A Small Business Guide to the Prioritization Matrix

Le responsabilità del project manager assumono molte forme: facilitare la gestione del cambiamento, comunicare gli aggiornamenti, mappare i processi, gestire gli stakeholder, gestire l’integrazione del progetto – la lista può continuare.

E poi c’è la priorità dei compiti e dei progetti – un’abilità di gestione cruciale, poiché le priorità organizzative spesso cambiano in risposta alle aspettative dei clienti, ai cambiamenti del mercato e altri fattori. Inoltre, le risorse del progetto, indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di progetto, sono quasi sempre scarse.

Fortunatamente, c’è uno strumento che gli individui e i team possono usare per semplificare il processo di scelta dei progetti su cui concentrarsi – la matrice di prioritizzazione.

Panoramica: Cos’è una matrice di priorità?

Gli strumenti sono essenziali per il successo dei progetti. Il software di gestione del progetto per la collaborazione del team e un diagramma di Gantt o di burndown per mantenere i progetti sulla tabella di marcia sono solo alcuni esempi. Una matrice di priorità è un altro. A volte indicato come una matrice di criteri o di priorità, è uno strumento di analisi aziendale che, utilizzando criteri specifici, permette agli individui e ai team di progetto di confrontare oggettivamente le scelte e, quindi, determinare:

• Quali progetti sono urgenti e critici
• Quali portano il maggior valore all’organizzazione
• Quali hanno le migliori possibilità di successo

Tutti, dai team di una sola persona alle grandi aziende, possono usare la matrice di priorità per qualsiasi compito o progetto, semplice o complicato. Se usata correttamente, è una tecnica affidabile di gestione e risoluzione dei conflitti e fornisce un modo più efficiente di selezionare i progetti su cui i team devono concentrarsi.

Ci sono diversi tipi di matrici di prioritizzazione, tra cui:

matrice 2×2

Conosciuta anche come matrice Eisenhower, questo semplice modello di matrice di prioritizzazione contiene due assi e quattro quadranti, come illustrato sotto. L’asse X (asse orizzontale) rappresenta l’urgenza, mentre l’asse Y (asse verticale) rappresenta l’importanza.

La matrice Eisenhower di prioritizzazione contiene quattro quadranti su due assi. Aiuta gli individui e i manager a determinare quali compiti sono importanti, urgenti e necessari. Fonte: Appfluence.com

Quando metti i compiti nei loro rispettivi quadranti, hai già un’idea di cosa dare priorità:

• Quadrante 1 (importante e urgente): Questi sono compiti da fare e devono essere affrontati subito. Idealmente, non volete niente in questo settore. Gli esempi includono situazioni di crisi, emergenze e progetti con scadenze difficili.
• Quadrante 2 (importante ma non urgente): Questi sono i compiti senza scadenze pressanti ma sono critici per il vostro successo. Ricordate, però, che se non state attenti, i compiti del quadrante 2 possono facilmente trovare la loro strada nel quadrante 1. Esempi sono la ricerca, la pianificazione del progetto, lo sviluppo del processo, ecc.
• Quadrante 3 (urgente ma non importante): Questi compiti non contribuiscono ai vostri risultati finali ma dovrebbero comunque essere trattati con urgenza. Se e quando possibile, rifiutateli o delegateli. Esempi sono aiutare qualcuno a completare un compito, certe e-mail e telefonate, e altre forme di interruzioni o distrazioni.
• Quadrante 4 (non urgente e non importante): Queste sono le tipiche perdite di tempo, come fare lunghe pause, navigare nei social media, o navigare in internet per informazioni non correlate al compito in questione – essenzialmente, tutte le forme di attività di procrastinazione.

Matrice di priorità Six Sigma

L’approccio Six Sigma è tutto sul miglioramento continuo dei processi, l’analisi dei gap e l’eliminazione degli sprechi. Come tale, una matrice di priorità Six Sigma è uno strumento indispensabile per identificare le questioni critiche che richiedono un’attenzione immediata.

Le matrici di priorità Six Sigma confrontano più – almeno due – serie di dati usando criteri ponderati. Sono più complesse della matrice a griglia 2×2 e seguono un processo di progettazione e applicazione più approfondito.

Questo esempio di matrice di prioritizzazione causa-effetto confronta più serie di dati. Fonte: CIToolkit.com

Quando dovresti usare una matrice di priorità?

Una matrice di priorità è usata quando vuoi confrontare le scelte, con l’obiettivo di classificare le opzioni basate su criteri di selezione predefiniti.

Per dare priorità ai progetti

Non tutti i progetti sono creati uguali. I project manager e i team si scontrano con una serie di vincoli per fornire i risultati concordati al completamento del progetto. Per non sprecare tempo e risorse preziose, le organizzazioni devono dare priorità ai progetti che portano il maggior beneficio all’organizzazione e hanno le migliori possibilità di successo nell’implementazione.

Per gestire meglio il tempo

Se senti che la lista standard delle cose da fare non è più adatta alla tua produttività, la matrice di priorità è uno strumento alternativo per la gestione del tempo. Usando un semplice diagramma di priorità (vedi la figura della matrice 2×2 qui sopra), puoi determinare:

• Quali compiti sono critici e urgenti, come i progetti in scadenza oggi, e devono essere completati subito
• Quali compiti evitare o a cui dedicare meno del 5% del vostro tempo, come il gioco prolungato o la navigazione insensata in internet

Per promuovere il consenso

Se sei il responsabile del marketing e il tuo dipartimento ha sette diversi progetti che competono per il finanziamento e l’attenzione, hai bisogno di un processo logico e basato sui fatti per determinare a quali progetti dare priorità. A seconda di chi lo chiedi, le priorità sono diverse. Il supervisore del branding può, comprensibilmente, volere che la strategia di branding dell’organizzazione abbia la priorità, mentre il supervisore del prodotto può volere la ricerca e lo sviluppo in cima alla lista delle priorità del dipartimento.

Anche una semplice tabella delle priorità può aiutare nella risoluzione dei conflitti. Fatto bene, permette ai team di appianare i disaccordi e alla fine raggiungere un consenso.

Come usare una matrice di priorità

Come iniziare ad usare le matrici di priorità? Ecco alcune linee guida generali.

Passo 1: Stabilisci i tuoi criteri

Ogni progetto inizia con un obiettivo. Ogni prodotto, servizio o soluzione inizia con un problema che vuole risolvere. E ogni matrice di prioritizzazione inizia con una serie di criteri per valutare le tue soluzioni o articoli rispetto a cui.

Suggerimenti per stabilire i tuoi criteri

• I tuoi criteri devono allinearsi con gli obiettivi generali del progetto: A seconda dei vostri obiettivi di sviluppo del business o della natura delle opzioni che state valutando, i criteri possono includere l’influenzabilità, la pervasività del problema e la probabilità di migliorare i punteggi del sondaggio. La tabella qui sotto mostra un esempio se state decidendo su quali problemi di motivazione dei dipendenti indagare.

In questo esempio, gli elementi per la classificazione, “problemi di motivazione”, sono elencati come elementi di riga nella colonna 1, mentre ogni criterio di prioritizzazione titola ogni colonna successiva. Fonte: Syque.com

• Stabilire i valori di punteggio: I vostri valori di punteggio forniranno la base per il confronto o la classificazione. Non c’è un solo modo per assegnare i punteggi, quindi scegli il modello o la scala migliore per il tuo obiettivo.

Ecco un altro esempio di matrice di prioritizzazione dal Centro di formazione per la salute pubblica della regione occidentale. Notate la scala di valutazione usata sul lato destro. Fonte: YouTube

• Assegna un peso ad ogni criterio: Il livello di importanza di ogni criterio prioritario è rappresentato da un peso del criterio. La maggior parte dei modelli distribuisce un certo numero di punti tra i criteri – 100, come nell’esempio “problemi di motivazione” sopra – o assegna un valore numerico, come nell’esempio qui sotto.

Determina il peso dei criteri e i valori del punteggio per la tua matrice. Fonte: Process.st

Step 2: Valuta i tuoi articoli/soluzioni

A questo punto, sei pronto per iniziare a valutare le tue opzioni.

Consigli per valutare le tue soluzioni

• Valuta le opzioni insieme come una squadra invece che da soli: Vuoi che la valutazione sia rilevante e obiettiva. Non volete che il pregiudizio di nessuno favorisca un progetto preferito. Se possibile, fai in modo che due diversi team valutino ogni opzione, poi calcola la media.
• Riunisci le persone che capiscono il problema: coinvolgi gli esperti in materia o le persone con una comprensione approfondita della situazione. Inoltre, assicurati di orientarli sull’obiettivo della valutazione, fornendo materiali come le politiche aziendali e i piani strategici, se applicabile.

Step 3: Calcolare i punteggi ponderati

Una volta che hai valutato le opzioni, puoi iniziare a calcolare i punteggi ponderati di ciascuna. Il modo di calcolare il punteggio ponderato dipenderà dal tipo di matrice di prioritizzazione che hai deciso di usare.

Suggerimenti per calcolare i punteggi ponderati

• Moltiplica il punteggio di ogni opzione con il peso del criterio per ottenere il punteggio ponderato: Al termine, aggiungi tutti i punteggi ponderati per ottenere il punteggio cumulativo di ogni opzione. L’opzione con il valore cumulativo più alto ha la priorità più alta.

In questo esempio, in base ai punteggi cumulativi (vedi la riga “punteggio totale”), l’opzione B ha la priorità sull’opzione A. Fonte: Process.st

• Prendi il totale grezzo, poi il relativo valore decimale: Per arrivare al totale grezzo, aggiungi i valori decimali di ogni riga. Una volta fatto, calcola il totale generale. Poi dividete il totale di ogni riga per il totale generale per ottenere il valore decimale relativo. Più alto è il valore decimale relativo, più alta è la priorità.

In base ai valori decimali relativi delle opzioni, in questo esempio, le lezioni di nutrizione e di esercizio hanno la massima priorità in questo progetto di prevenzione del diabete. Fonte: Western Region Public Health Training Center’s YouTube channel

Step 4: Confrontare i risultati

Ancora una volta, vuoi che la valutazione sia obiettiva e libera da pregiudizi, quindi ha senso confrontare i risultati con il resto della squadra. In questo modo, qualsiasi disaccordo può essere discusso fino a raggiungere una soluzione su cui tutti sono d’accordo.

Consigli per confrontare i risultati

• Confrontare e consolidare i risultati: Ora che tutti hanno segnato le opzioni, è il momento di combinare i risultati per creare una lista principale di priorità.
• Discutere e negoziare: I disaccordi sono normali per i team, quindi siate pronti a fare aggiustamenti. Inoltre, è una buona pratica discutere apertamente i punteggi delle priorità per eliminare qualsiasi agenda nascosta.

Focalizzarsi sui progetti giusti e gestire meglio il proprio tempo con gli strumenti giusti

Che tu stia lavorando da solo o con un team, il tempo, il denaro e l’energia sono risorse limitate. Nel caso di team di progetto, è fondamentale che il project manager mantenga una salda gestione dei diversi gruppi di processi di gestione del progetto coinvolti – il ciclo di vita del progetto, essenzialmente – al fine di raggiungere il completamento del progetto. Come tale, ha senso dare la priorità ai compiti e ai progetti in base a quale fornisce il maggior beneficio. Una matrice di prioritizzazione può sicuramente aiutare in questo senso.