Comment créer un club – 12 étapes faciles pour organiser un club social

Les clubs sont un excellent moyen de se connecter avec des personnes de différents horizons et de rencontrer des opportunités commerciales rentables. Il existe différents types de clubs – club social, club sportif, club d’étudiants, club de service, club de loisirs et ainsi de suite. Tous ont des fonctionnalités distinctes mais sont établis sur une base très commune – réunir des individus ayant des intérêts communs. Si vous avez rêvé de créer votre propre club, n’importe quel club d’ailleurs, vous pouvez le faire en suivant les étapes du processus que nous avons mentionné. Tout ce que vous avez à faire est d’identifier le type de club que vous voulez créer et de vous concentrer sur la réalisation d’objectifs immédiats et à long terme.

Étape 1 : Trouvez l’objectif derrière votre club

Vous devez identifier les objectifs de la formation d’un club. Vous devez les définir pour comprendre le but derrière sa création. Commencez par réfléchir au type de club que vous voulez créer et à ce que vous voulez en retirer. Par exemple, si vous voulez créer un club de musique carnatique, vous voudrez vous adresser à des personnes qui s’intéressent à la musique. Vous avez besoin de personnes partageant les mêmes intérêts pour mener des actions, construire des choses, sensibiliser, organiser des spectacles et des événements, concevoir des projets et s’aider mutuellement à grandir et à trouver une carrière.

La plupart des clubs sont des clubs de loisirs, tels que le club de musique, le club d’échecs, le club de jardinage, le club scientifique ou le club de poterie. Vous pouvez cependant former un club confessionnel, un club social qui sensibilise à une cause, des clubs professionnels, tels que le club du chef, le club du médecin, etc. ou un club dédié au bénévolat.Les idées pour ouvrir un club sont nombreuses. Vous devez trouver la vôtre et vous y tenir pour suivre les étapes suivantes.

Etape 2 : Choisir le lieu

Les clubs ne fonctionnent que sur des réunions mais évidemment. Vous aurez donc besoin d’un bon endroit pour organiser les réunions. L’endroit doit être assez accessible et assez grand pour accueillir tout le monde. Un club a généralement des réunions mensuelles ou bimensuelles, et si un événement est prévu, alors presque toutes les dates alternatives. Vous pouvez désigner un seul lieu pour vos réunions afin de vous éviter de devoir en trouver un nouveau à chaque fois.

Vous pouvez initier la réunion à votre domicile, dans un café ou un restaurant, à l’école ou tout autre lieu de votre convenance. Évitez cependant de rencontrer des inconnus chez vous pour la première fois. Une fois que votre club est établi, vous devriez fixer un endroit où vous pouvez tenir ces réunions fréquemment ou chaque membre du club devrait accueillir à tour de rôle la réunion selon l’horaire prévu.

Étape 3 : Choisir la date et l’heure de la première réunion

Vous devez ensuite décider quand vous souhaitez accueillir la réunion. Vous devez choisir une date à laquelle tous les membres du club sont disponibles. Les samedis et les vendredis soirs sont toujours un choix populaire. Une fois que d’autres membres auront été recrutés, vous pourrez préparer un rôti en tenant compte des disponibilités de chacun. Pour les personnes qui travaillent, les soirées sont le meilleur moment pour les réunions et pour les personnes au foyer, l’heure du thé est idéale. Veillez à fixer la durée de votre réunion, par exemple une heure ou deux heures. Elle ne doit pas traverser plus que cela.

Etape 4 : faire venir des membres du club

Maintenant, il est temps de recruter des membres pour votre club. Votre cercle social immédiat devrait être le meilleur endroit pour commencer à recruter. Les membres de la famille, les amis, les amis des amis, les camarades de classe, les collègues, les voisins font partie de ce cercle. Demandez à chacun d’entre eux s’il serait intéressé. Vous pouvez leur demander de vous recommander d’autres personnes.

En dehors de ce cercle social, vous pouvez publier des annonces sur Facebook, LinkedIn, Twitter et d’autres sites de petites annonces, comme Craigslist. Les éléments que vous devriez inclure dans votre annonce sont :

• Nom du club
• Fonctionnement du club
• Date, heure et lieu
• Vos coordonnées

Vous pourriez imprimer des prospectus et les afficher sur les tableaux d’affichage, sur les campus scolaires, les cafés, la salle de sport, d’autres clubs, etc. Vos efforts adaptés doivent être en corrélation avec les membres ciblés. Par exemple, s’il s’agit d’un club basé sur la foi, vous devriez afficher les dépliants sur le bulletin de l’église ou si c’est un club basé sur la nourriture, vous pourriez les afficher sur le tableau d’affichage de différents restaurants, des écoles de chefs, etc.

Etape 5 : Organisez votre première réunion

Dans votre première réunion, vous devriez apprendre à connaître les membres et leurs points de vue et espoirs pour le club. Assurez-vous d’inviter tous les membres et rappelez-leur la réunion un jour avant avec l’heure, le lieu et la durée. Vous pouvez également partager l’ordre du jour avec les membres. Il est préférable de désigner un confident qui vous aidera à tout rassembler et à tout trier.

Préparez quelques jeux ou quelques activités brise-glace pour que les membres se perdent et se sentent à l’aise en présence les uns des autres. Gardez un bon moment pour discuter de l’avenir du club, des espoirs de chaque membre concernant le club, de leurs idées pour la promotion, les activités, la collecte de fonds et les événements. Vous devriez tous former la vision et la mission du club lors de votre première réunion.

Veillez à encourager chaque membre à écrire ses idées pour le club et à les lire à haute voix à tout le monde. Ou bien, vous pouvez rassembler leurs idées et leurs pensées sur des bouts de papier séparés et les lire vous-même à haute voix afin que les membres restent anonymes.

Etape 6 : Planifiez vos réunions

Déterminez avec les autres membres à quelle fréquence vous vous réunirez pour discuter du futur cours. Vérifiez la disponibilité de chaque membre.Vous pourriez planifier les réunions une fois par mois ou tous les quinze jours et vous rencontrer après les heures de travail ou un moment où la majorité d’entre vous est d’accord. Tous les membres ne seront pas en mesure d’assister à ces réunions. Vous n’êtes pas censé fixer une date et une heure où tout le monde est disponible. Ce serait un processus long et fastidieux. Donc, si 80 % ou plus des membres sont disponibles à la date prévue, alors allez-y.

Le plus important, lors de votre première réunion, mettez la main sur les numéros de contact de tous les membres, y compris leur mode de communication préféré et leurs coordonnées alternatives. Vous pourriez de préférence lancer un groupe de médias sociaux pour les tenir tous ensemble au courant des dernières nouvelles, mises à jour, etc. Veillez à impliquer tous les membres du club. Si les gens ne sont pas disponibles sur les médias sociaux, créez un groupe WhatsApp ou quelque chose de similaire.

Etape 7 : Déterminer les règles et règlements du club

Si votre club est formé via une école ou un collège, une église ou un temple ou par une organisation, alors découvrez leurs règles et règlements pour gérer un club. Pour des informations claires et concises, vous pouvez vous adresser au responsable administratif de l’organisation. Chaque club créé par une organisation aura un ensemble différent de règles et de directives. Par exemple, un club géré par une école peut exiger que vous ayez un conseiller d’élèves dans le club ou un club confessionnel peut exiger que vous ayez un pasteur comme l’un des principaux décideurs.

Étape 8 : Déterminer les rôles des cadres et des dirigeants

Si votre club est créé pour remplir un objectif spécifique, est axé sur la prise d’actions ou est formé pour une cause sociale, il sera bon que vous soyez soutenu par une équipe solide de cadres dirigeants qui seront responsables de la planification, du marketing et de la communication. Un club axé sur les objectifs a généralement les membres du conseil d’administration suivants : Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire et RP. Si vous avez créé le club, vous pouvez prendre le poste de président, le leader qui dirige le club et fait respecter les règles et règlements.

Les personnes désignées avec les rôles importants ci-dessus doivent avoir une bonne communication et coordination entre elles. En outre, vous pouvez désigner une personne de confiance pour le rôle de trésorier car il s’occupera des finances, du suivi des cotisations et des paiements, et de l’enregistrement des revenus et des dépenses.

Etape 9 : Définir les fonctions secondaires

Une fois que vous avez recruté les autorités principales du club et établi leurs fonctions, votez pour les responsables secondaires et écrivez leurs fonctions. Si votre club est de petite taille et ne compte pas plus de 50 membres, sautez cette étape. Un grand club peut avoir besoin de responsables supplémentaires pour le bon fonctionnement du club. Vous pouvez choisir une approche différente pour élire ces responsables. Par exemple, au lieu de recruter, décrivez les rôles de chaque dirigeant aux membres de votre club et demandez-leur de voter pour chaque rôle.

Selon la taille du club, vous devrez peut-être voter pour un historien, un gestionnaire d’événements et une équipe de publicité. Si vous savez ce que font un gestionnaire d’événements et une équipe de publicité, un historien est généralement chargé de conserver les archives des événements, des activités ou des étapes importantes réalisées par le club.

Étape 10 : Travailler sur les règles et procédures du club

Les procédures de communication, de prise de décision, de gestion des catastrophes, de résolution des problèmes et autres doivent être définies et transmises à tous les membres du club. Les règles peuvent également inclure la durée pendant laquelle un membre doit parler, qui a la première chance, combien chacun doit contribuer et comment les votes sont censés être exprimés. Bien qu’un club informel ne soit pas obligé de former les procédures, c’est toujours une bonne idée d’en former quelques-unes pour maintenir le décorum du club.

Etape 11 : Planifier le budget et décider de la cotisation

Votre type de club et les objectifs que vous espérez accomplir détermineront le budget. Le financement nécessite surtout d’informer les clubs sociaux, où les membres se joignent pour sensibiliser les gens par le biais d’événements et de programmes. La plupart des clubs fonctionnent grâce aux cotisations des membres payées mensuellement ou annuellement. Pour des fonds supplémentaires, vous pouvez organiser des événements de collecte de fonds, demander des dons à votre communauté ou trouver des sponsors pour soutenir la cause.

Veuillez vous assurer que vous avez planifié votre budget juste avant de commencer à réaliser vos objectifs.

Étape 12 : gérer efficacement le club

Pour gérer efficacement un club et vous assurer qu’il reste intact pendant plusieurs années, vous devez vous concentrer sur quelques éléments, à savoir les réunions, la communication et l’expansion.

Conduire des réunions fréquentes

Si vous n’organisez que des réunions fréquentes, les membres se rappelleront-ils de l’existence du club ? Le club doit être actif et vivant. Chaque réunion doit être commencée avec un objectif et comporter beaucoup d’éléments de divertissement et d’amusement. Veillez à organiser des réunions régulières selon le calendrier prévu. Cela peut être une fois par mois, une fois par semaine ou une fois par quinzaine. Créez un ordre du jour clair et assurez-vous d’impliquer les dirigeants du club pour participer à la formation de celui-ci.

Donnez à chaque membre une chance égale de dire ce qu’il pense et d’agir. Pour que chacun se sente impliqué et contribue de manière égale, vous pouvez déléguer des tâches spécifiques à chaque membre. Pour le quotient divertissement, vous devriez organiser des jeux et des pièces de théâtre. Vous pourriez également distribuer des prix pour les jeux.

Communiquer et rester en contact

Vous devez faire en sorte que chaque membre du club se sente inclus et informé. Assurez-vous d’envoyer à chacun des informations sur les événements à venir ou un aperçu de la prochaine réunion. Vous devez également envoyer un résumé de la réunion aux membres du club qui n’ont pas pu y assister. Si un membre du club est honoré ou a atteint un objectif dans sa carrière, faites-en part sur le forum du club ou sur la page des médias sociaux. Vous pouvez également publier un bulletin d’information hebdomadaire ou mensuel sur les activités et les développements de votre club. Encouragez les conversations téléphoniques et les voyages trimestriels, les randonnées, les déjeuners en famille ou toute autre activité conviviale pour que le club reste uni.

Faire venir de nouvelles recrues

Ce n’est pas parce que votre club compte désormais 50 membres que vous allez cesser d’inviter ou de recruter de nouvelles personnes. Les individus partent pour des raisons inattendues et incertaines. Vous devez donc vous assurer de faire venir au moins un ou deux membres par mois.

Demandez aux membres de votre club de parler à leurs amis, leur famille, leurs camarades de classe, leurs collègues de travail et leurs proches. Continuez à faire de la publicité sur les plateformes de médias sociaux, et par le biais de prospectus dans votre communauté. Plus le nombre de personnes est élevé, meilleurs seront les résultats visés. Cela est particulièrement vrai dans le cas de causes et d’événements sociaux.