Améliorer radicalement la façon dont vous planifiez votre journée

Vos journées vous échappent-elles parfois ?

Vous arrive-t-il d’arriver à la fin de la journée et de vous dire  » mais qu’est-ce que j’ai fait de ma journée ? « 

Vous avez parfois l’impression de dériver d’une crise à l’autre et de ne pas avoir le temps de vous concentrer sur vos propres priorités ?

Si la réponse à l’une de ces questions est oui, alors lisez la suite. Ce post vous donnera 7 conseils pour planifier votre journée. Utilisez ces conseils pour établir des priorités et ensuite créer un plan pour empêcher votre journée (et votre vie) de vous échapper.

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Écrivez votre plan chaque jour

Mon conseil le plus important pour savoir comment planifier votre journée est de réellement écrire votre plan. Écrire notre plan de journée est une bonne pratique de gestion du temps. Et oui, cela veut dire chaque jour.

La clé est de prendre le temps d’inscrire ce que vous voulez faire aujourd’hui.

Quelles sont vos priorités ? Y a-t-il une date limite à venir ?

Faites une liste des choses importantes que vous devez faire. L’acte d’écrire votre plan libère votre cerveau, de sorte qu’il n’est pas lié en essayant de se rappeler ce que vous voulez faire. Peu importe si vous le faites au format numérique en utilisant quelque chose comme le logiciel de gestion de projet Asana ou sur papier.

La clé du succès est d’utiliser ce qui fonctionne pour vous. J’utilise à la fois Asana et le papier.

Je fais du brainstorming (voir le conseil n°3) sur mon iPad, puis j’écris ma liste finale sur papier. Je trouve qu’une liste quotidienne de choses à faire sur papier me permet de rester responsable envers moi-même. Il est trop facile d’oublier une liste qui est cachée dans un appareil. J’ai une feuille de plan quotidien, divisée en catégories, avec des cases à cocher très pratiques. J’ADORE cocher ces cases.

Planifier à la même heure chaque jour

Lorsque vous faites votre planification à la même heure de la journée, vous créez une habitude. Et les bonnes habitudes ont le pouvoir de vous garder sur la bonne voie.

Vous pouvez planifier votre journée la veille ou le matin. Je préfère faire ma planification le matin après avoir bu au moins une tasse de café et que mon cerveau soit quelque peu fonctionnel. L’une des raisons pour lesquelles je préfère planifier le matin est que je pense souvent à des choses à faire pendant la nuit. Si j’ai déjà écrit mon plan, je dois alors trouver ce qu’il faut enlever, pour qu’il y ait de la place pour le nouvel élément.

Soir ou matin n’a pas vraiment d’importance. Encore une fois, c’est ce qui fonctionne pour vous.

Brainstorm une liste rapide de choses à faire

Inclure tout ce que vous devez faire, voulez faire, pourriez faire. Avez-vous des échéances à venir ? Pensez aux personnes que vous devez appeler ou à qui vous devez envoyer un courriel. Quelles sont les courses que vous devez faire aujourd’hui ? Y a-t-il quelque chose du plan d’hier qui n’a pas été accompli ? Passez en revue votre plan hebdomadaire si vous en avez un (et j’espère que vous en avez un).

Tout ce que vous trouvez pendant le brainstorming peut ne pas figurer sur votre plan final de la journée. Mais de cette façon, vous minimisez les chances que quelque chose se glisse dans votre tête. N’oubliez pas de consulter votre calendrier pour y trouver des rendez-vous – non seulement pour aujourd’hui, mais aussi pour les jours suivants. Je déteste faire un plan quotidien, puis réaliser plus tard que j’ai une réunion le lendemain qui nécessite plusieurs heures de préparation.

Divisez votre liste de tâches entre le travail et la vie

Il est trop facile de laisser les tâches professionnelles prendre le dessus et de laisser vos tâches de vie être mises de côté. J’ai récemment révisé ma feuille de plan quotidien avec des rubriques pour le travail et la vie. Je l’ai fait pour deux raisons :

1. Pour que je puisse facilement voir ce que je veux faire dans chaque domaine. Cela m’aide à regrouper les éléments dans des créneaux horaires, si nécessaire. Par exemple, lorsque je travaillais dans un bureau, j’avais besoin de faire la plupart des items de la vie le soir.
2. Pour que je reste équilibré. J’ai le même nombre de lignes sous Vie que sous Travail. Et je les remplis toutes les deux chaque jour.

Identifiez deux choses qui DOIVENT être faites aujourd’hui

Choisissez un élément de votre liste Travail et un élément de votre liste Vie qui sont vos incontournables. Il ne doit pas s’agir de vos tâches les plus difficiles ou de celles qui prendront le plus de temps à accomplir. Ce sont les deux éléments les plus importants pour vous aider à atteindre vos objectifs à long terme. Celles qui feront vraiment bouger l’aiguille.

Traitez-les en premier (ou dans votre premier bloc de temps pour ce domaine – Travail ou Vie). De cette façon, même si votre journée déraille, vous savez que les tâches les plus importantes ont été accomplies. Par exemple, ma tâche Travail la plus importante pour aujourd’hui est la rédaction de cet article de blog, donc je m’y attelle en premier (après avoir planifié ma journée, bien sûr).

Inclure quelques tâches rapides

Tout dans votre plan quotidien ne doit pas nécessairement être un grand projet. Ce n’est pas parce que quelque chose ne prendra que 10 ou 15 minutes à réaliser qu’il ne doit pas figurer sur votre liste. J’ai 10 lignes de tâches à faire sur ma feuille de plan quotidien. Si je ne mettais que des  » grosses  » tâches dans mon plan, alors il serait vraiment difficile de tout faire en une journée.

J’ai mentionné plus tôt que j’adore cocher des cases. C’est très satisfaisant de regarder en arrière à la fin de la journée et de voir toutes (ou presque toutes) les cases cochées. En incluant des tâches rapides, vous avez plus de chances de pouvoir accomplir tout ce qui figure sur votre liste. Et vraiment, est-ce que le temps qu’il faut pour faire quelque chose est la mesure de son importance ? Je ne le pense pas.

Les tâches rapides sont également parfaites pour les moments de la journée où l’énergie est faible. Lorsque vous êtes à bout de souffle, c’est génial de pouvoir choisir quelque chose qui ne prendra pas beaucoup de temps ou d’énergie à compléter.

Un autre avantage à ajouter quelques éléments rapides à votre liste est que si vous vous retrouvez à procrastiner, vous pouvez frapper quelques-unes de ces petites choses et revenir à la tâche.

Référer à votre liste souvent

Une autre pratique de gestion du temps efficace est de se référer à votre liste souvent. Cela revient à s’organiser. Gardez votre liste dans un endroit où vous pouvez facilement vous y référer tout au long de la journée. Il peut s’agir d’une application de liste de choses à faire sur votre smartphone, d’un carnet que vous gardez sur votre bureau, d’un planificateur ou d’un autre endroit où elle sera en tête.

J’utilise un Filofax, qui se trouve sur le coin de mon bureau, ouvert à mon plan quotidien. Lorsque je termine une tâche, je la coche, et je peux facilement voir les autres éléments que j’ai prévus pour la journée. Cela permet de choisir très facilement le prochain élément sur lequel travailler et je n’ai pas besoin de me creuser la tête pour me rappeler ce que je voulais accomplir.

Mes astuces de planification quotidienne préférées

Voici mes astuces de planification quotidienne préférées. En les utilisant, je m’assure que mes journées restent sur le plan.

Si la planification de la journée est quelque chose avec laquelle vous luttez, alors choisissez un ou deux de ces conseils de productivité à essayer. Je vous promets que vous serez en mesure de prendre le contrôle de votre journée.

Et, pour faire simple, je vous donne une copie de ma feuille de plan quotidien. Elle est dimensionnée pour s’insérer dans un agenda de style A5 ou classique. Il suffit de cliquer ci-dessous pour télécharger votre exemplaire gratuit !

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