Vad är ett redovisningsinformationssystem (AIS)?
Ett redovisningsinformationssystem (AIS) omfattar insamling, lagring och bearbetning av finansiella och redovisningsrelaterade uppgifter som används av interna användare för att rapportera information till investerare, fordringsägare och skattemyndigheter. Det är i allmänhet en datorbaserad metod för att spåra bokföringsaktivitet i samband med informationstekniska resurser. Ett AIS kombinerar traditionella redovisningsmetoder, t.ex. användning av allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP), med moderna informationstekniska resurser.
Hur ett redovisningsinformationssystem (AIS) används
Ett redovisningsinformationssystem innehåller olika delar som är viktiga i redovisningscykeln. Även om informationen i ett system varierar mellan olika branscher och företagsstorlekar innehåller ett typiskt AIS uppgifter om intäkter, kostnader, kundinformation, information om anställda och skatteinformation. Specifika uppgifter omfattar försäljningsorder och analysrapporter, inköpsrekvisitioner, fakturor, checkregister, lager, löner, huvudbok, försöksbalans och information om bokslut.
Ett informationssystem för redovisning måste ha en databasstruktur för att lagra information. Denna databasstruktur är vanligtvis programmerad med ett frågespråk som gör det möjligt att manipulera tabeller och data. Ett AIS har många fält för att mata in data samt för att redigera tidigare lagrade data. Dessutom är redovisningsinformationssystem ofta mycket säkra plattformar med förebyggande åtgärder mot virus, hackare och andra externa källor som försöker samla in information. Cybersäkerhet blir allt viktigare eftersom allt fler företag lagrar sina data elektroniskt.
De olika utgångarna från ett redovisningsinformationssystem exemplifierar mångsidigheten i dess databehandlingsmöjligheter. Ett AIS producerar rapporter som t.ex. åldersrapporter för fordringar baserade på kundinformation, avskrivningsscheman för anläggningstillgångar och provbalanser för finansiell rapportering. Kundlistor, skatteberäkningar och lagernivåer kan också reproduceras. Korrespondenser, memos eller presentationer ingår dock inte i AIS eftersom dessa poster inte är direkt relaterade till ett företags finansiella rapportering eller bokföring.
Fördelar med bokföringsinformationssystem
Interdepartmental Interfacing
Ett bokföringsinformationssystem strävar efter att skapa ett gränssnitt mellan flera avdelningar. I systemet kan försäljningsavdelningen ladda upp försäljningsbudgeten. Denna information används av lagerhanteringsteamet för att genomföra lagerräkningar och köpa material. Vid inköp av inventarier kan systemet underrätta leverantörsavdelningen om den nya fakturan. Ett AIS kan också dela information om en ny beställning så att tillverknings-, expeditions- och kundtjänstavdelningarna får kännedom om försäljningen.
Interna kontroller
En integrerad del av bokföringsinformationssystem har att göra med interna kontroller. Policyer och förfaranden kan placeras i systemet för att säkerställa att känslig kund-, leverantörs- och affärsinformation bevaras inom ett företag. Genom användning av fysiska godkännanden av åtkomst, inloggningskrav, åtkomstloggar, behörigheter och åtskillnad av arbetsuppgifter kan användarna begränsas till att endast få tillgång till den relevanta information som är nödvändig för att utföra sin affärsfunktion.