L’une des questions les plus courantes provenant des entreprises en démarrage tourne autour des documents de gouvernance d’entreprise nécessaires lors de la formation. Que vous vous constituiez en société à responsabilité limitée (une « LLC ») ou en société, vous devez prendre le temps de mettre en place et de comprendre la gouvernance d’entreprise initiale de votre société, afin de vous assurer que vous êtes adéquatement protégé et en conformité avec les lois étatiques pertinentes.
Il existe 2 documents principaux qui sont importants pour les LLC et les sociétés lors de la formation. Le premier est le document de la charte, soit les articles de constitution (pour une société) ou le certificat de formation (pour une LLC). Le deuxième document important est le document de gouvernance interne de la société, soit les règlements (pour les sociétés) ou l’accord d’exploitation (pour les LLC), qui définissent les procédures de fonctionnement de base de la société.
Documents de charte
Quel que soit le type d’entité que vous formez, vous devrez créer et déposer un certain type de document de charte. Appelé les articles de constitution pour une société ou le certificat de formation (ou certificat de constitution dans certains États) pour une LLC, ce document est le dépôt initial, généralement auprès du bureau du secrétaire d’État dans l’État que vous avez formé, qui forme une société sur acceptation par le gouvernement. En fonction de votre État de constitution, le document de charte peut être rempli et déposé en ligne. Si ce n’est pas le cas, vous devez rechercher soigneusement les exigences du document de charte dans l’État de constitution que vous avez choisi avant de le déposer, car si les exigences ne sont pas remplies, alors le document de charte sera rejeté.
Après avoir déposé votre document de charte, l’étape suivante consiste à créer et à exécuter le document interne qui régit la façon dont votre société fonctionnera. Ces documents sont « internes » parce qu’ils ne sont pas déposés auprès de l’État ; par conséquent, contrairement aux documents de charte, ces documents ne sont pas accessibles au public (sauf si la société les rend publics). Pour les SARL, ce document est votre accord d’exploitation. Pour les sociétés, les sociétés à but social, les sociétés de bienfaisance et les sociétés à but non lucratif, ce document est votre règlement intérieur.
L’accord d’exploitation de la LLC
L’accord d’exploitation d’une LLC est le contrat conclu entre tous les membres (alias propriétaires) de la LLC. Les membres de la LLC ont généralement une grande latitude pour déterminer comment ils veulent que leur société soit gérée. Un accord de fonctionnement de la SARL peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez. Il peut s’agir d’un cadre de référence sur la manière dont la société doit être gérée – en définissant les contributions initiales des membres (en espèces ou en nature), les responsabilités de gestion, les principes comptables et d’autres points essentiels sur la manière dont la société doit fonctionner. Dans l’alternative, il peut également s’agir d’un document très complexe, détaillant comment les comptes de capital des membres seront traités, comment les déclarations fiscales de la LLC seront préparées (et qui en est responsable), et quelles sont les restrictions en place concernant l’achat ou la vente de parts sociales (c’est-à-dire les droits de premier refus).
L’un des locataires principaux avec un accord d’exploitation de LLC est sa flexibilité. Bien qu’il y ait des restrictions contractuelles évidentes (c’est-à-dire qu’un accord d’exploitation ne peut pas contracter pour quelque chose d’illégal), pour la plupart, les membres de la LLC ont la liberté de déterminer comment ils veulent que leur société soit gérée, et peuvent le mémoriser dans l’accord d’exploitation de la société.
Un élément important à retenir au sujet d’un accord d’exploitation est qu’il s’agit d’un contrat entre les membres, et les membres sont liés aux termes de ce contrat. Les dispositions d’un accord d’exploitation sont exécutoires devant un tribunal.
Règlements administratifs d’une société
Similaires à un accord d’exploitation pour une LLC, les règlements administratifs d’une société déterminent comment le conseil d’administration gouvernera une société. En général, il existe des exigences statutaires concernant les informations qui doivent être contenues dans les statuts, comme le nombre minimum et maximum d’administrateurs à tout moment, ou la façon dont les assemblées d’actionnaires et les assemblées spéciales peuvent être convoquées (dans l’État de Washington, par exemple, RCW 23B.02.060 énonce les exigences des statuts), mais en plus de ces dispositions requises par la loi, une société peut inclure de nombreuses autres directives pour la gouvernance de la société. Encore une fois – en fonction de la complexité de l’entreprise, ou si la société prévoit ou non d’avoir de nombreux actionnaires, les règlements administratifs peuvent être soit assez simples, soit extrêmement complexes.
Les règlements administratifs sont exécutés par le conseil d’administration d’origine, et peuvent être amendés ou modifiés si un pourcentage suffisant d’administrateurs ou, dans certains cas, d’actionnaires, votent en faveur du changement.
Une distinction importante entre les règlements administratifs d’une société et un accord d’exploitation de LLC est que le conseil d’administration d’une société n’est pas partie aux règlements administratifs. Les règlements administratifs régissent la société, mais les membres individuels du conseil d’administration ne sont pas nommés parties d’intérêt dans les règlements administratifs.
L’importance de comprendre vos documents de gouvernance
L’une des erreurs les plus courantes que nous voyons est le bricolage des accords d’exploitation et des règlements administratifs. Ce qui rend les erreurs de bricolage plus courantes, c’est l’avènement des modèles en ligne qui peuvent être soit téléchargés gratuitement, soit achetés auprès de sociétés telles que LegalZoom. Ces entreprises font de la publicité pour des documents juridiques dans un modèle » taille unique « , mais la réalité est que la plupart des entreprises ne sont pas les mêmes parce que les propriétaires et la direction ont des attentes différentes quant à leurs rôles et responsabilités.
Le problème avec ces documents est qu’ils sont rarement complets et, souvent, les personnes qui se procurent ces documents ne les lisent pas attentivement ou ne les comprennent pas avant de les signer et de passer à autre chose. Il est déconcertant de voir une entreprise naissante avec une grande énergie et un plan d’affaires solide, mais aussi avec des propriétaires qui n’ont pas une compréhension complète de la façon dont leur propre entreprise devrait fonctionner. C’est l’une de ces choses qui passent largement inaperçues jusqu’à ce qu’il y ait un conflit au sein de l’entreprise ou qu’un membre/actionnaire veuille se dissocier. Ce n’est qu’à ce moment-là, lorsque quelque chose ne va pas, que ces documents sont sortis et examinés pour déterminer comment le processus de résolution des conflits fonctionnera. Souvent, il n’y a pas de procédure (et s’il y a des indications, il s’agit simplement d’une clause standard sur la juridiction et le lieu de la procédure qui vous dirige vers les tribunaux) et la méthode pour démêler les parties adverses devient lourde et coûteuse pour toutes les personnes concernées. De nombreuses entreprises qui ne font pas appel à un conseiller juridique pour les aider à rédiger ces documents initiaux finissent par engager des avocats plus tard pour les aider à régler les litiges qui découlent des insuffisances et des incohérences de ces documents. L’embauche d’un avocat pour rédiger ces documents est beaucoup moins coûteuse qu’un long procès civil.
On peut éviter beaucoup de chagrin et de tracas juridiques inutiles en prenant le temps d’adapter et de comprendre votre accord d’exploitation ou vos règlements dès le départ. Par exemple, que se passe-t-il en cas de vote bloqué ? Que se passe-t-il si un propriétaire majoritaire est frappé d’incapacité ou, Dieu nous en préserve, est tué ? S’ils sont mariés, leur conjoint héritera-t-il des intérêts dans la SARL ou la société ? Voulez-vous être en partenariat avec le conjoint de quelqu’un ? Toutes ces questions, et bien d’autres, peuvent trouver une réponse dans les accords d’exploitation et les règlements administratifs.
Lorsque vous commencez, et que vous révisez votre accord d’exploitation ou vos règlements administratifs initiaux, assurez-vous qu’ils ont un sens pour votre entreprise et que les processus et procédures énoncés dans ces documents sont clairs et concis. Veillez à ce que les questions importantes telles que l’indemnisation et l’étendue de l’autorité de gestion soient énoncées. Enfin, assurez-vous que chaque fondateur, membre ou membre du conseil d’administration a pris le temps de lire et de comprendre ces documents. Cela permettra à tous les membres de l’entreprise de mieux comprendre la structure de votre entreprise et de créer un environnement plus propice au lancement de votre entreprise sur la voie de la rentabilité.
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L’article fourni ci-dessus est fourni à titre d’information générale uniquement et ne doit pas être considéré comme un conseil juridique spécifique. Cet article ne constitue pas une relation avocat-client. Si vous avez des questions sur cet article, n’hésitez pas à contacter Eric Camm à l’adresse [email protected]
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