamento basato sul chilometraggio. Lo statuto autorizza una tassa chilometrica “pari all’indennità chilometrica che l’amministratore dei servizi generali ha prescritto, ai sensi della sezione 5704 del titolo 5, per i viaggi ufficiali dei dipendenti del governo federale.”
Se il testimone viaggia in un’automobile privata, lo statuto permette il chilometraggio alla “tariffa per miglio stabilita dall’Amministratore (e) non deve superare la tariffa chilometrica unica standard stabilita dall’Internal Revenue Service.”
(5 USC 574(a)(1) Anche se la tariffa chilometrica non può superare la tariffa IRS, l’importo è solitamente presunto essere la tariffa dichiarata. La tariffa IRS per il 2012 è di $.56 per miglio.
Come si calcola il chilometraggio? La “tariffa chilometrica consentita dalla legge” si basa su “una tabella uniforme delle distanze adottata dall’amministratore dei servizi generali”. La “tabella uniforme delle distanze” adottata dal GSA è un database proprietario di “ALK Technologies” e non è disponibile al pubblico senza un abbonamento. Il GSA ha usato in precedenza le informazioni del Dipartimento della Difesa, Military Traffic Management Command, ma anche il loro database non è disponibile.
Quindi non esiste un riferimento statutariamente corretto per calcolare il chilometraggio. Seguono alcuni suggerimenti. Qualunque cosa usiate, preparatevi in seguito a documentare il metodo o a stabilire una pratica aziendale. La California Public Utilities Commission ha pubblicato una tabella delle distanze da e per ogni città della California. Tuttavia, l’informazione è imprecisa perché le distanze sono destinate a regolare l’industria dei trasporti. I camion sono limitati a rotolare solo sulle strade più grandi e non possono prendere scorciatoie sulle strade più piccole. La California State Automobile Association o un’organizzazione simile fornisce le distanze tra due punti e risponderà alle richieste telefoniche. La maggior parte dei programmi di mappatura, mapquest.com o GoogleMaps, ecc. Il calcolo del chilometraggio sembra essere una tassa per compensare le miglia effettivamente percorse e non un calcolo di una distanza “in linea d’aria”.”
Una recente inchiesta alla GSA ha rivelato che il chilometraggio è ora determinato utilizzando uno qualsiasi dei programmi di mappatura comunemente conosciuti come Mapquest, Streets, Trips, o Rand McNally.
C’è un apparente conflitto tra il 28 USC § 1821, la definizione degli onorari, e il FRCivP § 45, che impone di offrire “gli onorari per un giorno di presenza e il chilometraggio”. 28 USC 1821 permette il risarcimento del viaggio basato sul chilometraggio o sulle spese di viaggio tramite vettore comune, quest’ultimo solo dopo la presentazione delle ricevute. Se la compensazione per il viaggio può essere fatta dopo che la spesa è sostenuta in un caso, ne consegue che qualsiasi insufficienza nella compensazione chilometrica potrebbe essere pagata allo stesso modo dopo il servizio.
Se la residenza del testimone è sconosciuta, sembrerebbe ragionevole calcolare il chilometraggio dell’indirizzo commerciale del testimone. Oltre alla tariffa chilometrica, il testimone può avere diritto a (1) spese di parcheggio, (2) spese di traghetto, (3) costi di ponti, strade e gallerie, e (4) spese di atterraggio e ancoraggio di aerei.
Inoltre, può essere pagata una “indennità di soggiorno”, come i pernottamenti ad un tasso prescritto dalla GSA. Ogni stato e città è stato valutato alla pagina Domestic Per Diem Rates sul sito web della GSA.
Siccome i compensi per i testimoni vengono offerti “solo se viene richiesta la presenza della persona”, si deduce che non è necessario offrire alcun compenso per i testimoni quando si citano i documenti di un testimone senza richiedere una presenza. Il testimone può in seguito recuperare i costi di copia ragionevoli. Si veda anche Windsor v. Martindale, 175 F.R.D. 665, 670 (D. Colo. 1997)
FRCivP § 45 Servizio di una citazione federale
(b) Servizio.
(1) Una citazione può essere notificata da qualsiasi persona che non sia una parte e non abbia meno di 18 anni. La notifica di un mandato di comparizione a una persona nominata in esso deve essere fatta consegnando una copia dello stesso a tale persona, se la presenza della persona è richiesta, offrendo a tale persona le tasse per un giorno di presenza chilometrica consentita dalla legge. Quando la citazione è emessa per conto degli Stati Uniti o di un funzionario o agenzia, non è necessario offrire gli onorari e il chilometraggio. La notifica preventiva di qualsiasi produzione comandata di documenti e cose o l’ispezione di locali prima del processo deve essere notificata a ciascuna parte nel modo prescritto dalla Regola 5(b).
Titolo 28 U.S.C. § 1821. – Diaria e chilometraggio in generale; sussistenza
(a) (1) Eccetto quanto diversamente previsto dalla legge, un testimone che assiste in qualsiasi tribunale degli Stati Uniti, o davanti a un giudice magistrato degli Stati Uniti, o davanti a qualsiasi persona autorizzata a prendere la sua deposizione in base a qualsiasi regola o ordine di un tribunale degli Stati Uniti, sarà pagato le tasse e le indennità previste da questa sezione.
(2) Come usato in questa sezione, il termine “tribunale degli Stati Uniti” include, oltre ai tribunali elencati nella sezione 451 di questo titolo, qualsiasi tribunale creato da una legge del Congresso in un territorio che è investito di qualsiasi giurisdizione di un tribunale distrettuale degli Stati Uniti.
(b) Un testimone è pagato un gettone di presenza di 40 dollari al giorno per ogni giorno di presenza. Un testimone riceverà inoltre il gettone di presenza per il tempo necessariamente impiegato per andare e tornare dal luogo di presenza all’inizio e alla fine di tale presenza o in qualsiasi momento durante tale presenza.
(c) (1) Un testimone che viaggia con un vettore comune sarà pagato per le spese di viaggio effettive basate sul mezzo di trasporto ragionevolmente utilizzato, e la distanza necessariamente percorsa per andare e tornare dalla residenza di tale testimone attraverso il percorso più breve pratico per andare e tornare dal luogo di presenza. Tale testimone dovrà utilizzare un vettore comune alla tariffa più economica ragionevolmente disponibile. Una ricevuta o altra prova del costo effettivo deve essere fornita.
(2) Un’indennità di viaggio pari all’indennità chilometrica che l’amministratore dei servizi generali ha prescritto, ai sensi della sezione 5704 del titolo 5, per i viaggi ufficiali dei dipendenti del governo federale, sarà pagata a ciascun testimone che viaggia con un veicolo privato. Il calcolo del chilometraggio ai sensi del presente paragrafo sarà effettuato sulla base di una tabella uniforme delle distanze adottata dall’Amministratore dei Servizi Generali.
(3) I pedaggi per strade a pedaggio, ponti, gallerie e traghetti, le tariffe dei taxi tra i luoghi di alloggio e i terminali dei vettori e le spese di parcheggio (dietro presentazione di una ricevuta di parcheggio valida), saranno pagati interamente al testimone che sostiene tali spese.
(4) Tutte le normali spese di viaggio all’interno e all’esterno del distretto giudiziario sono tassabili come costi ai sensi della sezione 1920 di questo titolo.
(d) (1) Un’indennità di soggiorno è pagata a un testimone quando è richiesto un pernottamento nel luogo di partecipazione perché tale luogo è così lontano dalla residenza di tale testimone da impedire il ritorno ad esso dal giorno successivo.
(2) Un’indennità di soggiorno per un testimone sarà pagata per un importo non superiore alla diaria massima prescritta dall’Amministratore dei Servizi Generali, ai sensi della sezione 5702(a) del titolo 5, per i viaggi ufficiali nella zona di presenza dei dipendenti del governo federale.
(3) Un’indennità di soggiorno per un testimone che assiste in un’area designata dall’Amministratore dei Servizi Generali come area ad alto costo sarà pagata per un importo non superiore alla massima indennità di soggiorno effettiva prescritta dall’Amministratore, ai sensi della sezione 5702(c)(B) del titolo 5, per i viaggi ufficiali in tale area da parte dei dipendenti del governo federale.
(4) Quando un testimone è detenuto ai sensi della sezione 3144 del titolo 18 per mancanza di sicurezza per la sua comparizione, ha diritto per ogni giorno di detenzione quando non è presente in tribunale, oltre alla sua sussistenza, al gettone di presenza giornaliero previsto dalla sottosezione (b) di questa sezione.
(e) Uno straniero che è stato rilasciato con la condizionale negli Stati Uniti per essere perseguito, ai sensi della sezione 212(d)(5) dell’Immigration and Nationality Act (8 U.S.C. 1182)(5), o uno straniero che ha ammesso di appartenere a una classe di stranieri che sono deportabili o è stato determinato ai sensi della sezione 240 di tale legge (8 U.S.C. 1252(b) di essere deportabile, non è idoneo a ricevere i compensi o le indennità previste dalla presente sezione.
(f) Qualsiasi testimone che sia incarcerato al momento in cui viene resa la sua testimonianza (ad eccezione di un testimone a cui si applicano le disposizioni della sezione 3144 del titolo 18) non può ricevere onorari o indennità ai sensi della presente sezione, indipendentemente dal fatto che tale testimone sia incarcerato al momento in cui presenta una richiesta di onorari o indennità ai sensi della presente sezione
Titolo 5 USC § 5704. – Indennità chilometriche e relative indennità
(a) (1) In base alle norme prescritte dalla sezione 5707 di questo titolo, un dipendente impegnato in attività ufficiali per il governo ha diritto a una tariffa chilometrica stabilita dall’amministratore dei servizi generali, invece delle spese effettive di trasporto, per l’uso di un’automobile privata quando questo modo di trasporto è autorizzato o approvato come più vantaggioso per il governo. In ogni anno in cui l’Internal Revenue Service stabilisce un’unica tariffa chilometrica standard per l’uso facoltativo da parte dei contribuenti nel calcolo dei costi deducibili dell’utilizzo delle loro automobili per scopi commerciali, la tariffa per miglio stabilita dall’Amministratore non supererà la tariffa chilometrica standard unica stabilita dall’Internal Revenue Service.
(2) Secondo i regolamenti prescritti in base alla sezione 5707 di questo titolo, un dipendente che è impegnato in attività ufficiali per il governo ha diritto a una tariffa per miglio stabilita dall’amministratore dei servizi generali, invece delle spese effettive di trasporto, per l’uso di un aereo privato o di una moto privata quando questo modo di trasporto è autorizzato o approvato come più vantaggioso per il governo.
(b) Una determinazione che il viaggio con un veicolo di proprietà privata è più vantaggioso per il governo non è necessaria ai sensi della sottosezione (a) di questa sezione quando il pagamento su base chilometrica è limitato al costo del viaggio con un vettore comune, compresa la diaria.
(c) Nonostante le disposizioni delle sottosezioni (a) e (b) di questa sezione, in ogni caso in cui un dipendente che è impegnato in attività ufficiali per il governo sceglie di utilizzare un veicolo di proprietà privata invece di un veicolo del governo, il pagamento su base chilometrica è limitato al costo del viaggio con un veicolo del governo.
(d) Oltre alla tariffa chilometrica autorizzata dalla sottosezione (a) di questa sezione, il dipendente può essere rimborsato per –
(1) le spese di parcheggio;
(2) le spese di traghetto;
(3) costi di ponti, strade e gallerie; e
(4) tasse di atterraggio e ancoraggio di aerei
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