Vad är en tidtabell?

En tidtabell är ett fysiskt eller virtuellt verktyg som gör att du kan registrera och hålla reda på din arbetstid. Det innebär att du som arbetsgivare kan se exakt hur många timmar varje anställd har arbetat.

Timesheets kallades tidigare för tidsböcker. De användes för första gången på 1800-talet i form av ett pappersark där uppgifter, arbetsdagar och arbetstimmar skrevs in. Anställda stämplade dem genom tidtagningsmaskiner varje gång de kom till eller lämnade arbetet. Dessa var viktiga för att fastställa en arbetstagares lön.

Hur en tidbok såg ut, Metcalfe’s ”Systems of cost accounting”, 1885.

Vad är syftet med en tidbok?

I en arbetsmiljö används de främst för lönehantering, personaladministration och redovisning. Timesheets fungerar som en databas som innehåller alla nödvändiga tidsposter för att arbetsgivarna ska kunna betala arbetstagarna rättvist. Dessa ger också bevis på ditt arbete om du inte har någon annan liknande lösning på plats ännu.

Du kan också använda tidrapporter inom projektledning. Genom att veta hur mycket tid ditt team spenderar på uppgifter kan du upptäcka tidshanteringsproblem och förbättra ditt arbetssätt.

I kombination med andra metoder och verktyg ökar tidsredovisningar öppenheten. Fler människor kommer att se hur länge du har arbetat, hur många raster du tog och när du tog en ledig dag. När det gäller virtuella tidrapporter, som projektledningsverktyg eller programvara för tidsuppföljning, kan projektledare se vad de andra har arbetat med och hur länge.

Då du räknar de exakta timmarna som spenderats på uppgifter kan du också beräkna projektets kostnad, dina medarbetares engagemang och hur många resurser du kommer att behöva.

Onlineverktyg kan göra det möjligt för dig att lägga till tid enligt ett specifikt projekt eller uppgift:

Lägg till tid i bulk i Paymo

Anställda kan till och med använda dem för att förbättra sin produktivitet. De kommer att kunna se exakt hur många timmar de har lagt ner på en uppgift och visualisera hur de spenderat tiden dagligen.

Ökad transparens och objektiva data kan hjälpa dig att vinna dina anställdas förtroende. De kommer inte längre att ifrågasätta om de andra arbetar lika mycket som dem eller om cheferna betalar dem mindre än de förtjänar.

En av de viktigaste fördelarna med tidrapporter och anledningen till deras utbredda användning är det faktum att de gör det möjligt för alla arbetstagare att arbeta lika många timmar.

För typiska 8-timmarsscheman blir det obligatoriskt för alla anställda att lägga till dagliga timmar som matchar denna tröskel. I idealfallet kommer alla att arbeta under exakt samma tidsperiod som de andra lagmedlemmarna.

Företagen kan gynnas eftersom cheferna får en överblick över vart deras pengar går och hur de delar upp utgifterna. Som ett resultat av detta kan de sänka kostnaderna eller sluta investera pengar i områden där det inte är ekonomiskt meningsfullt och omdirigera dessa medel till mer lönsamma verksamheter.

Vidare till betydelsen av tid för löner och redovisning. Om du får betalt baserat på debiterbara timmar kommer en tidredovisning att vara det första beviset som du kan visa upp för att rättfärdiga dina inkomster. Frilansare och timanställda kan använda dessa tidrapporter för att jämföra sina tidigare tidsregistreringar sinsemellan eller för att göra realistiska uppskattningar för framtida projekt.

Digitala kontra papperstidrapporter

Vid jämförelse med papperstidrapporter är det med molnbaserade online-verktyg mindre troligt att du tappar bort data.

Täcker du dig med alla papper? De flesta av dessa lagrar dina data säkert på servrar eller i molnet i många år framöver och kan till och med göra det lättare att söka igenom allt skräp.

Tro det eller ej, men vissa företag använder fortfarande pappersbaserade tidrapporter. Detta beror på att fysiska tidrapporter har sina fördelar som att spara kostnader och hålla hela processen enkel.

Nackdelarna är dock att de anställda riskerar att tappa bort dessa tidrapporter och därmed inte har några bevis på sitt arbete att visa upp för sina chefer. Dessutom är det mycket svårare att söka i arkiverade tidrapporter än i en programvara. Den senare sorterar alla dokument enligt dina önskemål så att du snabbare hittar det du behöver.

Att para ihop elektroniska tidrapporter med avancerade verktyg för projekthantering eller fakturering kan underlätta chefernas arbete. Dessa underlättar arkivering, rapportering och fakturering genom automatiserade verktyg och processer.

Med hjälp av online-tidrapporter kan du också se dina anställdas timmar i realtid utan att behöva vänta på att pappersdokumenten ska gå genom HR-avdelningen tills de äntligen kommer fram till dig. På så sätt minskar du mycket av den onödiga tid som slösas bort när de går från en avdelning till en annan.

Den viktigaste fördelen med digitala tidrapporter är att de vanligtvis levereras med en lösning för tidsuppföljning. Detta gör det möjligt för anställda att övervaka exakt hur många timmar de spenderar på specifika uppgifter eller projekt, vilket gör hela tidsuppföljningsprocessen enklare.

Vissa verktyg omvandlar automatiskt dina arbetade timmar till tidrapporter och tidrapporter. Detta hjälper dig att spara tid på organisatoriska uppgifter och ägna mer uppmärksamhet åt det som är viktigt för ditt projekt i det långa loppet.

Samma sak gäller för de bästa verktygen för tidsuppföljning som omedelbart lägger till de tidsloggar som spåras med deras stoppur i din tidtabell. Om du är rädd att du ska glömma att starta och stoppa tidsklockan kan du lägga till tid manuellt eller i bulk. Dessa två tidredovisningslösningar är dock inte lika exakta när det gäller att uppskatta arbetade timmar som tidsuppföljning i realtid med hjälp av ett stoppur är.

Att välja ett alternativ beror på hur villig du är att investera i ett digitalt system eller om du bara vill hålla dig till den klassiska pappersbaserade processen. Ta hänsyn till ditt teams behov och befintliga HR-system. För exakta resultat bör du testa båda alternativen under en månad för att se vilket som passar din organisation.

Tänk på om du vill ha en enkel tidtabell som hjälper dig att beräkna löner eller en komplett lösning för att registrera och övervaka din tid. Innan du implementerar någon av dessa, fundera på om du kommer att använda den internt eller för att skicka tidrapporter till dina kunder.

Ditt teams egenskaper är också viktiga. En del av dina anställda kan arbeta på distans. Att vara utanför kontoret innebär att de inte får lika lätt tillgång till dina papper. Om du inte använder virtuella tidrapporter måste du skicka dem via post eller hitta på en separat lösning för dessa arbetstagare.

Å andra sidan, om ditt team är litet kanske du inte ens behöver en lösning med många funktioner. Ett enkelt verktyg kan göra jobbet åt dig. När ditt företag växer måste du dock ompröva användningen av tidrapporter och andra verktyg. Dessa kommer att hjälpa dig att arbeta effektivare och klara av den ökade arbetsbelastningen.

Hur fungerar en tidtabell?

Företagen ber de anställda att använda tidtabeller för att övervaka den tid de spenderar på och utanför arbetet. Arbetsgivarna kan godkänna tidsredovisningarna eller begära bevis för att se om arbetstagaren har använt den extra tiden på ett produktivt sätt.

Hela förfarandet är mycket enkelt. Arbetstagarna lägger till sin exakta arbetstid, raster eller semesterdagar enligt varje veckodag. Uppgifterna skickas sedan till personalcheferna eller registreras i systemet när det gäller programvaruverktyg. Slutligen läggs den till i arkivet eller får godkännande av de anställdas chefer innan den lagras.

De flesta företag berättar exakt när och hur du ska fylla i din tidtabell. För detta ändamål skapar de policys för tidrapportering. Dessa dokument innehåller den information du behöver, inklusive vilket verktyg du ska använda, hur din tid kontrolleras och när du ska skicka in tidredovisningen. Ditt företag kanske till exempel vill att du ska fylla i tidrapporten i slutet av varje dag eller i slutet av en hel arbetsvecka.

Att ha skyldighet att lägga till arbetstid regelbundet ökar ansvarstagandet i arbetet. De anställda kommer att vara de som ansvarar för att lägga till och övervaka sin egen tid. Detta förhindrar att människor slösar bort tid eftersom du kan be dem bekräfta det arbete som de påstår sig ha slutfört. På så sätt kommer de att vara mindre benägna att slösa tid på icke-produktiva aktiviteter.

Här är hur en medarbetare i ett digitalt marknadsföringsteam kan se ut på veckans tidtabell:

I vårt exempel arbetar teammedlemmen med både kort- och långsiktiga uppgifter från tre olika projekt. Vi tog det klassiska fallet med en allmän arbetsdag från 9 till 6 med en timmes paus. Lägg märke till hur vissa dagar ägnas åt ett enda projekt medan aktiviteterna under de andra dagarna delas upp efter prioritet eller kundens krav.

Jag vet nu vad tidrapporter är och hur jag kan dra nytta av dem, men när ska jag använda dem?

Om du inte är säker på hur ofta du ska använda en tidrapport, fundera på ditt företags behov. Vanligtvis använder organisationer timesheets för lönehantering. Det innebär att de egentligen bara behöver tidredovisningen en gång i månaden. Men de anställda skulle inte kunna komma ihåg vad de har gjort varje dag när så lång tid har gått. Av denna anledning finns det ungefär fem typer av tidrapporter som du kan välja mellan:

• Dagliga tidrapporter – de anställda loggar in sin tid i början och slutet av varje arbetsdag
• Veckotidrapporter – de anställda loggar in sin tid för alla fem arbetsdagar i slutet av varje vecka
• Tvåveckorstidrapporter – de anställda skickar in sina arbetstimmar varannan vecka på en viss dag
• Månadstidrapporter – de anställda skickar in sina tidrapporter varje månad på ett datum som du väljer
• Halvdagstidrapporter.månatliga tidrapporter – arbetstagarna kan skicka sina tidrapporter två gånger i månaden

Om du är tveksam till att införa tidrapporter i din organisation, kom ihåg att det inte behöver vara komplicerat att använda dem. Onlineappar gör det ännu enklare att lägga till arbetstid om deras gränssnitt är enkelt och de kommer med instruktionsguider eller videor. Att övergå från pappersbaserade tidrapporter till virtuella bör inte vara svårt om du testar alla verktyg som passar dina behov.

Fanns den här artikeln användbar? Sprid gärna kunskapen och dela den med dina lagkamrater och följare.