11 Suggerimenti per un Post-Mortem di successo

Aggiornamento: Ho scritto questo articolo nel 2015, ma ho pensato che con il nuovo anno alle spalle avrei dovuto aggiornarlo con tutto ciò che ho imparato sul tema dei post-mortem. Mi sono reso conto, in retrospettiva, che ho lasciato fuori un suggerimento chiave che mi assicuro di includere in tutti i miei post-mortem. Quindi, cosa c’è di meglio di 10 consigli per un post mortem di successo? Vi presento i tanto nuovi e migliorati 11 consigli per un post mortem di successo. (Spoiler: #5 è nuovo.)

Adoro le riunioni. In realtà, lasciatemi chiarire. Mi piacciono le riunioni creative, incentrate sulla strategia, come un brainstorm o il suo cugino emo, il Post-Mortem.

Cos’è un post-mortem? Per alcuni, è l’esame di un cadavere per determinare la corretta causa della morte. Per altri individui più equilibrati (senza offesa Dana Scully), è una discussione (di solito alla fine del progetto) per identificare e analizzare gli elementi di un progetto che hanno avuto successo o meno. Risponde alla domanda: “Come abbiamo fatto?”

Molte persone trovano il nome “post mortem” troppo macabro. Preferiscono chiamarlo “retrospettiva”, che io trovo noioso e privo di immaginazione. Anche se un progetto è stato una delizia ridicolmente riuscita dall’inizio alla fine, il post-mortem segna la fine di un lavoro (o fase) e la tua squadra è probabilmente felice di averlo alle spalle. Se fosse per me, lo chiamerei “Super Post-Mortem Extravaganza! Ora non ditemi che non preferireste andare a quello piuttosto che alla “Retrospettiva.”

Non solo per progetti singoli

Molte persone pensano che i post-mortem siano solo per progetti singoli. Anche se sono estremamente importanti per progetti con una data di inizio e fine chiaramente definita – pensate alle app, ai siti web, alle infografiche, ecc. – sono altrettanto utili per gli sforzi di marketing in corso. I post mortem possono mantenere il quadro generale in prospettiva con revisioni mensili, trimestrali o annuali. Ovviamente, averne uno ogni mese richiede tempo, ma qualche ora ogni trimestre è tempo ben speso.

Non solo per le agenzie

I post-mortem non sono solo per le agenzie che cercano di mantenere i clienti o vincere nuovi affari. Sono altrettanto utili sul lato del marchio. I direttori di marketing possono beneficiare allo stesso modo di un’analisi post-mortem dopo aver finito una campagna o un progetto. Da notare, in un mondo perfetto, il post-mortem può coinvolgere il team del cliente e quello dell’agenzia insieme. Ricordate, è “Come abbiamo fatto?”

Quindi, ora che siete stati convinti della meraviglia del post-mortem e che probabilmente ne avete già programmato uno, ecco i miei 10 consigli per ottenere il massimo dal vostro post-mortem:

(Nota: Per lo scopo di questi consigli, mi riferirò ad essi nel contesto di una singola campagna con un obiettivo di completamento piuttosto che un progetto in corso.)

Fate un post mortem per ogni progetto, non importa quanto piccolo o quanto grande, non importa quale sia il risultato.

Anche se un progetto è piccolo, ci sono sempre cose che saltano fuori che vi aiuteranno a imparare per progetti più grandi. Per esempio, diciamo che il progetto è stato ritardato a causa di problemi di comunicazione. Questo potrebbe portare ad un ritardo di qualche giorno per un piccolo progetto. Ma in un progetto massiccio, questo potrebbe ritardare di mesi e, cosa più importante, aumentare il costo di due volte. Sempre una conversazione divertente con il CFO.

Importante, i post-mortem dovrebbero essere fatti indipendentemente da quanto bene sia andato un progetto. Alcuni tendono a pensare che un post-mortem è tutto su ciò che è andato male. Di nuovo, preferisco pensarlo come “come abbiamo fatto e perché? Non ho mai lavorato ad un progetto che sia andato perfettamente. Allo stesso modo, non ho mai lavorato su un progetto che fosse un completo disastro. C’è sempre qualcosa di valore da imparare.

“Il minuto in cui non stai imparando credo che tu sia morto.”
Jack Nicholson

Fissare l’autopsia direttamente dopo la conclusione del progetto.

Se sei come me, i dettagli del progetto evaporano dalla memoria quando la grande spinta è finita. Se un progetto va bene, perdiamo di vista i problemi alla luce di un lavoro ben fatto. Se un progetto va male perdiamo di vista i successi mentre cerchiamo di capire cosa è andato storto. Fai il tuo post-mortem mentre i dettagli sono ancora freschi. Punti bonus per programmarli in anticipo.

“L’inchiostro più pallido è meglio della migliore memoria.”
Proverbio cinese

Imposta una mentalità costruttiva.

Questo è di gran lunga il consiglio più importante di questa lista. Un post-mortem non consiste nell’evidenziare i fallimenti con lo scopo di assegnare la colpa. Non si tratta di rivedere le prestazioni dei dipendenti. Si tratta di rivedere il lavoro e il risultato ai fini del miglioramento della squadra e personale. Deve essere costruttivo.

Pertanto, è importante che la tua squadra abbia la mentalità giusta: positiva e incentrata sull’apprendimento, non sulla difensiva o ipercritica. Il modo migliore per farlo è iniziare la conversazione con qualcosa di positivo. In genere, più si sentono potenti o orgogliosi, più efficacemente possono elaborare le critiche costruttive.

Come uno dei membri del mio team ama sempre dire quando le cose vanno male, “Beh, nessuno è stato ucciso, quindi…” Ricorda a tutti che, non importa quanto sia imbarazzante una gaffe, si può imparare da essa. Ovviamente, questo non funziona se qualcuno è morto, ma nessun progetto Portent ha ucciso nessuno finora… così mi è stato detto.

“Sono il tipo di persona a cui piace creare l’ambiente e la mentalità – non perché lo faccia deliberatamente, ma perché è così che mi piace vivere – dove, dal catering al trucco ai capelli al guardaroba, agli elettricisti, alle luci del reparto telecamere, al suono, sai, è il nostro film; siamo insieme, e abbiamo quel cameratismo e quella vicinanza.”
Steve McQueen

Crea un’agenda.

Anche una riunione rilassata ha bisogno di un’agenda. L’ultima cosa che vogliamo è un casino completamente disorganizzato che vi lascia un’ora dopo senza alcuna idea di ciò che avete effettivamente imparato. Avere un’agenda aiuterà effettivamente con tutti i suggerimenti di cui ho parlato finora.

Ecco un esempio di agenda per un post-mortem efficace:

1. Imposta il tono / Spiega il formato (5 Min) – Questo è probabilmente il più critico, i 5 minuti più importanti della riunione. È dove ricordate al gruppo che questo post-mortem è tutto un’analisi costruttiva. È la tua occasione per guidare la mentalità del gruppo e, si spera, farli rilassare e sentirsi abbastanza sicuri per una sessione veramente produttiva.
2. Ricapitola il progetto (2 Min) – Questo è tutto. Darai una sinossi di ciò che il progetto era e quali erano le aspettative iniziali. Questo ti permetterà di concentrarti sugli obiettivi misurabili in modo da poter valutare obiettivamente se il progetto è stato un successo.
3. Riepilogo del risultato (3 Min) – Anche se ci potrebbe essere una differenza di opinione su come ognuno pensa che il processo sia andato, di solito c’è un’idea abbastanza chiara su se l’obiettivo è stato raggiunto. Il cliente era felice? (Questo potrebbe essere un cliente in senso letterale, o potrebbe essere il CMO della tua stessa azienda). Il costo ha superato il budget? Il prodotto è stato consegnato in tempo?
4. Domande dei membri del team (40 Min) – Questa è la carne del post mortem. Dove tutta questa impostazione pagherà i dividendi. È dove la conversazione prende davvero il via e i membri del tuo team hanno l’opportunità di parlare. Aiuta a iniziare facendo una domanda a una persona e a permettere alle persone di parlare l’una dell’altra. La cosa importante è che tutti abbiano la possibilità di contribuire. Ecco le domande che mi piace fare:
   1. Sei orgoglioso dei nostri prodotti finiti? Se sì, cosa li ha resi grandi? Se no, cosa era sbagliato o mancante?
   2. Abbiamo ottenuto i risultati che volevamo e ha avuto un impatto?
   3. Quale dei nostri metodi o processi ha funzionato particolarmente bene?
   4. Quale dei nostri metodi o processi è stato difficile o frustrante da usare?
   5. Come faresti le cose diversamente la prossima volta per evitare questa frustrazione?
   6. Che altro potremmo fare meglio la prossima volta?
   7. Qual è stata la parte più gratificante o professionalmente soddisfacente del progetto?
5. Wrap-Up (10 Min) – Questo è il momento in cui ringrazi tutti per aver partecipato e fai sapere loro che le note arriveranno presto.

In effetti, può essere davvero impegnativo mantenere questa agenda al volo, ma l’ultima cosa che vuoi fare è impedire che la conversazione fluisca in modo organico. La maggior parte delle volte, la conversazione salterà naturalmente da una domanda all’altra. La parte importante è che ti assicuri che ognuna delle risposte sia una conversazione e che tutti siano in grado di affrontarla.

“Non preparandoti, ti stai preparando a fallire.”
Benjamin Franklin

Invia un questionario a tutti i partecipanti prima della riunione.

Un ordine del giorno è estremamente importante, ma sarà difficile rispettare la vostra tabella di marcia se i partecipanti non sono preparati, avendo pensato a tutte le domande che intendete trattare. Se non hanno già pensato alle domande, vi garantisco che se chiedete loro quali metodi o processi hanno funzionato bene, otterrete almeno 10-20 secondi di sguardi vuoti.

Questo è produttivo per due motivi. Primo, è più probabile che tu ottenga risposte migliori. È difficile inventarsi qualcosa sul momento che abbia sostanza. In secondo luogo, quando qualcuno finalmente sente di avere una buona risposta, nessun altro lo ascolterà perché è impegnato a pensare ad una buona risposta per conto suo.

Quindi, insieme ad un semplice ordine del giorno, assicuratevi di inviare a tutti i partecipanti una lista di domande a cui dovrebbero pensare prima della riunione. È meglio se dai loro molto tempo per farlo, in modo che non sia una corsa all’ultimo minuto prima del post mortem.

“Dobbiamo aprire le porte delle opportunità. Ma dobbiamo anche attrezzare la nostra gente a camminare attraverso quelle porte.”
Lyndon B. Johnson

Identificare il moderatore.

Oltre ad un ordine del giorno, ci deve essere una persona responsabile della moderazione della riunione. Questa è generalmente la stessa persona che ha fissato l’ordine del giorno e programmato il post-mortem. Avere un moderatore non solo crea dei binari per la conversazione, ma permette a tutti gli altri membri del team la libertà di dire la loro opinione senza preoccuparsi eccessivamente della struttura o del processo.

Un buon moderatore darà la giusta quantità di margine alla conversazione per affrontare una tangente prima di riportarla dentro.

Il moderatore dovrebbe anche essere quello che prende appunti. Raccomando di usare una lavagna bianca. Questo permette ai membri del team di rimanere impegnati, piuttosto che scarabocchiare freneticamente delle note.

“Puoi ripetere la parte in cui hai detto tutte le cose?”
Homer Simpson

Mantieni la calma.

Come ho detto prima, amo le riunioni di strategia creativa. Tendono ad essere più rilassati e quindi più divertenti. I temuti post-mortem ad alta tensione uccidono la creatività e chiudono il tuo team nei loro gusci personali. Quel tipo di riunione è produttivo quanto un pisolino in tutta la squadra.

Si scoprono cose scomode per la maggior parte del tempo. Promuovi deliberatamente un ambiente rilassato. Se è mattina presto, porta caffè e ciambelle. Se è più tardi nel corso della giornata, porta birra e beh… ciambelle. Porta sempre delle ciambelle.

“Uno stato d’animo allegro, rafforzato dal rilassamento… è la medicina che mette in fuga tutti i fantasmi della paura.”
George Matthew Adams

Incoraggia la partecipazione.

L’obiettivo di un post mortem è un’immersione profonda nel progetto e l’apprendimento come squadra. Facendo emergere le prospettive di tutti i membri del gruppo – molti dei quali sono spesso più in disparte – ci permettono di scoprire problemi a livello micro che si sommano ad un serio impatto macro. Se solo alcuni membri del team stanno parlando, assicuratevi di chiedere agli altri quali pensieri hanno. A volte basta una piccola spinta prima che le persone si sentano a loro agio a parlare.

“Nel lavoro di squadra, il silenzio non è d’oro, è mortale.”
Mark Sanborn

Lascia perdere i computer portatili.

Proprio come i brainstorming creativi, preferisco che i post-mortem siano affari senza schermo. Le persone sono incoraggiate a portare appunti, ma i computer spesso forniscono più distrazione di quanto valgano. Per coloro che già esitano un po’ a condividere i loro pensieri, non c’è niente di peggio che aprirsi solo per scoprire che le persone non stanno prestando attenzione. Un post-mortem dovrebbe creare un dialogo e far rimbalzare pensieri e idee avanti e indietro. Non c’è spazio per un computer in questo processo – nemmeno per prendere appunti. (Spiegherò il perché più tardi.)

“Il guerriero di successo è l’uomo medio, con una concentrazione laser.”
Bruce Lee

Sviluppare dei punti di partenza per l’azione.

Anche il post mortem più produttivo non è buono se non ci sono dei punti di partenza chiari e fattibili. “Fare meglio” è un takeaway davvero nobile, ma come si fa ad agire la prossima volta? Avete bisogno di azioni specifiche che la squadra possa ricordare nella foga del prossimo progetto.

Nel nostro esempio precedente, se il problema era la comunicazione, forse l’azione da intraprendere è quella di fissare controlli più regolari, di persona.

Le azioni da intraprendere stabiliscono aspettative chiare. Il team può ritenersi responsabile l’un l’altro per l’implementazione nel progetto successivo.

“La capacità di un’organizzazione di imparare, e tradurre rapidamente l’apprendimento in azione, è l’ultimo vantaggio competitivo.”
Jack Welch

Condividere i risultati post mortem.

Niente di innovativo qui. L’ultimo consiglio importante è quello di condividere i risultati dell’autopsia con chiunque possa beneficiare delle vostre nuove perle di saggezza. Questo include sicuramente i partecipanti al post mortem. Ma spendi il tempo per identificare altri nella tua azienda che hanno a che fare con le stesse sfide.

“Condividi la tua conoscenza. È un modo per raggiungere l’immortalità.”
Sua Santità il Dalai Lama

Mentre alcuni di questi consigli sono un po’ più rigidi di altri, la cosa più importante da ricordare è mantenere la natura del post mortem leggera, ma comunque produttiva e d’impatto. Se hai successo, vedrai la tua squadra trarre spunti di immenso valore che renderanno il prossimo progetto ancora migliore.

O se tutto questo è troppo, assicurati di chiamarlo Super Post-Mortem Extravaganza. E porta delle ciambelle.