Projektkostnadsberäkning och budgetering i projektledning

Projektets kostnad kan uppskattas från olika processkällor (exempel nedan)

• Skapa arbetsfördelningsstruktur (WBS)
• Utarbeta tidsplan
• Planera personalresurser
• Identifiera risker

Input för kostnadshantering inkluderar,

• Projekthanteringsplan
• Projektstadga
• Entreprenörskapets miljöfaktorer
• Organisationella processtillgångar

Men resultatet är

• Kostnadshanteringsplan.

Att skapa uppskattning och kostnadsberäkning för projekt är en ytterst viktig del av all projektledning. Olika saker tas i beaktande när man beräknar budgeten för ett projekt, t.ex. arbetskostnader, nödvändig utrustning, materialkostnader osv.

Vad är projektkostnadsberäkning?

Projektkostnadsberäkning definieras som en process för att uppskatta de totala utgifterna för projektet. Noggrannheten i kostnadsberäkningen och budgeteringen inom projektledning beror på noggrannheten och detaljerna i projektets omfattning, som är baslinjen för omfattningen. I omfattningen definieras också eventuella begränsningar som datum, resurser eller budget. Riskregistret kommer att hjälpa till att beräkna uppskattade typer av kostnader, de kostnader som uppstår till följd av en eventualåtgärd och de kostnader som uppstår för att hantera risker.

För att uppskatta kostnaden för projektet måste man kategorisera olika kostnadstyper i kategorier som

• Lönekostnad
• Utrustningskostnad
• Kostnad för förnödenheter
• Resekostnad
• Utbildningskostnad
• Overheadkostnad osv.

Tekniker som används för att uppskatta projektkostnader

Det finns några tekniker som används för att uppskatta en projektkostnad som t.ex: Expertbedömning, trepunktsberäkning, reservanalys och kvalitetskostnad.

För att uppskatta projektkostnaden används dock formellt sett några huvudmetoder (tekniker) enligt följande:

Analogisk uppskattning

Denna uppskattningsteknik bygger på expertbedömningar och information baserad på liknande tidigare projekt. Där tidigare utförda liknande projektkostnader beaktas med plus eller minus 20 % för det befintliga projektet.

Parametrisk uppskattning

Förflutna uppgifter eller register används för att uppskatta kostnaden för det aktuella projektet.

Bottom-up estimering

När du har definierat projektets omfattning är det den mest tillförlitliga formen av teknik. I den här tekniken, baserad på WBS, uppskattar du kostnaden för varje resurs eller leveransobjekt.

Det finns också andra metoder (tekniker) som kan vara användbara för att uppskatta kostnader som PERT-beräkning, analys av leverantörsbud osv.

Projektbudgetplanering

Det huvudsakliga syftet med denna aktivitet är att fördela och godkänna de monetära resurser som krävs för att slutföra projektet. Det viktigaste resultatet för att fastställa budgeten inkluderar kostnads- och resultatbaslinjen. Den specificerar inte bara vilka kostnader som kommer att uppstå utan också när kostnaderna kommer att uppstå. Inmatningarna för att fastställa budgeten omfattar följande metoder för budgetering av projektledning:

• Kostnadsberäkningar för aktiviteter
• Basis för beräkningar
• Baseline för omfattning
• Projekttidtabell
• Resurskalender
• Kontrakt
• Organisationella processtillgångar

Den Resultatet av denna process är

• Baslinje för kostnadsprestanda
• Projektfinansieringsbehov
• Projektdokumentuppdateringar

Projektbudgeteringen utförs parallellt med projektplaneringsprocessen. Den är starkt beroende av tre komponenter –

• Kostnadsberäkning
• Task durations
• Allokerade resurser

Under projektbudgetering och kostnadskalkylering kommunicerar projektledaren med olika personer som är ansvariga för att hantera arbetsinsatser samt uppskatta projektkostnader.

Han kommer att använda olika projektutsikter som projektets arbetsfördelningsstruktur, kostnadsberäkningarna, historiska data och register, resursinformation och policyer.

Och utan riskbedömning är budgeteringsprocessen inte avslutad. Riskbedömningsprocessen tar hänsyn till faktorer som tidsbrist, tillgång till resurser, utvecklingsteamets erfarenhet, den teknik som används osv. Riskbedömningen kan vara ett belopp på mellan 25 och 30 procent av den totala projektkostnaden.

Project Quality Management Plan

Processgruppen för kvalitetshantering består av tre processer,

Planera kvalitet

Planera kvalitetsprocessen innebär att identifiera vilka standardkvaliteter som är relevanta för projektet och hur de ska uppfyllas. Det ingår också att identifiera kvalitetsmått och standardmått för projektprocesser, krav på regelefterlevnad, produktfunktionalitet, dokumentation osv.

Inträdena i plankvalitetshanteringen omfattar

• Projekthanteringsplan
• Innehavarregister
• Riskregister
• Kravdokumentation
• Företagets omvärldsfaktorer
• Organisationella processtillgångar

Den Resultatet av kvalitetsstyrningen är

• Kvalitetsstyrningsplan
• Plan för processförbättring
• Kvalitetsmått
• Kvalitetschecklistor
• Projektdokumentuppdateringar

Kvalitetssäkring

Detta skede innefattar huvudsakligen två aktiviteter, Först analysera projektkvaliteten och förbättra projektkvaliteten. Det är en process där man granskar kvalitetskraven och resultaten från kvalitetskontrollmätningar för att säkerställa att kvalitetsstandarden upprätthålls under hela processen. Indata för detta kommer att vara samma som utdata för plan för kvalitetshantering medan

Utdata för denna process kommer att vara

• Förfrågan om ändring
• Projekthanteringsplan

.

• Projektdokumentuppdateringar
• Organisationsprocessens tillgångar uppdateras

Kvalitetskontroll

Detta kommer att genomföras för att kontrollera kvaliteten under hela projektets livscykel. Den definierar hur kvalitetsstandarden kan överensstämma med de definierade kvalitetsstandarderna. Resultatet av kvalitetssäkringen kommer att vara indata för kvalitetskontrollen. Medan resultatet kommer

• Kvalitetskontrollmätningar
• Validera ändringar
• Verifierade leveranser
• Information om arbetsprestationer
• Förfrågan om ändringar
• Projektet.
• Projektdokumentuppdateringar
• Organisationella processtillgångar uppdateringar

Projekt Human Resource Management

HR management inkluderar processen att organisera, och leda projektgruppen. Det består av personer med tilldelade roller och ansvar för att slutföra projektet. Personalförvaltningen kommer att hantera fyra processer.

Utarbeta en personalplan

I detta skede definieras projektets roller och ansvarsområden, projektets organisationsdiagram och personalhanteringsplan

Input för detta kommer att

• Projektledningsplan
• Aktivitetens resurskrav
• Företagets omvärldsfaktorer
• Organisationella processtillgångar

.

Utfallet för detta blir

• Plan för hantering av mänskliga resurser

Förvärva projektgrupp

Detta skede bekräftar tillgången till den mänskliga resursen och erhåller den grupp som behövs för att slutföra projektaktiviteterna. Indata för detta steg skulle vara resultatet från föregående steg. Medan resultatet av detta steg skulle vara

• Projektpersonalens uppdrag
• Resurskalender
• Projekthanteringsplanuppdateringar

Utveckla projektteamet

I detta steg ligger fokus på att förbättra teamets effektivitet, interaktionen mellan teammedlemmarna och att förbättra teamets och projektets övergripande resultat. Indata för detta steg skulle vara resultatet från föregående steg. Medan resultatet för detta steg skulle vara

• Bedömningar av teamets prestationer
• Uppdateringar av företagets miljöfaktorer

Hantera projektteamet

Denna process innefattar spårning av teamets medlemmars prestationer, lösning av problem, återkoppling och hantering av teamet för att optimera projektets prestationer. Indata för detta steg skulle vara resultatet från föregående steg. Medan resultatet för detta steg skulle vara

• Förfrågan om ändring
• Uppdateringar av projektledningsplan
• Uppdateringar av projektdokument
• Uppdateringar av miljöfaktorer i företaget
• Uppdateringar av organisatoriska processtillgångar

Hantering av projektkommunikation

Här, Projektkommunikation innebär inte att man interagerar muntligt med varandra, utan att man effektivt överför projektrelaterad information till projektgruppen, intressenter, projektledare osv. Den bör omfatta riskåtgärder och riskbedömningar, projektplaner, möteshantering och åtgärder, granskningar och genomgångar osv.

Detta segment omfattar huvudsakligen fem områden

Kommunikation med intressenter

Det är processen att utveckla ett tillvägagångssätt för att kommunicera med intressenter på ett effektivt sätt och förstå deras krav. Inmatningen för detta skulle vara

• Projekthanteringsplan
• Interessentregister
• Företagets miljöfaktorer
• Organisationella processtillgångar

.

Medan resultatet för detta kommer att vara

• Communication management plan
• Project documents updates

Manage Communications

Det är processen att lagra, distribution, insamling och hämtning av projektinformation i enlighet med en kommunikationsplan. Indata för detta steg skulle vara

• Företagets miljöfaktorer
• Organisationella processtillgångar
• Arbetsresultatrapporter
• Kommunikationshanteringsplan

Medan utdata skulle vara

• Projektkommunikation

.

• Projekthanteringsplanuppdateringar
• Projektdokumentuppdateringar
• Organisationsprocesstillgångaruppdateringar

Kontrollera kommunikationen

Det är processen för att kontrollera och övervaka kommunikationen under hela projektets livscykel. Indata för detta steg skulle vara

• Projektledningsplan
• Projektkommunikation
• Projektlogg
• Arbetsutförandedata
• Organisationella processtillgångar

Medans utdata för detta steg skulle vara

• Arbetsutförande. performance information
• Förfrågningar om ändringar
• Uppdateringar av projektledningsplanen
• Uppdateringar av projektdokument
• Uppdateringar av den organisatoriska processen

Sammanfattning

Kostnadsstyrning är processen för att planera och styra projektets kostnader på ett effektivt sätt. Kostnadsbudgetering inom projektledning hjälper dig att registrera och spåra de utgifter som görs efter projektet.

För att se till att ditt projekt slutförs inom en given tidslinje och budget kommer vi att se vilken riskfaktor som behöver mildras i nästa handledning.

Projektkostnadsberäkning och budgetering definieras som processen att approximera de totala utgifterna för projektet.