Communication organisationnelle : 9 étapes pour créer une stratégie réussie

La communication organisationnelle est l’une des conditions préalables essentielles à la création d’une entreprise prospère. Son impact sur l’engagement des employés, la collaboration, la confiance sur le lieu de travail et l’expérience des employés en fait un élément important de toute stratégie en milieu de travail.

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Dans ce blog, nous allons passer en revue certains des avantages les plus importants de la construction d’une communication organisationnelle efficace ainsi que les étapes nécessaires pour mettre en œuvre une stratégie de communication organisationnelle réussie.

Qu’est-ce que la communication organisationnelle ?

La communication organisationnelle comprend la communication formelle et informelle dans l’ensemble d’une organisation, y compris la communication entre les employés et la communication employé-manager.

Nous pouvons diviser la communication organisationnelle en 4 types principaux :

Communication formelle

Etre formel, clair et spécifique est une excellente façon d’assurer un bon flux d’informations sur le lieu de travail. Avec la communication formelle, tout le monde est informé et aligné sur les objectifs de l’entreprise.

Ce type de communication est également nécessaire pour répondre aux exigences légales. Par exemple, les arrangements de travail ainsi que les règles et directives de sécurité doivent être communiqués aux employés de manière formelle (courriels, documents imprimés).

Communication informelle

Comme vous l’avez deviné, ce type de communication est à l’opposé de la communication formelle. Il est également connu sous le nom de « communication par le raisin ». Essentiellement, elle comprend les dialogues, les bavardages, les conversations téléphoniques ainsi que les  » discussions de la fontaine à eau  » qui ont habituellement lieu près de la cafetière et qui ne reposent sur aucune formalité.

L’un des principaux avantages de la communication informelle est le fait qu’elle constitue un moyen plus rapide de partager l’information sur le lieu de travail. Elle permet également de partager et de développer de nouvelles idées pour améliorer les produits ainsi que les processus internes ou externes. Vous seriez surpris de savoir combien d’idées d’innovation ont commencé par une discussion à côté de la machine à café !

Communication horizontale

Ce type de communication organisationnelle se produit entre des équipes, des groupes ou des individus qui sont au même niveau hiérarchique. La communication horizontale joue un rôle important dans l’élimination des silos et l’amélioration de la collaboration interdépartementale sur le lieu de travail. Elle joue un rôle essentiel pour aligner les équipes techniques, marketing et commerciales et s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Communication verticale

La forme la plus courante de communication au sein des organisations structurées suit un schéma vertical ascendant et descendant. Elle comprend la communication entre les chefs d’entreprise, les chefs d’équipe et les employés. Ce type de communication est essentiel sur le lieu de travail. Sans communication verticale, il ne serait pas possible de partager des directives, des commentaires ou des idées.

Quel que soit le type de communication dont nous parlons, la communication sur le lieu de travail est un élément de gestion vital pour toute organisation.

Certains des principaux objectifs de la communication organisationnelle consistent à mettre à jour les employés sur les nouvelles politiques, à communiquer en cas de crise, à assurer la sécurité dans toute l’organisation, à gérer la gestion du changement, la transformation numérique, les fusions et les acquisitions ainsi qu’à donner et à recevoir des commentaires des employés.

📚Lire la suite : La gestion du changement : Définition, meilleures pratiques & Exemples

Pour réussir, les organisations doivent avoir des stratégies de communication organisationnelle complètes dans lesquelles les employés se sentent informés des mises à jour importantes de l’entreprise et sont engagés dans des conversations organisationnelles quotidiennes.

15 Objectifs d’une communication organisationnelle efficace

Une communication organisationnelle efficace a un impact sur le succès organisationnel de plusieurs façons. En voici quelques-unes :

1. Créer une expérience positive pour les employés, augmenter leur moral, leur satisfaction et leur engagement.
2. Aider les employés à comprendre les termes et conditions de leur emploi et stimuler leur engagement et leur loyauté.
3. Encourager la part de voix des employés, ce qui améliore considérablement la satisfaction des employés à l’égard de leur employeur.
4. Aider à diminuer les risques de malentendus et de diffusion de fausses informations sur le lieu de travail.
5. Améliorer la communication interdépartementale et la collaboration entre les employés.
6. Aider les employés à s’aligner sur la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’entreprise.
7. Susciter un plus grand engagement des employés en les tenant informés à tout moment.
8. Faire en sorte qu’il soit facile pour les employés de trouver des informations importantes et pertinentes quand ils en ont besoin.
9. Rationaliser le flux d’informations au sein de l’organisation.
10. Améliorer la productivité des employés en éliminant le gaspillage de temps consacré à la recherche d’informations et à la communication sur des sujets non pertinents.
11. Améliorer les processus et les procédures et, en fin de compte, créer une plus grande efficacité et des réductions de coûts.
12. Établir de meilleures relations entre les employés et leurs gestionnaires.
13. Améliorer la confiance sur le lieu de travail.
14. Rendre la communication plus amusante.
15. Améliorer la communication avec les employés non câblés, à distance et sans bureau.

Voyez l’infographie ci-dessous où nous partageons certains des avantages les plus importants de la communication sur le lieu de travail 👇

La communication organisationnelle en période de COVID-19

La communication organisationnelle a joué un rôle essentiel pendant la pandémie de coronavirus. Plus que jamais, les employés avaient besoin d’être soutenus et entendus pendant l’épidémie. En effet, ils ont soudainement dû changer leurs habitudes de travail et s’adapter à la volée.

Alors que certains d’entre eux avaient l’habitude de travailler à domicile avant la pandémie, cet aménagement du travail était totalement nouveau pour d’autres.

📚Lisez la suite : Travail à distance : 20 façons de mobiliser vos employés à distance et d’établir des liens avec eux

Non seulement la communication organisationnelle a joué un rôle clé pour soutenir les employés pendant la pandémie, mais elle a également joué un rôle essentiel pour que les entreprises fonctionnent aussi bien que possible.

Alors que la plupart des opérations ont été perturbées, les experts en CI ont fait un travail incroyable pour repenser leurs stratégies de communication afin que les employés puissent maintenir leur moral et leurs niveaux de productivité élevés.

Statistiques clés sur la communication organisationnelle pendant l’épidémie

Les statistiques suivantes soulignent l’importance de mettre en place une stratégie de communication organisationnelle efficace en temps si crise comme la pandémie de coronavirus :

• Globalement , 93% des employés interrogés par The Institute for Public Relations et Peppercomm ont déclaré que leur entreprise gérait la crise du COVID-19 efficacement (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85% des employés disent qu’ils sont plus motivés lorsque la direction offre des mises à jour régulières sur les nouvelles de l’entreprise (Trade Press Services)
• 81% des personnes interrogées ont déclaré que la fonction de communication était TRÈS impliquée dans la communication interne (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Les points de contact personnels ont été privilégiés comme étant les meilleurs canaux pour communiquer avec les employés pendant l’épidémie. Les communications directes par l’intermédiaire des superviseurs ou des gestionnaires (61 %) et les vérifications individuelles (76 %) ont été privilégiées.(76 %) ont été jugées  » très efficaces  » (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Quarante-deux pour cent seulement des employés sont tout à fait d’accord pour dire que la direction dirige efficacement leur organisation pendant la crise (Perceptyx)
• 54 % des responsables des RH ont indiqué que la faiblesse de la technologie et/ou de l’infrastructure pour le travail à distance constitue le principal obstacle au travail à distance efficace dans leur organisation (Gartner)
• 15% des entreprises interrogées par Willis Towers Watson ont déclaré que la pandémie avait eu un effet négatif sur la productivité (Corporate Adviser)
• Une enquête britannique menée pendant la pandémie a montré que 73% des personnes interrogées pensaient être plus efficaces lorsqu’elles travaillaient à domicile (Statistica)
• Les préparatifs de retour-Les préparatifs de retour au travail n’en étaient qu’à leurs débuts, puisque seuls 10 % des responsables de la communication ont effectué une planification « approfondie ». Des changements spécifiques à l’environnement physique de travail sont inclus dans ce rapport (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Lire la suite : L’ultime liste de contrôle de gestion de crise COVID-19 pour les employeurs

9 étapes pour créer une stratégie de communication organisationnelle réussie

Passons maintenant en revue les 9 étapes cruciales pour créer une stratégie de communication organisationnelle réussie dans votre organisation.

Si vous êtes pressé, regardez la vidéo ci-dessous 👇

Liez votre plan de communication organisationnelle à votre stratégie d’affaires

La plupart des RH, des stratèges en communication interne et des leaders organisationnels s’accordent à dire que lier la communication organisationnelle à leur stratégie d’affaires est essentiel à l’efficacité et à la cohérence des opérations commerciales.

Pourtant, de nombreuses organisations n’ont toujours pas mis en place un plan et une stratégie de communication interne.

Pour élaborer une stratégie de communication organisationnelle efficace, les employeurs devraient commencer par lier la communication à leur plan stratégique global, y compris la mission, la vision et les valeurs fondamentales de l’entreprise.

📚Lisez la suite : Les valeurs de l’entreprise : Définition, importance et exemples

Par exemple, votre stratégie d’entreprise peut consister à améliorer les performances en augmentant la rétention ou l’engagement des employés.

Comme la communication avec les employés joue un rôle crucial à cet égard, votre stratégie de communication organisationnelle devrait être directement liée à votre stratégie d’affaires.

Comprendre votre/vos public(s)

Identifier votre public est une étape importante pour assurer l’efficacité de votre stratégie de communication organisationnelle.

L’une des principales causes de l’inefficacité de la communication organisationnelle est le fait que les employeurs ne segmentent pas leurs publics en fonction de leurs rôles professionnels, de leurs départements, de leurs lieux de travail, de leurs intérêts et de leurs préférences.

En conséquence, la plupart des employés reçoivent le même type d’information, même si cette information n’est pas du tout pertinente pour eux.

Que se passe-t-il alors ?

Très faibles taux d’engagement et de consommation de votre contenu de communication interne.

Comme c’est quelque chose que tous les communicateurs essaient d’éliminer et d’éviter, définir et comprendre vos publics internes est une étape cruciale pour développer une bonne stratégie de communication organisationnelle.

Impliquer tous les employés

La communication organisationnelle est le processus dans lequel tous les employés devraient être impliqués et participer.

L’état d’esprit dans lequel la communication consiste principalement à transmettre des messages aux employés sur les questions commerciales, les politiques et les procédures, et les mises à jour de l’entreprise est un mauvais état d’esprit.

La communication sur le lieu de travail ne devrait jamais être à sens unique. Les conversations à double sens, en revanche, ont un grand pouvoir pour créer et soutenir une culture de travail saine. Écouter les problèmes, les questions, les commentaires, les idées et les préoccupations des employés renforce la loyauté et stimule la productivité des employés.

En fin de compte, tout le monde dans l’organisation a un rôle à jouer dans l’élaboration d’une stratégie de communication organisationnelle qui fonctionne bien :

1. Les PDG et les cadres supérieurs sont en fin de compte responsables de donner le ton et d’établir une grande culture organisationnelle. L’une des principales responsabilités de ces dirigeants est d’assurer une communication efficace à l’échelle de l’entreprise.
2. Les professionnels des RH et les autres stratèges des personnes jouent également des rôles essentiels dans les communications organisationnelles, surtout dans le milieu de travail d’aujourd’hui où les attentes, les préférences et les besoins des employés ont considérablement changé.
3. Les gestionnaires et les chefs d’équipe sont responsables de la communication quotidienne avec leurs employés.
4. Tous les employés ont la responsabilité de partager leur voix, leurs préoccupations et leurs problèmes, de fournir des commentaires et de collaborer avec leurs coéquipiers.

📚Lisez la suite : 8 statistiques sur l’engagement des employés que vous devez connaître en 2020

Créer un contenu engageant et pertinent

Malheureusement, de nombreux employés ne s’engagent pas avec le contenu interne de leur entreprise. De plus, de nombreux employés ignorent les messages qui leur sont transmis par l’intranet ou le courrier électronique d’une entreprise.

Cela se produit principalement parce que le contenu qui leur est délivré n’est pas pertinent pour ce qu’ils font. Envoyer une newsletter de masse à tous les employés en espérant qu’ils la liront n’est pas du tout réaliste aujourd’hui.

Une stratégie de communication organisationnelle efficace exige bien plus que cela. Les praticiens de la CI étant désormais considérés comme d’importants partenaires commerciaux stratégiques, leur nouveau rôle est d’intensifier leur jeu en veillant à ce que le contenu interne soit réellement consommé par les employés.

Cependant, la segmentation du contenu et de l’audience, surtout dans les grandes organisations, est impossible sans les bons outils de communication avec les employés qui permettent aux communicateurs de créer et de distribuer un contenu plus engageant aux employés.

Distribuez votre contenu à travers les bons canaux

Maintenant, même si vous avez le bon contenu prêt et que vous savez qui doit le recevoir, il y a un autre facteur important à considérer : les canaux de communication que vous allez utiliser pour distribuer votre contenu.

Comme le nombre de différents canaux de communication que nous utilisons sur le lieu de travail augmente continuellement, choisir les bons canaux devient un grand défi pour les communicateurs.

📚Lisez la suite : Principaux canaux de communication à prendre en compte pour votre entreprise

Les intranets, les courriels, les médias sociaux internes, les applis de messagerie privée comme Slack, le partage de documents et les outils de gestion de projet sont tous des moyens de communication interne dans les organisations.

Par conséquent, cet écosystème de communication est devenu très complexe et difficile à gérer efficacement.

Pour cette raison, de nombreuses organisations se tournent maintenant vers des solutions modernes de communication avec les employés qui leur permettent de connecter tous leurs canaux de communication organisationnels en un seul endroit où toutes les informations importantes sont disponibles pour tous les employés à tout moment.

Mettre en place la bonne technologie de communication

Choisir la bonne technologie de communication avec les employés peut vraiment faire passer votre stratégie de communication organisationnelle au niveau supérieur.

Si vous savez que les niveaux d’engagement à travers vos solutions actuelles, comme les intranets, sont faibles, c’est probablement le signe que quelque chose doit être changé.

De nombreux intranets sont encore dépassés et ils ne correspondent pas aux préférences des employés concernant la façon dont ils communiquent même dans leur vie privée.

C’est pourquoi la mise en place de solutions de communication avec les employés  » mobile-first  » n’est plus une option, c’est un must-have !

Si nous savons que la majorité de nos lieux de travail est constituée de travailleurs de la génération Z et du millénaire, nous savons aussi combien de temps ils passent et communiquent via leurs smartphones.

Par conséquent, le passage à des solutions de communication interne axées sur le mobile comme Smarp est garanti pour transformer la façon dont votre lieu de travail communique.

Mesurer les résultats

Bien que la plupart des organisations conviennent qu’il est nécessaire de mesurer et de quantifier les résultats des plans de communication, cet objectif est difficile à atteindre.

En outre, 60 % des praticiens de la CI ne mesurent toujours pas leurs efforts de communication interne.

Le suivi et la mesure des efforts de communication interne sont extrêmement importants pour comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

Collecter ces données peut vous aider à répondre à des questions telles que :

• À quel point vos employés sont-ils engagés dans votre contenu interne ?
• Comment réagissent-ils à vos messages ?
• Quels sont les meilleurs canaux de communication pour transmettre l’information ?
• Quel est le type de contenu avec lequel les employés s’engagent le plus ?
• Quels employés s’engagent le plus (j’aime, je partage, je commente) ?

Utilisez vos données pour améliorer votre stratégie de communication organisationnelle

Une fois que vous avez recueilli et analysé des données, il est plus facile d’apporter des améliorations et de prendre de meilleures décisions à l’avenir.

Par exemple, si vous vous rendez compte que vos employés s’engagent le plus avec le contenu vidéo, c’est le signe qu’il faut produire plus de ce type de contenu.

De plus, la vidéo est véritablement le type de contenu que les jeunes générations aiment consommer en raison de sa simplicité et de son caractère ludique.

Un autre excellent moyen d’exploiter les données est de comprendre qui sont vos influenceurs internes afin de les récompenser et d’en faire des ambassadeurs de votre marque.

📚Lisez la suite : Les 5 principales compétences en communication et comment les améliorer

Avec Smarp, les entreprises du monde entier ont réussi à transformer leurs efforts de communication organisationnelle à l’aide des données disponibles via notre solution de communication avec les employés.

Voyez votre lieu de travail se transformer

C’est la meilleure étape de votre stratégie de communication organisationnelle nouvellement mise en œuvre !

Si vous parvenez à mettre en œuvre avec succès toutes les étapes ci-dessus, toute la culture de votre lieu de travail se transformera. Vos employés seront beaucoup plus satisfaits de leur travail et de l’entreprise dans son ensemble, ce qui se traduira par une augmentation de l’engagement des employés et des niveaux de productivité.

Même si ce processus ne semble pas facile à mettre en œuvre, le travail acharné sera payant et votre retour sur investissement sera évident.

Le coût d’une mauvaise communication organisationnelle

Comme vu précédemment dans cet article de blog, la communication organisationnelle est un sujet sur lequel les entreprises devraient se concentrer davantage. Cependant, selon les recherches de la Society for Human Resource Management (SHRM), de nombreuses entreprises perdent de l’argent en raison d’une mauvaise communication.

Une étude portant sur 400 entreprises de 100 000 employés a cité une perte moyenne par entreprise de 62,4 millions de dollars par an en raison d’une communication inadéquate vers et entre les employés.

En outre, une mauvaise communication coûtait aux petites entreprises de 100 employés une moyenne de 420 000 $ par an.

En outre, une communication inefficace peut augmenter les malentendus, endommager les relations, briser la confiance, réduire la productivité des employés et augmenter la frustration sur le lieu de travail.

Stimulez votre stratégie de communication organisationnelle avec Smarp

Smarp est une plateforme de communication des employés axée sur le mobile, conçue pour aider les organisations à améliorer la communication sur le lieu de travail et à mieux se connecter avec leurs employés, où qu’ils se trouvent.

Comme les employés passent trop de temps à chercher des informations pertinentes, les employeurs doivent rendre ce processus plus rationnel et efficace.

Avec une technologie de communication interne comme Smarp, les employeurs peuvent désormais fournir un contenu personnalisé à leurs employés, communiquer de manière plus authentique et améliorer les relations entre les employés.

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