Che cos’è la comunicazione verso il basso? Problemi? Come si usa?

Dopo 15 anni come leader e comunicatore mi trovo sempre più affascinato dalla comunicazione. Questo articolo descrive il concetto di comunicazione verso il basso e alcune delle mie esperienze nel mondo degli affari.

Nella maggior parte delle grandi organizzazioni, la comunicazione verso il basso scorre dal vertice dell’organizzazione verso il fondo dell’organizzazione. Il tipo di informazioni varia, possono essere ordini, istruzioni, direttive, informazioni, richieste, politiche e molte altre cose. Normalmente, questo avviene attraverso la gerarchia organizzativa o la catena di comando, ma in questo giorno digitale, non è insolito che la comunicazione verso il basso salti uno o più livelli della gerarchia. Il modo in cui la comunicazione viene fatta dipende spesso dal tipo di informazione di cui stiamo parlando, naturalmente.

Definizione di comunicazione verso il basso

Secondo Oxfordreference.com, la comunicazione verso il basso può essere definita come “L’invio di messaggi, e il flusso di informazioni, all’interno delle gerarchie organizzative dai superiori ai subordinati, spesso prendendo forme altamente direttive come istruzioni e ordini. Tale comunicazione rinforza la natura gerarchica delle organizzazioni. È caratteristica di una struttura organizzativa definita ‘meccanicistica’, in cui i ruoli sono chiaramente definiti.”

Penso che la maggior parte delle organizzazioni abbia una sorta di gerarchia, senza dover essere necessariamente etichettata come “meccanicistica”, ma questa è un’altra storia. Direi piuttosto che la comunicazione verso il basso è una caratteristica dello stile di leadership burocratico.

Che cos’è la comunicazione verso il basso?
La comunicazione verso il basso è l’invio di informazioni verso il basso attraverso una gerarchia organizzativa dai leader ai seguaci. È caratteristica delle organizzazioni dove le gerarchie sono strettamente seguite, spesso anche per la comunicazione verso l’alto. Può spesso portare alla perdita di informazioni quando ogni livello inoltra il messaggio, ma è spesso una necessità nelle grandi organizzazioni.

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Come funziona la comunicazione verso il basso?

La comunicazione verso il basso può essere passata a lungo in molti modi ofcourse, soprattutto in questi giorni. Può essere comunicazione verbale, e-mail, presentazioni, video o un’altra forma.

Quando un’organizzazione cresce, alla fine sarà impossibile per il top leader comunicare in modo buono, efficace e frequente con l’intera organizzazione. Immaginate un’azienda con 200 impiegati in 3 sedi diverse – il CEO non può e non ci si aspetta che comunichi individualmente con ogni singolo impiegato in una tale situazione. Invece, la struttura organizzativa è normalmente usata.

Immaginate questa azienda con duecento impiegati è divisa nei seguenti dipartimenti: Al fine di passare un messaggio a tutti nell’azienda, il CEO potrebbe utilizzare la tradizionale comunicazione verso il basso e informare i capi di questi dipartimenti. Questi capi dipartimento lo comunicherebbero poi ai loro diretti manager di medio livello, che alla fine informerebbero i dipendenti più in basso nella gerarchia organizzativa. È davvero così semplice.

Quali sono i problemi con la comunicazione verso il basso?

Ci sono diversi problemi con la comunicazione verso il basso, e ne ho personalmente sperimentato molti.

• Perdita di informazioni e contenuto cambiato: Questo è proprio come il vecchio gioco dei bambini. Se il CEO nel nostro esempio informa i capi dipartimento, questi a loro volta adatteranno leggermente il messaggio, volenti o nolenti, quando lo trasmetteranno ai loro manager di medio livello. Una volta che il messaggio raggiunge l’impiegato più in basso, alcune informazioni potrebbero mancare o essere state cambiate lungo la strada: Come leader, è imperativo capire come le informazioni sono state ricevute, la reazione ad esse, il feedback, la volontà di andare avanti con le potenziali istruzioni ecc. Questo si perde in gran parte nella comunicazione verso il basso. I diversi livelli di gestione potrebbero naturalmente dare un feedback di queste informazioni verso l’alto, ma non sarà mai lo stesso come per il leader superiore lui o lei per capire veramente come l’informazione è arrivata.
• Estensione della linea temporale della comunicazione: I passi descritti sopra richiedono tempo. A volte anche molto tempo. Immaginate il CEO che comunica in una riunione del team di gestione. Il livello successivo potrebbe ricevere le informazioni la settimana dopo. A loro volta potrebbero aspettare diverse riunioni dipartimentali già concordate e prima che tu lo sappia, ci saranno diverse settimane prima che il messaggio abbia raggiunto tutti
• Impatto sconosciuto: È letteralmente impossibile per il top leader valutare se i livelli inferiori hanno scelto di ignorare l’informazione o accettare una versione diluita o alterata del messaggio. Il leader non può supporre quando o se veramente tutti sono stati raggiunti dall’informazione.

Come evitare gli svantaggi della comunicazione verso il basso?

Quindi, come puoi tu come comunicatore e come leader essere in grado di mitigare alcuni di questi svantaggi? Ci sono alcuni consigli in questo articolo, ma vi consiglio vivamente di leggere anche il nostro articolo sui 17 consigli per migliorare la comunicazione. Informando gli altri manager e leader che il feedback sulla ricezione delle informazioni è fondamentale, è possibile ottenere una migliore comprensione dell’impatto delle informazioni. Inoltre, si può informare attraverso più canali, come lettere, email, poster sul muro ecc. e soprattutto si può assicurare la ripetizione del messaggio. Se questo è fattibile o necessario dipende spesso da ciò che viene comunicato, naturalmente. Se l’informazione è veramente importante, si potrebbe considerare una sorta di sondaggio alla fine per essere in grado di valutare quanto “appiccicosi” siano stati l’informazione e il metodo di comunicazione.

Nel mio caso, cerco sempre di accoppiare importanti messaggi verso il basso con la comunicazione personale in incontri in municipio, incontri online o e-mail. Faccio questo oltre al normale flusso di informazioni del tipo “catena di comando” che è la classica comunicazione verso il basso. Se questo viene fatto, non stiamo più parlando di comunicazione tradizionale verso il basso poiché vengono usati diversi canali e metodi.

Inoltre, se tu come leader superiore basi il tuo flusso di comunicazione solo sulla comunicazione verso il basso attraverso diversi livelli, ci saranno altri svantaggi. Le persone alla fine cominceranno a chiedersi dove sei, si sentiranno poco importanti, ecc. Sarai anche distaccato da un feedback molto importante attraverso i livelli, quindi assicurati di considerare il coinvolgimento personale quando è il momento giusto e l’importanza è abbastanza alta.

Comunicazione verso il basso – cattivo esempio

Ho visto casi in cui gli svantaggi della comunicazione verso il basso sono andati completamente oltre il limite. Ho anche sperimentato il livello più lieve e, mi dispiace dirlo, abbastanza normale di problemi di comunicazione verso il basso con lacune nelle informazioni, incomprensioni nel buy-in e differenze nelle aspettative di esecuzione. Lasciatemi descrivere uno scenario in cui le cose sono andate veramente male.

Orribili effetti collaterali in questo caso di comunicazione verso il basso

Questo esempio è basato su eventi reali, ma è stato aggiunto un po’ di sapore per fornire un esempio in cui le cose vanno veramente male.
Un’organizzazione con cui sono stato in contatto ha fatto diversi grandi cambiamenti iniziati dal livello più alto della società diversi anni fa. Questo è stato informato in un modo di comunicazione molto vecchio stile verso il basso e molto diretto, essenzialmente un approccio del tipo “la mia strada o l’autostrada”. Al secondo livello di gestione è stato semplicemente detto che questo è il modo in cui sarà, e se non vi piace, non vediamo l’ora di vedere le vostre dimissioni il più presto possibile.

A cosa ha portato questa svantaggiosa comunicazione verso il basso?

Siccome un dialogo era ovviamente fuori questione, il secondo livello di management ha fatto esattamente quello che gli è stato detto, niente di più, niente di meno. Inoltre, alcuni cambiamenti richiesti non avevano un limite di tempo specifico, così il management locale ha deciso di eseguirli in una fase successiva. In effetti, una fase molto, molto più tardi.
Questo è andato così male, che in ogni livello successivo di comunicazione, un’ulteriore incredulità e un’agenda di resistenza sono state ulteriormente cementate dal manager comunicante a quel livello. Dopo un po’, si era creato un ampio divario. Quando le informazioni cominciarono ad arrivare dal livello superiore ad un vasto pubblico, compresi i livelli più bassi della gerarchia, c’era un divario sostanziale nella motivazione, nelle istruzioni e nelle informazioni rispetto a quello che il manager diretto di ognuno aveva detto loro.
Oltre a non essere realmente in grado di eseguire, il risultato finale in questa situazione era che il management di livello superiore era totalmente convinto che l’esecuzione fosse in corso, quando in realtà era appena iniziata sulla maggior parte degli elementi di azione. Ci sono voluti molti mesi per realizzare e capire questa lacuna di conoscenza, e ancora di più per iniziare a mitigare il problema e andare avanti. In effetti, circa un anno dopo, la maggior parte dei cambiamenti sono stati ritirati e ci credereste – le azioni di ritiro sono state eseguite con incredibile velocità e decisione.

In questo caso, la comunicazione era uno dei tanti problemi. I cambiamenti ordinati e il metodo di implementazione erano altamente disapprovati da una vasta maggioranza di questa organizzazione. La stretta comunicazione verso il basso ha purtroppo reso impossibile capire e mitigare questa grande differenza tra gli atteggiamenti del top management e la maggior parte dell’organizzazione.

Hai esempi di come funziona la comunicazione verso il basso? Qualche storia di quando ha funzionato bene o male per voi? Per favore condividi nella sezione dei commenti.

Se sei interessato a come comunicare come leader, controlla questo post del blog su Leadership Posture o 17 consigli per migliorare la tua comunicazione. Se sei specificamente interessato a parlare in pubblico, prendi in considerazione il corso online Dynamic Public Speaking via Coursera, offerto dall’Università di Washington.

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