Comment répondre à un courriel pour confirmer un rendez-vous

En tant que professionnel, entrepreneur, pigiste ou gestionnaire, vous recevez probablement régulièrement des courriels vous demandant de confirmer votre intérêt ou votre disponibilité pour une réunion, un événement ou une activité. Cela est fait pour éviter la frustration de fixer un rendez-vous avec vous et ensuite de rencontrer une expérience décevante choquante.

Quel est le grand POURQUOI de cela ?

Il est possible que votre hôte pense que vous ne vous souvenez pas d’avoir un rendez-vous ; il/elle pense que vous ne prenez peut-être pas le rendez-vous au sérieux ; ou il/elle n’est pas sûr(e) de votre disponibilité ? Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela. Quoi qu’il en soit, si vous voulez éviter les déceptions, vous devez confirmer les rendez-vous par courriel, que ce soit en tant que destinataire ou expéditeur.

Comment confirmer les rendez-vous par courriel

Le courriel est l’un des meilleurs moyens de confirmer les rendez-vous. Il ne s’immisce pas dans votre temps ni dans celui du destinataire comme les appels téléphoniques. Si le destinataire est un utilisateur d’Internet avisé, il peut même configurer votre courriel comme faisant partie de sa liste de courriels à faire afin de s’en souvenir.

Voici dix conseils pour confirmer des rendez-vous par courriels :

1 – Sortez clairement

Sortez clairement pour confirmer votre rendez-vous de la meilleure façon possible. La clarté est un excellent moyen d’assurer à votre destinataire que vous le rencontrerez à une heure précise. La clarté rend également votre confirmation de rendez-vous efficace.

Exemple I : Confirmation de rendez-vous par courriel

RE : confirmation de rendez-vous avec FRANK WALES

Dear Mrs. Allen,

Je voudrais confirmer votre rendez-vous avec Frank Wales demain, le 25 août à 13 heures. Veuillez me contacter pour toute question et me tenir informée s’il devait y avoir des changements.

Cordialement,

Linda Brown,

Secrétaire, Lester Wester Limited

2 – Soyez bref et spécifique

Soyez bref lorsque vous confirmez un rendez-vous par courriel. Dites-le de manière courte et simple. Spécifiez l’heure et la date du rendez-vous.

Exemple II : Confirmation de rendez-vous par courriel

RE : Shawn Williams – Confirmation de rendez-vous

Cher Clinton,

C’est un rappel spécial pour confirmer votre réunion avec Shawn Williams demain 18 juin avant 10 heures.

Votre réunion est prévue pour se tenir à Lintel Scraps, bureau 12 au rez-de-chaussée de la rue Lanceman, en Chine continentale. L’endroit est accessible en taxi.

Voici le numéro de téléphone portable de Shawn, au cas où, +98157479837.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions. Je serais prêt à donner l’assistance nécessaire.

Merci et bonne réunion.

Best Regards,

Alice Maxwell

Assistante administrative de Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 – En faire une mission de rappel

Comme dans l’échantillon ci-dessus, il est évident que la confirmation de rendez-vous est essentiellement une mission pour rappeler à Clinton sa réunion avec Shawn Williams. Elle est clairement rédigée avec une heure, une date et un lieu spécifiques. Une bonne façon de confirmer un rendez-vous par email est d’en faire un rappel.

4 – Soyez détaillé

Une bonne façon de confirmer un rendez-vous est de donner des informations détaillées. Clinton a toutes les informations nécessaires pour arriver à Shawn Williams à l’heure. Il peut contacter Shawn Williams ou l’assistante administrative au téléphone s’il y a un problème pour localiser le lieu de la réunion.

Voir les exemples de courriels pour accepter et décliner les invitations ici.

Assurez-vous de ne pas donner à votre personne nommée une raison de manquer le rendez-vous. Il sera ennuyeux d’être informé après avoir manqué le rendez-vous que c’était à cause de l’incapacité à localiser le lieu.

5 – Ne le rendez pas trop long

Rendre votre email trop long fera perdre l’intérêt de votre destinataire et par conséquent le message. Gardez l’intérêt de votre destinataire en le gardant court et intéressant.

Exemple III : Confirmation de rendez-vous par courriel

Chère Mme Roberts,

Je suis heureux que vous soyez disponible pour la réunion avec notre équipe à 9 heures demain 21 janvier à notre bureau de zone.

Vous pouvez me contacter sur ce numéro de téléphone cellulaire si vous avez des questions ou un changement de plan.

Merci et dans l’attente de vous rencontrer demain.

Cordialement,

Evelyn Coker

Directrice des productions, Micara Productions

6 – Allez droit au but

Il n’est pas nécessaire de perdre la moindre occasion de faire comprendre à votre destinataire que vous voulez confirmer un rendez-vous. Allez droit au but immédiatement afin de ne pas faire défiler votre lecteur inutilement.

Voir des exemples d’emails pour des invitations ici.

7 – Suivez un format professionnel

Un email professionnel doit avoir la date, la salutation, la référence, le corps et la conclusion. Ne donnez pas une camelote à vos clients au nom de la confirmation d’un rendez-vous. Voici un bon exemple de courriel professionnel.

Exemple IV : Confirmation de rendez-vous par courriel

Date : 23 septembre 2012.

RE : Confirmation d’un rendez-vous

Dear Mr. Robinson,

J’écris pour confirmer un rendez-vous avec vous le 24 septembre 2015 à Learned Hall, winter road. J’apprécie sincèrement une réponse rapide de votre part.

Best wishes,

Andrew Paul

Directeur général, Adrepal Photos

8 – Utilisez un langage formel

Évitez l’utilisation d’argot. Utilisez un langage formel dépourvu de fautes de grammaire qui peuvent diminuer l’intérêt de votre destinataire.