Comment démarrer un cabinet d’avocats : Startup Checklist

Vous envisagez d’ouvrir un cabinet d’avocats ? Ce qui suit est une liste de contrôle simple et de base pour que votre bureau soit opérationnel, mais la liste de contrôle variera en fait en fonction de vos besoins individuels, du type de droit que vous pratiquerez, des besoins en personnel et de divers autres facteurs.

Nom de votre cabinet

D’une certaine façon, c’est l’une des décisions les plus importantes à prendre, car votre cabinet sera identifié et on se souviendra du nom que vous choisirez. Traditionnellement, le nom des avocats impliqués dans la création d’un cabinet était un moyen sûr d’y parvenir. Toutefois, certains peuvent estimer que cette convention de dénomination ne permettra pas de distinguer leur cabinet et de le rendre attrayant pour les clients potentiels, et opter pour un nom lié à leur domaine d’activité. N’oubliez pas de mettre la même considération dans le choix du nom de domaine pour le site de votre cabinet.

L’emplacement, l’emplacement, l’emplacement!

Bien que dans une certaine mesure, l’importance de l’emplacement pour une petite entreprise est sans doute diminuée dans le contexte du cabinet d’avocats, il s’agit toujours d’une considération clé. Certains avocats, surtout lorsqu’ils débutent, peuvent décider de travailler à domicile pour des raisons de financement. D’un autre côté, rencontrer des clients et gérer un cabinet à domicile n’est généralement pas une option viable à long terme, et il peut donc être utile de choisir un bureau dès le départ. En outre, le partage de l’espace dans un bureau peut réduire l’impact financier pour l’avocat ou le cabinet qui débute. Cependant, les bureaux d’avocats virtuels deviennent un bon choix pour les praticiens solos.

Permis, licences et numéros d’identification.

Votre cabinet aura presque certainement besoin d’un numéro d’identification d’employeur fédéral (EIN), et il peut y avoir des exigences supplémentaires en matière de licence au niveau de l’État ou au niveau local, variant selon la localité.

Équipement de bureau

Vous aurez besoin de meubles et d’appareils électroniques :

• Système téléphonique et service requis ;
• Ordinateurs, logiciels, imprimantes, scanner
• Photocopieuse
• Télécopieur (si vous pensez que vous en aurez besoin)

Personnel

Sûr, si vous êtes un vrai type d’avocat pratique, vous pourriez gérer les tâches quotidiennes de la gestion d’un cabinet solo par vous-même et vraiment réduire les coûts. Mais est-ce vraiment une bonne utilisation de votre temps de passer la moitié de votre journée à classer, payer des factures et répondre au téléphone ? Une fois qu’un cabinet est opérationnel, ces types de tâches administratives et de bureau deviendront très chronophages et vous voudrez probablement avoir de l’aide pour vous en occuper.

Bibliothèque

Un avocat a besoin d’une bibliothèque décente pour fonctionner correctement, mais une bibliothèque décente est non seulement coûteuse, mais c’est une dépense continuelle en raison de la nature évolutive du droit. La plupart des guides de pratique et, bien sûr, toute la jurisprudence sont continuellement mis à jour et il est coûteux d’avoir une bibliothèque à jour. Cependant, le choix d’un emplacement près d’une bibliothèque de droit accessible peut éliminer cette dépense, et se prévaloir de ressources en ligne peut également être envisagé, aussi.

Concevoir et mettre en place tous les systèmes de bureau nécessaires

Le fonctionnement quotidien d’un cabinet nécessite d’établir diverses méthodologies. Voici quelques-uns des principaux systèmes :

1. Systèmes d’enregistrement et de calendrier – Un cabinet doit absolument disposer d’un système, électronique ou autre, pour l’enregistrement des dossiers et le calendrier. Un avocat doit savoir d’emblée qu’il ne pourra pas du tout se fier à sa mémoire pour tout ce qui concerne son travail.
2. Comptabilité – Il existe de nombreuses options logicielles pour la comptabilité, et bien sûr, engager un comptable ou se lier d’amitié avec lui est toujours une bonne idée.
3. Suivi du temps et facturation – Garder les clients heureux et gagner de l’argent vont de pair via l’établissement d’un bon système de suivi du temps et de facturation. Si les clients sont facturés régulièrement et en temps opportun pour le travail tel qu’il est effectué, l’un des maux de tête courants des avocats – le client en colère qui appelle au sujet de la facturation – peut être plus souvent évité.
4. Classement – Accéder facilement aux fichiers et trouver des documents dans un court délai est important pour un avocat et l’établissement d’un système de classement fiable est crucial. Bien que les méthodes existantes soient innombrables, en choisir une et l’utiliser systématiquement est de la plus haute importance pour l’avocat organisé.
5. Conflit – L’établissement d’un système pour effectuer des contrôles de conflit est une question à garder pour l’avocat. Pour un solo fraîchement sorti de l’école de droit, c’est généralement moins un problème, mais il est bon d’établir le système tôt.

Fournitures

Un cabinet d’avocats a généralement besoin de tout le matériel de bureau habituel, y compris du papier, des enveloppes, une vaste réserve de notes autocollantes, des stylos, des crayons, des agrafeuses, des perforatrices à 2 et 3 trous, un timbre à date chronologique, des chemises de classement, des élastiques, du ruban adhésif, des classeurs, un arrache-agrafes, des trombones, des onglets autocollants de couleur, et plus encore. Il pourrait être préférable de visiter le magasin de fournitures de bureau le plus proche et de simplement nettoyer les allées appropriées.

Autres considérations importantes

Voici quelques points importants à considérer lors de l’ouverture d’un cabinet d’avocats.

1. Ouvrir les comptes nécessaires pour votre bureau, tels que le compte en fiducie, et préparer un budget pour le cabinet.
2. Souscrire les assurances nécessaires, telles que l’assurance contre la faute professionnelle. Obtenir et maintenir la responsabilité professionnelle et l’assurance supplémentaire applicable est crucial.
3. Déterminer le type de marketing et de publicité que vous utiliserez. Comme un cabinet d’avocats est une entreprise dans tous les sens du terme, le marketing et la publicité doivent être des considérations importantes. La publicité en ligne, les bulletins d’information, les brochures, la signalisation et les cartes de visite sont diverses options à considérer.

The Bottom Line

Ouvrir un cabinet d’avocats peut être un défi, mais extrêmement gratifiant. Pour plus d’informations, veuillez consulter les sections Assurance contre les fautes professionnelles et Marketing juridique du Centre de gestion de la pratique du droit de FindLaw.