Qu’est-ce qu’un dossier d’employé ?
Les employeurs devraient utiliser un dossier d’employé pour capturer et maintenir tous les documents de RH, de paie, d’avantages sociaux et de conformité en un seul endroit. Avec l’évolution de la technologie RH, les employeurs devraient stocker tous les documents personnels essentiels pour chaque employé dans leur système RH. Le fait de ne pas maintenir et produire correctement la documentation peut entraîner des violations de la conformité ou des amendes potentielles.
Les documents protégés par les lois sur la confidentialité, tels que les dossiers médicaux/assurance et les vérifications des références/antécédents, ne doivent pas être inclus dans le dossier de base de l’employé.
Voici un aperçu des éléments qui peuvent être inclus dans le dossier de base d’un employé :
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Description du poste
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Demande d’emploi et/ou curriculum vitae
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Offre d’emploi
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Formulaire W- de l’IRS.4
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Réception ou reconnaissance signée du manuel de l’employé
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Évaluations de performance
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Formulaires relatifs aux avantages sociaux des employés
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Formulaires indiquant les contacts d’urgence
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Réclamations de clients et/ou de collègues
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Récompenses ou citations pour un excellent rendement
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Dossiers de présence ou d’achèvement de programmes de formation
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Avertissements et/ou autres mesures disciplinaires
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Notes de présence ou de retard
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Tout contrat, accord écrit, reçu ou reconnaissance entre l’employé et l’employeur
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Documents relatifs au départ du travailleur de l’entreprise
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