En tickler-fil är ett påminnelsesystem som är tänkt att fungera som ett komplement till ditt vanliga kalendarium och schemaläggningssystem. Även om det finns flera olika typer av journalmappar är det mest välkända (främst tack vare David Allens Getting Things Done och Merlin Manns 43 Folders) systemet med 43 mappar, med 31 numrerade ”dagsmappar” och 12 mappar märkta med årets månader.
Tanken är ganska enkel: allt som du behöver påminnas om vid ett visst datum i framtiden hamnar i din journalmapp. Varje morgon tas dagens mapp fram och innehållet placeras i din inkorg, och det som du placerat där dagar, veckor eller månader tidigare finns till hands när du behöver det.
Den 43-mappiga uppläggningen gör det möjligt – till och med enkelt – att ställa in påminnelser för upp till ett år i förväg. Varje numrerad mapp står för en dag i månaden. Bakom dem är alla mappar märkta med månaderna uppställda, med nästa månads mapp längst fram. Eftersom det är den 5 september i dag skulle du alltså se mapp 5 längst fram, följt av 6-31 och sedan oktober till och med september nästa år. När jag tömmer dagens mapp placerar jag den längst bak bland de numrerade mapparna och lämnar ”6” stående redo att tas fram i morgon.
I slutet av månaden öppnas oktobermappen och dess innehåll placeras i de lämpliga numrerade dagarna, och den tömda mappen placeras längst bak bland månaderna. Detta skapar en rullande cykel av mappar som varje morgon presenterar en mapp med dagens innehåll i.
Vad som hamnar i mapparna är upp till dig, men klart är att allt som är daterat är en bra kandidat: räkningar, fakturor, daterat material som ska skickas ut, konsert- och showbiljetter, resehandlingar, och så vidare. Andra saker som du vet att du kommer att behöva en viss dag kan också läggas till, till exempel ditt pass den dag då du ska flyga ut ur landet, eller ditt checkhäfte för dagen då du ska betala räkningar.
Återkommande händelser som du vill påminna dig själv om – som att vattna växterna var tredje dag – kan skrivas in på registerkort. Du tömmer mappen i inkorgen, bearbetar inkorgen, ser påminnelsen, vattnar växterna och placerar kortet i det datum som kommer att vara tre dagar senare.
Vissa personer använder en fästmapp som en ”utväg” från sin inbox. Det vill säga, om de i slutet av dagen inte har bearbetat sin inkorg till att tömmas, hamnar allt i morgondagens ticker. Jag är inte någon stor förespråkare av detta, men jag antar att det ger dem en viss psykologisk tillfredsställelse att i slutet av dagen gå därifrån med en tom inkorg.
Det svåraste med att använda en tickler file är att faktiskt börja använda den. Det kan ta ett tag att få in vanan att placera saker i en tickler file och sedan kontrollera den varje dag för att få ut dem igen. Du kanske till och med måste göra som jag gjorde när jag började använda en pärmmapp: ställa in en påminnelse för dina påminnelser! Det vill säga, jag lade in en uppgift ”kontrollera tickler file” i Outlook och ställde in den så att den återkommer varje morgon. Visst, varje morgon glömde jag bort det tills meddelandet kom upp för att påminna mig.
Tids nog blir det dock en vana att använda en fästmapp. När du lägger in mer och mer saker i den blir du mer och mer benägen att kontrollera den, och när du kontrollerar den mer och mer blir du mer benägen att lägga in saker i den. De två vanorna förstärker varandra, så efter ett tag når du en ”kritisk massa” och glömska upphör att vara ett problem.
För att nå dit hjälper det verkligen att förvara din tickler file någonstans där den är väl synlig (utan att vara i vägen). Skrivbordsmapplådor är perfekta för detta – i allmänhet är de mindre än 30 cm djupa, de tar inte mycket plats, de finns i en mängd olika attraktiva (och, jag erkänner, mindre attraktiva) utföranden, och deras öppna topp innebär att det inte finns det minsta hinder för att ta fram dagens mapp.
Om den används konsekvent kan en fästmapp bli en viktig del av din ”yttre hjärna”, där den visar upp saker för dig när du behöver den, och håller den borta ur vägen när du inte behöver den. I dagens högteknologiska värld är det till och med lite lugnande: enkelt, avgjort lågteknologiskt och effektivt.
Bonustips: Det här är ett tips som jag stötte på här, och det är så bra att jag var tvungen att ta med det. Standardinställningen med 43 mappar ger dig datum men inte namnen på dagarna, vilket kan vara förvirrande. Använd pärmar med klämmor, märkta med veckodagarna och fastklippta på toppen av de främre 7 mapparna, för att identifiera dagarna. När du tar bort varje mapp och flyttar den till baksidan placerar du dess klämma på mappen efter den sista mappen med en pärmklämma. Lysande!