38 applicazioni e componenti aggiuntivi che hanno trasformato la mia produttività

Le applicazioni possono facilmente sopraffare e sovrastimolare il cervello di qualcuno con un disturbo da deficit di attenzione (ADHD o ADD). Nel corso degli anni, io personalmente ho scaricato quasi 1.000 applicazioni – e ho imparato molto sulla vera produttività lungo la strada. Ecco le app che hanno trovato un posto permanente nella mia cassetta degli attrezzi – così come il motivo per cui, nella ricerca della “app perfetta”, probabilmente sei troppo duro con te stesso.

Quali sono i limiti delle app?

Le app non sono proiettili d’argento. Non c’è nessuna app che risolverà le nostre sfide. Ma ci sono siti, come If This, Then That e Zapier che possono aggiungere una foto a una cartella Dropbox quando qualcuno mi tagga su Facebook. Le app fanno alcune cose magiche, ma ogni app, strumento e calendario ci richiede di impegnarci con esso. Le app per le liste di cose da fare rendono facile catturare le tue idee e condividere la tua lista con la tua famiglia o il tuo team. Puoi riorganizzare gli elementi, metterli in colonne, codificarli per colore, aggiungere immagini e inviarli per e-mail o per SMS. Ma nessuna app per liste di cose da fare farà il compito al posto tuo.

Se vuoi aumentare la tua produttività, all’inizio di ogni giorno, dedica almeno cinque minuti alla pianificazione della tua giornata. Rivedi e aggiorna il tuo piano cinque volte durante la giornata. Non importa quale strumento usiate. Puoi usare la carta, un bullet journal, una lavagna a secco o un’app. Pianificare e rivedere le tue intenzioni ti farà sempre risparmiare tempo più tardi.

Anche quando dobbiamo fare qualcosa che non è urgente, dobbiamo catturare quel compito ora. Se volete ottenere di più, continuate a rivedere la vostra lista durante la giornata. Dobbiamo accettare il fatto che lottiamo con il CRS – Can’t Remember Stuff. Quando accettiamo questo fatto, possiamo creare un piano d’azione per rivedere i nostri piani.

Guardo il mio calendario e la mia lista dei compiti letteralmente 30 volte al giorno. Il mio calendario rimane aperto su uno degli schermi del mio computer. Vorresti uno schermo aggiuntivo per il tuo calendario? Hai un tablet? Prendi l’app Duet. Ti permette di trasformare il tuo tablet o smartphone in un secondo o terzo schermo. Ho quattro schermi.

Hai un televisore inutilizzato? Potresti essere in grado di trasformare anche quello in un monitor. Hai bisogno di un cavo speciale. Cerca su Google il tuo modello di TV e quello del tuo computer con il termine “secondo monitor”. (Se hai dei figli, chiedi a loro.)

Quali sono le migliori app per gestire una lista di cose da fare?

Quando si tratta di app per liste di cose da fare, ci sono molte opzioni. La buona notizia, e forse la cattiva, è che puoi usarne quante ne vuoi. Cambiate ogni settimana o ogni giorno per i vostri impegni quotidiani, se volete. Se volete mescolare dove vive la vostra lista di cose da fare per il giorno o la settimana, fate pure. Io lo faccio.

Siccome lavoro con un team, che richiede la condivisione e la delega dei compiti, uso Asana. Lo uso da più di un anno. Non lo amo, ma funziona abbastanza bene. Con Asana, è possibile impostare i progetti in uno dei due modi – come una lista con intestazioni, o come schede, a volte indicato come schede KanBan. Mi piacciono le schede perché sono più visive. Mi piace anche il fatto che posso aggiungere una foto alla lavagna e avere un compito esistente in più di un progetto alla volta. Se lo completo in un posto, questo si riflette in altri posti.

Ho diverse schede di progetto in Asana, e faccio la maggior parte della mia pianificazione quotidiana/settimanale/mensile/trimestrale e annuale sulle schede. I miei progetti hanno l’anno in ogni intestazione, e ogni colonna ha la seguente intestazione: “Oggi”, “Questa settimana”, “La prossima settimana”, “Questo mese”, “Il prossimo mese” e “Questo trimestre”. Pensa agli elementi in ogni colonna come flessibili. Sposto le cose avanti e indietro tutto il tempo. Con questa impostazione, posso vedere gli alberi e la foresta allo stesso tempo. E come per il mio calendario, rivedo e aggiorno Asana molte volte al giorno.

Un altro strumento, simile ad Asana, è Trello, che permette alle schede di interfacciarsi. Queste interfacce sono come cartoline digitali che si possono spostare tra le colonne. Non puoi sbagliare con nessuno dei due. Ricorda, però, devi fare il compito.

Quali applicazioni di calendario funzionano per i cervelli ADHD?

Non importa se il tuo calendario è online o su carta. L’importante è che lo usiate, che lo portiate con voi e che lo guardiate ogni giorno. Tienilo fuori e tienilo aperto. Il tuo calendario è tuo amico.

Sono un utente potente del calendario online. Uso iCal, che parla con Google Calendar, con l’iCal di mia moglie e con il mio programmatore di appuntamenti online, ScheduleOnce. Sul mio iMac, uso iCal, ma uso i calendari di Google che sono importati in iCal. Sul mio iPhone e tablet, uso Calendars 5.

Così come non consiglierei di fare il cruciverba del sabato del New York Times a penna, io scriverei il mio calendario cartaceo a matita. Il nostro calendario e le nostre liste di cose da fare ci permettono flessibilità. Nessuno riesce a fare tutto quello che c’è sulla sua lista di cose da fare. Se elenchi qualcosa ma non viene fatto, trova un altro momento sul tuo calendario per farlo.

Come la creazione di sistemi può migliorare la tua produttività

Una grande lezione che ho imparato come nerd della produttività è venuta dai libri, come Procrastinate on Purpose, E-Myth, e The ONE Thing. Ho imparato il valore e il potere della sistematizzazione. Se mi ci vogliono cinque minuti per rispondere a un’email, e rispondo a 10 email al giorno, ogni giorno, è meglio che passi due ore di fila a rispondere a un’email se posso sistematizzarla. Il mio strumento preferito per cose come questa è TextExpander. Ti permette di creare il tuo codice di scelta rapida, e quando digiti quel codice, si espanderà in una stringa di testo più grande. È possibile creare modelli con spazi vuoti da riempire, menu a discesa e simili. C’è un po’ di curva di apprendimento, ma secondo le mie statistiche utente, ho risparmiato 40 ore di lavoro.

Best Email-Taming Apps

La tua casella di posta elettronica è una lista di priorità di altre persone. Dire che non mi piace la posta elettronica è un eufemismo. Ne riceviamo troppe. Per quanto non mi piaccia il telefono, dal punto di vista dell’efficienza del tempo, molte delle e-mail che inviamo o a cui rispondiamo sarebbero più veloci da gestire al telefono.

Fissa un tempo per controllare, elaborare e rispondere alle tue e-mail. Non farlo come prima cosa al mattino. Per il bene del tuo cervello, spegni le notifiche delle e-mail. Se il tuo capo ti chiede di tenerle accese, potrebbe valere la pena di parlarne.

Non vuoi perdere nessuna email importante, quindi imposta dei filtri email. I filtri e-mail ti aiutano a identificare le e-mail prioritarie, così come le newsletter, lo spam e le e-mail meno importanti. Non ho intenzione di spiegare come farlo qui, ma c’è un piccolo sito web chiamato YouTube che può mostrarti come fare. Cerca filtri email e il tuo provider di posta elettronica (Gmail/Yahoo/Outlook), e troverai video su come farlo. Un tizio di nome Steve Dotto ha una tonnellata di grandi video tecnici.

Un altro strumento per gestire la posta elettronica si chiama unroll.me. L’applicazione arrotola tutte le tue newsletter in abbonamento in un digest giornaliero o settimanale. Ti permette anche di annullare l’iscrizione a qualsiasi email che non vuoi più.

L’ultimo strumento per le email è per Gmail. Si chiama Inbox. Puoi mettere in sonnellino un’email e farla riapparire in cima alla tua casella di posta in base all’ora o alla posizione. Se vedo che ho ricevuto un’email importante a cui devo rispondere quando arrivo in ufficio, la metto in snooze in base alla posizione. Anche altre app lo fanno, quindi se non sei un utente Gmail, accedi al tuo app store e vedi se il tuo provider di posta elettronica ha questa funzione. È un vero aiuto per i giocolieri della posta elettronica.

Quali app condividono, archiviano e salvano le e-mail?

Dropbox rende facile l’archiviazione, la condivisione e il salvataggio dei file, e hanno lanciato una nuova funzione chiamata Smart Sync. Tutti i tuoi file appaiono come se fossero sul tuo computer, ma in realtà vivono nel cloud. Questo è utile quando si hanno più di due terabyte di file, e si lavora su più computer.

Conosco persone che usano cinque diversi programmi cloud gratuiti, perché non vogliono pagare per lo stoccaggio dei file. Se puoi farlo, più potere a te. Ma devo ancora incontrare qualcuno con ADHD che può tenere traccia di cosa va dove.

Le app possono migliorare la mia scrittura?

Mio figlio ha sei anni. È molto dotato ed è un incredibile scrittore. Non l’ha preso da me. Grammarly è un plug-in Web che aiuta con l’ortografia e la grammatica quando si scrive online. Se confondete spesso “then” con “than”, Grammarly ve lo dirà. Se hai bisogno di una virgola, o ne usi una inutilmente, Grammarly vedrà anche questo.

Apps che ti aiutano a stare al lavoro

Non avevo intenzione di scrivere sulle cuffie, ma pensando a quale tecnologia dipendo, ho deciso di includerla. Prima di comprare le mie cuffie Bose QuietComfort 35 con cancellazione del rumore, ho fatto shopping di cuffie per un anno intero. Ho visto queste cuffie con un prezzo di 400 dollari come un lusso, anche se le indosso per la maggior parte della giornata. Le uso per il podcasting e per i miei gruppi di coaching online. Non sapevo quanto queste cuffie avrebbero eliminato le distrazioni uditive. Conoscete il detto: “Una volta un lusso, ora una necessità”? Le mie cuffie Bose sono diventate questo. Se fossero perse o rotte, non ci penserei due volte a sostituirle.

Quali applicazioni possono rinfrescare il cervello ADHD?

Andare a letto all’ora prevista è stata una lotta per tutta la vita. Il problema di andare a letto troppo tardi arriva quando suona la sveglia. Se siamo in una fase profonda del sonno quando la sveglia suona, saremo intontiti per le prime ore del giorno. Passiamo la giornata in una nebbia cerebrale, e quando vogliamo rilassarci per la sera, il nostro cervello si sveglia, e il ciclo continua.

Lo chiamo il “ciclo sonno ADHD-Produttività”: Stiamo alzati fino a tardi per finire il lavoro, quindi siamo stanchi e abbiamo problemi a concentrarci il giorno dopo, quindi stiamo alzati fino a tardi per finire il lavoro.

L’applicazione Sleep Cycle ci dà un modo per interrompere questo schema. L’app determina la qualità del nostro sonno utilizzando l’accelerometro all’interno dello smartphone. La funzione di allarme intelligente ti sveglierà in base alla tua fase di sonno. Se devi svegliarti entro le 7 del mattino, Sleep Cycle ti sveglierà entro una finestra di 20-30 minuti in base alla tua fase di sonno più leggera. Ho usato questa applicazione per tre anni, e l’adoro.

Come posso essere puntuale alle riunioni?

Next Meeting per Mac OS è un piccolo widget che vive in alto a destra del tuo schermo vicino all’orologio e alla barra WiFi. Ti permette di sapere quanto tempo hai fino alla tua prossima riunione. Si sincronizza con Google Calendar e iCal. Se la vostra riunione inizia tra due minuti, vi dirà che la vostra riunione è ora, il che è molto utile. È possibile disattivare le notifiche sul computer, e non perdere la prossima riunione.

Amo la tecnologia, essere produttivi e imparare cose nuove. Come persona motivata, curiosa, con una mentalità di crescita, che ha ADHD e ha imparato a vedere il fallimento come un feedback, posso dire questo: Il percorso verso una grande vita non è facile. Non c’è nessuna app che possa ricablare il nostro cervello ADHD. Ma se rimaniamo curiosi, abbiamo compassione per noi stessi, e ci concentriamo sulla crescita incrementale, possiamo vivere vite incredibili. Può essere difficile, ma va bene così. Possiamo fare cose difficili.

Add-Ons che migliorano Google Chrome

Se usi Google Chrome, c’è un app store che ha molti utili widget, applicazioni ed estensioni per esso. Ecco cosa gli ascoltatori del mio podcast (ADHD reWired) dicono di usare:

Gestori di password

• 1Password
• LastPass

Scrittura/grammatica/comunicazione

• Boomerang e Boomerang Calendar. Due plug-in di Gmail che tengono traccia delle email e programmano riunioni all’interno della tua email.
• Grammarly (vedi sopra).
• Snap&Read Universal. Lettore di testo che semplifica il vocabolario, traduce il testo, legge il testo inaccessibile.

Ridurre le distrazioni/aumentare la concentrazione

• Momentum. Una schermata iniziale che chiede: “Qual è il tuo obiettivo principale per il giorno?”. Se rispondi, ti ricorderà quell’obiettivo ogni volta che aprirai una nuova scheda.
• Blocco delle notizie di Facebook
• AdBlock
• uBlock Origin. Quando Internet è lento, questo libererà la larghezza di banda che gli annunci occupano.

Gestione di troppe schede aperte

Ci sono un sacco di estensioni di Chrome per questo problema comune ADHD:

• OneTab. Si libera delle schede extra.
• Session Buddy. 100 schede del browser? Sono storia!
• Il Grande Sospensore. Scarica le schede del browser, così non possono rosicchiare tonnellate di memoria. Un semplice clic del mouse ricarica la pagina.
• Toby. Un’estensione per la gestione delle schede.

Lettura senza distrazioni

• CleanPrint. Permette di stampare una versione solo testo di un articolo online. Niente immagini. Nessuna pubblicità.

Tenere traccia del tuo lavoro

• BackStop. Disabilita il pulsante backspace dall’attivare il browser per andare a una pagina precedente. Se hai perso del lavoro compilando un modulo online perché backspace ti ha fatto tornare indietro, questa è una grande estensione.
• Pomodoro Timer
• Assistente di Pomodoro

Organizzazione di articoli e siti web per dopo

• Pocket. Salva pagine web.
• Evernote. Rende facile catturare e salvare articoli da pagine web.

Come rendere i tuoi To-Dos più chiari e gestibili

Guarda la tua lista di compiti. Trova i compiti che hai scritto come sostantivi e aggiungici dei verbi. Per esempio, se hai scritto “dottore” sulla tua lista, qual è il compito effettivo che è implicito? Hai bisogno di chiamare il tuo medico? Hai bisogno di trovare un dottore? Il mio compito direbbe: “Chiama il dottor Goldberg, al 555-555-5555, per fissare una visita annuale e chiedere se ho bisogno di esami di laboratorio. Dopo che il mio appuntamento è stato fissato, fissa le analisi”. Sono così specifico. Provate. Potreste scoprire che l’app non è il problema. È che quando vedi “dottore” nella tua lista, non sai quale dovrebbe essere il tuo primo passo.

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Aggiornato il 5 febbraio 2021