Cos’è un Accounting Information System (AIS)?
Un sistema d’informazione contabile (AIS) coinvolge la raccolta, l’immagazzinamento e l’elaborazione di dati finanziari e contabili usati dagli utenti interni per riportare informazioni agli investitori, ai creditori e alle autorità fiscali. È generalmente un metodo basato sul computer per tracciare l’attività contabile insieme alle risorse della tecnologia dell’informazione. Un AIS combina le pratiche contabili tradizionali, come l’uso dei Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), con le moderne risorse informatiche.
Come viene usato un Accounting Information Systems (AIS)
Un sistema informativo contabile contiene vari elementi importanti nel ciclo contabile. Anche se le informazioni contenute in un sistema variano a seconda delle industrie e delle dimensioni del business, un tipico AIS include dati relativi a entrate, spese, informazioni sui clienti, informazioni sui dipendenti e informazioni fiscali. Dati specifici includono ordini di vendita e rapporti di analisi, richieste di acquisto, fatture, registri di controllo, inventario, libro paga, libro mastro, bilancio di prova e informazioni di bilancio.
Un sistema informativo contabile deve avere una struttura di database per memorizzare le informazioni. Questa struttura di database è tipicamente programmata con un linguaggio di query che permette la manipolazione di tabelle e dati. Un AIS ha numerosi campi per inserire i dati e per modificare i dati precedentemente memorizzati. Inoltre, i sistemi di informazione contabile sono spesso piattaforme altamente protette con misure preventive prese contro virus, hacker e altre fonti esterne che cercano di raccogliere informazioni. La sicurezza informatica è sempre più importante dato che sempre più aziende immagazzinano i loro dati elettronicamente.
Le varie uscite di un sistema informativo contabile esemplificano la versatilità delle sue capacità di manipolazione dei dati. Un AIS produce rapporti che includono rapporti sull’invecchiamento dei crediti in base alle informazioni sui clienti, piani di ammortamento per le attività fisse e bilanci di prova per i rapporti finanziari. Possono anche essere riprodotti elenchi di clienti, calcoli di tassazione e livelli di inventario. Tuttavia, la corrispondenza, i promemoria o le presentazioni non sono inclusi nell’AIS perché questi elementi non sono direttamente collegati al reporting finanziario o alla contabilità di un’azienda.
Benefici dei sistemi informativi contabili
Interfacciamento interdipartimentale
Un sistema informativo contabile si sforza di interfacciarsi con più reparti. All’interno del sistema, il reparto vendite può caricare il budget delle vendite. Queste informazioni sono usate dal team di gestione dell’inventario per condurre il conteggio dell’inventario e acquistare materiali. Al momento dell’acquisto dell’inventario, il sistema può notificare al reparto contabilità fornitori la nuova fattura. Un AIS può anche condividere le informazioni su un nuovo ordine in modo che i dipartimenti di produzione, spedizione e servizio clienti siano a conoscenza della vendita.
Controlli interni
Una parte integrante dei sistemi di informazione contabile riguarda i controlli interni. Le politiche e le procedure possono essere collocate all’interno del sistema per assicurare che le informazioni sensibili dei clienti, dei fornitori e del business siano mantenute all’interno di un’azienda. Attraverso l’uso di approvazioni di accesso fisico, requisiti di login, registri di accesso, autorizzazioni e segregazione dei compiti, gli utenti possono essere limitati solo alle informazioni rilevanti necessarie per svolgere la loro funzione aziendale.