Che cos’è un timesheet?

Un timesheet è uno strumento fisico o virtuale che ti permette di registrare e tenere traccia del tempo lavorato. Ciò significa che, come datore di lavoro, sarete in grado di vedere esattamente quante ore ogni dipendente ha lavorato.

I timesheet erano precedentemente conosciuti come time book. Sono stati usati per la prima volta nel 19° secolo sotto forma di un foglio di carta che includeva compiti, giorni di lavoro e ore di lavoro scritte su di esso. I dipendenti li timbravano attraverso le macchine marcatempo ogni volta che arrivavano o lasciavano il lavoro. Erano essenziali per determinare il salario di un lavoratore.

Come appariva un time book, “Systems of cost accounting” di Metcalfe, 1885.

Qual è lo scopo di un timesheet?

In un ambiente di lavoro, il loro uso principale è per il libro paga, la gestione delle risorse umane e la contabilità. I timesheet funzionano come un database che contiene tutte le voci di tempo necessarie ai datori di lavoro per pagare i lavoratori in modo equo. Questi forniscono anche la prova del tuo lavoro se non hai ancora un’altra soluzione simile in atto.

Puoi anche usare i fogli di presenza nella gestione dei progetti. Sapere quanto tempo la tua squadra spende per i compiti può aiutarti a individuare i problemi di gestione del tempo e migliorare il tuo modo di lavorare.

Insieme ad altri metodi e strumenti, i fogli di presenza aumentano la trasparenza. Più persone vedranno quanto tempo hai lavorato, quante pause hai fatto e quando hai preso un giorno di riposo. Nel caso di fogli di presenza virtuali, come gli strumenti di gestione dei progetti o il software di monitoraggio del tempo, i project manager possono vedere su cosa hanno lavorato gli altri e per quanto tempo.

Contare le ore esatte passate sui compiti, ti permette anche di calcolare il costo del progetto, il tasso di impegno dei tuoi dipendenti e quante risorse ti servono.

Gli strumenti online possono permetterti di aggiungere tempo secondo un progetto o un compito specifico:

Aggiungi tempo in massa in Paymo

I dipendenti possono anche usarli per migliorare la loro produttività. Saranno in grado di vedere esattamente quante ore hanno trascorso su un compito e visualizzare come hanno speso il tempo su base giornaliera.

Una maggiore trasparenza e dati oggettivi possono aiutarti a guadagnare la fiducia dei tuoi dipendenti. Non si chiederanno più se gli altri stanno lavorando quanto loro o se i manager li pagano meno di quanto meritano.

Uno dei vantaggi più importanti dei timesheet e la ragione del loro uso diffuso è il fatto che permettono a tutti i lavoratori di lavorare ore uguali.

Per i tipici orari di 8 ore, sarà obbligatorio per tutti i dipendenti aggiungere ore giornaliere che corrispondono a quella soglia. Idealmente, tutti lavoreranno esattamente per lo stesso periodo di tempo degli altri membri del team.

Le aziende possono trarre beneficio perché i manager avranno una visione di dove vanno i loro soldi e come dividono le spese. Di conseguenza, possono abbassare i costi o smettere di investire denaro in aree dove non ha senso economicamente e reindirizzare quei fondi per attività più redditizie.

Passiamo all’importanza del tempo per il libro paga e la contabilità. Se vieni pagato in base alle ore fatturabili, un timesheet sarà il tuo primo pezzo di prova che potrai mostrare per giustificare i tuoi guadagni. I freelance e i lavoratori a ore possono utilizzare questi fogli di tempo per confrontare le loro voci di tempo precedenti tra loro o per fare stime realistiche per i progetti futuri.

Tempi digitali rispetto a quelli cartacei

Rispetto ai fogli di tempo cartacei, con gli strumenti online basati su cloud hai meno probabilità di perdere i dati.

Coprirti con tutte le carte? La maggior parte di questi memorizza i tuoi dati in modo sicuro su server o nel cloud per molti anni a venire e può anche rendere la ricerca attraverso tutto il disordine più facile.

Credici o no, alcune aziende stanno ancora utilizzando fogli di presenza cartacei. Questo perché i fogli di presenza fisici hanno i loro vantaggi, come risparmiare sui costi e mantenere l’intero processo semplice.

Tuttavia, i lati negativi sono che i dipendenti rischiano di perdere questi fogli di presenza e quindi di ritrovarsi senza prove del loro lavoro da mostrare ai loro supervisori. Inoltre, è molto più difficile cercare nei fogli di lavoro archiviati che in un software. Quest’ultimo ordina tutti i documenti in base alle tue preferenze in modo da identificare più velocemente ciò di cui hai bisogno.

Abbinare i fogli di presenza elettronici a strumenti avanzati di gestione dei progetti o di fatturazione può facilitare il lavoro dei manager. Questi rendono l’archiviazione, il reporting e la fatturazione più facili attraverso strumenti e processi automatizzati.

I fogli di presenza online ti permettono anche di vedere le ore del tuo lavoratore in tempo reale senza dover aspettare che i documenti cartacei passino attraverso l’ufficio del personale fino a quando finalmente ti arriveranno. In questo modo, taglierete un sacco di tempo inutile sprecato mentre si spostano da un dipartimento all’altro.

Il vantaggio più importante dei fogli di presenza digitali è che di solito sono dotati di una soluzione di monitoraggio del tempo. Questo permette ai dipendenti di monitorare le ore esatte che trascorrono su compiti o progetti specifici, rendendo l’intero processo di monitoraggio del tempo più facile.

Alcuni strumenti trasformano automaticamente le ore lavorate in fogli di tempo e rapporti. Questo ti aiuterà a risparmiare tempo sui compiti organizzativi e a dedicare più attenzione a ciò che è importante per il tuo progetto a lungo termine.

Similmente, i migliori strumenti di monitoraggio del tempo aggiungeranno immediatamente i registri di tempo tracciati con il loro cronometro nel tuo foglio di lavoro. Nel caso in cui hai paura di dimenticare di avviare e fermare il cronometro, puoi aggiungere il tempo manualmente o in blocco. Tuttavia, queste due soluzioni di cronometraggio non sono così accurate quando si tratta di stimare le ore lavorate come lo è il tracciamento del tempo in tempo reale con un cronometro.

La scelta di un’opzione dipende da quanto si è disposti a investire in un sistema digitale o se si vuole semplicemente attenersi al classico processo basato sulla carta. Tieni conto delle esigenze del tuo team e dei sistemi HR esistenti. Per ottenere risultati accurati, prova entrambe le opzioni per un mese per vedere quale si adatta alla tua organizzazione.

Considera se vuoi un semplice timesheet che ti aiuti a calcolare gli stipendi o una soluzione completa per registrare e monitorare il tuo tempo. Prima di implementare uno di questi, pensa se lo userai internamente o per inviare i timesheet ai tuoi clienti.

Anche le caratteristiche del tuo team sono importanti. Alcuni dei tuoi dipendenti potrebbero lavorare in remoto. Essere fuori dall’ufficio significa che non hanno un accesso così facile ai tuoi documenti. Se non stai usando fogli di presenza virtuali, dovrai inviarli per posta o trovare una soluzione separata per questi lavoratori.

D’altra parte, se il tuo team è piccolo, potresti anche non avere bisogno di una soluzione con molte funzioni. Un semplice strumento potrebbe fare il lavoro per voi. Tuttavia, man mano che la vostra azienda cresce, dovrete riconsiderare l’uso di fogli di presenza e altri strumenti. Questi ti aiuteranno a lavorare in modo più efficiente e a far fronte all’aumento del carico di lavoro.

Come funziona un timesheet?

Le aziende chiedono ai dipendenti di utilizzare i timesheet per monitorare il tempo che trascorrono dentro e fuori dal lavoro. I datori di lavoro possono approvare i timesheet o chiedere una prova per vedere se un lavoratore ha speso il tempo aggiunto in modo produttivo.

L’intera procedura è molto semplice. I dipendenti aggiungono il loro tempo esatto di lavoro, le pause o i giorni di vacanza secondo ogni giorno della settimana. I dati vengono poi inviati ai responsabili delle risorse umane o registrati nel sistema nel caso di strumenti software. Infine, saranno aggiunti all’archivio o riceveranno l’approvazione dei manager dei dipendenti prima di essere memorizzati.

La maggior parte delle aziende vi dirà esattamente quando e come dovrete compilare il vostro timesheet. A questo scopo, creano delle politiche di timesheet. Questi documenti contengono le informazioni di cui hai bisogno, compreso quale strumento devi usare, come viene controllato il tuo tempo e quando devi inviare i fogli di presenza. Per esempio, la tua azienda potrebbe volere che tu completi il tuo timesheet alla fine di ogni giorno o alla fine di un’intera settimana di lavoro.

Avere il dovere di aggiungere il tempo di lavoro su base regolare aumenta la responsabilità del lavoro. I dipendenti saranno responsabili di aggiungere e monitorare il proprio tempo. Questo evita che le persone perdano tempo, perché si può chiedere loro di convalidare il lavoro che dicono di aver finito. In questo modo, sarà meno probabile che perdano tempo in attività non produttive.

Ecco come potrebbe essere il timesheet settimanale di un membro del team di marketing digitale:

Nel nostro esempio, il membro del team sta lavorando su compiti a breve e lungo termine di tre progetti diversi. Abbiamo preso il caso classico di una giornata lavorativa generale dalle 9 alle 6 con un’ora di pausa. Notate come alcuni giorni sono dedicati a un singolo progetto mentre durante gli altri giorni le attività sono divise in base alla priorità o alle esigenze del cliente.

Ora so cosa sono i fogli di presenza e come posso trarne vantaggio, ma quando dovrei usarli?

Se non sei sicuro di quanto spesso dovresti usare un foglio di presenza, pensa alle esigenze della tua azienda. Di solito, le organizzazioni usano i fogli di presenza per il libro paga. Questo significa che in realtà hanno bisogno del timesheet solo una volta al mese. Ma i dipendenti non sarebbero in grado di ricordare cosa hanno fatto ogni giorno dopo che è passato così tanto tempo. Per questo motivo, ci sono all’incirca cinque tipi di timesheet tra cui scegliere:

• Fogli orari giornalieri – i dipendenti registrano il loro tempo all’inizio e alla fine di ogni giorno lavorativo
• Fogli orari settimanali – i dipendenti registrano il loro tempo per tutti e cinque i giorni lavorativi alla fine di ogni settimana
• Fogli orari bisettimanali – i lavoratori inviano le loro ore di lavoro ogni due settimane in un giorno specifico
• Fogli orari mensili – i dipendenti inviano i loro fogli orari ogni mese in una data scelta da te
• Fogli orari semestrali – i lavoratori possono inviare i loro fogli orari ogni mese in una datamensili – i lavoratori possono inviare i loro fogli di presenza due volte al mese

Se sei titubante a portare i fogli di presenza nella tua organizzazione, ricorda che usarli non deve essere complicato. Le applicazioni online rendono ancora più facile aggiungere il tempo di lavoro se la loro interfaccia è semplice e sono dotate di guide didattiche o video. Passare dai fogli di presenza cartacei a quelli virtuali non dovrebbe essere difficile se si testano tutti gli strumenti che corrispondono alle proprie esigenze.

Hai trovato utile questo articolo? Diffondi la conoscenza e condividila con i tuoi compagni di squadra e i tuoi seguaci.

.