Dans le domaine de la productivité, le fichier-mémoire est un système de rappel destiné à compléter votre système habituel de calendrier et de planification. Bien qu’il existe plusieurs types de fichiers tickler, le plus connu (en grande partie grâce à Getting Things Done de David Allen et 43 Folders de Merlin Mann) est le système à 43 dossiers, avec 31 dossiers « jour » numérotés et 12 étiquetés avec les mois de l’année.
L’idée est assez simple : tout ce que vous devez vous rappeler à une date future va dans votre fichier tickler. Chaque matin, le dossier de ce jour est sorti et son contenu placé dans votre boîte de réception, et ce que vous y avez placé des jours, des semaines ou des mois plus tôt est à portée de main lorsque vous en avez besoin.
La configuration à 43 dossiers rend possible – facile, même – de définir des rappels jusqu’à un an à l’avance. Chaque dossier numéroté correspond à un jour du mois. Derrière eux, tous les dossiers étiquetés avec les mois sont rangés, avec le dossier du mois suivant devant. Ainsi, comme nous sommes le 5 septembre, vous verrez le dossier 5 à l’avant, suivi du dossier 6-31, puis du dossier octobre jusqu’au mois de septembre prochain. Lorsque je vide le dossier d’aujourd’hui, je le place à l’arrière des dossiers numérotés, laissant le « 6 » debout, prêt à être sorti demain.
À la fin du mois, le dossier d’octobre est ouvert et son contenu placé dans les jours numérotés appropriés, et le dossier vidé est placé à l’arrière des mois. Cela crée un cycle roulant de dossiers, présentant chaque matin le dossier avec le contenu de ce jour.
Ce qui va dans les dossiers est à votre discrétion, mais clairement tout ce qui est daté est un bon candidat : les factures, le matériel daté à envoyer, les billets de concert et de spectacle, les documents de voyage, et ainsi de suite. D’autres éléments dont vous savez que vous aurez besoin un jour précis peuvent également être ajoutés, comme votre passeport le jour où vous quitterez le pays en avion, ou votre chéquier pour le jour du paiement des factures.
Les événements récurrents que vous voulez vous rappeler – comme arroser les plantes tous les trois jours – peuvent être inscrits sur des fiches. Vous videz votre dossier dans votre boîte de réception, traitez la boîte de réception, voyez le rappel, arrosez les plantes, et placez la carte dans ce qui sera la date trois jours plus tard.
Certaines personnes utilisent le fichier tickler comme une « sortie » de leur boîte de réception. C’est-à-dire que si à la fin de la journée, ils n’ont pas traité leur boîte de réception pour la vider, tout va dans le ticker du lendemain. Je ne suis pas un grand partisan de cela, mais je suppose que cela leur donne une certaine satisfaction psychologique de partir à la fin de la journée avec une boîte de réception vide.
La partie la plus difficile de l’utilisation d’un fichier tickler est effectivement de commencer à l’utiliser. Prendre l’habitude de placer des choses dans le fichier tickler, puis de le vérifier chaque jour pour les ressortir, peut prendre un certain temps. En fait, il se peut que vous deviez faire ce que j’ai fait lorsque j’ai commencé à utiliser un fichier-mémoire : fixer un rappel pour vos rappels ! En d’autres termes, j’ai créé une tâche « vérifier le fichier de contrôle » dans Outlook et je l’ai programmée pour qu’elle revienne chaque matin. Bien sûr, chaque matin, j’oubliais jusqu’à ce que la notification apparaisse pour me le rappeler.
Pour finir, cependant, utiliser le fichier tickler devient une habitude. Comme vous y ajoutez de plus en plus de choses, vous serez de plus en plus enclin à le vérifier, et comme vous le vérifiez de plus en plus, vous serez plus enclin à y mettre des choses. Ces deux habitudes se renforcent mutuellement, si bien qu’au bout d’un moment, vous atteignez une « masse critique » et l’oubli cesse d’être un problème.
Pour en arriver là, il est vraiment utile de garder votre fichier de contrôle quelque part à la vue de tous (sans être dans le chemin). Les boîtes à dossiers de bureau sont parfaites pour cela – généralement d’une profondeur de moins de 30 cm, elles ne prennent pas beaucoup de place, elles sont disponibles dans une variété de designs attrayants (et, je l’admets, pas si attrayants), et leur partie supérieure ouverte signifie qu’il n’y a pas le moindre obstacle pour sortir le dossier du jour.
Utilisé de manière cohérente, un fichier à tics peut devenir une partie importante de votre « cerveau extérieur », faisant apparaître des choses pour vous quand vous en avez besoin, et les gardant hors du chemin quand vous n’en avez pas besoin. Dans le monde actuel du tout high-tech tout le temps, c’est même un peu rassurant : simple, résolument low-tech, et efficace.
Conseil bonus : c’est un conseil sur lequel je suis tombé ici, et il est tellement bon que je devais l’inclure. La configuration standard des 43 classeurs vous donne les dates mais pas les noms des jours, ce qui peut prêter à confusion. Utilisez des pinces à classeur, étiquetées avec les jours de la semaine et accrochées sur le haut des 7 premiers dossiers, pour identifier les jours. Au fur et à mesure que vous retirez chaque dossier et le déplacez à l’arrière, placez son clip sur le dossier après le dernier avec une pince à classeur. Génial !