Den forskare som är närmast förknippad med en teori om byråkrati är Max Weber. I Economy and Society, hans banbrytande bok som publicerades 1922, beskriver Weber dess egenskaper. Enligt Weber kännetecknas en byråkrati, idealt sett, av att det finns positioner som förtjänas och inte ärvs. Beslutsfattandet styrs av regler. De som innehar maktpositioner visar professionalism. Det finns en befälskedja och ett positionsdefinierat ansvar. Auktoriteten är avgränsad.
Weber börjar sin diskussion om byråkrati med att introducera begreppet jurisdiktionsområden: institutioner som styrs av en specifik uppsättning regler eller lagar. I ett jurisdiktionsområde tilldelas regelbundna aktiviteter som officiella uppgifter Befogenheten att tilldela uppgifter styrs av en uppsättning regler. Uppgifterna utförs kontinuerligt av kvalificerade personer. Dessa element utgör en byråkratisk myndighet när det gäller staten och byråkratiska företag inom den privata sektorn.
Det finns flera ytterligare egenskaper som utgör en Weberiansk byråkrati:
- Det är möjligt att hitta utnyttjandet av hierarkisk underordning i alla byråkratiska strukturer. Detta innebär att kontor på högre nivå övervakar kontor på lägre nivå.
- I byråkratier hålls personliga ägodelar åtskilda från byråns eller företagets pengar.
- Personer som arbetar inom en byråkrati är vanligen utbildade inom det lämpliga specialiseringsområdet.
- Byråkratiska tjänstemän förväntas bidra med sin fulla arbetskapacitet till organisationen.
- Positioner inom en byråkratisk organisation måste följa en specifik uppsättning allmänna regler.
Weber hävdade att i en byråkrati innebär det att ta på sig en position eller ett ämbete att man tar på sig specifika plikter som är nödvändiga för att organisationen ska fungera smidigt. Denna uppfattning skiljer sig från historiska arbetsförhållanden där en arbetstagare tjänade en specifik härskare, inte en institution.
Byråkratiernas hierarkiska karaktär gör det möjligt för de anställda att visa upp uppnådd social status. När en ämbetsinnehavare väljs i stället för att utses är personen inte längre en rent byråkratisk figur. Han får sin makt ”underifrån” i stället för ”uppifrån”. När en högt uppsatt tjänsteman väljer tjänstemän är det mer sannolikt att de väljs av skäl som har att göra med den överordnades fördelar än med den nyanställdes kompetens. När högkvalificerade anställda är nödvändiga för byråkratin och den allmänna opinionen präglar beslutsfattandet, är det mer sannolikt att kompetenta tjänstemän väljs ut.
Enligt Weber blir ett ämbete, om ”livstidsanställning” är juridiskt garanterad, uppfattat som mindre prestigefyllt än en befattning som kan ersättas när som helst. Om ”livstidsanställning” eller en ”rätt till ämbetet” utvecklas, minskar karriärmöjligheterna för ambitiösa nyanställda och den övergripande tekniska effektiviteten blir mindre garanterad. I en byråkrati får tjänstemännen löner. Beloppet bestäms på grundval av rang och bidrar till att visa hur åtråvärd en befattning är. Byråkratiska positioner existerar också som en del av stabila karriärvägar som belönar ämbetsinnehavare för tjänstgöringstid.
Weber hävdar att utvecklingen av en penningekonomi är den ”normala förutsättningen för den oförändrade överlevnaden, om inte etableringen, av rena byråkratiska förvaltningar”. Eftersom byråkratin kräver ihållande intäkter från beskattning eller privata vinster för att kunna upprätthållas, är en penningekonomi det mest rationella sättet att säkerställa dess fortsatta existens.
Weber hävdar att tjänstemännen i en byråkrati har en äganderätt till sitt ämbete och att försök till exploatering av en överordnad innebär att man överger de byråkratiska principerna. Han formulerar att om man ger underordnade tjänstemän ett statusincitament hjälper man dem att behålla sin självrespekt och delta fullt ut i hierarkiska ramar. Michel Crozier omprövade Webers teori 1964 och konstaterade att byråkratin är bristfällig eftersom hierarkin får tjänstemännen att ägna sig åt själviska maktkamper som skadar organisationens effektivitet.
Webers ideal för byråkratinRedigera
Weber identifierade följande komponenter i byråkratin som väsentliga:
- Officiella jurisdiktionen på alla områden är ordnad genom regler eller lagar som redan har genomförts.
- Det finns en kontorshierarki; ett system av över- och underordning där högre kontor övervakar lägre kontor.
- Hanteringen av det moderna kontoret bygger på skriftliga regler som bevaras i sin ursprungliga form.
- Kontorets ledning kräver utbildning och specialisering.
- När kontoret är utvecklat/etablerat kräver det individernas fulla arbetsförmåga.
- Regler är stabila och kan läras in. Kunskap om dessa regler kan ses som expertis inom byråkratin (dessa gör det möjligt att hantera samhället).
När en byråkrati är implementerad kan den ge ansvarsskyldighet, ansvar, kontroll och konsekvens. Anställningen av anställda blir ett opersonligt och jämlikt system. Även om det klassiska perspektivet uppmuntrar till effektivitet, kritiseras det ofta för att det ignorerar mänskliga behov. Dessutom tar det sällan hänsyn till mänskliga fel eller variationen i arbetsprestationer (eftersom varje arbetstagare är olika).
I fallet med katastrofen med rymdfärjan Challenger förbisåg NASA:s chefer möjligheten till mänskliga fel. (Se även: Three Mile Island-olyckan.)
Effektivitet och teleologiska argumentRedigera
Max Weber ansåg att en ideal byråkrati består av sex specifika egenskaper: befälshierarki, opersonlighet, skriftliga uppföranderegler, befordran baserad på prestation, specialiserad arbetsfördelning och effektivitet. Denna sista egenskap hos Webers byråkrati, enligt vilken byråkratier är mycket effektiva, är kontroversiell och inte alls accepterad av alla sociologer. Det finns förvisso både positiva och negativa konsekvenser av byråkratin, och starka argument för både byråkratins effektivitet och ineffektivitet.
Men även om Max Webers arbete publicerades i slutet av 1800-talet och början av 1900-talet, innan han dog 1920, refereras hans arbete fortfarande idag inom sociologin. Webers teori om byråkrati hävdar att den är extremt effektiv, och går till och med så långt som att hävda att byråkrati är den mest effektiva organisationsformen. Weber hävdade att byråkratier är nödvändiga för att säkerställa att samhället, som har blivit drastiskt mer modernt och komplext under det senaste århundradet, fortsätter att fungera. Vidare hävdade han att utan byråkratins strukturerade organisation skulle vårt komplexa samhälle vara mycket sämre, eftersom samhället skulle agera på ett ineffektivt och slösaktigt sätt. Han såg byråkratier som organisationer som drivs mot vissa mål, som de kunde genomföra på ett effektivt sätt. Inom en organisation som arbetar enligt byråkratiska normer kommer dessutom medlemmarna att få det bättre på grund av den tunga regleringen och den detaljerade strukturen. Byråkratin gör det inte bara mycket svårare för godtyckliga och orättvisa personliga favörer att genomföras, den innebär också att befordringar och anställningar i allmänhet kommer att ske helt och hållet efter förtjänst.
Weber såg definitivt byråkratier som målstyrda, effektiva organisationer, men man får inte komma till den snabba och felaktiga slutsatsen att han inte såg några nackdelar med byråkrati. Han erkände att det finns begränsningar inom det byråkratiska systemet. Först och främst insåg han att byråkratier styrdes av ett mycket litet antal personer med mycket stora mängder oreglerad makt. Detta tenderar att leda till en oligarkisk situation, där ett begränsat antal tjänstemän blir den politiska och ekonomiska makten. Vidare ansåg Weber att ytterligare byråkratisering var ett ”ofrånkomligt öde”, eftersom den antas vara överlägsen och effektivare än andra organisationsformer. Webers analys av byråkratier ledde till att han ansåg att de är alltför inneboende begränsande för den individuella mänskliga friheten och han fruktade att människor skulle börja bli alltför kontrollerade av byråkratierna. Hans resonemang kommer från vetskapen om att de strikta förvaltningsmetoder och legitima former av auktoritet som är förknippade med byråkrati verkar för att eliminera den mänskliga friheten.
Oavsett om byråkratier ska betraktas som positivt effektiva eller för effektiva till den grad att de blir negativa, tenderar Webers byråkrati att erbjuda ett teleologiskt argument. En teori, i det här fallet byråkrati, anses vara teleologisk om den innebär att man strävar efter specifika mål. Weber hävdade att byråkratier är målinriktade organisationer som använder sin effektivitet och rationella principer för att nå sina mål. En teleologisk analys av företag leder till att alla inblandade intressenter inkluderas i beslutsfattandet. Den teleologiska synen på Webers byråkrati postulerar att alla aktörer i en organisation har olika syften eller mål, och försöker hitta det mest effektiva sättet att uppnå dessa mål.
KritikRedigera
Webers teorier hade som syfte att sätta en scen för andra organisationer att följa, och egenskaperna är så idealiska att de kan vara omöjliga för en faktisk organisation att lyckas. Han ville ta fram en uppsättning riktlinjer som skulle gynna både effektivitet och, viktigast av allt, förhållanden som skulle göra arbetarna till högsta prioritet. Det var vanligt att tidigare teoretiker förvrängde Webers åsikter, och i dag gör människor fortfarande samma misstag som de gjorde när Webers åsikter först kom på tal. Han har alltid kritiserats för de grenar av hans idéer som inte fungerar i verkligheten, men poängen med hans teori var inte att faktiskt skapa en organisation, utan att skapa en idealisk modell för andra organisationer att följa.
En stor missuppfattning som människor har haft tidigare är en fråga om Webers moral på grund av deras översimplifiering av hans egenskaper av en ren byråkrati. ”Det finns en farlig risk för förenkling genom att få Weber att framstå som kall och hjärtlös i en sådan grad att ett effektivt skött nazistiskt dödsläger kan framstå som beundransvärt”. I verkligheten trodde Weber att organisationer genom att använda mänsklig logik i sitt system kunde uppnå en förbättring av människans villkor på olika arbetsplatser. Komplexitet i en organisation ger den största framgången, därför leder förenkling till illusioner om överhöghet och intensiv hierarkisk makt som är felaktiga i Webers föreställningar.
En annan kritik av Webers teori är argumentet om effektivitet. Högsta effektivitet kan i teorin uppnås genom rent arbete utan hänsyn till arbetarna (t.ex. långa arbetsdagar med låg lön), varför en alltför stor förenkling kan vara farlig. Om vi skulle ta en egenskap som fokuserar på effektivitet skulle det verka som om Weber förespråkar ohälsosamma arbetsförhållanden, när han i själva verket ville ha raka motsatsen. Om man tar alla egenskaperna tillsammans kommer man att få fram den ideala organisationen, men eftersom en ren byråkrati är nästan omöjlig att uppnå får effektiviteten stå tillbaka i hans föreställningar. Även om hans teorier innehåller egenskaper för en mycket effektiv organisation, är dessa egenskaper endast avsedda att sätta en modell för andra organisationer att följa, och om alla andra villkor inte är perfekta är organisationen inte ren.
Med detta sagt måste egenskaperna i Webers teori alla vara perfekta för att en byråkrati ska fungera på sin högsta potential. ”Tänk på begreppet som en byrå eller ett skrivbord med lådor i, som verkar ropa på dig och kräver att allt ska passa på sin plats”. Om ett föremål i lådan inte passar ordentligt blir hela lådan stökig, vilket är exakt fallet i Webers teori; om en egenskap inte uppfylls kan resten av dem inte arbeta i samklang, vilket gör att organisationen presterar under sin fulla potential.
En egenskap som var tänkt att förbättra förhållandena på arbetsplatsen var hans regel om att ”Organisationen följer den hierarkiska principen – underordnade följer order från överordnade, men har rätt att överklaga (i motsats till den mer diffusa strukturen i traditionell myndighet)”. Med andra ord har alla i ett företag eller någon form av arbetsmiljö möjlighet och rätt att vara oense eller säga ifrån om de är missnöjda med något i stället för att inte uttrycka sin åsikt av rädsla för att förlora sitt jobb. Öppen kommunikation är en mycket viktig del av Webers ideala byråkrati och praktiseras idag. På grund av kommunikationen är den kanske inte den mest effektiva, men Weber skulle hävda att förbättrade mänskliga förhållanden är viktigare än effektivitet.
Det är svårt att kritisera Webers teorier strikt på grund av att de är teorier; de är nästan omöjliga att utföra i verkligheten och därför svåra att verifiera. De är bara en uppsättning riktlinjer som utgör byråkratin, som idag många tror är det bästa sättet att driva organisationer i alla avseenden.