En av de vanligaste frågorna från nystartade företag handlar om vilka bolagsstyrningsdokument som behövs vid bildandet. Oavsett om du bildar ett aktiebolag (”LLC”) eller ett bolag måste du ta dig tid att sammanställa och förstå den ursprungliga företagsstyrningen för ditt företag, för att se till att du är tillräckligt skyddad och uppfyller de relevanta delstatslagarna.
Det finns två huvuddokument som är viktiga för LLC och bolag vid bildandet. Det första är stadgedokumentet, antingen bolagsordningen (för ett bolag) eller bildningsbeviset (för ett LLC). Det andra viktiga dokumentet är det interna styrdokumentet för företaget, antingen stadgarna (för företag) eller driftsavtalet (för LLC), där de grundläggande verksamhetsrutinerna för företaget fastställs.
Charterdokument
Oavsett vilken typ av enhet du bildar måste du skapa och lämna in någon typ av charterdokument. Detta dokument, som kallas bolagsordning för ett företag eller bildningsbevis (eller intyg om bolagisering i vissa delstater) för ett LLC, är den första inlämningen, vanligtvis hos statssekreteraren i den delstat som du har bildat, som bildar ett företag efter att det har godkänts av regeringen. Beroende på i vilken delstat du har bildat företaget kan stadgehandlingen fyllas i och lämnas in online. Om så inte är fallet bör du noggrant undersöka vilka krav som ställs på charterdokumentet i den stat du valt innan du lämnar in det, för om kraven inte uppfylls kommer charterdokumentet att avvisas.
När du har lämnat in ditt charterdokument är nästa steg att skapa och verkställa det interna dokument som reglerar hur ditt företag ska drivas. Dessa dokument är ”interna” eftersom de inte lämnas in till staten; därför är dessa dokument, till skillnad från charterdokumenten, inte tillgängliga för allmänheten (såvida inte företaget gör dem offentliga). För LLC:s är detta dokument ditt driftsavtal. För företag, företag för sociala ändamål, välgörenhetsföretag och icke-vinstdrivande företag är det dokumentet era stadgar.
Det operativa avtalet för LLC
Det operativa avtalet för ett LLC är det avtal som ingås mellan alla LLC:s medlemmar (även kallade ägare). LLC-medlemmarna har i allmänhet stor frihet att bestämma hur de vill att företaget ska drivas. Ett LLC-driftsavtal kan vara så enkelt eller komplicerat som du vill ha det. Det kan vara ett ramverk för hur företaget ska styras – med fastställande av medlemmarnas inledande bidrag (antingen kontant eller in natura), ledningsansvar, redovisningsprinciper och andra centrala uppfattningar om hur företaget ska fungera. Alternativt kan det också vara ett mycket komplext dokument, med detaljer om hur medlemmarnas kapitalkonton ska behandlas, hur LLC-skattedeklarationer ska upprättas (och vem som är ansvarig för det) och vilka restriktioner som gäller för köp eller försäljning av medlemsandelar (dvs. förköpsrätt).
En av de centrala hyresgästerna med ett LLC-driftsavtal är dess flexibilitet. Även om det finns uppenbara avtalsbegränsningar (dvs. ett driftsavtal kan inte avtala om något olagligt), får LLC-medlemmarna för det mesta frihet att bestämma hur de vill att företaget ska drivas och kan memorera detta i företagets driftsavtal.
En sak som är viktig att komma ihåg när det gäller ett driftsavtal är att det är ett avtal mellan medlemmarna och att medlemmarna är bundna till villkoren i detta avtal. Bestämmelserna i ett driftsavtal är verkställbara i en domstol.
Samhällets stadgar
Som ett driftsavtal för ett LLC, fastställer stadgarna för ett bolag hur styrelsen ska styra bolaget. I allmänhet finns det lagstadgade krav på vilken information som måste finnas i stadgarna, t.ex. minsta och högsta antal styrelseledamöter vid varje tidpunkt, eller hur aktieägarmöten och särskilda möten kan sammankallas (i delstaten Washington anges till exempel RCW 23B.02.060 som krav i stadgarna), men utöver de bestämmelser som krävs enligt lag kan ett bolag inkludera ett flertal andra riktlinjer för styrningen av bolaget. Återigen – baserat på verksamhetens komplexitet, eller om företaget räknar med att ha många aktieägare eller inte, kan stadgarna antingen vara ganska enkla eller extremt komplexa.
Stadgarna utförs av den ursprungliga styrelsen och kan ändras eller modifieras om en tillräcklig procentandel av styrelseledamöterna eller, i vissa fall, aktieägarna, röstar för ändringen.
En viktig skillnad mellan ett företags stadgar och ett LLC-operationsavtal är att styrelsen i ett företag inte är part i stadgarna. Stadgarna styr bolaget, men de enskilda styrelseledamöterna är inte namngivna parter i stadgarna.
Vikten av att förstå dina styrdokument
Ett av de vanligaste misstagen som vi ser är att göra-det-själv-operationsavtal och stadgar. Det som gör gör-det-själv-felen vanligare är tillkomsten av mallar på nätet som antingen kan laddas ner gratis eller köpas från företag som LegalZoom. Dessa företag gör reklam för juridiska dokument enligt en modell som passar alla, men verkligheten är att de flesta företag inte är likadana eftersom ägarna och ledningen har olika förväntningar på sina roller och ansvarsområden.
Problemet med dessa dokument är att de sällan är heltäckande, och ofta läser de personer som införskaffar dokumenten inte dem noggrant eller förstår dem innan de skriver under dem och går vidare. Det är förvirrande att se ett nystartat företag med stor energi och en solid affärsplan, men också med ägare som inte har full förståelse för hur deras eget företag ska fungera. Det är en av de saker som i stort sett går obemärkt förbi tills det uppstår en tvist i företaget eller en medlem/aktieägare vill avskilja sig från företaget. Det är först då, när något går fel, som dessa dokument tas fram och granskas för att avgöra hur tvistlösningsförfarandet kommer att fungera. Ofta finns det inget förfarande (och om det finns någon vägledning är det bara en standardklausul om jurisdiktion och plats som hänvisar till domstolarna) och metoden för att reda ut de motstridiga parterna blir betungande och kostsam för alla inblandade. Många företag som inte anlitar en juridisk rådgivare för att hjälpa till att sammanställa de första dokumenten slutar senare med att anlita advokater för att hjälpa till att lösa tvister som uppstår på grund av brister och inkonsekvenser i dessa dokument. Att anlita ett juridiskt ombud för att utarbeta dessa dokument är mycket billigare än en utdragen civilrättslig process.
En hel del sorg och onödigt juridiskt krångel kan undvikas genom att man tar sig tid att skräddarsy och förstå sitt verksamhetsavtal eller sina stadgar från början. Vad händer till exempel i händelse av en dödlig omröstning? Vad händer om en majoritetsägare blir oförmögen eller om han eller hon dör? Om de är gifta, kommer deras make/maka att ärva andelarna i LLC eller bolaget? Vill du vara delägare i ett partnerskap med någons make/maka? Alla dessa frågor, och fler, kan besvaras genom verksamhetsavtal och stadgar.
När du kommer igång och granskar ditt första verksamhetsavtal eller stadgar, se till att de är meningsfulla för ditt företag och att de processer och förfaranden som anges i dessa dokument är tydliga och kortfattade. Se till att viktiga frågor som skadestånd och omfattningen av ledningsbefogenheterna fastställs. Slutligen – se till att varje grundare, medlem eller person i styrelsen har tagit sig tid att läsa och förstå dessa dokument också. Genom att göra detta kommer alla i företaget att bättre förstå strukturen i ditt företag och skapa en mer gynnsam miljö för att lansera ditt företag på vägen mot lönsamhet.
För mer information om detta ämne klicka här.
Artikeln som tillhandahålls ovan är endast avsedd för allmän information och bör inte betraktas som specifik juridisk rådgivning. Denna artikel utgör inte ett förhållande mellan advokat och klient. Om du har några frågor om denna artikel är du välkommen att kontakta Eric Camm på [email protected]
.