Vad är en medarbetarfil?
Arbetsgivare bör använda en medarbetarfil för att samla in och behålla alla HR-, löne-, förmåns- och efterlevnadsdokument på en plats. Med utvecklingen av HR-tekniken bör arbetsgivare lagra alla viktiga personaldokument för varje anställd i sitt HR-system. Om dokumentationen inte underhålls och produceras på rätt sätt kan det leda till överträdelser av efterlevnaden eller potentiella böter.
Dokument som skyddas av sekretesslagar, t.ex. medicinska/försäkringsjournaler och referenser/bakgrundskontroller, bör inte ingå i en anställds grundläggande personalakt.
Här är en ögonblicksbild av de objekt som kan ingå i en grundläggande anställningsfil:
-
Arbetsbeskrivning
-
Arbetsansökan och/eller CV
-
Arbetserbjudande
-
IRS Form W-4
-
Mottagande eller undertecknad bekräftelse av handbok för anställda
-
Prestationsbedömningar
-
Formulär om anställningsförmåner
-
Formulär om kontaktuppgifter i nödsituationer
-
Kund- eller arbetskamratklagomål
-
.
-
Pengar eller utmärkelser för utmärkta prestationer
-
Register över närvaro eller avslutade utbildningsprogram
-
Varningar och/eller andra disciplinära åtgärder
-
Notiser om närvaro eller förseningar
-
Ett kontrakt, skriftligt avtal, kvitto eller bekräftelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren
-
Dokument som rör arbetstagarens avgång från företaget
Paycors HR-lösning erbjuder enhetlig personalbokföring och mycket mer. Utforska vår HR-produktsida för att lära dig hur vi eliminerar pappersakter och håller din information säker. Lär dig mer om hur du tar emot nya anställda och hur du deklarerar utan W2.