Tänker du öppna en advokatbyrå? Följande är en enkel, grundläggande checklista för att få igång ditt kontor, men checklistan kommer faktiskt att variera beroende på dina individuella behov, den typ av juridik du kommer att utöva, personalbehov och olika andra faktorer.
Namn på din firma
På sätt och vis är detta ett av de viktigaste besluten som ska fattas, eftersom din firma kommer att identifieras och komma ihåg med det namn du väljer. Traditionellt sett var namnen på de advokater som var inblandade i att starta en firma en säker väg att gå. Vissa kan dock känna att denna namnkonvention inte kommer att lyckas särskilja deras företag och göra det tilltalande för potentiella klienter, och i stället välja ett namn som har med deras verksamhetsområde att göra. Glöm inte att göra samma överväganden när du väljer domännamn för din företagswebbplats.
Lokalisering, lokalisering, lokalisering!
Och även om betydelsen av lokalisering för ett litet företag i viss mån kan minskas i advokatbyråsammanhang, är det fortfarande en viktig faktor att ta hänsyn till. Vissa advokater, särskilt när de börjar, kan besluta att arbeta hemifrån på grund av finansieringsöverväganden. Å andra sidan är det vanligtvis inte ett långsiktigt alternativ att träffa klienter och driva en praktik i hemmet, så det kan vara värt att välja en kontorslokal redan från början. Att dela utrymme på ett kontor kan också minska de ekonomiska konsekvenserna för en advokat eller ett företag som precis har börjat. Virtuella advokatbyråer håller dock på att bli ett bra val för ensamarbetande jurister.
Godkännanden, licenser och identifikationsnummer.
Din advokatbyrå kommer med största sannolikhet att behöva ett federalt arbetsgivarnummer (EIN), och det kan finnas ytterligare statliga eller lokala licenskrav som varierar beroende på plats.
Kontorsutrustning
Du kommer att behöva möbler och elektronik:
- Telefonsystem och nödvändiga tjänster;
- Datorer, programvara, skrivare, skanner
- Fotokopieringsmaskin
- Faxmaskin (om du tror att du kommer att behöva en)
Personal
Säkerligen, om du är en riktig praktisk typ av advokat skulle du kunna sköta de dagliga uppgifterna i samband med att driva en egen advokatbyrå själv och verkligen minska kostnaderna. Men låter det verkligen som en bra användning av din tid att tillbringa halva dagen med att arkivera, betala räkningar och sköta telefonerna? När en praktik väl är igång kommer den typen av administrativa uppgifter och kontorsuppgifter att bli mycket tidskrävande och du kommer troligen att vilja ha hjälp med dem.
Bibliotek
En advokat behöver ett anständigt bibliotek för att kunna fungera ordentligt, men ett anständigt bibliotek är inte bara dyrt, utan det är också en ständigt pågående utgift på grund av lagens föränderliga natur. De flesta handböcker, och naturligtvis all rättspraxis, uppdateras kontinuerligt och det är dyrt att ha ett uppdaterat bibliotek. Genom att välja en plats nära ett tillgängligt juridiskt bibliotek kan man dock eliminera denna kostnad, och man kan också överväga att använda sig av online-resurser.
Utforma och inrätta alla nödvändiga kontorssystem
Den dagliga driften av ett företag kräver att man inrättar olika metoder. Följande är några av de viktigaste systemen:
- System för diarieföring och kalendrar – En byrå måste absolut ha ett system, elektroniskt eller på annat sätt, för diarieföring och kalendrar av ärenden. En advokat bör redan från början veta att han eller hon inte kommer att kunna förlita sig på minnet när det gäller något som har med hans eller hennes arbete att göra.
- Bokföring – Det finns ett stort antal programvaror för bokföring, och det är naturligtvis alltid en bra idé att anlita en revisor eller att bli vän med en sådan.
- Tidsuppföljning och fakturering – Att hålla klienterna nöjda och att tjäna pengar går hand i hand genom att inrätta ett bra system för tidsuppföljning och fakturering. Om klienterna faktureras regelbundet och i tid för det arbete som utförs kan en av advokaternas vanliga huvudvärk – den arga klienten som ringer på grund av fakturering – oftare undvikas.
- Arkivering – Det är viktigt för en advokat att ha enkel tillgång till filer och att hitta dokument med kort varsel, och det är därför viktigt att upprätta ett tillförlitligt arkiveringssystem. Även om det finns otaliga metoder, är det av yttersta vikt för den organiserade advokaten att välja en och konsekvent använda den.
- Konflikter – Att upprätta ett system för att genomföra konfliktkontroller är en ständig fråga för advokaten. För en solo som är nyutexaminerad från juristutbildningen är detta vanligtvis ett mindre problem, men det är bra att etablera systemet tidigt.
Förnödenheter
En advokatbyrå kräver vanligtvis all den vanliga kontorsutrustningen, inklusive papper, kuvert, ett stort antal klisterlappar, pennor, blyertspennor, häftapparater, 2- och 3-håls hålslagare, en chron-datumstämpel, mappar, gummiband, tejp, pärmar, häftklammsborttagare, gem, gemklamrar, färgade klisterlappar, med mera. Det kan vara bäst att besöka närmaste kontorsbutik och bara rensa ut de lämpliga gångarna.
Andra viktiga överväganden
Här är några viktiga punkter att tänka på när man öppnar en advokatbyrå.
- Öppna nödvändiga konton för kontoret, t.ex. trustkonton, och upprätta en budget för firman.
- Avsluta nödvändiga försäkringar, t.ex. en försäkring för olämpligt beteende. Att skaffa och upprätthålla yrkesansvar och ytterligare tillämpliga försäkringar är avgörande.
- Det är viktigt att bestämma vilken typ av marknadsföring och reklam du kommer att använda. Eftersom en advokatbyrå är ett företag i ordets alla bemärkelser bör marknadsföring och reklam vara viktiga överväganden. Reklam på nätet, nyhetsbrev, broschyrer, skyltar och visitkort är olika alternativ att överväga.
The Bottom Line
Att öppna en advokatbyrå kan vara en utmaning, men ändå oerhört givande. För mer information, besök avsnitten Malpractice Insurance och Law Marketing i FindLaw’s Law Practice Management Center.