Qu’est-ce qu’une feuille de temps?

Une feuille de temps est un outil physique ou virtuel qui vous permet d’enregistrer et de garder la trace de votre temps travaillé. Cela signifie qu’en tant qu’employeur, vous serez en mesure de voir exactement combien d’heures chaque employé a travaillé.

Les feuilles de temps étaient autrefois connues sous le nom de livres de temps. Elles ont été utilisées pour la première fois au 19e siècle sous la forme d’une feuille de papier sur laquelle étaient inscrits les tâches, les jours de travail et les heures de travail. Les employés les tamponnaient à l’aide de pointeuses chaque fois qu’ils arrivaient ou quittaient le travail. Elles étaient essentielles pour déterminer le salaire d’un travailleur.

À quoi ressemblait un livre de temps, « Systems of cost accounting » de Metcalfe, 1885.

Quel est le but d’une feuille de temps ?

Dans un environnement de travail, leur utilisation principale est pour la paie, la gestion des ressources humaines et la comptabilité. Les feuilles de temps fonctionnent comme une base de données qui contient toutes les entrées de temps nécessaires aux employeurs pour payer équitablement les travailleurs. Elles fournissent également la preuve de votre travail si vous n’avez pas encore mis en place une autre solution similaire.

Vous pouvez également utiliser les feuilles de temps dans la gestion de projet. Savoir combien de temps votre équipe passe sur les tâches peut vous aider à repérer les problèmes de gestion du temps et à améliorer votre manière de travailler.

Avec d’autres méthodes et outils, les feuilles de temps augmentent la transparence. Plus de personnes verront combien de temps vous avez travaillé, combien de pauses vous avez prises et quand vous avez pris un jour de congé. Dans le cas des feuilles de temps virtuelles, comme les outils de gestion de projet ou les logiciels de suivi du temps, les chefs de projet peuvent voir sur quoi les autres ont travaillé et pendant combien de temps.

En comptant les heures exactes passées sur les tâches, vous calculerez également le coût du projet, le taux d’engagement de vos employés et le nombre de ressources dont vous aurez besoin.

Des outils en ligne peuvent vous permettre d’ajouter du temps en fonction d’un projet ou d’une tâche spécifique :

Ajouter du temps en masse dans Paymo

Les employés peuvent même les utiliser pour améliorer leur productivité. Ils pourront voir exactement combien d’heures ils ont consacré à une tâche et visualiser comment ils ont passé leur temps au quotidien.

Une transparence accrue et des données objectives peuvent vous aider à gagner la confiance de vos employés. Ils ne se demanderont plus si les autres travaillent autant qu’eux ou si les managers les paient moins qu’ils ne le méritent.

L’un des avantages les plus importants des feuilles de temps et la raison de leur utilisation généralisée est le fait qu’elles permettent à tous les travailleurs de faire des heures égales.

Pour les horaires typiques de 8 heures, il sera obligatoire pour tous les employés d’ajouter des heures quotidiennes qui correspondent à ce seuil. Idéalement, tout le monde va travailler exactement la même période de temps que les autres membres de l’équipe.

Les entreprises peuvent en bénéficier car les gestionnaires auront un aperçu de la destination de leur argent et de la façon dont ils divisent les dépenses. Par conséquent, ils peuvent réduire les coûts ou arrêter d’investir de l’argent dans des domaines où cela n’a pas de sens économique et rediriger ces fonds vers des activités plus rentables.

Passons maintenant à l’importance du temps pour la paie et la comptabilité. Si vous êtes payé sur la base d’heures facturables, une feuille de temps sera votre première pièce à conviction que vous pourrez présenter pour justifier vos gains. Les freelances et les travailleurs à l’heure peuvent utiliser ces feuilles de temps pour comparer leurs entrées de temps précédentes entre elles ou pour faire des estimations réalistes pour les projets futurs.

Les feuilles de temps numériques par rapport aux feuilles de temps papier

Par rapport aux feuilles de temps papier, avec les outils en ligne basés sur le cloud, vous êtes moins susceptibles de perdre des données.

S’encombrer de tous les papiers ? La plupart d’entre eux stockent vos données en toute sécurité sur des serveurs ou dans le cloud pendant de nombreuses années et peuvent même faciliter la recherche dans tout ce fouillis.

Croyez-le ou non, certaines entreprises utilisent encore des feuilles de temps sur papier. C’est parce que les feuilles de temps physiques ont leurs avantages comme la réduction des coûts et le maintien de l’ensemble du processus simple.

Cependant, les inconvénients sont que les employés sont susceptibles de perdre ces feuilles de temps et donc de se retrouver sans preuve de leur travail à montrer à leurs superviseurs. De plus, il est beaucoup plus difficile de faire des recherches dans les feuilles de temps archivées que dans un logiciel. Ce dernier trie tous les documents en fonction de vos préférences, ce qui vous permet d’identifier plus rapidement ce dont vous avez besoin.

Parier les feuilles de temps électroniques avec des outils avancés de gestion de projet ou de facturation peut faciliter le travail des gestionnaires. Ceux-ci facilitent l’archivage, la production de rapports et la facturation grâce à des outils et des processus automatisés.

Les feuilles de temps en ligne vous permettent également de voir les heures de votre travailleur en temps réel sans avoir à attendre que les documents papier passent par le département des RH pour qu’ils vous parviennent enfin. De cette façon, vous réduirez une grande partie du temps inutile perdu lorsqu’ils passent d’un département à l’autre.

L’avantage le plus important des feuilles de temps numériques est qu’elles sont généralement accompagnées d’une solution de suivi du temps. Cela permet aux employés de surveiller les heures exactes qu’ils passent sur des tâches ou des projets spécifiques, ce qui facilite tout le processus de suivi du temps.

Certains outils transforment automatiquement vos heures travaillées en feuilles de temps et en rapports. Cela vous aidera à gagner du temps sur les tâches organisationnelles et à consacrer plus d’attention à ce qui est important pour votre projet à long terme.

De même, les meilleurs outils de suivi du temps ajouteront immédiatement les journaux de temps suivis avec leur chronomètre dans votre feuille de temps. Au cas où vous auriez peur d’oublier de démarrer et d’arrêter le chronomètre, vous pouvez ajouter du temps manuellement ou en vrac. Cependant, ces deux solutions de chronométrage ne sont pas aussi précises lorsqu’il s’agit d’estimer les heures travaillées que ne l’est le suivi du temps en temps réel à l’aide d’un chronomètre.

Le choix d’une option dépend de votre volonté d’investir dans un système numérique ou si vous souhaitez simplement vous en tenir au processus classique sur papier. Prenez en compte les besoins de votre équipe et les systèmes RH existants. Pour obtenir des résultats précis, testez les deux options pendant un mois pour voir laquelle conviendra à votre organisation.

Considérez si vous voulez une simple feuille de temps pour vous aider à calculer les salaires ou une solution complète pour enregistrer et suivre votre temps. Avant de mettre en œuvre l’une d’entre elles, réfléchissez si vous l’utiliserez en interne ou pour envoyer des feuilles de temps à vos clients.

Les caractéristiques de votre équipe sont également importantes. Certains de vos employés pourraient travailler à distance. Le fait d’être en dehors du bureau signifie qu’ils n’ont pas un accès aussi facile à vos papiers. Si vous n’utilisez pas de feuilles de temps virtuelles, vous devrez les envoyer par courrier postal ou trouver une solution distincte pour ces travailleurs.

D’un autre côté, si votre équipe est petite, vous n’aurez peut-être même pas besoin d’une solution avec beaucoup de fonctionnalités. Un outil simple pourrait faire l’affaire pour vous. Cependant, à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez reconsidérer l’utilisation des feuilles de temps et d’autres outils. Ceux-ci vous aideront à travailler plus efficacement et à faire face à l’augmentation de la charge de travail.

Comment fonctionne une feuille de temps ?

Les entreprises demandent aux employés d’utiliser des feuilles de temps pour contrôler le temps qu’ils passent au travail et en dehors. Les employeurs peuvent approuver les feuilles de temps ou demander des preuves pour voir si un travailleur a passé le temps ajouté de manière productive.

L’ensemble de la procédure est très simple. Les employés ajoutent leur temps de travail exact, leurs pauses ou leurs jours de vacances en fonction de chaque jour de la semaine. Les données sont ensuite envoyées aux responsables RH ou enregistrées dans le système dans le cas d’outils logiciels. Enfin, elles seront ajoutées aux archives ou recevront l’approbation des responsables des employés avant d’être stockées.

La plupart des entreprises vous indiqueront exactement quand et comment vous devez remplir votre feuille de temps. À cette fin, elles créent des politiques de feuille de temps. Ces documents contiennent les informations dont vous avez besoin, notamment l’outil que vous êtes censé utiliser, la façon dont votre temps est vérifié et le moment où vous êtes censé envoyer les feuilles de temps. Par exemple, votre entreprise pourrait vouloir que vous remplissiez votre feuille de temps à la fin de chaque journée ou à la fin d’une semaine de travail complète.

Avoir le devoir d’ajouter du temps de travail sur une base régulière augmente la responsabilité du travail. Les employés seront les responsables de l’ajout et du contrôle de leur propre temps. Cela empêche les gens de perdre du temps car vous pouvez leur demander de valider le travail qu’ils prétendent avoir terminé. De cette façon, ils seront moins susceptibles de perdre du temps sur des activités non productives.

Voici à quoi pourrait ressembler la feuille de temps hebdomadaire d’un membre de l’équipe de marketing numérique :

Dans notre exemple, le membre de l’équipe travaille sur des tâches à court et à long terme de trois projets différents. Nous avons pris le cas classique d’une journée de travail générale de 9 à 6 avec une pause d’une heure. Remarquez comment certains jours sont consacrés à un seul projet alors que pendant les autres jours, les activités sont divisées en fonction de la priorité ou des exigences du client.

Je sais maintenant ce que sont les feuilles de temps et comment je peux en tirer profit, mais quand dois-je les utiliser ?

Si vous n’êtes pas sûr de la fréquence à laquelle vous devriez utiliser une feuille de temps, pensez aux besoins de votre entreprise. Habituellement, les organisations utilisent les feuilles de temps pour la paie. Cela signifie qu’elles n’ont en fait besoin de la feuille de temps qu’une fois par mois. Mais les employés ne seraient pas capables de se souvenir de ce qu’ils ont fait chaque jour après une si longue période. C’est pourquoi il existe en gros cinq types de feuilles de temps parmi lesquels vous pouvez choisir :

• Feuilles de temps quotidiennes – les employés enregistrent leur temps au début et à la fin de chaque journée de travail
• Feuilles de temps hebdomadaires – les employés enregistrent leur temps pour les cinq jours de travail à la fin de chaque semaine
• Feuilles de temps bihebdomadaires – les travailleurs envoient leurs heures de travail toutes les deux semaines à un jour spécifique
• Feuilles de temps mensuelles – les employés envoient leurs feuilles de temps chaque mois à une date que vous avez choisie
• Feuilles de temps semimensuelles.mensuelles – les travailleurs peuvent envoyer leurs feuilles de temps deux fois par mois

Si vous hésitez à introduire les feuilles de temps dans votre organisation, rappelez-vous que leur utilisation ne doit pas être compliquée. Les applications en ligne facilitent encore plus l’ajout de temps de travail si leur interface est simple et si elles sont accompagnées de guides d’instruction ou de vidéos. Passer des feuilles de temps papier aux feuilles virtuelles ne devrait pas être difficile si vous testez tous les outils qui correspondent à vos besoins.

Vous avez trouvé cet article utile ? Veuillez diffuser les connaissances et les partager avec vos coéquipiers et vos followers.