38 applications et compléments qui ont transformé ma productivité

Les applications peuvent facilement submerger et surstimuler le cerveau d’une personne souffrant de troubles de l’attention (TDAH ou ADD). Au fil des ans, j’ai personnellement téléchargé près de 1 000 apps – et j’ai beaucoup appris sur la véritable productivité en cours de route. Voici les applis qui ont trouvé une place permanente dans ma boîte à outils – ainsi que les raisons pour lesquelles, en recherchant  » l’appli parfaite « , vous êtes probablement trop dur avec vous-même.

Quelles sont les limites des applis ?

Les applis ne sont pas des balles d’argent. Il n’y a pas d’application qui va résoudre nos défis. Mais il y a des sites, comme If This, Then That et Zapier, qui peuvent ajouter une photo à un dossier Dropbox lorsque quelqu’un me marque sur Facebook. Les applications font des choses magiques, mais chaque application, outil et calendrier nécessite que nous nous engagions avec lui. Les applications de liste de tâches permettent de capturer facilement vos idées et de partager votre liste avec votre famille ou votre équipe. Vous pouvez réorganiser les éléments, les mettre en colonnes, leur attribuer un code couleur, ajouter des images et les recevoir par courrier électronique ou par SMS. Mais aucune application de liste de tâches ne fera la tâche à votre place.

Si vous voulez stimuler votre productivité, au début de chaque journée, passez au moins cinq minutes à planifier votre journée. Revoyez et mettez à jour votre plan cinq fois au cours de la journée. L’outil que vous utilisez n’a pas d’importance. Vous pouvez utiliser du papier, un bullet journal, un tableau effaçable à sec ou une application. Planifier et revoir vos intentions vous fera toujours gagner du temps plus tard.

Même lorsque nous devons faire quelque chose qui n’est pas urgent, nous devons saisir cette tâche maintenant. Si vous voulez accomplir davantage, continuez à revoir votre liste tout au long de la journée. Nous devons accepter le fait que nous luttons avec CRS – Can’t Remember Stuff. Lorsque nous acceptons ce fait, nous pouvons créer un plan d’action pour revoir nos plans.

Je regarde mon calendrier et ma liste de tâches littéralement 30 fois par jour. Mon calendrier reste ouvert sur l’un de mes écrans d’ordinateur. Souhaitez-vous un écran supplémentaire pour votre calendrier ? Vous avez une tablette ? Procurez-vous l’application Duet. Elle vous permet de transformer votre tablette ou votre smartphone en un deuxième ou troisième écran. J’ai quatre écrans.

Vous avez une télévision inutilisée ? Vous pourriez être en mesure de le transformer en un moniteur, aussi. Vous avez besoin d’un câble spécial. Cherchez sur Google le modèle de votre téléviseur et celui de votre ordinateur avec le terme « second moniteur ». (Si vous avez des enfants, demandez-leur.)

Quelles sont les meilleures applications pour gérer une liste de choses à faire?

Lorsqu’il s’agit d’applications de liste de choses à faire, il y a beaucoup d’options. La bonne nouvelle, et peut-être la mauvaise, est que vous pouvez en utiliser autant que vous le souhaitez. Changez chaque semaine ou chaque jour pour vos tâches quotidiennes, si vous le souhaitez. Si vous voulez mélanger l’endroit où vit votre liste de choses à faire pour la journée ou la semaine, allez-y. Je le fais.

Puisque je travaille avec une équipe, ce qui nécessite de partager et de déléguer des tâches, j’utilise Asana. Je l’utilise depuis plus d’un an. Je ne l’adore pas, mais il fonctionne assez bien. Avec Asana, vous pouvez configurer vos projets de deux manières : sous forme de liste avec des en-têtes ou sous forme de tableaux, parfois appelés tableaux KanBan. J’aime les tableaux parce qu’ils sont plus visuels. J’aime aussi le fait que je puisse ajouter une photo au tableau et qu’une tâche puisse exister dans plus d’un projet à la fois. Si je la complète à un endroit, cela se reflète dans d’autres endroits.

J’ai plusieurs tableaux de projets différents dans Asana, et je fais la majeure partie de ma planification quotidienne/hebdomadaire/mensuelle/trimestrielle et annuelle sur des tableaux également. Mes projets ont l’année dans chaque en-tête, et chaque colonne a l’en-tête suivant : « Aujourd’hui », « Cette semaine », « La semaine prochaine », « Ce mois-ci », « Le mois prochain » et « Ce trimestre ». Considérez les éléments de chaque colonne comme flexibles. Je déplace tout le temps des éléments dans les deux sens. Avec cette configuration, je peux voir les arbres et la forêt en même temps. Et comme pour mon calendrier, je révise et mets à jour Asana plusieurs fois par jour.

Un autre outil, similaire à Asana, est Trello, qui permet d’interfacer les tableaux. Ces interfaces sont comme des cartes de notes numériques que vous pouvez déplacer entre les colonnes. Vous ne pouvez pas vous tromper avec l’un ou l’autre de ces outils. Rappelez-vous, cependant, que vous devez faire la tâche.

Quelles applications de calendrier fonctionnent pour les cerveaux TDAH?

Il n’est pas important que votre calendrier soit en ligne ou sur papier. Ce qui compte, c’est que vous l’utilisiez, que vous l’emportiez avec vous et que vous le regardiez tous les jours. Gardez-le à l’extérieur, et gardez-le ouvert. Votre calendrier est votre ami.

Je suis un utilisateur puissant de calendrier en ligne. J’utilise iCal, qui parle à Google Calendar, à l’iCal de ma femme, et à mon planificateur de rendez-vous en ligne, ScheduleOnce. Sur mon iMac, j’utilise iCal, mais aussi les calendriers Google qui sont importés dans iCal. Sur mon iPhone et mes tablettes, j’utilise Calendars 5.

De même que je ne recommanderais pas de faire les mots croisés du samedi du New York Times au stylo, j’écrirais sur mon calendrier papier au crayon. Notre calendrier et nos listes de choses à faire nous offrent une certaine flexibilité. Personne n’arrive à faire tout ce qui est sur sa liste de choses à faire. Si vous listez quelque chose mais que cela n’est pas fait, trouvez un autre moment sur votre calendrier pour le faire.

Comment la mise en place de systèmes peut améliorer votre productivité

Une grande leçon que j’ai apprise en tant que nerd de la productivité est venue de livres, comme Procrastinate on Purpose, E-Myth, et The ONE Thing. J’ai appris la valeur et le pouvoir de la systématisation. S’il me faut cinq minutes pour répondre à un courriel, et que je réponds à dix courriels par jour, tous les jours, il vaut mieux que je passe deux heures d’affilée à répondre à un courriel si je peux le systématiser. Mon outil préféré pour ce genre de choses est TextExpander. Il vous permet de créer votre propre code de raccourci, et lorsque vous tapez ce code, il se développe en une plus grande chaîne de texte. Vous pouvez créer des modèles avec des cases à remplir, des menus déroulants, etc. Il y a un peu de courbe d’apprentissage, mais selon mes statistiques d’utilisateur, j’ai économisé 40 heures de travail.

Best Email-Taming Apps

Votre boîte aux lettres électronique est une liste de priorités d’autres personnes. Dire que je n’aime pas les emails est un euphémisme. Nous en recevons trop. Même si je n’aime pas le téléphone, du point de vue de l’efficacité du temps, beaucoup des courriels que nous envoyons ou auxquels nous répondons seraient plus rapides à traiter au téléphone.

Fixez un moment pour vérifier, traiter et répondre à votre courriel. Ne le faites pas à la première heure le matin. Pour le bien de votre cerveau, désactivez les notifications de vos emails. Si votre patron exige que vous les conserviez, cela peut valoir la peine d’avoir une conversation à ce sujet.

Vous ne voulez pas manquer les courriels importants, alors mettez en place des filtres de courriel. Les filtres d’email vous aident à identifier les emails prioritaires, ainsi que les newsletters, les spams et les emails moins importants. Je ne vais pas vous expliquer comment faire ici, mais il existe un petit site Web appelé YouTube qui peut vous montrer comment faire. Faites une recherche sur les filtres d’e-mail et votre fournisseur d’e-mail (Gmail/Yahoo/Outlook), et vous trouverez des vidéos sur la manière de procéder. Un type nommé Steve Dotto a une tonne de vidéos techniques géniales.

Un autre outil pour gérer le courrier électronique s’appelle unroll.me. L’application roulera tous vos bulletins d’information par courriel d’abonnement dans un condensé quotidien ou hebdomadaire. Elle vous permet également de vous désabonner à tous les courriels que vous ne voulez plus.

Le dernier outil pour le courriel est pour Gmail. Il s’appelle Inbox. Vous pouvez snoozer un courriel et le faire réapparaître en haut de votre boîte de réception par heure ou par lieu. Si je vois que j’ai reçu un e-mail important auquel je dois répondre lorsque je suis au bureau, je le suspends en fonction du lieu. D’autres applications le font également, alors si vous n’êtes pas un utilisateur de Gmail, connectez-vous à votre boutique d’applications et voyez si votre fournisseur de messagerie dispose de cette fonctionnalité. C’est une véritable aide pour les jongleurs d’emails.

Quelles apps partagent, stockent et sauvegardent les emails?

Dropbox rend le stockage, le partage et la sauvegarde des fichiers faciles, et ils ont déployé une nouvelle fonctionnalité appelée Smart Sync. Tous vos fichiers apparaissent comme s’ils étaient sur votre ordinateur, mais ils vivent en réalité dans le cloud. C’est utile lorsque vous avez plus de deux téraoctets de fichiers, et que vous travaillez sur plusieurs ordinateurs.

Je connais des gens qui utilisent cinq différents programmes gratuits de cloud, parce qu’ils ne veulent pas payer pour le stockage de fichiers. Si vous pouvez le faire, tant mieux pour vous. Mais je n’ai pas encore rencontré quelqu’un souffrant de TDAH qui puisse garder la trace de ce qui va où.

Les applications peuvent-elles améliorer mon écriture ?

Mon fils a six ans. Il est très doué et a une orthographe incroyable. Il ne tient pas cela de moi. Grammarly est un plug-in Web qui aide à l’orthographe et à la grammaire lorsque vous tapez en ligne. Si vous confondez souvent « then » et « than », Grammarly vous le dira. Si vous avez besoin d’une virgule, ou si vous en utilisez une inutilement, Grammarly le verra aussi.

Applications qui vous aident à rester sur la tâche

Je n’avais pas prévu d’écrire sur les écouteurs, mais en réfléchissant à la technologie dont je dépends, j’ai décidé de l’inclure. Avant d’acheter mon casque antibruit QuietComfort 35 de Bose, j’avais magasiné des écouteurs pendant une année complète. Je considérais ces écouteurs d’un prix de 400 dollars comme un luxe, même si je les porte presque toute la journée. Je les utilise pour le podcasting et mes groupes de coaching en ligne. Je ne savais pas à quel point ces écouteurs allaient éliminer les distractions auditives. Vous connaissez le dicton « Autrefois un luxe, maintenant une nécessité » ? C’est ce que sont devenus mes écouteurs Bose. S’ils étaient perdus ou cassés, je ne réfléchirais pas à deux fois avant de les remplacer.

Quelles applications peuvent rafraîchir le cerveau TDAH?

Mettre au lit à l’heure prévue a été une lutte de toute une vie. Le problème d’aller au lit trop tard vient lorsque cette alarme se déclenche. Si nous sommes dans une phase de sommeil profond lorsque l’alarme se déclenche, nous serons groggy pendant les premières heures de la journée. Nous traversons la journée dans un brouillard cérébral, et lorsque nous voulons nous détendre pour la soirée, notre cerveau se réveille, et le cycle continue.

J’appelle cela le « cycle de sommeil TDAH-productivité » : Nous nous levons tard pour finir le travail, donc nous sommes fatigués et avons du mal à nous concentrer le lendemain, donc nous nous levons tard pour finir le travail.

L’appli Sleep Cycle nous donne un moyen d’interrompre ce schéma. L’application détermine la qualité de notre sommeil en utilisant l’accéléromètre à l’intérieur de votre smartphone. La fonction d’alarme intelligente vous réveillera en fonction de votre phase de sommeil. Si vous devez vous réveiller à 7 heures du matin, Sleep Cycle vous réveillera dans un délai de 20 à 30 minutes en fonction de votre phase de sommeil la plus légère. J’utilise cette application depuis trois ans, et je l’adore.

Comment puis-je être à l’heure aux réunions ?

Next Meeting pour Mac OS est un petit widget qui vit en haut à droite de votre écran près de l’horloge et de la barre WiFi. Il vous permet de savoir combien de temps vous avez jusqu’à votre prochaine réunion. Il se synchronise avec Google Calendar et iCal. Si votre réunion commence dans deux minutes, il vous dira que votre réunion est maintenant, ce qui est très utile. Vous pouvez désactiver vos notifications sur votre ordinateur, et ne pas manquer votre prochaine réunion.

J’aime la technologie, être productif, et apprendre de nouvelles choses. En tant que personne motivée, curieuse, axée sur la croissance, qui souffre de TDAH et qui a appris à voir l’échec comme une rétroaction, je peux dire ceci : Le chemin vers une vie géniale n’est pas facile. Il n’y a pas d’application qui puisse recâbler nos cerveaux TDAH. Mais si nous restons curieux, si nous avons de la compassion pour nous-mêmes et si nous nous concentrons sur une croissance progressive, nous pouvons vivre des vies extraordinaires. Cela peut être difficile, mais ce n’est pas grave. Nous pouvons faire des choses difficiles.

Add-Ons qui améliorent Google Chrome

Si vous utilisez Google Chrome, il y a un magasin d’applications qui a beaucoup de widgets, d’applications et d’extensions utiles pour lui. Voici ce que les auditeurs de mon podcast (ADHD reWired) disent utiliser :

Gestionnaires de mots de passe

• 1Password
• LastPass

Écriture/Grammaire/Communication

• Boomerang et Boomerang Calendar. Deux plug-ins Gmail qui permettent de suivre les courriels et de programmer des réunions dans votre messagerie.
• Grammarly (voir ci-dessus).
• Snap&Read Universal. Lecteur de texte qui simplifie le vocabulaire, traduit le texte, lit le texte inaccessible.

Réduire les distractions/accroître la concentration

• Momentum. Un écran d’accueil qui demande : « Quel est votre objectif principal pour la journée ? ». Si vous répondez, il vous rappellera cet objectif chaque fois que vous ouvrirez un nouvel onglet.
• Bloqueur de flux d’actualités Facebook
• AdBlock
• uBlock Origin. Lorsque votre Internet est lent, cela libère la bande passante que les publicités occupent.

Gestion de trop d’onglets ouverts

Il y a beaucoup d’excellentes extensions Chrome pour ce problème courant du TDAH:

• OneTab. Se débarrasse des onglets supplémentaires.
• Session Buddy. 100 onglets de navigateur ? Ils sont de l’histoire ancienne !
• Le Grand Suspenseur. Décharge les onglets du navigateur, afin qu’ils ne puissent pas mâcher des tonnes de mémoire. Un simple clic de souris recharge la page.
• Toby. Une extension de gestion des onglets.

Lecture sans distraction

• CleanPrint. Il permet d’imprimer une version texte seulement d’un article en ligne. Pas d’images. Pas de publicité.

Garder la trace de votre travail

• BackStop. Empêche le bouton d’effacement arrière d’activer le navigateur pour aller à une page précédente. Si vous avez perdu du travail en remplissant un formulaire en ligne parce que le retour arrière vous a fait revenir en arrière, c’est une excellente extension.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organiser des articles et des sites Web pour plus tard

• Pocket. Enregistre les pages Web.
• Evernote. Permet de capturer et d’enregistrer facilement des articles de pages Web.

Comment rendre vos tâches à accomplir plus claires et plus faciles à gérer

Regardez votre liste de tâches. Trouvez les tâches que vous avez écrites comme des noms, et ajoutez-y des verbes. Par exemple, si vous avez écrit  » médecin  » sur votre liste, quelle est la tâche réelle qui est sous-entendue ? Devez-vous appeler votre médecin ? Devez-vous trouver un médecin ? Ma tâche serait la suivante : « Appelez le Dr Goldberg, au 555-555-5555, pour planifier un examen annuel et demander si j’ai besoin de tests de laboratoire. Une fois mon rendez-vous fixé, prenez rendez-vous pour les analyses. » Je suis aussi précis que ça. Essayez-le. Vous découvrirez peut-être que l’application n’est pas le problème. C’est que lorsque vous voyez « docteur » sur votre liste, vous ne savez pas quelle doit être votre première étape.

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Mise à jour le 5 février 2021

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