Vad är nedåtgående kommunikation? Problem? Hur använder man den?

Efter 15 år som ledare och kommunikatör finner jag mig själv mer och mer fascinerad av kommunikation. Den här artikeln beskriver begreppet nedåtriktad kommunikation samt några av mina erfarenheter av det i affärsvärlden.

I de flesta större organisationer flödar den nedåtriktade kommunikationen från toppen av organisationen till botten av organisationen. Typen av information varierar, det kan vara order, instruktioner, direktiv, information, förfrågningar, policys och många andra saker. Normalt sker detta genom den organisatoriska hierarkin eller befälskedjan, men i vår digitala tid är det inte ovanligt att nedåtriktad kommunikation hoppar över ett eller flera lager i hierarkin. Hur kommunikationen sker beror ofta på vilken typ av information vi talar om förstås.

Definition av nedåtgående kommunikation

Enligt Oxfordreference.com kan nedåtgående kommunikation definieras som ”Message sending, and information flow, within organizationalhierarchies from superiors to subordinates, often taking highly directive formssitch such as instructions and orders. Sådan kommunikation förstärker organisationernas hierarkiska natur. Det är karakteristiskt för en organisationsstruktur som betecknas som ’mekanistisk’, där rollerna är tydligt definierade.”

Jag tror att de flesta organisationer har någon form av hierarki, utan att nödvändigtvis behöva betecknas som ’mekanistisk’, men det är en annan historia. Jag skulle snarare säga att nedåtriktad kommunikation är ett kännetecken i den byråkratiska ledarstilen.

Vad är nedåtriktad kommunikation?
Nedåtriktad kommunikation är att skicka information nedåt genom en organisatorisk hierarki från ledare till anhängare. Den är karakteristisk för organisationer där hierarkier följs strikt, ofta även för uppåtriktad kommunikation. Det kan ofta leda till informationsförlust när varje skikt vidarebefordrar meddelandet, men det är ofta en nödvändighet i stora organisationer.

Som toppledare måste du vara väl bevandrad i att tala inför publik. Om du vill förbättra dina färdigheter i offentligt talande kan du överväga att gå online-kursen Dynamic Public Speaking via Coursera, som erbjuds av University of Washington. Kolla också in vår artikel om hur du kan förbättra din kommunikation om du är intresserad: 17 sätt att förbättra din kommunikation.

Hur fungerar nedåtriktad kommunikation?

Nedåtriktad kommunikation kan passera en lång på många sätt ofcourse, särskilt i dessa dagar. Det kan vara muntlig kommunikation, e-post, presentationer, videor eller någon annan form.

När en organisation växer blir det så småningom omöjligt för den högsta ledaren att kommunicera på ett bra, effektivt och frekvent sätt med hela organisationen. Föreställ er ett företag med 200 anställda på tre olika platser – vd:n kan inte och förväntas inte kommunicera individuellt med var och en av de anställda i en sådan situation. I stället används normalt organisationsstrukturen.

Föreställ dig att detta företag med tvåhundra anställda är uppdelat på följande avdelningar: För att kunna förmedla ett meddelande till alla i företaget skulle VD:n kunna använda sig av traditionell kommunikation nedåt och informera cheferna för dessa avdelningar.Dessa avdelningschefer skulle sedan förmedla detta till sina direkt underställda chefer på mellannivå, som i slutändan informerar de anställda längst ner i organisationshierarkin. Det är verkligen så enkelt.

Vad är problemen med nedåtgående kommunikation?

Det finns flera problem med nedåtgående kommunikation, och jag har personligen upplevt många av dem.

• Informationsförlust och ändrat innehåll: Detta är precis som den gamla barnleken… Om vd:n i vårt exempel informerar avdelningscheferna kommer de i sin tur att anpassa budskapet något, antingen frivilligt eller ofrivilligt, när de vidarebefordrar det till sina chefer på mellannivå. När meddelandet når den anställde längst ner i organisationen kan viss information saknas eller till och med ha ändrats på vägen.
• Misslyckande med återkoppling: Som ledare är det viktigt att förstå hur informationen togs emot, hur man reagerade på den, vilken återkoppling man fick, om man var villig att genomföra eventuella instruktioner osv. Detta går i hög grad förlorat i den nedåtriktade kommunikationen. De olika ledningsnivåerna kan naturligtvis återkoppla denna information uppåt, men det kommer aldrig att vara samma sak som för den högsta ledaren själv att verkligen förstå hur informationen kom fram.
• Förlängning av tidsplanen för kommunikation: De steg som beskrivs ovan tar tid. Ibland till och med lång tid. Tänk dig att vd:n kommunicerar vid ett ledningsgruppsmöte. Nästa nivå kanske får informationen veckan efter. De kan i sin tur vänta på olika redan överenskomna avdelningsmöten och innan man vet ordet av kommer det att dröja flera veckor innan meddelandet har nått alla
• Oförutsedda konsekvenser: Det är bokstavligen omöjligt för den högsta ledaren att bedöma om de lägre nivåerna valde att ignorera informationen eller att acceptera en urvattnad eller förändrad version av meddelandet. Ledaren kan inte veta när eller om alla verkligen har nåtts av informationen.

Hur undviker man nackdelarna med nedåtgående kommunikation?

Så, hur kan du som kommunikatör och ledare mildra några av dessa nackdelar? Det finns några tips i den här artikeln, men jag rekommenderar starkt att du också läser vår artikel om 17 tips för bättre kommunikation. Genom att informera andra chefer och ledare om att återkoppling på mottagandet av information är avgörande kan du få en bättre förståelse för informationens inverkan. Dessutom kan du informera genom flera olika kanaler, t.ex. brev, e-post, affischer på väggen osv. och framför allt kan du se till att budskapet upprepas. Om detta är genomförbart eller nödvändigt beror ofta på vad det är som ska kommuniceras förstås. Om informationen verkligen är viktig kan man överväga någon form av undersökning i slutet för att kunna mäta hur ”klibbig” informationen och kommunikationsmetoden var.

I mitt fall försöker jag alltid att koppla ihop viktiga nedåtriktade meddelanden med personlig kommunikation vid rådhusmöten, onlinemöten eller e-post. Jag gör detta utöver det normala informationsflödet av typen ”befälskedja” som är klassisk nedåtgående kommunikation. Om detta görs talar vi inte längre om traditionell nedåtgående kommunikation eftersom flera kanaler och metoder används.

Och om du som högsta ledare enbart baserar ditt kommunikationsflöde på nedåtgående kommunikation genom flera lager kommer det att finnas andra nackdelar. Folk kommer så småningom att börja undra var du är, de kommer att känna sig oviktiga osv. Du kommer också att bli avskärmad från mycket viktig återkoppling genom alla lager, så se till att du överväger att engagera dig personligen när tiden är mogen och när det är tillräckligt viktigt.

Nedåtriktad kommunikation – dåliga exempel

Jag har sett fall där nackdelarna med nedåtriktad kommunikation har gått helt över styr. Jag har också upplevt mildare och, tyvärr, ganska normala problem med nedåtriktad kommunikation med brister i informationen, missförstånd i fråga om uppslutning och skillnader i förväntningar på genomförandet. Låt mig beskriva ett scenario där saker och ting har gått riktigt fel.

Förskräckliga bieffekter i detta fall av kommunikation nedåt

Det här exemplet är baserat på verkliga händelser, men en viss krydda har lagts till för att ge ett exempel på när saker och ting verkligen går fel.
En organisation som jag var i kontakt med genomförde flera stora förändringar som initierades från den högsta nivån på företaget för flera år sedan. Detta informerades på ett mycket gammaldags nedåtriktat och mycket direktivkommunikationssätt, i huvudsak av typen ”min väg eller motorvägen”. Det andra ledningsskiktet fick helt enkelt veta att det är så här det kommer att bli, och om ni inte gillar det ser vi fram emot att se er uppsägning så snart som möjligt.

Vad ledde denna ofördelaktiga kommunikation nedåt till?

Då en dialog uppenbarligen var utesluten, gjorde ledningen i det andra ledningsskiktet exakt vad de blev tillsagda, varken mer eller mindre. Dessutom hade vissa nödvändiga förändringar inte någon specifik tidsgräns, så den lokala ledningen beslutade att genomföra dem i ett senare skede. Detta gick så illa att den kommunicerande chefen på den nivån i varje efterföljande kommunikationsnivå cementerade ytterligare misstro och en agenda för motstånd. Efter ett tag hade en stor klyfta skapats. När information började komma från den högsta nivån till en bred publik, inklusive de allra lägsta nivåerna i hierarkin, fanns det en betydande klyfta i motivation, instruktioner och information jämfört med vad allas direkta chefer hade berättat för dem.
Förutom att man inte riktigt kunde genomföra var slutresultatet i denna situation att ledningen på den högsta nivån var helt övertygad om att genomförandet pågick, när det i själva verket knappt hade påbörjats för de flesta av åtgärdspunkterna. Det tog många månader att inse och förstå denna kunskapslucka, och ännu längre tid att börja minska problemet och gå vidare. Ungefär ett år senare återkallades de flesta av ändringarna, och tro det eller ej – återkallningsåtgärderna genomfördes med otrolig snabbhet och beslutsamhet.

I det här fallet var kommunikationen ett problem av många. De förändringar som beställdes och den metod som användes var mycket illa omtyckta av en stor majoritet av den här organisationen. Den strikta kommunikationen nedåt gjorde det tyvärr omöjligt att förstå och mildra denna stora skillnad mellan attityderna hos den högsta ledningen och större delen av organisationen.

Har du exempel på hur kommunikationen nedåt fungerar? Några berättelser om när det har fungerat bra eller dåligt för er? Dela gärna med dig i kommentarsfältet.

Om du är intresserad av hur du kommunicerar som ledare kan du kolla in det här blogginlägget om Leadership Posture eller 17 tips för att förbättra din kommunikation. Om du är särskilt intresserad av att tala inför publik kan du överväga att gå online-kursen Dynamic Public Speaking via Coursera, som erbjuds av University of Washington.