« Le changement est inévitable », dit le vieil adage. Sur les projets de construction, une déclaration plus appropriée pourrait être que « les ordres de modification sont inévitables ». Si la simple pensée d’un ordre de modification vous fait grimacer, il est peut-être temps de jeter un coup d’œil à la modification de votre processus d’ordre de modification.
Les ordres de modification ne sont pas quelque chose qui doit être craint s’ils sont gérés avec succès. Avoir un processus d’ordre de modification en place vous permettra d’identifier efficacement le besoin d’ordres de modification et de les gérer au fur et à mesure qu’ils surviennent sur un projet.
Veillez à partager votre processus d’ordre de modification avec vos clients et vos sous-traitants afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde quant à la façon dont les ordres de modification doivent être initiés et traités.
Voici quelques conseils pour élaborer un processus d’ordre de modification efficace :
Débutez par le contrat
Un ordre de modification est simplement un addenda ou un amendement au contrat de construction original et à la portée des travaux et peut être initié par le propriétaire ou l’entrepreneur. Les ordres de modification impliquent généralement l’exécution de travaux supplémentaires pour un certain nombre de raisons, comme des omissions ou des erreurs dans l’étendue des travaux initiale ou des dessins de construction ambigus. Les changements dans les conditions du chantier, les substitutions de matériaux, les questions réglementaires et les préoccupations en matière de sécurité sont quelques autres raisons pour lesquelles les ordres de modification peuvent être nécessaires.
Lisez attentivement et comprenez le contrat de construction, en accordant une attention particulière aux clauses concernant les ordres de modification. Elles peuvent inclure des exigences concernant le délai pour initier un ordre de modification, des informations et des documents spécifiques requis ainsi que l’agent autorisé à approuver l’ordre de modification pour les changements initiés par l’entrepreneur.
Certains contrats peuvent inclure un langage ou des clauses contradictoires concernant les ordres de modification. Une clause peut indiquer que les travaux de modification ne peuvent pas commencer sans avoir un ordre de modification écrit et approuvé tout en incluant également un langage dans le contrat permettant au propriétaire de demander des travaux supplémentaires sans qu’un accord soit en place. Assurez-vous de régler ces questions avant de signer un contrat avec le propriétaire.
Examen des plans et des spécifications
Cette partie de votre processus d’ordre de modification devrait coïncider avec votre examen du contrat de construction. Toute ambiguïté dans les dessins ou les erreurs ou omissions dans la portée devrait être abordée avec le propriétaire et l’architecte obtenir ces corrigés et d’atténuer la nécessité d’ordres de modification plus loin dans le projet.
Ne pas examiner et identifier tous les problèmes avec la portée des travaux, les plans et les spécifications conduira à des ordres de modification inutiles à la ligne. Ne pas faire preuve d’une diligence raisonnable est un grand pas en avant. Cela comprend la compréhension des conditions actuelles du site, ainsi que l’anticipation et la résolution des problèmes qui pourraient survenir en cours de route, comme les pénuries de matériaux ou de main-d’œuvre, est une étape importante de la phase de préconstruction et de votre processus d’ordre de modification.
Ne pas ignorer ou retarder les ordres de modification
Que le changement soit initié par le propriétaire ou l’entrepreneur, ils doivent être traités aussi rapidement que possible. Ignorer ou retarder un ordre de modification peut être désastreux pour un projet de construction. Repousser un ordre de modification jusqu’à la fin du projet peut entraîner un calendrier trop élevé et d’énormes dépassements de coûts.
Une fois qu’un ordre de modification est initié, vous devez rapidement négocier le coût, obtenir l’autorisation de commencer les travaux par écrit, faire des ajustements au calendrier et commencer les travaux modifiés. Le fait de retarder les demandes peut entraîner un arriéré de travaux de modification ou exiger que des travaux coûteux soient refaits pour tenir compte des changements.
Lorsqu’un ordre de modification est demandé, vous pourriez également devoir modifier votre calendrier et vos travaux actuels pendant que l’ordre de modification est négocié afin d’éviter de prendre du retard sur les échéanciers contractuels auxquels vous êtes actuellement soumis.
Communiquez avec toutes les parties concernées
Une partie de votre processus d’ordre de modification devrait inclure la communication avec toutes les parties concernées par le projet. La discussion devrait commencer par l’identification de la raison du changement demandé et la façon dont il sera géré. Les différends sur les ordres de modification peuvent être amplifiés s’ils ne sont pas gérés correctement.
Travaillez avec l’agent autorisé du propriétaire pour définir soigneusement la nouvelle portée des travaux et discuter de la façon dont elle aura un impact sur le calendrier de construction et la performance actuels. Assurez-vous d’être sur la même longueur d’onde que le propriétaire en ce qui concerne les attentes quant au déroulement des travaux lorsque des ordres de modification sont nécessaires.
Vous devrez également vous asseoir avec vos sous-traitants pour apporter des ajustements à leurs calendriers et à leurs échéanciers. Discutez de la façon dont le changement de portée peut directement, ou indirectement, avoir un impact sur le travail qu’ils font et si un ordre de modification de la portée du travail qu’ils sont contractés pour effectuer est nécessaire ou non. Assurez-vous que les flux de travail sont clairement définis afin que toutes les personnes impliquées comprennent leur rôle dans le travail modifié et qu’elles l’intègrent dans leur calendrier.
En tenant tout le monde au courant du processus d’ordre de modification et du travail modifié, vous pouvez intégrer le travail d’ordre de modification dans votre calendrier de projet et minimiser l’impact qu’il pourrait avoir sur l’achèvement du projet.
Négociation de l’ordre de modification
La dernière étape du processus d’ordre de modification avant de commencer de nouveaux travaux est la négociation de l’ordre de modification. Ce processus peut être délicat, car des différends peuvent survenir quant à l’existence d’une modification réelle de la portée du contrat. Il peut également y avoir des problèmes concernant un accord sur le coût et si les extensions du calendrier initial doivent être ajustées.
La première chose que vous devez faire est de travailler avec le propriétaire pour établir comment le travail supplémentaire sera estimé et convenir d’un coût. Cela peut se faire par le biais d’une tarification unitaire, d’une tarification en temps et en matériel ou d’un coût forfaitaire. Cela pourrait déjà être établi dans les documents contractuels ou vous devrez peut-être travailler avec le propriétaire pour trouver une solution mutuellement acceptable.
La prochaine chose que vous devez travailler est de savoir si une extension du calendrier est nécessaire ou non à la suite de l’ordre de modification. N’ayez pas peur de repousser, surtout sur les ordres de modification initiés par le propriétaire, si les travaux supplémentaires demandés nécessiteront plus de temps pour être achevés au-delà de la date limite établie dans le contrat initial.
Documentez tout
Évitez les litiges et les réclamations en documentant chaque étape de votre processus d’ordre de modification. Une bonne façon de le faire est de créer des modèles pour initier et demander des ordres de modification. Conservez des traces écrites de toutes les communications entre vous et le propriétaire concernant l’ordre de modification. Ne commencez pas de travaux relatifs à l’ordre de modification sans un document autorisé, signé et exécuté par le propriétaire couvrant les coûts et toute autre condition négociée.
Une fois que vous commencez à travailler sur un ordre de modification, documentez le travail effectué, y compris les coûts en temps et en matériel. Assurez-vous de partager ces documents avec le propriétaire et de discuter de tout problème qui pourrait survenir en cours de route.
Un bon processus d’ordre de modification a établi une méthode de gestion des ordres de modification pour l’ensemble de vos projets. Indépendamment de la complexité ou du nombre d’ordres de modification, chacun est traité de manière cohérente et uniforme.
Une fois que le processus est établi, vous pouvez l’évaluer et le modifier pour le rendre aussi rationnel que possible.
Pour plus d’informations sur la gestion des ordres de modification, consultez le Guide rapide de la gestion des ordres de modification.
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