Démêler ce que signifie être un doyen

Une semaine après être devenu chef du département d’agriculture végétale à l’Université de Guelph, un poste qui l’a finalement conduit en 2016 à son rôle actuel de doyen du Collège agricole de l’Ontario de l’université, Rene Van Acker a envoyé un court courriel à son propre ancien chef de département, Murray Ballance, à l’Université du Manitoba. Le texte se lit comme suit : « Salut Murray. Je suis désolé. Rene. »

« Je m’excusais simplement d’être un membre typique du corps professoral, peut-être pas toujours aussi utile que j’aurais pu l’être pour l’administration et de ne pas réaliser ce que le poste impliquait », dit-il. Et ce n’était qu’après son premier pas dans le leadership académique. Il découvrira plus tard que le niveau supérieur, celui de doyen, offre son propre lot de défis et de récompenses. Pour en savoir plus sur ce qu’implique ce poste, et pour vous aider à décider s’il peut vous convenir, nous avons sollicité plusieurs doyens actuels pour connaître leurs expériences et leurs conseils.

Ce que font les doyens

Bien qu’il diffère d’une université à l’autre, le poste de doyen implique généralement la gestion des étudiants et du corps professoral d’une part, et la liaison avec la haute direction d’autre part. Rebecca Taylor Duclos, doyenne de la faculté des beaux-arts de l’Université Concordia depuis 2015 et ancienne doyenne des études supérieures de la School of the Art Institute of Chicago, appelle cette responsabilité « le sandwich du doyen ». Les doyens, dit-elle, « sont juste au milieu – nous sommes les communicateurs de la vision de l’université du côté de la haute direction, et des besoins du corps professoral à l’autre extrémité, en équilibrant constamment entre ces deux mondes. »

Médiatiser entre tant d’intérêts différents signifie aussi beaucoup de temps en face à face. « J’ai habituellement neuf ou dix heures solides de réunions par jour, tous les jours », dit le Dr Duclos. « À chacune de ces réunions, la personne assise en face de moi peut avoir attendu un mois pour me voir. Il faut être très présent avec chaque personne », dit-elle, ajoutant que le rôle peut parfois être épuisant sur le plan émotionnel. « Il faut une gymnastique mentale pour suivre les énormes quantités d’informations et de décisions. »

« Nous sommes les communicateurs de la vision de l’université du côté de la haute direction, et des besoins du corps professoral à l’autre extrémité, en équilibrant constamment entre ces deux mondes. »

Chris Andersen, nommé doyen de la faculté des études autochtones de l’Université de l’Alberta l’an dernier après avoir été doyen par intérim, divise ses principales responsabilités en quatre poches : gestion, coordination, mentorat et communications. Du côté de la gestion, il y a les budgets, le personnel et la collecte de fonds. La coordination est à la fois interne, en termes de politiques et de procédures, et externe, en termes de gestion des demandes. Le mentorat consiste à s’assurer que les jeunes chercheurs progressent et que le personnel de soutien se sent apprécié. La communication est « le territoire de la mission et de la vision », dit-il, en créant et en mettant en œuvre des objectifs stratégiques et en les transmettant au corps professoral, à l’ensemble du campus et au grand public.

Le Dr Andersen dit que le passage de professeur à doyen a été « secouant » et l’a transformé en personne du matin. « Je me lève à 5h30 maintenant parce que c’est le seul moment où j’ai quelques heures de libre pour moi pour vraiment travailler avant que les gens commencent à arriver à la faculté », dit-il.

Les défis

Lorsqu’Isabelle Dionne est arrivée comme doyenne de la Faculté d’éducation physique et sportive de l’Université de Sherbrooke, en 2014, « je n’avais aucune idée du nombre de petits feux que j’allais devoir éteindre tout le temps. (…) On pense toujours que tout va se dérouler comme prévu, que chacun enseigne ses cours et fait ses recherches et qu’il n’y aura pas d’urgences à gérer, mais je fais face à ce genre de choses tous les jours, ce à quoi je ne m’attendais pas. »

Ali Dastmalchian, doyen de la Beedie School of Business de l’Université Simon Fraser depuis janvier 2016, et auparavant doyen de la Gustavson School of Business de l’Université de Victoria et de la faculté de gestion de l’Université de Lethbridge, convient que le travail peut être dévorant. « C’est une journée de 15 heures sur une base régulière. Et en dehors de l’extinction des feux au quotidien, il faut avoir l’œil sur la stratégie à plus long terme. »

A part ces longues heures et la gestion des problèmes internes, d’autres défis vous attendent. Le Dr Dastmalchian affirme que représenter l’université dans la communauté, en particulier en tant que doyen d’une école de commerce où les frais de scolarité sont élevés et où la collecte de fonds est essentielle, est un véritable effort. « Il faut avoir la peau plus épaisse, être capable d’accepter la critique, être capable d’écouter les gens ». Avoir confiance en ses propres compétences, impliquer le corps enseignant et les étudiants, et former de bons conseils consultatifs sont autant d’éléments qui aident, dit-il. Mais en fin de compte, vous êtes le visage de l’école pour le monde extérieur à une époque où les relations extérieures sont devenues une grande partie du travail.

« Vous devez passer du temps à présenter, parler, partager ce que vous faites à la communauté – la force de recherche de l’école, la qualité des diplômés que vous produisez. D’autre part, vous devez développer et gagner la confiance de vos propres parties prenantes au sein de l’université », explique le Dr Dastmalchian. « Les gens prêtent attention à tout ce que vous faites et dites, et chaque note de service doit donc être soigneusement réfléchie. Ce que vous envoyez signale ce qui est valorisé ici et la direction que nous prenons. Cela génère des réactions de tous les côtés. »

« C’est une journée de 15 heures sur une base régulière. Et en dehors de l’extinction des feux au quotidien, il faut avoir l’œil sur la stratégie à plus long terme. »

Le Dr Dionne, quant à lui, se voit comme un rassambleur. « Vous devez être quelqu’un qui rassemble les gens », dit-elle. « Il y a des moments où vous devez remonter le moral de vos troupes et agir comme un modèle de résilience, en faisant face à ces choses avec le sourire. »

Etre doyen implique également de prendre des décisions complexes, souvent dans le cadre de budgets serrés. « Je pense que les finances sont probablement le plus grand défi », dit Margaret Steele, qui est devenue la première femme doyenne de la faculté de médecine de l’Université Memorial en 2016 et qui est l’ancienne vice-doyenne des relations hospitalières et interfacultaires de l’École de médecine et de dentisterie Schulich de l’Université Western. Elle recommande à toute personne qui accède à un poste de direction d’apprendre à comprendre un tableur.

Le bon côté

Les longues journées, l’isolement, la lecture de tableurs – pourquoi ces doyens le font-ils ? « Le bon côté, c’est que c’est un travail formidable : vous entendez parler des choses incroyables que font vos professeurs, vos étudiants et votre personnel », explique le Dr Steele. « Développer l’école, aller de l’avant, rencontrer les gens de la communauté sur les grandes choses que les gens font et essayer de relier les choses, je pense que tout cela est très excitant. » Elle ajoute : « J’aime beaucoup l’animation et le mentorat. J’aime aider les gens à établir des liens pour faire avancer leur travail, qu’il s’agisse d’éducation, de recherche ou d’opportunités de leadership. C’est agréable de voir les opportunités et de les faire avancer. »

« Vous devez être quelqu’un qui rassemble les gens. Il y a des moments où vous devez remonter le moral de vos troupes et agir comme un modèle de résilience, en faisant face à ces choses avec le sourire. »

Le Dr Andersen, à l’U de A, convient que le mentorat peut être gratifiant. « J’aime tirer le meilleur parti des professeurs chevronnés de manière à les aider à encadrer nos jeunes professeurs. J’aime aussi penser stratégiquement à la façon dont nos objectifs et nos possibilités au niveau de la faculté s’intègrent à ceux de l’université en général », dit-il. En tant que doyen d’une faculté d’études autochtones, il ajoute qu’il est également gratifiant de contribuer à la construction d’une discipline relativement nouvelle.  » J’y ai vu une occasion de jouer un rôle dans la construction de la discipline à plus grande échelle, tant au niveau des réseaux régionaux de départements d’études autochtones qu’à l’échelle internationale. « 

La Dre Duclos de Concordia aime ce qu’elle appelle la  » vue à 30 000 pieds « , où elle est en mesure de voir et de guider la façon dont sa faculté des beaux-arts s’intègre à la fois à l’université et à la scène culturelle de Montréal dans son ensemble. « C’est un privilège phénoménal que d’être en mesure d’avoir un aperçu de toute une école et de voir comment les différents départements interagissent », dit-elle. « Je me retrouve souvent à présenter des personnes qui travaillent en fait côte à côte depuis de nombreuses années et qui ne se sont jamais rencontrées. C’est génial pour quelqu’un qui aime vraiment ce genre de poste de surplomb et qui aime faire naître des collaborations. »

C’est pour vous ?

Donc, ces doyens semblent aimer leur travail. Mais le ferez-vous ? Pour prendre la décision, ils vous conseillent d’évaluer vos points forts et de vous demander si vous aimez cette vision d’ensemble.

Une autre question est de savoir si vous êtes prêt à réduire considérablement vos activités de recherche et d’enseignement, car celles-ci passent nécessairement au second plan lorsque vous êtes confronté à tant de tâches administratives. Lorsqu’on lui demande ce qu’il dirait à ceux qui envisagent de devenir doyens, le Dr Andersen répond : « Assurez-vous qu’ils ne sont pas prêts à faire de la recherche :  » Assurez-vous qu’ils ne se mentent pas à eux-mêmes sur leur volonté de mettre leur recherche en veilleuse, surtout si leur sens professionnel de soi découle de la passion et des années qu’ils ont consacrées à être chercheur. « 

La Dre Dionne de l’Université de Sherbrooke n’a pas tout à fait ce luxe, car elle continue d’être titulaire d’une chaire de recherche du Canada de niveau 1,  » alors je ne peux pas ignorer ce côté des choses.  » Elle ajoute :  » Il y a certainement des moments où j’aimerais pouvoir m’asseoir avec trois heures de libre pour rédiger une proposition de subvention ou un article, ou simplement pour réfléchir. « 

Le Dr Van Acker le dit autrement : vous devez vous demander si vous valorisez le service au moins autant que la recherche. « Je pense qu’il faut avoir une mentalité de service. Je me suis de plus en plus rendu compte que ce que j’aimais faire et la façon dont je pouvais contribuer était d’aider mes collègues à faire les choses qu’ils ne voulaient pas faire afin de faciliter ce qu’ils veulent faire. » Il ajoute que le fait de passer provisoirement à un autre rôle de direction peut aider les doyens potentiels à décider si l’administration est la bonne solution. En repensant à l’époque où il était directeur de département à l’Université de Guelph, il déclare :  » Je pense que ce rôle a permis de tirer de nombreuses leçons importantes en termes de compréhension des budgets, des responsabilités en matière de ressources humaines, de l’élaboration des programmes d’études et du fonctionnement de l’université. « 

Les personnes intéressées par le poste doivent également évaluer honnêtement leurs propres compétences relationnelles et leurs capacités de leadership. Lorsqu’elle a commencé à penser au décanat, le Dr Steele de Memorial dit qu’elle a fait une auto-évaluation des compétences qu’elle devait développer, et a cherché des mentorats, des programmes de formation et des postes de direction. « J’ai intentionnellement suivi des cours pour m’aider dans les domaines dans lesquels je devais me développer si je voulais devenir doyenne. Si vous y pensez, vous devriez commencer à réfléchir aux forces que vous avez, aux expériences que vous avez vécues, à discuter avec des doyens et à suivre des cours de leadership exécutif. »

Conseils aux nouveaux doyens

Après avoir sauté dans ce rôle au rythme effréné, les nouveaux doyens devraient travailler rapidement pour évaluer l’environnement et chercher du soutien. Le Dr Duclos recommande de créer une communauté immédiatement. « Surtout la première année, sortez tout simplement de votre bureau. Allez à tout, rencontrez autant de personnes que possible et écoutez. Présentez les gens – la chose la plus simple que j’ai faite a été de multiplier les occasions sociales pour que les professeurs et les étudiants se rencontrent « , dit-elle.

Recherchez également d’autres doyens, dit le Dr Andersen, qui a été surpris par l’accueil chaleureux qu’il a reçu de ses collègues doyens à l’U de A.  » Je pense que la collégialité s’étend jusqu’à ce que vous posiez des questions que vous pourriez penser bêtes ou super naïves. Ne pas avoir peur de poser des questions est un élément important », dit-il. Il ajoute que vous devez également évaluer vos propres compétences. « De mon point de vue, je suis un penseur très désordonné. J’ai tendance à ne pas voir les choses en noir et blanc, donc le plus grand défi est d’essayer de rester organisé et de garder de nombreuses balles en l’air en même temps, le tout sans se consumer », dit-il.

« Surtout la première année, sortez simplement de votre bureau. Allez à tout, rencontrez autant de personnes que possible et écoutez. »

Vous devez également vous adapter au changement de dynamique qui accompagne le leadership. « Préparez-vous à l’isolement qui accompagne le rôle de leader. La façon dont vous abordez les questions joue un rôle puissant pour donner le ton à la faculté que vous dirigez « , dit le Dr Andersen. Contre sa propre nature, il dit avoir engagé un coach exécutif pour faciliter la transition, et il le recommande maintenant. « J’aurais levé les yeux au ciel pour ce genre de choses avant de devenir doyen, mais maintenant je le vois. C’est une partie importante de ma capacité à ne pas me sentir isolé, parce que vous passez de quelqu’un qui est ami avec tout votre corps professoral à quelqu’un qui est encore amical mais mis à part, que vous vouliez l’admettre ou non », conseille-t-il.

Cette « mise à part » est également dans l’esprit du Dr Dionne, qui dit que son premier conseil est de « vraiment réfléchir si vous êtes prêt à devoir prendre des décisions qui ne plairont pas à tout le monde ». Le second, qui est un peu lié au premier, est de prendre le temps d’aller voir les personnes qui pourraient être blessées par vos actions. Évidemment, ce n’est jamais intentionnel, mais vous devez quand même prendre le temps de leur parler. (…) Parfois, cela signifie simplement envoyer un courriel qui dit : « Écoutez, je dois aller dans telle ou telle direction et je suis vraiment désolé, mais pour cette raison particulière, c’est ce que je dois faire. »

« Soyez préparé à l’isolement qui vient avec le fait d’être un leader. La façon dont vous abordez les questions joue un rôle puissant en termes de donner le ton à la faculté que vous dirigez. »

Son dernier conseil : « Prenez soin de vous, car il est facile de se perdre dans son travail et de ne plus avoir de temps pour autre chose. J’ai trois enfants, j’ai donc une vie de famille. Je me suis promis que je ne laisserais pas le fait d’être doyen avoir un impact sur ma santé et sur le temps passé avec ma famille. … Bien sûr, cela aide d’avoir un partenaire qui est présent et capable d’assumer une bonne part du travail. »

En fin de compte, la plupart des doyens veulent souligner à quel point les récompenses l’emportent sur le stress de leur travail, surtout en sachant que de nombreux professeurs sont intimidés par l’administration. « En général, nous devons encourager les gens à envisager d’assumer des fonctions administratives. En général, nous ne sommes pas submergés de candidatures », explique le Dr Van Acker. « Je pense que cela est dû en partie au fait que nous sélectionnons des enseignants et des chercheurs passionnés, et que nous ne recherchons pas des administrateurs passionnés. Mais en même temps, je pense que nous n’encourageons pas nécessairement les gens à y penser. »

Avec un dossier de Pascale Castonguay.