La lettre d’accusé de réception, autrement appelée lettre de réception, est assez courante dans les relations d’affaires et constitue une marque de professionnalisme.
Il peut s’agir de la réception non seulement de marchandises ou de produits. Elle peut être la confirmation de la réception de documents. Nous avons la lettre d’accusé de réception de CV qui confirme la réception du CV d’un candidat. De même, l’accusé de réception de la démission confirme que l’entreprise a reçu la lettre d’un employé, qu’il a soumise avant de démissionner. Enfin, la lettre qui concerne la réception de marchandises et d’autres documents pertinents est la lettre d’accusé de réception commerciale. Autre que la confirmation des matériaux et des documents, une lettre d’accusé de réception peut également faire référence à un appel téléphonique ou une réunion précédente.
Maintenant, vous pourriez vous demander quelle est l’utilité de cette lettre. La plus évidente, si vous avez compris jusqu’ici, est qu’elle « confirme » quelque chose d’arrangé précédemment et, par conséquent, établit la base des actions futures à entreprendre. En outre, elle sert de document juridique attestant qu’une partie a rempli les obligations d’un contrat et contribue ainsi à instaurer la confiance et la bonne volonté entre les parties. Pratiquement, elle donne la date et le moment de la réception des documents/produits qui sont également importants.
Éléments d’une lettre d’accusé de réception:
Alors, qu’est-ce qui crée une lettre d’accusé de réception ? Elle comporte les éléments suivants :
- Un en-tête de lettre : Si vous écrivez à titre personnel, ce n’est pas nécessaire. Mais si c’est au nom d’une entreprise, il est important de mentionner le nom et l’adresse de votre entreprise et du destinataire ainsi que la date de rédaction/d’envoi de la lettre.
- En-tête : En dessous de ces éléments, vous mentionnerez la date. Elle peut ou non faire partie de l’en-tête. Vous pouvez commencer par le paragraphe suivant, en laissant un peu d’espace ou la ligne suivante.
- Sujet : Le sujet parlera de ce qui a été accusé de réception, et il peut être remplacé par la « référence » à un cas précédent ou à un numéro de facture.
- Corps : Le corps de la lettre peut commencer par un « Cher ………. ». La première ligne énoncera l’évidence. Les phrases suivantes sont courantes dans l’introduction:
- Le cabinet accuse réception du ou des documents…
- Je, personne, accuse réception du ou des documents suivants….
- Je, personne, au nom de l’entreprise, écris pour confirmer la réception de…
- Nous, entreprise, souhaitons remercier le destinataire de nous avoir envoyé…
- Je, personne, écris en référence à la conversation téléphonique entre le destinataire et la personne/l’entreprise pour confirmer la…. ou quelque chose avec une formulation similaire.
- Après cette ligne d’introduction suivront les détails de ce qui a été reçu ou sera fait ensuite, et si des marchandises sont endommagées, c’est ici qu’il faut le préciser.
- Clôture : La ligne de clôture portera sur la façon dont l’entreprise souhaite faire d’autres affaires avec le destinataire ou toute déclaration favorisant la bonne volonté. Elle peut également indiquer comment contacter le destinataire ou si l’entreprise ou la personne prendra contact avec lui si cela s’avère nécessaire. Elle peut également se terminer par un remerciement, suivi d’une signature personnelle au nom de l’entreprise. Gardez à l’esprit que la lettre d’accusé de réception automatisée n’inclut aucune sorte de signature personnelle.
Tips for You:
Les quelques éléments supplémentaires dont vous devrez vous souvenir comprennent : tout d’abord, le timing. La confirmation doit être donnée lorsque les matériaux sont en main, le retard ne fera que créer de la confusion et de l’anxiété. D’un autre point de vue, le retard est encore mieux que de ne jamais accuser réception. Parce que le retard peut être excusé. L’absence d’accusé de réception n’a pas de solution. Deuxièmement, faites les grandes lignes. Vérifiez les dates, les spécifications, faites une liste des points et planifiez le placement de vos informations. Prenez votre temps. Pensez à lire du point de vue du destinataire et ayez l’air sincère. Troisièmement, restez court et poli.
Voilà la recette parfaite pour une lettre de remerciement parfaite. Il suffit de bien mélanger les choses, n’est-ce pas ?