11 conseils pour un post-mortem réussi

Mise à jour : j’ai écrit cet article en 2015, mais j’ai pensé qu’avec la nouvelle année juste derrière moi, je devais le mettre à jour avec tout l’apprentissage que j’ai reçu sur le sujet des post-mortems. J’ai réalisé, rétrospectivement, que j’avais omis un conseil clé que je m’assure d’inclure dans tous mes post-mortems. Alors, qu’y a-t-il de mieux que 10 conseils pour un post-mortem réussi ? Je vous présente le tout nouveau et amélioré 11 conseils pour un post-mortem réussi. (Spoiler : #5 est nouveau.)

J’adore les réunions. En fait, laissez-moi préciser. J’aime les réunions créatives, axées sur la stratégie, comme un brainstorming ou son cousin émo, le Post-Mortem.

Qu’est-ce qu’un Post-Mortem ? Pour certains, c’est l’examen d’un cadavre afin de déterminer la cause exacte du décès. Pour d’autres personnes plus équilibrées (sans vouloir offenser Dana Scully), c’est une discussion (généralement à la fin du projet) pour identifier et analyser les éléments d’un projet qui ont été réussis ou non. Elle répond à la question :  » Comment avons-nous fait ? « 

Beaucoup de gens trouvent le nom  » post-mortem  » trop macabre. Ils préfèrent l’appeler une « rétrospective », que je trouve ennuyeuse et qui manque d’imagination. Même si un projet a été un plaisir ridiculement réussi du début à la fin, le post-mortem marque la fin d’un travail (ou d’une phase) et votre équipe est probablement heureuse de l’avoir derrière elle. S’il n’en tenait qu’à moi, je l’appellerais la  » Super Post-Mortem Extravaganza  » ! Maintenant, ne me dites pas que vous ne préférez pas aller à cela plutôt qu’à la  » Rétrospective « .

Pas seulement pour les projets uniques

Beaucoup de gens supposent que les post-mortems ne sont que pour les projets uniques. Bien qu’ils soient extrêmement importants pour les projets dont la date de début et de fin est clairement définie – pensez aux applications, aux sites Web, aux infographies, etc. – ils sont tout aussi utiles pour les efforts de marketing continus. Les analyses rétrospectives permettent de garder la vue d’ensemble en perspective grâce à des examens mensuels, trimestriels ou annuels. Évidemment, en avoir un tous les mois prend du temps, mais quelques heures tous les trimestres sont du temps bien dépensé.

Pas seulement pour les agences

Les post-mortems ne sont pas seulement pour les agences qui essaient de conserver leurs clients ou de gagner de nouvelles affaires. Ils sont tout aussi utiles du côté des marques. Les directeurs marketing peuvent tout autant bénéficier de la tenue de post-mortems après avoir terminé toute campagne ou tout projet. À noter que, dans un monde parfait, le post-mortem peut impliquer l’équipe du client et celle de l’agence ensemble. Rappelez-vous, c’est  » Comment avons-nous fait ? « 

Alors, maintenant que vous avez été convaincu de la génialité du post-mortem et que vous en avez probablement déjà programmé un, voici mes 10 conseils pour tirer le meilleur parti de votre post-mortem :

(Note : Pour les besoins de ces conseils, je les évoquerai dans le contexte d’une campagne unique avec un objectif d’achèvement plutôt que d’un projet en cours.)

Ayez un post-mortem pour chaque projet, qu’il soit petit ou grand, quel que soit le résultat.

Même si un projet est petit, il y a toujours des choses qui surgissent et qui vous aideront à apprendre pour des projets plus importants. Par exemple, disons que le projet a été retardé en raison de problèmes de communication. Cela pourrait entraîner un retard de quelques jours pour un petit projet. Mais dans un projet de grande envergure, cela pourrait vous retarder de plusieurs mois et, surtout, multiplier le coût par deux. C’est toujours une conversation amusante avec le directeur financier.

Important, les post-mortems doivent être tenus, quelle que soit la réussite d’un projet. Certains ont tendance à penser qu’un post-mortem ne concerne que ce qui a mal tourné. Encore une fois, je préfère y penser comme « comment avons-nous fait et pourquoi ? ». Je n’ai jamais travaillé sur un projet qui s’est déroulé parfaitement. De même, je n’ai jamais travaillé sur un projet qui a été un désastre complet. Il y a toujours quelque chose de valable à apprendre.

« La minute où vous n’apprenez pas, je crois que vous êtes mort. »
Jack Nicholson

Programmez le post-mortem directement après la fin du projet.

Si vous êtes comme moi, les détails du projet s’évaporent de la mémoire lorsque la grande poussée est terminée. Si un projet se déroule bien, nous perdons de vue les problèmes à la lumière d’un travail bien fait. Si un projet se passe mal, nous perdons de vue les réussites en essayant de comprendre ce qui n’a pas fonctionné. Faites votre post-mortem pendant que les détails sont encore frais. Des points bonus pour les programmer à l’avance.

« L’encre la plus pâle est meilleure que la meilleure mémoire. »
Proverbe chinois

Mettez en place un état d’esprit constructif.

C’est de loin le conseil le plus important de cette liste. Un post-mortem ne consiste pas à souligner les échecs dans le but d’attribuer des blâmes. Il ne s’agit pas d’examiner les performances des employés. Il s’agit d’examiner le travail et le résultat dans le but d’améliorer l’équipe et la personne. Il doit être constructif.

Il est donc important que votre équipe soit dans le bon état d’esprit : positif et axé sur l’apprentissage, et non défensif ou hypercritique. La meilleure façon d’y parvenir est de commencer la conversation par quelque chose de positif. En général, plus ils se sentent puissants ou fiers, plus ils peuvent traiter efficacement les critiques constructives.

Comme l’un des membres de mon équipe aime toujours le dire lorsque les choses tournent mal, « Eh bien, personne n’a été tué, donc… ». Rappelez à tout le monde que, peu importe l’embarras d’une gaffe, vous pouvez en tirer une leçon. Évidemment, cela ne fonctionne pas si quelqu’un est mort, mais aucun projet de Portent n’a tué personne jusqu’à présent… c’est ce qu’on m’a dit.

« Je suis le genre de personne qui aime créer l’environnement et l’état d’esprit – non pas parce que je le fais délibérément, mais parce que c’est comme ça que j’aime vivre – où, du traiteur au maquillage à la coiffure à la garde-robe, aux électriciens, à l’éclairage du département caméra, au son, vous savez, c’est notre film ; nous sommes ensemble, et nous avons cette camaraderie et cette proximité. »
Steve McQueen

Créer un agenda.

Même une réunion détendue a besoin d’un agenda. La dernière chose que nous voulons est un désordre complètement désorganisé qui vous laisse une heure plus tard avec aucune idée de ce que vous avez réellement appris. Avoir un ordre du jour va en fait aider avec tous les conseils dont j’ai parlé jusqu’à présent.

Voici un exemple d’ordre du jour pour un post-mortem efficace :

1. Donner le ton / Expliquer le format (5 Min) – C’est probablement les 5 minutes les plus critiques, les plus pivotantes de la réunion. C’est le moment où vous rappelez au groupe que ce post-mortem est une analyse constructive. C’est votre chance de guider l’état d’esprit du groupe et d’espérer qu’il se détende et se sente suffisamment en sécurité pour une session vraiment productive.
2. Récapitulation du projet (2 min) – C’est tout. Vous allez donner un synopsis de ce qu’était le projet et quelles étaient les attentes initiales. Cela vous permettra de vous concentrer sur les objectifs mesurables afin d’évaluer objectivement si le projet a été un succès.
3. Récapitulation du résultat (3 Min) – Bien qu’il puisse y avoir une différence d’opinion sur la façon dont chacun pense que le processus s’est déroulé, il y a généralement une idée assez simple sur la question de savoir si l’objectif a été atteint. Le client était-il satisfait ? (Il peut s’agir d’un client au sens propre ou du CMO de votre propre entreprise). Le coût a-t-il dépassé le budget ? Le produit a-t-il été livré à temps ?
4. Questions des membres de l’équipe (40 min) – C’est la viande du post-mortem. Là où toute cette préparation va porter ses fruits. C’est là que la conversation s’engage vraiment et que les membres de votre équipe ont l’occasion de s’exprimer. Il est utile de commencer par poser une question à une personne et de laisser les autres s’exprimer. L’important est que chacun ait l’occasion de contribuer. Voici les questions que j’aime poser :
   1. Etes-vous fier de nos livrables finis ? Si oui, qu’est-ce qui les a rendus excellents ? Si non, qu’est-ce qui n’allait pas ou manquait ?
   2. Avons-nous obtenu les résultats que nous voulions et ont-ils eu un impact ?
   3. Quelles méthodes ou quels processus ont particulièrement bien fonctionné ?
   4. Quelles méthodes ou quels processus ont été difficiles ou frustrants à utiliser ?
   5. Comment feriez-vous différemment la prochaine fois pour éviter cette frustration ?
   6. Quelle a été la partie la plus gratifiante ou la plus satisfaisante professionnellement du projet ?
5. Récapitulation (10 Min) – C’est ici que vous remerciez tout le monde d’avoir participé et que vous leur faites savoir que des notes seront bientôt disponibles.

Il est vrai qu’il peut être vraiment difficile de respecter cet ordre du jour à la volée, mais la dernière chose que vous voulez faire est d’empêcher la conversation de se dérouler organiquement. La plupart du temps, la conversation sautera naturellement d’une question à l’autre. L’important est que vous vous assuriez que chacune des réponses constitue une conversation et que tout le monde puisse les aborder.

« En omettant de vous préparer, vous vous préparez à échouer. »
Benjamin Franklin

Envoyez un questionnaire à tous les participants avant la réunion.

Un ordre du jour est extrêmement important, mais il sera difficile de respecter votre calendrier si les participants ne sont pas préparés eux-mêmes en ayant réfléchi à toutes les questions que vous comptez aborder. S’ils n’ont pas déjà réfléchi aux questions, je vous garantis que si vous leur demandez quelles méthodes ou quels processus ont bien fonctionné, vous obtiendrez au moins 10 à 20 secondes de regards vides.

Ceci est productif pour deux raisons. Premièrement, vous aurez plus de chances d’obtenir de meilleures réponses. Il est difficile de trouver quelque chose sur le champ qui ait de la substance. Deuxièmement, lorsque quelqu’un a enfin l’impression d’avoir une bonne réponse, personne d’autre ne l’écoutera parce qu’il est occupé à essayer de trouver une bonne réponse lui-même.

Donc, en plus d’un ordre du jour simple, assurez-vous d’envoyer à tous les participants une liste de questions auxquelles ils doivent réfléchir avant la réunion. Il est préférable que vous leur donniez suffisamment de temps pour le faire afin que ce ne soit pas une course de dernière minute juste avant le post-mortem.

« Nous devons ouvrir les portes des opportunités. Mais nous devons aussi équiper nos gens pour qu’ils franchissent ces portes. »
Lyndon B. Johnson

Identifier le modérateur.

En plus d’un ordre du jour, il doit y avoir une personne responsable de la modération de la réunion. C’est généralement la même personne qui a établi l’ordre du jour et programmé le post-mortem. Avoir un modérateur ne crée pas seulement des rails de pare-chocs pour la conversation, mais permet à tous les autres membres de l’équipe la liberté de dire ce qu’ils pensent sans se soucier excessivement de la structure ou du processus.

Un bon modérateur donnera la bonne quantité de marge de manœuvre pour que la conversation prenne la tangente avant de la ramener.

Le modérateur devrait également être celui qui prend des notes. Je recommande l’utilisation d’un tableau blanc. Cela permet aux membres de l’équipe de rester engagés, plutôt que de griffonner frénétiquement des notes.

« Pouvez-vous répéter la partie où vous avez dit toutes les choses ? »
Homer Simpson

Gardez-le détendu.

Comme je l’ai mentionné précédemment, j’aime les réunions de stratégie créative. Elles ont tendance à être plus détendues et donc plus amusantes. Les post-mortems redoutés et sous haute tension tuent la créativité et enferment votre équipe dans sa coquille personnelle. Ce genre de réunion est aussi productif qu’une sieste de toute l’équipe.

Vous découvrez des choses inconfortables la plupart du temps. Favorisez délibérément un environnement détendu. Si c’est tôt le matin, apportez du café et des beignets. Si c’est plus tard dans la journée, apportez de la bière et… des beignets. Apportez toujours des beignets.

« Un état d’esprit joyeux, renforcé par la relaxation… est le médicament qui met en fuite tous les fantômes de la peur. »
George Matthew Adams

Encouragez la participation.

Le but d’un post-mortem est une plongée profonde dans le projet et l’apprentissage en équipe. En faisant remonter à la surface les points de vue de tous les membres du groupe – dont beaucoup sont souvent plus dans les bas-fonds – ils nous permettent de découvrir des problèmes à un niveau micro qui s’additionnent pour avoir un impact macro sérieux. Si seuls quelques membres de l’équipe s’expriment, n’hésitez pas à demander aux autres ce qu’ils pensent. Parfois, il suffit d’un petit coup de pouce pour que les gens se sentent à l’aise pour parler.

« Dans le travail d’équipe, le silence n’est pas doré, il est mortel. »
Mark Sanborn

Laissez les ordinateurs portables derrière vous.

Tout comme les brainstorms créatifs, je préfère que les post-mortems soient des affaires sans écran. Les gens sont encouragés à prendre des notes, mais les ordinateurs sont souvent plus distrayants qu’ils ne le sont. Pour ceux qui hésitent déjà à partager leurs idées, il n’y a rien de pire que de s’ouvrir pour constater que les gens ne sont pas attentifs. Un post-mortem doit créer un dialogue et faire rebondir les pensées et les idées. Il n’y a pas de place pour un ordinateur dans ce processus – même pour la prise de notes. (J’expliquerai pourquoi plus tard.)

« Le guerrier qui réussit est l’homme moyen, avec une concentration laser. »
Bruce Lee

Développer des takeaways actionnables.

Même le post-mortem le plus productif n’est pas bon s’il n’y a pas de takeaways clairs et actionnables. « Faire mieux » est une noble conclusion en effet, mais comment agir sur ce point la prochaine fois ? Vous avez besoin de tâches spécifiques dont l’équipe pourra se souvenir dans le feu du prochain projet.

Dans notre exemple précédent, si la communication était le problème, peut-être que la prise actionnable est de fixer des check-ins plus réguliers, en personne.

Les prises actionnables fixent des attentes claires. L’équipe peut se tenir responsable de leur mise en œuvre sur le prochain projet.

« La capacité d’une organisation à apprendre, et à traduire rapidement cet apprentissage en action, est l’avantage concurrentiel ultime. »
Jack Welch

Partagez les récits post-mortem.

Rien de révolutionnaire ici. Le dernier conseil important est de partager les récits post-mortem avec toute personne qui pourrait bénéficier de vos perles de sagesse nouvellement trouvées. Cela inclut certainement les participants à votre post-mortem. Mais prenez le temps d’identifier d’autres personnes dans votre entreprise qui font face aux mêmes défis.

« Partagez vos connaissances. C’est un moyen d’atteindre l’immortalité. »
Sa Sainteté le Dalaï Lama

Bien que certains de ces conseils soient un peu plus rigides que d’autres, la chose la plus importante à retenir est de garder la nature du post-mortem légère, tout en restant productive et impactante. Si vous réussissez, vous verrez votre équipe retirer des idées immensément précieuses qui rendront le prochain projet encore meilleur.

Ou si tout cela est trop, assurez-vous de l’appeler une Super Post-Mortem Extravaganza. Et apportez des beignets.