Ett bekräftelsebrev, även kallat mottagningsbrev, är ganska vanligt i affärssammanhang och ett tecken på professionalism.
Det kan vara ett mottagande av inte bara varor eller produkter. Det kan vara en bekräftelse på mottagandet av dokument. Vi har brevet om bekräftelse av CV som bekräftar mottagandet av en sökandes CV. På samma sätt bekräftar en bekräftelse på uppsägning att företaget har tagit emot brevet från en anställd, som han lämnade in innan han sade upp sig. Slutligen är det brev som handlar om mottagandet av varor och andra relevanta dokument ett affärsbekräftelsebrev. Förutom bekräftelsen av material och dokument kan ett bekräftelsebrev också hänvisa till ett tidigare telefonsamtal eller möte.
Nu kanske du undrar vad detta brev ska användas till. Den mest uppenbara, om du har förstått så här långt, är att det ”bekräftar” något som tidigare överenskommits och därmed lägger grunden för framtida åtgärder som ska vidtas. Dessutom fungerar det som ett juridiskt dokument som visar att den ena parten har uppfyllt skyldigheterna i ett avtal och bidrar därmed till att bygga upp förtroende och goodwill mellan parterna. Rent praktiskt anger det datum och tidpunkt för mottagandet av dokumenten/produkterna, vilket också är av betydelse.
Elementen i ett bekräftelsebrev:
Så, vad skapar ett bekräftelsebrev? Det har följande beståndsdelar:
- Ett brevhuvud: Om du skriver på en personlig nivå är detta inte nödvändigt. Men om det är på uppdrag av ett företag är det viktigt att nämna företagets och mottagarens namn och adress samt datum för skrivandet/avsändandet av brevet.
- Rubrik: Under dessa nämner du datumet. Det kan vara en del av rubriken eller inte. Du kan börja från nästa stycke och lämna lite utrymme eller från nästa rad.
- Ämne: I ämnet kommer du att tala om vad som bekräftats, och det kan ersättas med ”hänvisning” till ett tidigare ärende eller fakturanummer.
- Huvuddel: Huvuddelen av brevet kan börja med ett ”Dear ……….”. Den första raden kommer att ange det uppenbara. Följande fraser är vanliga i inledningen:
- Firman bekräftar mottagandet av dokumentet/dokumenten…
- Jag, person, bekräftar härmed mottagandet av följande dokument…
- Jag, person, på företagets vägnar, skriver för att bekräfta mottagandet av…
- Vi, företaget, vill tacka mottagaren för att ha skickat oss…
- Jag, person, skriver med hänvisning till telefonsamtalet mellan mottagaren och personen/företaget för att bekräfta……. eller något med liknande ordalydelse.
- Efter denna inledande rad följer uppgifter om vad som mottagits eller kommer att göras härnäst, och om några varor är skadade är det här man ska ange det.
- Avslutning: Den avslutande raden kommer att handla om hur företaget vill göra ytterligare affärer med mottagaren eller något uttalande som främjar goodwill. Den kan också ange hur man kan kontakta vidare eller om företaget/personen kommer att kontakta mottagaren ytterligare, om det skulle vara nödvändigt. Det kan också avslutas med ett tack, följt av en personlig underskrift på företagets vägnar. Tänk på att ett automatiserat bekräftelsebrev inte innehåller någon form av personlig signatur.
Tips för dig:
Ett par saker till som du behöver komma ihåg är bland annat: för det första timing. Bekräftelsen bör ges när materialet är i handen, fördröjning skapar bara förvirring och oro. Ur en annan synvinkel är fördröjning återigen bättre än att aldrig ens bekräfta. För förseningar kan man be om ursäkt för. Att inte bekräfta har ingen lösning. För det andra, en översikt. Kontrollera datum, specifikationer, gör en lista över punkterna och planera placeringen av din information. Ta god tid på dig här. Tänk på att läsa ur mottagarens perspektiv och låt dig låta uppriktig. För det tredje, håll det kort och artigt.
Där har du det perfekta receptet till ett perfekt bekräftelsebrev. Det är bara att blanda rätt, eller hur?