Design organisationnel : Un guide complet

La conception organisationnelle est autant un art qu’une science. Le processus de création d’un système dans lequel les gens peuvent travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs est très complexe et il n’y a pas une seule façon de le faire correctement. Dans cet article, nous expliquerons ce qu’est la conception organisationnelle, ce qui la motive, comment concevoir une organisation et comment une conception efficace peut être mesurée en termes d’efficacité organisationnelle. Plongeons-y !

Contenu
Qu’est-ce que la conception organisationnelle ? Une définition
Cinq principes de conception organisationnelle
Cinq facteurs affectant la conception organisationnelle
Efficacité organisationnelle
Conclusion
FAQ

Qu’est-ce que la conception organisationnelle ? Une définition

Pour commencer, une définition technique : Le design organisationnel est l’administration et l’exécution du plan stratégique d’une organisation. Cela signifie que la stratégie de l’organisation détermine la conception organisationnelle optimale. En outre, cela signifie également qu’il n’existe pas vraiment de meilleures pratiques en matière de conception organisationnelle. La conception organisationnelle consiste davantage à créer la meilleure adéquation entre les choix stratégiques de l’organisation et le cadre organisationnel.

Ceci est représenté dans la figure ci-dessous. La conception organisationnelle est déterminée par l’orientation stratégique de l’entreprise, c’est-à-dire sa vision, sa mission et ses objectifs. Ceux-ci conduisent à des stratégies sur lesquelles l’entreprise est en concurrence et qui sont permises par le design organisationnel.

Par exemple, l’entreprise A opère sur un marché établi et cherche à maintenir sa position. Cette entreprise aura une stratégie de leadership à faible coût axée sur l’efficacité. En termes de conception organisationnelle, cette entreprise aura une autorité forte et centralisée, un contrôle serré et de nombreuses procédures opérationnelles standard.

L’entreprise B est une organisation innovante et à croissance rapide qui met l’accent sur l’apprentissage. Cette entreprise aura une conception plus fluide et flexible, une structure beaucoup plus décentralisée, un contrôle lâche, les employés travaillent directement avec les clients, et sont récompensés pour leur créativité et leur prise de risque.

Dans l’entreprise A, la prise de risque et l’échec sont punis alors que dans l’entreprise B, il est beaucoup plus probable qu’ils soient récompensés, évalués et que les apprentissages du projet raté servent de tremplin pour un nouveau projet.

Les 5 principes de conception organisationnelle

L’une des choses les plus difficiles dans la conception organisationnelle est de savoir ce que nous concevons. La réponse évidente serait « l’organisation ». Cependant, qu’est-ce que nous concevons exactement à propos de l’organisation ? C’est là que les cinq principes de conception organisationnelle entrent en jeu.

Notre point de départ pour cela est le livre de Goold & Campbell, Designing Effective Organizations. Goold et Campbell proposent cinq principes de conception organisationnelle. La conception organisationnelle est un bras de fer entre ces cinq principes. Chaque principe a son propre test pour voir si la situation actuelle est valable.

Ce sera légèrement compliqué, alors accrochez-vous ! Nous le rendrons plus concret avec différents exemples par la suite.

1. Principe de spécialisation. Ce principe stipule que des frontières devraient exister pour encourager le développement de compétences spécialisées. Le test ici est de savoir si toutes les cultures de spécialistes, qui sont des entités qui doivent être différentes du reste de l’organisation, ont une protection suffisante contre l’influence de la culture dominante.
2. Principe de coordination. Ce principe stipule que les activités qui sont faites doivent être coordonnées dans une seule unité. Cette unité peut être une unité commerciale, une fonction commerciale, une unité de recouvrement (à coordination horizontale), une sous-activité, une unité de ressources de base, une unité de services partagés, une unité de projet ou une unité mère. Le test ici est de savoir s’il faut une coordination entre les départements qui est difficile à réaliser. Ces « liens difficiles » sont des liens pour lesquels la mise en réseau normale n’apportera pas d’avantages en termes de coordination. Dans ce cas, la coordination doit être facilitée, ou la responsabilité doit être confiée à une seule unité. Il existe de nombreuses unités différentes qui peuvent être utilisées dans la conception organisationnelle, comme nous le montrerons ci-dessous.
3. Principe de la connaissance et de la compétence. Ce principe stipule que les responsabilités doivent être attribuées à la personne ou à l’équipe la plus apte à les assumer. Cela signifie que les tâches sont retenues par les niveaux supérieurs en fonction de leurs connaissances et de leur avantage concurrentiel. Si ce n’est pas le cas, elles doivent être positionnées plus bas dans l’organisation.
   Cela signifie que le PDG ne doit pas être impliqué dans toutes les décisions – et surtout pas les décisions qui impliquent des spécialistes ayant beaucoup plus de connaissances sur le sujet. Le PDG est là pour la vue d’ensemble et pour équilibrer les décisions complexes qui ont un impact sur l’organisation et la stratégie.
4. Principe de contrôle et d’engagement. Ce principe consiste à avoir un contrôle efficace d’une part tout en maintenant l’engagement et l’implication d’autre part. Il s’agit toujours d’un équilibre. Le test ici est d’avoir un processus de contrôle qui est aligné avec la responsabilité de l’unité, rentable à mettre en œuvre, et motivant pour les personnes dans l’unité.
   Cela signifie que le PDG ne donne pas le « go » sur la décision d’achat pour un clavier de 30 $ – ce serait très démotivant et le contrôle sur de telles petites dépenses devrait être mis plus bas dans l’organisation pour être adaptatif de toute façon.
5. Principe d’innovation et d’adaptation. Ce principe stipule que les structures organisationnelles doivent être suffisamment flexibles pour s’adapter à un monde en constante évolution. Le test ici est que la conception organisationnelle aidera le développement de nouvelles stratégies et à s’adapter aux changements futurs. Plus loin dans cet article, nous donnerons une étude de cas d’une organisation qui n’a pas pu s’adapter à un environnement en évolution rapide, ce qui a nui à ses processus internes et à ses résultats.

Ces cinq principes sont affectés par différents facteurs dans l’environnement interne et externe de l’organisation. Plus tôt, nous avons parlé de stratégie. L’entreprise A mentionnée précédemment vise à maintenir sa part de marché et à optimiser sa marge bénéficiaire. Cette entreprise bénéficiera (1) d’une spécialisation plus élevée pour réduire les inefficacités, (2) d’une coordination plus faible, (3 & 4) la responsabilité et le contrôle se situent plus haut dans l’organisation, et (5) la structure organisationnelle sera plus rigide.

Ces cinq principes permettent à un concepteur organisationnel de (re)concevoir et d’aligner l’organisation avec les facteurs clés qui affectent la conception organisationnelle.

Cinq facteurs affectant la conception organisationnelle

Il existe cinq facteurs qui ont un impact considérable sur la conception organisationnelle. Ces facteurs sont :

1. Stratégie. La stratégie dicte les priorités stratégiques d’une organisation. C’est le facteur d’influence le plus important de la structure et de la conception organisationnelles.
2. Environnement. L’environnement dans lequel évolue une entreprise influence sa stratégie mais dicte également la manière dont elle se positionne. Dans un environnement qui change rapidement, l’organisation doit concevoir pour plus de flexibilité, ou d’adaptabilité, alors que dans un environnement stable, l’organisation peut optimiser l’efficacité.
3. Technologie. La technologie de l’information est un catalyseur clé pour la prise de décision. L’état de la technologie de l’information a également un impact sur la conception organisationnelle. Lorsque des systèmes sont en place et que la prise de décision est basée sur des données, la structure et la conception organisationnelles – y compris le potentiel de contrôle hiérarchique – seront différentes de celles d’une organisation où la plupart des données sont stockées dans des feuilles Excel non organisées.
4. Taille & cycle de vie. La taille et le cycle de vie de l’organisation ont également un impact sur la structure et la conception de l’organisation. Une entreprise de 20 personnes a des défis très différents en matière de conception par rapport à une entreprise de 200 000 personnes.
5. Culture. La culture organisationnelle est un autre élément clé qui a un impact sur la structure et la conception organisationnelles – et, vice versa, la conception a également un impact sur la culture.

Lorsqu’une organisation est structurée et conçue d’une manière qui correspond à son objectif, il en résultera une efficacité organisationnelle. L’efficacité organisationnelle comprend l’obtention de ressources sur lesquelles l’entreprise est compétitive (c’est-à-dire que l’entreprise a les capacités d’être compétitive), l’efficience (c’est-à-dire l’optimisation des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs, ce qui signifie qu’il y a un processus opérationnel fluide avec peu de gaspillage) et l’efficacité (c’est-à-dire.c’est-à-dire l’atteinte des objectifs stratégiques).

Dans la section suivante, nous allons passer en revue chacun de ces cinq facteurs, en expliquant comment ils influent sur la conception organisationnelle.

Stratégie

La stratégie organisationnelle est le point de départ le plus important pour la structure et la conception organisationnelles. Il va au-delà de la portée de cet article pour expliquer comment une stratégie est créée – nous avons un excellent article sur la stratégie des RH au cas où vous voulez vérifier cela.

Michael E. Porter a proposé que les organisations peuvent rivaliser par un coût inférieur ou par la capacité d’offrir des produits et services distinctifs qui commandent un prix supérieur. La deuxième étape consiste à déterminer si l’organisation a un champ d’action étroit ou large. Cela signifie que l’organisation est en concurrence soit dans de nombreux segments de clientèle, soit dans des segments sélectionnés.

C’est ainsi qu’est né le cadre des stratégies concurrentielles de Porter, dans lequel quatre stratégies concurrentielles sont identifiées : le leadership par les coûts, la focalisation sur les coûts, la différenciation et la différenciation ciblée.

Des stratégies différentes justifient une conception organisationnelle différente. Par exemple, prenons une entreprise de boissons qui vend des liqueurs de whisky de qualité supérieure. L’accent est mis ici sur un segment de marché spécifique (les clients aisés qui boivent du whisky) avec des stratégies de différenciation impliquant un fort branding.

Dans cette organisation, la production peut être une unité commerciale spécialisée axée sur une chose : produire un produit technologique spécialisé pour les DJ. Il existe une certaine spécialisation dans le département de production, mais la véritable innovation se produit au sein d’équipes de produits spécialisées dans lesquelles la R&D et le marketing sont en contact permanent avec les clients pour développer de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux produits dont le marché a besoin.

De même, les ventes et le marketing sont des unités commerciales. Ils ont sous eux différentes unités superposées, coopératives et à coordination horizontale – par exemple, le branding et les parrainages, le marketing numérique, les relations publiques, la vidéo/multimédia. Ces unités collaborent fortement les unes avec les autres et sont en contact permanent avec le marché, ce qui entraîne une coordination élevée. Les spécialistes ont une responsabilité élevée et, bien qu’il existe une procédure formelle d’approbation des campagnes de marketing, de nombreuses campagnes se déroulent au sein d’équipes de projet décentralisées composées de personnes issues de plusieurs unités superposées qui communiquent fréquemment entre elles car le marché est un marché de niche dans lequel le marketing doit être bien coordonné.

Comparons cela à une stratégie de leadership en matière de coûts à faible coût et à large cible. Prenons l’exemple d’une entreprise de production de savons. Elle produit des centaines de savons – et bien qu’elle fasse un peu de marketing et de vente aux magasins de détail pour quelques-unes de ses lignes, la plupart des savons sont produits pour des marques externes. La configuration organisationnelle est très cloisonnée et on ne s’attend pas à ce qu’elle change.

Lorsque nous appliquons cela aux cinq principes de conception organisationnelle, il y a : (1) une forte spécialisation entre la production et les ventes, (2) une faible coordination est nécessaire, (3 & 4) la connaissance et le contrôle se situent relativement haut dans l’organisation et il y a (5) peu de collaboration nécessaire entre les départements. En effet, lorsqu’une nouvelle ligne de savon est introduite, les spécificités sont communiquées au département de production et après quelques essais, l’entreprise est prête à produire ce savon pour les années à venir.

Environnement

L’environnement a également un impact sur la structure et la conception organisationnelles. L’industrie, les matières premières, le marché (du travail), les influences gouvernementales (internationales) et socioculturelles façonnent toutes la conception requise à différents degrés.

Le facteur le plus important est la stabilité environnementale. Il y a deux dimensions qui influencent la stabilité environnementale :

• Dimension simple-complexe. Il s’agit du degré d’influence des facteurs externes sur l’organisation et la concurrence. Ceux-ci sont multiples pour les grandes entreprises telles que AT&T et British Telecom, où tous les facteurs mentionnés précédemment agissent sur. En comparaison, une quincaillerie familiale de banlieue est confrontée à une faible complexité environnementale.
• Dimension stable-instable. Il s’agit des éléments de l’environnement qui sont dynamiques. Les grandes marques de consommation comme McDonald’s sont influencées par les médias en ligne. Elles sont très visibles sur des plateformes comme Twitter, Instagram et TikTok, et un seul tweet ou billet de blog peut grandement nuire à une marque. D’autre part, les entreprises de services publics sont stables depuis longtemps. Prenez les bibliothèques publiques aux États-Unis entre les années 1970 et 2000. Elles étaient financées par la ville locale, le comté, l’État et le gouvernement fédéral.

Un environnement très stable et similaire justifie des processus organisationnels standardisés et non dynamiques. Les producteurs de savon ou les fabricants de récipients en sont des exemples. En revanche, un environnement hautement instable et complexe exige que l’organisation s’adapte constamment. Les exemples incluent les fabricants de puces et les entreprises aérospatiales.

Technologie

La technologie influence grandement la conception organisationnelle. Nous l’avons vu à travers la crise du COVID où de nombreuses entreprises sont passées sans effort au numérique et certaines ont même fermé leurs bureaux.

WordPress, une plateforme de blogs populaire, a une main-d’œuvre à distance à 100%. Cela est possible grâce à l’utilisation intensive de la technologie et à la collaboration axée sur la technologie.

Les technologies de l’information permettent également aux organisations de se décentraliser davantage, d’améliorer la coordination horizontale grâce aux intranets, et la collaboration externe devient possible grâce aux extranets. En fait, Slack, l’un des outils de collaboration les plus utilisés permet aux collaborateurs internes et externes de rejoindre la même équipe à travers différents canaux internes et externes, ce qui permet une communication rapide.

Taille &cycle de vie

La taille est un autre facteur qui a un impact sur la conception organisationnelle. Les petites organisations sont généralement réactives, flexibles, plates, organiques et entrepreneuriales. Les grandes organisations créent de la valeur grâce à des gains d’efficacité, ont une portée et une marque mondiales, un marché plus stable et mettent davantage l’accent sur les gestionnaires. Cela conduit à des choix de conception organisationnelle différents.

Lorsque les organisations se développent, elles passent par différents stades de développement. Le fait de savoir à quel stade se trouve une organisation permet de repérer les désaccords entre les objectifs et la stratégie de l’organisation et la structure organisationnelle. En outre, cela aide à identifier la crise à laquelle l’organisation est susceptible d’être confrontée.

Culture

Chaque organisation a sa propre culture unique basée sur ses valeurs, ses hypothèses, ses croyances, ses attitudes, ses sentiments, ses histoires, ses héros, ses symboles, son langage et ses habitudes. Ces cultures sont mieux résumées dans le cadre des valeurs concurrentes.

Ce cadre propose qu’il existe un certain nombre de valeurs concurrentes dans une organisation : la flexibilité par rapport à la stabilité, et une orientation interne par rapport à une orientation externe. Les valeurs sont en concurrence, ce qui signifie qu’il n’est pas possible d’être à la fois stable et flexible, ou à la fois centré sur l’interne et l’externe.

Des cultures différentes entraînent des structures organisationnelles différentes. Une organisation axée sur l’interne aura plus de collaboration, tandis qu’une organisation axée sur l’externe aura plus de groupes de projet et d’unités d’affaires orientés vers le client.

De même, une organisation très stable a des unités d’affaires clairement définies, tandis qu’une organisation flexible a des unités de recouvrement horizontales beaucoup plus axées sur le marché qui font appel à différents spécialistes pour créer de la valeur pour le client.

Efficacité organisationnelle

Une fois que vous avez créé une conception organisationnelle appropriée pour les cinq facteurs que nous avons mentionnés précédemment, le résultat est une organisation efficace. Cela signifie une organisation qui est capable d’atteindre sa mission et ses objectifs.

L’efficacité organisationnelle est difficile à mesurer. Cependant, lorsque nous la comprenons bien, les signaux dans l’organisation peuvent nous fournir des informations sur les améliorations à apporter à l’organisation. Concluons cet article avec trois approches pour mesurer l’efficacité organisationnelle.

Les approches correspondent à différentes phases du processus de production. Il s’agit d’un modèle input – process – output (IPO). A chaque étape, l’efficacité organisationnelle peut être mesurée.

1. Le premier indicateur de l’efficacité organisationnelle est l’approche basée sur les ressources. Cette approche examine l’entrée et évalue l’efficacité en évaluant si l’organisation obtient efficacement les ressources nécessaires à une haute performance.
2. L’approche du processus interne examine le processus de production et évalue l’efficacité en utilisant la santé interne et l’efficacité économique. Les exemples incluent une culture forte, une communication basée sur la confiance, une prise de décision rapide, une communication non faussée et une interaction entre l’organisation et ses parties.
3. Le troisième indicateur est l’approche par les objectifs. Cette approche évalue l’efficacité en examinant dans quelle mesure l’organisation atteint ses objectifs. La clé ici est de se concentrer sur les objectifs opérationnels, car ils sont plus faciles à spécifier et à mesurer.

Pour en savoir plus sur le réglage fin de l’efficacité organisationnelle, consultez notre guide sur le développement organisationnel.

Etude de cas

Pour illustrer cela, laissez-moi partager cette étude de cas sur une entreprise de production de grains de café. Cette entreprise a parfois du mal à fournir les grains de café nécessaires à la production. Cela conduit à des problèmes d’approvisionnement et après que l’entreprise ait manqué ses derniers objectifs de vente trimestriels, une enquête est lancée.

Il s’avère qu’il y a un désalignement entre le paysage politique de plus en plus instable des pays producteurs de café, conduisant à des perturbations de l’approvisionnement, et la structure organisationnelle fixe. Un examen plus approfondi des processus de prise de décision montre que les décisions de changer de ligne d’approvisionnement doivent être approuvées au niveau C, ce qui entraîne un retard dans les capacités de prise de décision. Ces contretemps sont la principale raison pour laquelle les objectifs de vente trimestriels n’ont pas été atteints.

Pour remédier à cela, l’organisation décide de placer la responsabilité de certaines parties de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des départements d’approvisionnement plus bas dans l’organisation. Cela permet une prise de décision plus rapide, rendant ainsi l’organisation plus flexible pour répondre aux changements de l’environnement externe.

Dans cette étude de cas, nous avons vu des symptômes aux trois niveaux : l’entrée, le processus et la sortie. Dans un système idéal, vous voudrez reconnaître ces symptômes au niveau de l’entrée ou du processus avant qu’ils n’affectent le résultat. Cela peut être fait en mettant en œuvre des garanties et en créant un système d’alerte précoce.

Conclusion

Et cela conclut cet article sur la conception organisationnelle, dans lequel nous avons examiné les cinq principes clés de la conception organisationnelle, qui sont la coordination, la spécialisation, la connaissance et la compétence, le contrôle et l’engagement, et l’innovation et l’adoption.

Il existe une série de facteurs qui influencent ces principes. Il s’agit notamment de la stratégie organisationnelle, de l’environnement externe, de la technologie, de la taille de l’organisation &du cycle de vie et de la culture. Ces facteurs exercent une pression sur les différents principes de conception organisationnelle.

La configuration de ces cinq principes détermine à quoi ressemblera l’organisation. Une organisation élevée en coordination sera hautement connectée mais au prix de la spécialisation. Une organisation élevée en contrôle et en engagement perdra en innovation et en adoption.

En fin de compte, la conception et la structure organisationnelles consistent à prendre des décisions équilibrées qui donneront à l’organisation un avantage concurrentiel et qui l’aideront à atteindre ses objectifs.

Il est impossible de tout couvrir dans ce guide. Si vous avez des questions ou des ajouts, n’hésitez pas à commenter ci-dessous !

FAQ