Qu’est-ce qu’un système d’information comptable (SIA) ?
Un système d’information comptable (SIC) implique la collecte, le stockage et le traitement de données financières et comptables utilisées par les utilisateurs internes pour communiquer des informations aux investisseurs, aux créanciers et aux autorités fiscales. Il s’agit généralement d’une méthode informatique de suivi de l’activité comptable, associée à des ressources informatiques. Un SIA combine des pratiques comptables traditionnelles, telles que l’utilisation des principes comptables généralement reconnus (PCGR), avec des ressources informatiques modernes.
Comment un système d’information comptable (SIA) est utilisé
Un système d’information comptable contient divers éléments importants dans le cycle comptable. Bien que les informations contenues dans un système varient selon les industries et la taille des entreprises, un SIA typique comprend des données relatives aux recettes, aux dépenses, aux informations sur les clients, aux informations sur les employés et aux informations fiscales. Les données spécifiques comprennent les commandes de vente et les rapports d’analyse, les demandes d’achat, les factures, les registres de chèques, l’inventaire, la paie, le grand livre, la balance de vérification et les informations sur les états financiers.
Un système d’information comptable doit avoir une structure de base de données pour stocker les informations. Cette structure de base de données est généralement programmée avec un langage d’interrogation qui permet la manipulation des tables et des données. Un SIA dispose de nombreux champs pour saisir des données ainsi que pour modifier des données précédemment stockées. En outre, les systèmes d’information comptable sont souvent des plates-formes hautement sécurisées, avec des mesures préventives prises contre les virus, les pirates informatiques et d’autres sources externes qui tentent de collecter des informations. La cybersécurité est de plus en plus importante car de plus en plus d’entreprises stockent leurs données électroniquement.
Les différentes sorties d’un système d’information comptable illustrent la polyvalence de ses capacités de manipulation des données. Un SIA produit des rapports, notamment des rapports de vieillissement des comptes clients basés sur les informations relatives aux clients, des tableaux d’amortissement pour les actifs fixes et des balances de vérification pour les rapports financiers. Les listes de clients, les calculs d’impôts et les niveaux d’inventaire peuvent également être reproduits. Cependant, les correspondances, les mémos ou les présentations ne sont pas inclus dans le SIA parce que ces éléments ne sont pas directement liés aux rapports financiers ou à la comptabilité d’une entreprise.
Avantages des systèmes d’information comptable
Interfaçage interdépartemental
Un système d’information comptable s’efforce d’assurer l’interface entre plusieurs départements. Dans le système, le département des ventes peut télécharger le budget des ventes. Cette information est utilisée par l’équipe de gestion des stocks pour effectuer des inventaires et acheter des matériaux. Lors de l’achat de stocks, le système peut notifier la nouvelle facture au service des comptes fournisseurs. Un SIA peut également partager des informations sur une nouvelle commande afin que les services de fabrication, d’expédition et de service à la clientèle soient au courant de la vente.
Contrôles internes
Une partie intégrante des systèmes d’information comptable concerne les contrôles internes. Des politiques et des procédures peuvent être placées dans le système pour s’assurer que les informations sensibles des clients, des fournisseurs et des entreprises sont conservées au sein d’une entreprise. Grâce à l’utilisation des approbations d’accès physique, des exigences de connexion, des journaux d’accès, des autorisations et de la séparation des tâches, les utilisateurs peuvent être limités aux seules informations pertinentes nécessaires à l’exécution de leur fonction commerciale.