Un guide de la matrice de priorisation pour les petites entreprises

Les responsabilités du gestionnaire de projet prennent de nombreuses formes : faciliter la gestion du changement, communiquer les mises à jour, la cartographie des processus, la gestion des parties prenantes, la gestion de l’intégration du projet – la liste peut continuer.

Et puis il y a la priorisation des tâches et des projets – une compétence de gestion cruciale, puisque les priorités organisationnelles changent souvent en réponse aux attentes changeantes des clients, aux changements du marché et à d’autres facteurs. De plus, les ressources de projet, quelle que soit la taille ou le type de projet, sont presque toujours rares.

Heureusement, il existe un outil que les individus comme les équipes peuvent utiliser pour rationaliser le processus de choix des projets sur lesquels se concentrer – la matrice de priorisation.

Overview : Qu’est-ce qu’une matrice de priorisation ?

Les outils sont essentiels à la réussite des projets. Un logiciel de gestion de projet pour la collaboration de l’équipe et un diagramme de Gantt ou burndown pour maintenir les projets dans le calendrier ne sont que quelques exemples. Une matrice de hiérarchisation en est un autre. Parfois appelée matrice de critères ou de priorités, c’est un outil d’analyse commerciale qui, à l’aide de critères spécifiques, permet aux individus et aux équipes de projet de comparer objectivement des choix et, ainsi, de déterminer :

• Quels projets sont urgents et critiques
• Qui apportent le plus de valeur à l’organisation
• Qui ont les meilleures chances de succès

Tout le monde, des équipes d’une seule personne aux grandes entreprises, peut utiliser la matrice de priorisation des projets pour toute tâche ou projet, simple ou compliqué. Lorsqu’elle est utilisée correctement, c’est une technique de gestion et de résolution des conflits digne de confiance et elle constitue un moyen plus efficace de sélectionner les projets sur lesquels les équipes doivent se concentrer.

Il existe plusieurs types de matrices de priorisation, notamment :

Matrice 2×2

Aussi connue sous le nom de matrice d’Eisenhower, ce modèle simple de matrice de priorisation contient deux axes et quatre quadrants, comme illustré ci-dessous. L’axe des X (axe horizontal) représente l’urgence, tandis que l’axe des Y (axe vertical) représente l’importance.

La matrice de priorisation d’Eisenhower contient quatre quadrants sur deux axes. Elle aide les individus et les gestionnaires à déterminer quelles tâches sont importantes, urgentes et nécessaires. Source : Appfluence.com

Lorsque vous placez les tâches dans leurs quadrants respectifs, vous avez à peu près déjà une idée de ce qu’il faut prioriser :

• Quadrant 1 (important et urgent) : Ce sont des tâches incontournables qui doivent être abordées tout de suite. Idéalement, vous ne voulez rien dans ce quadrant. Il s’agit par exemple de situations de crise, d’urgences et de projets avec des échéances serrées.
• Quadrant 2 (important mais pas urgent) : Ce sont les tâches sans échéance pressante mais qui sont essentielles à votre réussite. N’oubliez pas, cependant, que si vous ne faites pas attention, les tâches du quadrant 2 peuvent facilement se retrouver dans le quadrant 1. Par exemple, la recherche, la planification de projets, le développement de processus, etc.
• Quadrant 3 (urgent mais pas important) : Ces tâches ne contribuent pas à vos résultats finaux mais doivent tout de même être traitées avec urgence. Si et quand cela est possible, rejetez-les ou déléguez-les. Il s’agit par exemple d’aider quelqu’un à terminer une tâche, de certains courriels et appels téléphoniques, et d’autres formes d’interruptions ou de distractions.
• Quadrant 4 (non urgent et non important) : Ce sont vos pertes de temps typiques, telles que prendre de longues pauses, naviguer sur les médias sociaux ou surfer sur Internet pour trouver des informations non liées à la tâche à accomplir – essentiellement, toutes les formes d’activités de procrastination.

Matrice de priorisation Six Sigma

L’approche Six Sigma porte sur l’amélioration continue des processus, l’analyse des écarts et l’élimination des déchets. À ce titre, une matrice de priorisation Six Sigma est un outil indispensable pour identifier les problèmes critiques nécessitant une attention immédiate.

Les matrices de priorisation Six Sigma comparent plusieurs – au moins deux – ensembles de données en utilisant des critères pondérés. Elles sont plus complexes que la matrice à grille 2×2 et suivent un processus de conception et d’application plus approfondi.

Cet exemple de matrice de priorisation de cause à effet compare plusieurs ensembles de données. Source : CIToolkit.com

Quand devriez-vous utiliser une matrice de hiérarchisation ?

Une matrice de hiérarchisation est utilisée lorsque vous souhaitez comparer des choix, dans le but de classer les options en fonction de critères de sélection prédéfinis.

Pour hiérarchiser les projets

Tous les projets ne sont pas créés égaux. Les chefs de projet et les équipes doivent faire face à une foule de contraintes pour fournir les livrables convenus à l’issue du projet. Afin de ne pas gaspiller un temps et des ressources précieux, les organisations doivent prioriser les projets qui apportent le plus de bénéfices à l’organisation et qui ont les meilleures chances de succès de mise en œuvre.

Pour mieux gérer le temps

Si vous estimez que la liste de tâches standard ne suffit plus à votre productivité, la matrice de priorisation est un outil alternatif de gestion du temps. En utilisant un simple diagramme de priorités (voir la figure de la matrice 2×2 ci-dessus), vous pouvez déterminer :

• Quelles sont les tâches critiques et urgentes, comme les projets à rendre aujourd’hui, et qui doivent être réalisées immédiatement
• Quelles sont les tâches à éviter ou auxquelles consacrer moins de 5% de votre temps, comme les jeux prolongés ou la navigation internet sans intérêt

Pour promouvoir le consensus

Si vous êtes le directeur du marketing et que votre département a sept projets différents qui se disputent le financement et l’attention, vous avez besoin d’un processus logique basé sur les faits pour déterminer les projets à prioriser. Les priorités diffèrent selon la personne à qui vous vous adressez. Le responsable de la stratégie de marque peut, de manière compréhensible, vouloir que la stratégie de marque de l’organisation soit prioritaire, tandis que le responsable du produit peut vouloir que la recherche et le développement figurent en tête de la liste des priorités du département.

Même un simple tableau de priorisation peut aider à la résolution des conflits. Bien fait, il permet aux équipes d’aplanir les désaccords et de parvenir finalement à un consensus.

Comment utiliser une matrice de hiérarchisation

Alors, comment commencer à utiliser les matrices de hiérarchisation ? Voici quelques directives générales.

Étape 1 : Établir vos critères

Tout projet commence par un objectif. Chaque produit, service ou solution commence par un problème qu’il vise à résoudre. Et chaque matrice de priorisation commence par un ensemble de critères pour évaluer vos solutions ou vos éléments.

Conseils pour établir vos critères

• Vos critères doivent s’aligner sur les objectifs généraux du projet : Selon vos objectifs de développement commercial ou la nature des options que vous évaluez, les critères peuvent inclure l’influençabilité, l’omniprésence du problème et la probabilité d’améliorer les scores de l’enquête. Le tableau ci-dessous montre un exemple si vous deviez décider quels problèmes de motivation des employés enquêter.

Dans cet exemple, les éléments de classement, « problèmes de motivation », sont répertoriés en tant qu’éléments de ligne dans la colonne 1, tandis que chaque critère de hiérarchisation titre chaque colonne suivante. Source : Syque.com

• Établir des valeurs de notation : Vos valeurs de notation serviront de base à la comparaison ou au classement. Il n’y a pas une seule façon d’attribuer des notes, alors choisissez le meilleur modèle ou échelle pour votre objectif.

Voici un autre exemple de matrice de priorisation du Centre de formation en santé publique de la région Ouest. Remarquez l’échelle de notation utilisée sur le côté droit. Source : YouTube

• Attribuez un poids à chaque critère : Le niveau d’importance de chaque critère prioritaire est représenté par un poids de critère. La plupart des modèles distribuent un certain nombre de points entre les critères – 100, comme dans l’exemple « problèmes de motivation » ci-dessus – ou attribuent une valeur numérique, comme dans l’exemple ci-dessous.

Déterminer les valeurs de poids et de score des critères pour votre matrice. Source : Process.st

Étape 2 : Évaluez vos éléments/solutions

À ce stade, vous êtes prêt à commencer à évaluer vos options.

Conseils pour évaluer vos solutions

• Évaluez les options en équipe plutôt que seul : Vous voulez que l’évaluation soit pertinente et objective. Vous ne voulez pas que le parti pris de quiconque favorise un projet favori. Si possible, demandez à deux équipes différentes d’évaluer chaque option, puis calculez la moyenne.
• Réunissez des personnes qui comprennent le problème : faites appel à des experts en la matière ou aux personnes qui comprennent parfaitement la situation. Veillez également à les orienter sur l’objectif de l’évaluation, en leur fournissant des documents tels que les politiques de l’entreprise et les plans stratégiques, le cas échéant.

Étape 3 : Calculer les scores pondérés

Une fois que vous avez noté vos options, vous pouvez commencer à calculer les scores pondérés de chacune. La façon dont vous calculez le score pondéré dépendra du type de matrice de priorisation que vous avez décidé d’utiliser.

Conseils pour calculer les scores pondérés

• Multipliez le score de chaque option par le poids du critère pour obtenir le score pondéré : Lorsque cela est fait, ajoutez tous les scores pondérés pour obtenir le score cumulé de chaque option. L’option ayant la valeur cumulative la plus élevée est la plus prioritaire.

Dans cet exemple, sur la base des scores cumulés (voir la ligne « score total »), l’option B est prioritaire sur l’option A. Source : Process.st

• Obtenez le total brut, puis la valeur décimale relative : Pour obtenir le total brut, additionnez les valeurs décimales de chaque ligne. Une fois cela fait, calculez le total général. Divisez ensuite le total de chaque ligne par le grand total pour obtenir la valeur décimale relative. Plus la valeur décimale relative est élevée, plus la priorité est élevée.

Selon les valeurs décimales relatives des options, dans cet exemple, les cours de nutrition et d’exercice physique ont la plus haute priorité dans ce projet de prévention du diabète. Source : Chaîne YouTube du Western Region Public Health Training Center

Étape 4 : Comparer les résultats

Encore, vous voulez que l’évaluation soit objective et sans parti pris, il est donc logique de comparer les résultats avec le reste de l’équipe. De cette façon, tout désaccord peut être discuté jusqu’à ce que vous parveniez à une solution avec laquelle tout le monde est d’accord.

Conseils pour comparer les résultats

• Comparer et consolider les résultats : Maintenant que tout le monde a noté les options, il est temps de combiner les résultats pour créer une liste principale de priorités.
• Discuter et négocier : Les désaccords sont normaux pour les équipes, alors soyez prêt à faire des ajustements. De plus, c’est une bonne pratique de discuter ouvertement des scores de priorisation pour éliminer toute intention cachée.

Focalisez-vous sur les bons projets et gérez mieux votre temps avec les bons outils

Que vous travailliez seul ou en équipe, le temps, l’argent et l’énergie sont des ressources limitées. Dans le cas des équipes de projet, il est essentiel que le chef de projet garde la main sur les différents groupes de processus de gestion de projet impliqués – le cycle de vie du projet, essentiellement – afin d’atteindre l’achèvement du projet. Il est donc logique de classer les tâches et les projets par ordre de priorité, en fonction des avantages qu’ils présentent. Une matrice de hiérarchisation peut certainement aider à cet égard.