Organisationskommunikation: 9 steg för att skapa en framgångsrik strategi

Organisationskommunikation är en av de viktigaste förutsättningarna för att bygga ett framgångsrikt företag. Dess inverkan på medarbetarnas engagemang, samarbete, förtroende på arbetsplatsen och medarbetarnas upplevelse gör den till en viktig del av varje arbetsplatsstrategi.

📚Ladda ner vår e-bok ”10 Principles of Modern Employee Communications” och lär dig hur du kommunicerar med den moderna medarbetaren i dagens digitala tidsålder.

I den här bloggen kommer vi att gå igenom några av de viktigaste fördelarna med att bygga upp en effektiv organisationskommunikation samt de steg som krävs för att implementera en framgångsrik organisationskommunikationsstrategi.

Vad är organisationskommunikation?

Organisationskommunikation omfattar formell och informell kommunikation i hela organisationen, inklusive kommunikation mellan anställda och kommunikation mellan anställda och chefer.

Vi kan dela in organisatorisk kommunikation i 4 huvudtyper:

Formell kommunikation

Att vara formell, tydlig och specifik är ett bra sätt att säkerställa ett korrekt informationsflöde på arbetsplatsen. Med formell kommunikation är alla informerade om och i linje med affärsmålen.

Denna typ av kommunikation krävs också för att uppfylla rättsliga krav. Till exempel måste arbetsarrangemang samt säkerhetsregler och riktlinjer kommuniceras till de anställda på ett formellt sätt (e-post, tryckta dokument).

Informell kommunikation

Som du kanske har gissat är den här typen av kommunikation motsatsen till formell kommunikation. Den är också känd som ”grapevine-kommunikation”. I huvudsak omfattar den dialoger, chattar, telefonsamtal samt de ”vattenkylarsamtal” som vanligtvis äger rum i närheten av kaffebryggaren och som inte bygger på några formaliteter.

En av de främsta fördelarna med informell kommunikation är det faktum att det är ett snabbare sätt att dela information på arbetsplatsen. Det hjälper också till att dela och utveckla nya idéer för att förbättra produkter samt interna eller externa processer. Du skulle bli förvånad om du visste hur många innovationsidéer som började med en pratstund bredvid kaffemaskinen!

Horisontell kommunikation

Denna typ av organisatorisk kommunikation sker mellan team, grupper eller individer som befinner sig på samma hierarkiska nivå. Horisontell kommunikation spelar en viktig roll när det gäller att bryta ner silos och förbättra samarbetet över avdelningsgränserna på arbetsplatsen. Den spelar en viktig roll när det gäller att anpassa teknik-, marknadsförings- och försäljningsteam och se till att alla är på samma sida.

Vertikal kommunikation

Den vanligaste formen av kommunikation inom strukturerade organisationer följer ett vertikalt mönster uppåt och nedåt. Den omfattar kommunikation mellan företagsledare, teamledare och anställda. Denna typ av kommunikation är väsentlig på arbetsplatsen. Utan vertikal kommunikation skulle det inte vara möjligt att dela riktlinjer, feedback eller idéer.

Oavsett vilken typ av kommunikation vi pratar om är kommunikation på arbetsplatsen en viktig ledningskomponent för alla organisationer.

Några av de viktigaste syftena med organisationskommunikation är att uppdatera de anställda om nya policyer, kriskommunikation, säkerställa säkerhet i hela organisationen, hantera förändringshantering, digital omvandling, sammanslagningar och förvärv samt att ge och ta emot feedback från anställda.

📚Läs vidare: Förändringshantering: Definition, bästa praxis & Exempel

För att lyckas bör organisationer ha omfattande organisatoriska kommunikationsstrategier där de anställda känner sig informerade om viktiga företagsuppdateringar och är engagerade i dagliga organisatoriska samtal.

15 mål för effektiv organisationskommunikation

Effektiv organisationskommunikation påverkar organisatorisk framgång på många sätt. Några av dem är:

1. Skapa en positiv medarbetarupplevelse, öka medarbetarnas moral, tillfredsställelse och engagemang.
2. Hjälpa medarbetarna att förstå villkoren för deras anställning och driva deras engagemang och lojalitet.
3. Uppmuntra de anställdas delaktighet, vilket avsevärt förbättrar de anställdas tillfredsställelse med sin arbetsgivare.
4. Hjälpa till att minska risken för missförstånd och spridning av felaktig information på arbetsplatsen.
5. Förbättra kommunikationen över avdelningsgränserna och samarbetet mellan de anställda.
6. Hjälpa de anställda att anpassa sig till företagets uppdrag, vision och kärnvärden.
7. Driva ett högre medarbetarengagemang genom att hålla medarbetarna informerade hela tiden.
8. Göra det enkelt för de anställda att hitta viktig och relevant information närhelst de behöver den.
9. Effektivisera informationsflödet inom organisationen.
10. Förbättra de anställdas produktivitet genom att eliminera slöseri med tid som går åt till informationssökning och kommunikation om irrelevanta ämnen.
11. Förbättra processer och förfaranden och i slutändan skapa större effektivitet och kostnadsminskningar.
12. Bygga upp bättre relationer mellan anställda och deras chefer.
13. Förbättra förtroendet på arbetsplatsen.
14. Gör kommunikationen roligare.
15. Förbättra kommunikationen med anställda utan kabel, på distans och utan skrivbord.

Kolla in infografiken nedan där vi delar med oss av några av de viktigaste fördelarna med kommunikation på arbetsplatsen 👇

Organisationskommunikation i COVID-19-tider

Organisationskommunikation har spelat en kritisk roll under coronavirus-pandemin. Mer än någonsin behövde de anställda få stöd och bli hörda under utbrottet. Faktum är att de plötsligt var tvungna att ändra sina arbetsvanor och anpassa sig i farten.

Men medan en del av dem var vana vid att arbeta hemifrån före pandemin, var detta arbetsarrangemang helt nytt för andra.

📚Läs vidare: Det var inte bara den organisatoriska kommunikationen som spelade en viktig roll för att stödja de anställda under pandemin, utan den spelade också en avgörande roll för att hålla företagen igång så smidigt som möjligt.

När de flesta verksamheterna stördes gjorde IC-experter ett fantastiskt jobb med att ompröva sina kommunikationsstrategier så att de anställda kunde hålla moralen och produktivitetsnivåerna uppe.

Nyckelstatistik om organisationskommunikation under utbrottet

Nedanstående statistik belyser vikten av att ha en effektiv organisationskommunikationsstrategi på plats i tider om kriser som coronavirus-pandemin:

• Totalt, 93 % av de anställda som tillfrågades av The Institute for Public Relations och Peppercomm sa att deras företag hanterade COVID-19 krisen på ett effektivt sätt (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• 85 % av de anställda säger att de är mest motiverade när ledningen erbjuder regelbundna uppdateringar om företagsnyheter (Trade Press Services)
• 81 % av de tillfrågade sa att kommunikationsfunktionen var MYCKET delaktig i den interna kommunikationen (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Personliga kontaktytor föredrogs som de bästa kanalerna för att kommunicera med anställda under utbrottet. Direkt kommunikation genom chefer/ledare (61 %) och personlig kommunikation (61 %).en och en (76 %) noterades som ”mycket effektiva” kanaler (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Bara 42 % av de anställda instämmer helt i att ledningen effektivt leder organisationen genom krisen (Perceptyx)
• 54 % av personalcheferna uppgav att dålig teknik och/eller infrastruktur för distansarbete är det största hindret. för effektivt distansarbete i deras organisation (Gartner)
• 15 % av de företag som Willis Towers Watson undersökte uppgav att pandemin hade en negativ effekt på produktiviteten (Corporate Adviser)
• En brittisk undersökning som genomfördes under pandemin visade att 73 % av de tillfrågade trodde att de var effektivare när de arbetade hemifrån (Statistica)
• Retur-Förberedelserna för att återvända till arbetet befann sig i ett tidigt skede, eftersom endast 10 % av cheferna inom kommunikationsbranschen hade gjort en ”omfattande” planering. Specifika förändringar av den fysiska arbetsmiljön ingår i denna rapport (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Läs vidare: Den ultimata checklistan för krishantering COVID-19 för arbetsgivare

9 steg för att skapa en framgångsrik organisationskommunikationsstrategi

Låt oss nu gå igenom de 9 avgörande stegen för att skapa en framgångsrik organisationskommunikationsstrategi i din organisation.

Om du har bråttom kan du kolla in videon nedan 👇

Länk din organisationskommunikationsplan till din affärsstrategi

De flesta HR-, internkommunikationsstrateger och organisationsledare är eniga om att det är viktigt att koppla den organisatoriska kommunikationen till sin affärsstrategi för att få en effektiv och konsekvent affärsverksamhet.

Men ändå är det många organisationer som fortfarande inte har någon plan och strategi för intern kommunikation.

För att utveckla en effektiv strategi för organisationskommunikation bör arbetsgivare börja med att koppla kommunikationen till sin övergripande strategiska plan, inklusive organisationens uppdrag, vision och företagets kärnvärden.

📚Läs vidare: Företagets värderingar: Läs vidare: Definition, betydelse och exempel

Din affärsstrategi kan till exempel vara att förbättra resultatet genom att öka personalbindningen eller engagemanget hos medarbetarna.

Då medarbetarkommunikation spelar en avgörande roll här, bör din strategi för organisationskommunikation vara direkt kopplad till din affärsstrategi.

Förstå din målgrupp/s

Att identifiera din målgrupp är ett viktigt steg för att säkerställa effektiviteten i din organisatoriska kommunikationsstrategi.

En av huvudorsakerna till ineffektiv organisationskommunikation är att arbetsgivare inte segmenterar sina målgrupper utifrån deras arbetsroller, avdelningar, platser, intressen och preferenser.

Som en följd av detta får de flesta anställda liknande typ av information även om den informationen kanske inte alls är relevant för dem.

Vad händer då?

Väldigt lågt engagemang och konsumtionsfrekvens för innehållet i den interna kommunikationen.

Då detta är något som alla kommunikatörer försöker eliminera och undvika, är definitionen och förståelsen av dina interna målgrupper ett avgörande steg för att utveckla en bra organisationskommunikationsstrategi.

Engagera alla anställda

Organisationskommunikation är den process där alla anställda bör involveras och delta.

Det tankesätt där kommunikation främst innefattar att leverera meddelanden till de anställda om affärsfrågor, policys och rutiner samt företagsuppdateringar är fel tankesätt.

Kommunikation på arbetsplatsen bör aldrig vara enkelriktad. Tvåvägssamtal har däremot stor kraft att skapa och stödja en sund arbetsplatskultur. Att lyssna på de anställdas problem, frågor, kommentarer, idéer och farhågor bygger lojalitet och driver de anställdas produktivitet.

I slutändan har alla i organisationen en roll när det gäller att bygga upp en organisatorisk kommunikationsstrategi som fungerar bra:

1. VD:ar och högre chefer är ytterst ansvariga för att sätta tonen och skapa en bra organisationskultur. Ett av de viktigaste ansvarsområdena som dessa ledare har är att se till att kommunikationen inom hela företaget är effektiv.
2. Harpersonalansvariga och andra personalstrateger spelar också en viktig roll i den organisatoriska kommunikationen, särskilt på dagens arbetsplats där de anställdas förväntningar, preferenser och behov har förändrats avsevärt.
3. Chefer och teamledare är ansvariga för den dagliga kommunikationen med sina anställda.
4. Alla anställda har ett ansvar att dela med sig av sin röst, sina bekymmer och problem, ge feedback och samarbeta med sina lagkamrater.

📚Läs vidare: 8 Employee Engagement Statistics You Need to Know in 2020

Skapa engagerande och relevant innehåll

Tyvärr engagerar sig många anställda inte i företagets interna innehåll. Dessutom ignorerar många anställda meddelanden som levereras till dem via företagets intranät eller e-post.

Detta sker främst på grund av att det innehåll som levereras till dem inte är relevant för vad de gör. Att skicka ut ett massbrev till alla anställda i hopp om att de ska läsa det är inte alls realistiskt i dag.

En effektiv organisationskommunikationsstrategi kräver mycket mer än så. Eftersom IC-utövare nu ses som viktiga strategiska affärspartner är deras nya roll att öka sin insats genom att se till att det interna innehållet faktiskt konsumeras av de anställda.

Innehålls- och målgruppssegmentering, särskilt i stora organisationer, är dock omöjligt utan rätt kommunikationsverktyg för anställda som gör det möjligt för kommunikatörer att skapa och distribuera mer engagerande innehåll till de anställda.

Distribuera ditt innehåll genom rätt kanaler

Även om du har rätt innehåll klart och vet vem som ska ta emot det, finns det en annan viktig faktor att ta hänsyn till: de kommunikationskanaler du ska använda för att distribuera ditt innehåll.

Då antalet olika kommunikationskanaler som vi använder på arbetsplatsen ständigt ökar, blir det en stor utmaning för kommunikatörer att välja rätt kanaler.

📚Läs vidare: Toppkommunikationskanaler att tänka på för ditt företag

Intranät, e-post, interna sociala medier, appar för privata meddelanden som Slack, delning av dokument och verktyg för projekthantering är alla sätt att kommunicera internt i organisationer.

Det här kommunikationsekosystemet har därför blivit mycket komplext och svårt att hantera effektivt.

Av denna anledning vänder sig många organisationer nu till moderna kommunikationslösningar för anställda som gör det möjligt för dem att ansluta alla sina organisatoriska kommunikationskanaler till en enda plats där all viktig information är tillgänglig för alla anställda hela tiden.

Implementera rätt kommunikationsteknik

Om du väljer rätt teknik för medarbetarkommunikation kan du verkligen ta din organisatoriska kommunikationsstrategi till nästa nivå.

Om du vet att engagemanget genom dina nuvarande lösningar, t.ex. intranät, är lågt, är det förmodligen ett tecken på att något måste ändras.

Många intranät är fortfarande föråldrade och de matchar inte de anställdas preferenser när det gäller hur de kommunicerar även i privatlivet.

Det är därför inte längre ett alternativ att implementera mobila lösningar för kommunikation med anställda, det är ett måste!

Om vi vet att majoriteten av våra arbetsplatser utgörs av Gen Z- och millenniearbetarna, vet vi också hur mycket tid de spenderar och kommunicerar via sina smartphones.

Därmed kommer en övergång till mobila interna kommunikationslösningar som Smarp garanterat att förändra hur din arbetsplats kommunicerar.

Mät resultaten

De flesta organisationer är överens om att det är nödvändigt att mäta och kvantifiera resultaten av kommunikationsplaner, men detta mål är svårt att uppnå.

För övrigt mäter 60 % av IC-utövarna fortfarande inte sina interna kommunikationsinsatser.

Spårning och mätning av interna kommunikationsinsatser är oerhört viktigt för att förstå vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.

Att samla in dessa uppgifter kan hjälpa dig att besvara frågor som:

• Hur engagerade är dina anställda i ditt interna innehåll?
• Hur reagerar de på dina meddelanden?
• Vilka kommunikationskanaler är de bästa för att leverera information?
• Vilken typ av innehåll engagerar de anställda mest?
• Vilka anställda engagerar sig mest (gillar, delar, kommenterar)?

Använd dina data för att förbättra din organisationskommunikationsstrategi

När du har samlat in och analyserat data är det lättare att göra förbättringar och fatta bättre beslut i framtiden.

Om du till exempel inser att dina anställda engagerar sig mest i videoinnehåll är detta ett tecken på att producera mer sådant innehåll.

För övrigt är video verkligen den typ av innehåll som yngre generationer älskar att konsumera på grund av dess enkelhet och rolighet.

Ett annat bra sätt att utnyttja data är att förstå vilka era interna påverkare är för att belöna dem och göra dem till era varumärkesambassadörer.

📚Läs vidare: Med Smarp har företag över hela världen lyckats omvandla sina organisatoriska kommunikationsinsatser med hjälp av data som finns tillgänglig via vår lösning för kommunikation med anställda.

Se din arbetsplats förvandlas

Detta är det bästa steget i din nyligen implementerade organisatoriska kommunikationsstrategi!

Om du lyckas genomföra alla ovanstående steg kommer hela din arbetsplatskultur att förändras. Dina anställda kommer att vara mycket mer nöjda med sina jobb och företaget i stort, vilket kommer att resultera i högre engagemang och produktivitetsnivåer bland de anställda.

Även om denna process kanske inte verkar lätt att genomföra kommer det hårda arbetet att löna sig och din avkastning på investeringen kommer att vara uppenbar.

Kostnaden för dålig organisationskommunikation

Som vi sett tidigare i det här blogginlägget är organisationskommunikation ett ämne som företag bör koncentrera sig mer på. Enligt forskning från Society for Human Resource Management (SHRM) förlorar dock många företag pengar på grund av dålig kommunikation.

En undersökning av 400 företag med 100 000 anställda nämnde en genomsnittlig förlust per företag på 62,4 miljoner dollar per år på grund av otillräcklig kommunikation till och mellan anställda.

Den felaktiga kommunikationen kostade dessutom mindre företag med 100 anställda i genomsnitt 420 000 dollar per år.

För övrigt kan ineffektiv kommunikation öka missförstånd, skada relationer, bryta förtroendet, sänka de anställdas produktivitet och öka frustrationen på arbetsplatsen.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp är en mobil första plattform för kommunikation med anställda som är utformad för att hjälpa organisationer att förbättra kommunikationen på arbetsplatsen och få bättre kontakt med sina anställda, oavsett var de befinner sig.

Då anställda spenderar för mycket tid på att söka efter relevant information behöver arbetsgivare göra denna process mer strömlinjeformad och effektiv.

Med intern kommunikationsteknik som Smarp kan arbetsgivare nu leverera personligt innehåll till sina anställda, kommunicera på ett mer autentiskt sätt och förbättra relationerna mellan de anställda.

Vad händer härnäst? Ladda ner e-boken ”10 Principles of Modern Employee Communications” där vi delar med oss av tips & bästa praxis för att framgångsrikt kommunicera med dina anställda i dagens digitala tidsålder.