Lorsqu’un témoin reçoit une citation à comparaître fédérale dans une affaire civile l’obligeant à comparaître, la citation doit être accompagnée d’une indemnité pour une journée de présence et d’une indemnité kilométrique. Si c’est le gouvernement fédéral qui assigne le témoin, « il n’est pas nécessaire de verser des indemnités ou des frais kilométriques. » (FRCP 45(b)
L’indemnité de présence pour les assignations fédérales est régie et décrite dans 28 USC 1821. Les frais de présence sont de 40 $ par jour et de 0,56 $ par mile, aller-retour, de la résidence du témoin au lieu où il doit comparaître. L’assignation à comparaître doit être accompagnée de l’indemnité de présence. Dans le cas contraire, la signification n’est pas valable.
Les 40,00 $ sont des « per diem » ou des frais quotidiens. Les témoins qui assistent à plusieurs jours ont droit à l’honoraire chaque jour où leur comparution est requise.
En plus de l’indemnité journalière, le témoin a également droit à une indemnité de déplacement. Bien que le calcul le plus courant soit basé sur le kilométrage, la loi permet d’autres compensations. Si le témoin utilise un « transporteur public » pour ses déplacements, les frais réels du moyen de transport le plus économique seront remboursés. L’indemnité peut être accordée sur présentation de reçus et, par déduction, l’indemnité de déplacement peut être offerte après que les frais ont été engagés.
Un autre calcul de l’indemnité est le paiement sur la base du kilométrage. La loi autorise une indemnité kilométrique « égale à l’indemnité kilométrique que l’administrateur des services généraux a prescrite, en vertu de la section 5704 du titre 5, pour les déplacements officiels des employés du gouvernement fédéral ».
Si le témoin voyage dans une automobile privée, la loi autorise le kilométrage au « taux par kilomètre établi par l’administrateur (et) ne doit pas dépasser le taux kilométrique standard unique établi par l’Internal Revenue Service. »
(5 USC 574(a)(1) Bien que les frais de kilométrage ne puissent pas dépasser le taux de l’IRS, le montant est généralement présumé être le taux indiqué. Le taux de l’IRS pour 2012 est de 0,56 $ par kilomètre.
Comment les frais kilométriques sont-ils calculés ? Les « frais kilométriques autorisés par la loi » sont basés sur « un tableau uniforme des distances adopté par l’administrateur des services généraux. » Le « tableau uniforme des distances » adopté par la GSA est une base de données propriétaire de « ALK Technologies » et n’est pas accessible au public sans abonnement. La GSA utilisait auparavant les informations du Département de la Défense, Commandement de la gestion du trafic militaire, mais leur base de données est également indisponible.
Il n’y a donc pas de référence statutairement correcte pour calculer le kilométrage. Voici quelques suggestions. Quelle que soit celle que vous utilisez, soyez prêt ultérieurement à documenter la méthode ou à établir une pratique d’entreprise. La California Public Utilities Commission a publié un tableau des distances vers et depuis chaque ville de Californie. Pourtant, les informations sont inexactes car les distances sont destinées à réglementer l’industrie du camionnage. Les camions ne peuvent rouler que sur les grandes routes et ne peuvent pas prendre de raccourcis sur les petites routes. La California State Automobile Association ou une organisation similaire fournit les distances entre deux points et répond aux demandes de renseignements par téléphone. La plupart des programmes de cartographie, mapquest.com ou GoogleMaps, etc., la calculent également. Le calcul du kilométrage semble être une redevance pour compenser les kilomètres réellement parcourus et non un calcul d’une distance « à vol d’oiseau ».
Une enquête récente auprès de la GSA a révélé que le kilométrage est maintenant déterminé à l’aide de n’importe quel programme de cartographie communément connu comme Mapquest, Streets, Trips ou Rand McNally.
Il y a un conflit apparent entre 28 USC § 1821, la définition des honoraires, et FRCivP § 45, qui rend obligatoire la soumission des « honoraires pour une journée de présence et le kilométrage. » Le 28 USC 1821 permet une indemnisation des déplacements basée sur le kilométrage ou les frais de déplacement par l’intermédiaire d’un transporteur public, ces derniers uniquement sur présentation de reçus. Si l’indemnité de déplacement peut être versée après que la dépense a été engagée dans un cas, il s’ensuit que toute insuffisance de l’indemnité kilométrique pourrait être payée de même après le service.
Si la résidence du témoin est inconnue, il semblerait raisonnable de calculer le kilométrage de son adresse professionnelle. Tout déficit pourrait être comblé ultérieurement.
En plus de l’indemnité kilométrique, le témoin peut avoir droit (1) à des frais de stationnement, (2) à des frais de ferry, (3) à des frais de pont, de route et de tunnel, et (4) à des frais d’atterrissage et d’arrimage d’avion.
En outre, une « indemnité de subsistance » peut être versée, comme des nuitées à un taux prescrit par la GSA. Chaque État et ville a été classé sous la page Domestic Per Diem Rates sur le site Web de la GSA.
Puisque les indemnités de témoin sont présentées « seulement si la présence de la personne est commandée », on en déduit qu’aucune indemnité de témoin ne doit être présentée lors de l’assignation de documents d’un témoin sans exiger sa présence. Le témoin peut par la suite récupérer des frais de copie raisonnables. Voir également Windsor v. Martindale, 175 F.R.D. 665, 670 (D. Colo. 1997)
FRCivP § 45 Signification d’une assignation fédérale
(b) Signification.
(1) Une assignation peut être signifiée par toute personne qui n’est pas une partie et qui n’est pas âgée de moins de 18 ans. La signification d’une citation à comparaître à une personne nommée dans la citation se fait par la remise d’une copie de celle-ci à cette personne si la présence de la personne est commandée, en tendant à cette personne les honoraires pour un kilométrage de présence d’un jour autorisés par la loi. Lorsque la citation à comparaître est émise au nom des États-Unis, d’un agent ou d’une agence, il n’est pas nécessaire de verser les frais et le kilométrage. Un avis préalable de toute production commandée de documents et de choses ou d’inspection de locaux avant le procès doit être signifié à chaque partie de la manière prescrite par la règle 5(b).
Titre 28 U.S.C. § 1821. – Indemnités journalières et kilométriques en général ; subsistance
(a) (1) Sauf disposition contraire de la loi, un témoin qui assiste à un tribunal des Etats-Unis, ou devant un juge d’instance des Etats-Unis, ou devant toute personne autorisée à prendre sa déposition en vertu d’une règle ou d’une ordonnance d’un tribunal des Etats-Unis, recevra les honoraires et les indemnités prévus par cette section.
(2) Au sens de la présente section, le terme « tribunal des Etats-Unis » comprend, outre les tribunaux énumérés à la section 451 du présent titre, tout tribunal créé par une loi du Congrès dans un territoire qui est investi de toute compétence d’un tribunal de district des Etats-Unis.
(b) Un témoin recevra une indemnité de présence de 40 dollars par jour pour chaque jour de présence. Un témoin recevra également l’indemnité de présence pour le temps nécessairement occupé à se rendre au lieu de présence et à en revenir au début et à la fin de cette présence ou à tout moment au cours de cette présence.
(c) (1) Un témoin qui voyage par transporteur public sera payé pour les frais de voyage réels basés sur le moyen de transport raisonnablement utilisé, et la distance nécessairement parcourue vers et depuis la résidence de ce témoin par l’itinéraire pratique le plus court pour se rendre au lieu de présence et en revenir. Ce témoin doit utiliser un transporteur public au tarif le plus économique raisonnablement disponible. Un reçu ou toute autre preuve du coût réel doit être fourni.
(2) Une indemnité de déplacement égale à l’indemnité kilométrique que l’administrateur des services généraux a prescrite, en vertu de la section 5704 du titre 5, pour les déplacements officiels des employés du gouvernement fédéral, sera versée à chaque témoin qui voyage avec un véhicule privé. Le calcul du kilométrage en vertu de ce paragraphe est effectué sur la base d’un tableau uniforme des distances adopté par l’administrateur des services généraux.
(3) Les frais de péage pour les routes, les ponts, les tunnels et les ferries, les tarifs des taxis entre les lieux d’hébergement et les terminaux des transporteurs, et les frais de stationnement (sur présentation d’un reçu de stationnement valide), sont payés en totalité à un témoin qui encourt de telles dépenses.
(4) Tous les frais de déplacement normaux à l’intérieur et à l’extérieur du district judiciaire sont imposables en tant que frais en vertu de la section 1920 du présent titre.
(d) (1) Une indemnité de subsistance est versée à un témoin lorsqu’une nuitée est nécessaire au lieu de présence parce que ce lieu est si éloigné de la résidence de ce témoin qu’il est impossible d’y retourner de jour en jour.
(2) Une indemnité de subsistance sera versée à un témoin dont le montant ne dépassera pas l’indemnité journalière maximale prescrite par l’administrateur des services généraux, en vertu de la section 5702(a) du titre 5, pour les déplacements officiels dans la zone de présence des employés du gouvernement fédéral.
(3) Une indemnité de subsistance pour un témoin assistant dans une zone désignée par l’administrateur des services généraux comme une zone à coût élevé sera versée dans un montant ne dépassant pas l’indemnité de subsistance réelle maximale prescrite par l’administrateur, en vertu de la section 5702(c)(B) du titre 5, pour les voyages officiels dans cette zone par les employés du gouvernement fédéral.
(4) Lorsqu’un témoin est détenu en vertu de la section 3144 du titre 18 faute de garantie pour sa comparution, il a droit, pour chaque jour de détention où il n’est pas présent au tribunal, en plus de sa subsistance, à l’indemnité journalière de présence prévue par la sous-section (b) de cette section.
(e) Un étranger qui a été libéré sur parole aux Etats-Unis pour être poursuivi, en vertu de la section 212(d)(5) de la loi sur l’immigration et la nationalité (8 U.S.C. 1182)(5), ou un étranger qui soit a admis appartenir à une catégorie d’étrangers qui sont expulsables, soit a été déterminé en vertu de la section 240 de cette loi (8 U.S.C. 1252(b) à être expulsable, n’a pas le droit de recevoir les frais ou les allocations prévus par cette section.
(f) Tout témoin qui est incarcéré au moment où son témoignage est donné (à l’exception d’un témoin auquel s’appliquent les dispositions de la section 3144 du titre 18) ne peut pas recevoir d’honoraires ou d’indemnités en vertu de cette section, que ce témoin soit incarcéré ou non au moment où il présente une demande d’honoraires ou d’indemnités en vertu de cette section
Titre 5 USC § 5704. – Indemnités kilométriques et indemnités connexes
(a) (1) En vertu des règlements prescrits en vertu de la section 5707 de ce titre, un employé qui est engagé dans une activité officielle pour le gouvernement a droit à un taux par mille établi par l’administrateur des services généraux, au lieu des frais réels de transport, pour l’utilisation d’une automobile privée lorsque ce mode de transport est autorisé ou approuvé comme plus avantageux pour le gouvernement. Dans toute année où l’Internal Revenue Service établit un taux standard unique de kilométrage pour une utilisation facultative par les contribuables dans le calcul des coûts déductibles de l’utilisation de leurs automobiles à des fins commerciales, le taux par kilomètre établi par l’administrateur ne doit pas dépasser le taux standard unique de kilométrage établi par l’Internal Revenue Service.
(2) En vertu des règlements prescrits en vertu de la section 5707 de ce titre, un employé qui est engagé dans une activité officielle pour le gouvernement a droit à un taux par mille établi par l’administrateur des services généraux, au lieu des frais réels de transport, pour l’utilisation d’un avion privé ou d’une motocyclette privée lorsque ce mode de transport est autorisé ou approuvé comme plus avantageux pour le gouvernement.
(b) Une détermination que le voyage par un véhicule privé est plus avantageux pour le gouvernement n’est pas nécessaire en vertu du paragraphe (a) de cette section lorsque le paiement sur une base kilométrique est limité au coût du voyage par un transporteur commun, y compris les indemnités journalières.
(c) Nonobstant les dispositions des paragraphes (a) et (b) du présent article, dans tous les cas où un employé qui est engagé dans une activité officielle pour le gouvernement choisit d’utiliser un véhicule privé au lieu d’un véhicule du gouvernement, le paiement sur une base kilométrique est limité au coût du voyage par un véhicule du gouvernement.
(d) En plus du taux par kilomètre autorisé en vertu du paragraphe (a) du présent article, l’employé peut être remboursé pour –
(1) les frais de stationnement;
(2) les frais de traversier ;
(3) les frais de ponts, de routes et de tunnels ; et
(4) les frais d’atterrissage et d’arrimage des avions
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